к каким способам вы прибегаете чаще всего для решения проблем резюме
5 способов решения проблем: как устранять препятствия на пути к целям
Чаще всего с проблемами различного рода человек сталкивается на работе. Особенно это касается руководителей и работников, занимающих менеджерские позиции. Можно даже сказать и так, что работа руководителей — это вечное решение проблем. И в первую очередь им очень важно понимать, как эффективно устранять препятствия на пути к заветным целям. Рассмотрим 5 способов решения проблем. Они пригодятся не только на работе, но и в личной жизни.
А есть ли решение?
Прежде чем начать искать решение какой-либо проблемы, необходимо понять, с проблемой ли вы имеете дело? Возможности человека имеют границы, как бы нам ни хотелось думать иначе. Стремление контролировать будущее и все, что происходит в жизни, часто приводит к появлению «надуманных» проблем. Некоторые задачи просто не являются решаемыми. Иногда проблему нужно просто отпустить, забыть, переключиться на что-то другое. Если же решения все-таки возможны, стоит выбрать один из приведенных далее способов их поиска.
Гештальт подход или техника продуктивного мышления
В самом начале XX века Макс Вертгеймер, который занимался изучением восприятия движения, предложил концепцию Гештальт. В переводе с немецкого этот термин означает целостное восприятие объекта. Согласно концепции Гештальт, целое и сумма частностей — это разные вещи. Этот подход предполагает необходимость рассмотреть проблему целостно, по возможности добавить деталей для получения более четкой картины. Чем глубже вы сможете изучить проблему, определить ее истоки, границы и другие аспекты, тем быстрее вы сможете найти решение. Все зависит от того, как проблема представлена в голове человека. Если же решение не находится, то задачу необходимо переформулировать.
Декомпозиция целей
Менеджеров проектов часто учат раскладывать цели на составляющие. Это классический подход в бизнес-практике. В первую очередь проводится анализ текущего состояния, затем изучается желаемое. И на основе полученных данных осуществляется поиск вариантов достижения цели. Для общего решения возможно потребуется несколько промежуточных. Некоторые проблемы только так и можно решить. Как говорится, если нельзя съесть слона целиком, можно съесть его по частям.
Абстракция
Если вы столкнулись с новой задачей, то попробуйте этот способ поиска решения. Суть его заключается в нахождении подходящего аналога. То есть, необходимо подобрать пример похожей проблемы, для которой ранее находилось решение. Аналоги могут быть из разных сфер и категорий, но у них должен быть общий смысл.
Экспертное мнение
При возникновении новой задачи или проблемы, с которой раньше не сталкивались, можно попробовать обратиться к тем, кому уже приходилось эффективно решать аналогичную задачу. В голове эксперта, скорее всего, найдется несколько подходящих шаблонов решений. Профессиональное чутье и интуиция сработают мгновенно.
Подключаем креатив
Когда возникает нетривиальная задача, нужно подключить креативное мышление. При этом не стоит забывать о том, что оригинальность — это в большинстве случаев хорошо, но не в ущерб функциональности. Ведь смысл решения таких задач не в том, чтобы удивить, а в том, чтобы сделать действительно что-то полезное и нужное.
Если ваше креативное мышление не настолько развито, чтобы решать необычные задачи, попробуйте найти помощников. Творческих людей, которые делают что-то реально креативное, достаточно много. Они часто кажутся несколько странными. Но они действительно могут помочь решить неординарные проблемы. Их подсознание может предложить намного более широкий и интересный спектр вариантов.
«Я подумаю над этим завтра»
Если решить проблему ни одним из способов вам не удается, вспомните знаменитую фразу главной героини фильма «Унесенные ветром». Может быть стоит на какой-то срок отложить задачу? В этом есть определенный смысл. Когда забываешь о проблеме, а потом возвращаешься к ней, в голове часто появляются новые идеи и свежие решения. Кроме того, могут поменяться исходные данные, добавиться детали.
Умение решать проблемы на работе и в личной жизни — это необходимый навык для современного человека. Кому-то это дается с трудом. Способность адекватно оценивать ситуацию, понимать суть задачи и находить эффективные решения есть, конечно, не у всех. Но ее можно приобрести, если регулярно и многогранно заниматься развитием мозга. Развивайте мышление, внимание, память, повышайте активность мозговой деятельности вместе с Викиум. Тренажеры помогут обрести нужные способности и значительно улучшить работу мозга. Если вы будете заниматься от 15 минут в день, вы обязательно заметите изменения уже совсем скоро.
BOSSHUNT
Как ответить на вопрос на собеседовании по компетенциям: Расскажите мне о вашем умении решать проблемы.
Каких вопросов ожидать на поведенческом собеседовании? В списке популярных компетенций, о которых спрашивает HR-менеджер кандидата, (смотрите также лидерство, работа в команде) стоит и умение решать проблемы.
На поведенческом собеседовании вас просят привести конкретные примеры из вашего опыта. Исследования показали, что менеджеры по персоналу, основываясь на вашем прошлом опыте, могут предсказать ваши будущие результаты на новом рабочем месте. Делают они это с помощью компетенционных вопросов, начинающихся с «Расскажите мне о времени…» или «Приведите пример…» Каждый из этих вопросов затрагивает определенную компетенцию, нужную для этой отрасли (например, коммуникационные навыки, тайм-менеджмент, креативность).
Что имеется в виду под навыком «решение проблем»?
Навык «решение проблем» — это ваша способность выявлять проблемы, препятствия (помехи) и возможности, а затем разрабатывать и претворять в жизнь эффективные решения. Существует столько способов решения проблем, сколько существует областей и компаний. Поэтому, многие кандидаты терпят неудачу, пытаясь ответить на этот вопрос.
Вот лишь несколько компетенций, которые можно рассматривать, как часть навыка «решение проблем»:
Инициативность — вы начинаете действовать, не дожидаясь команды «фас». Вы ищите возможности, чтобы внести свой вклад в компанию.
Креативность — вы нестандартно мыслите и выходите за рамки традиционных подходов.
Изобретательность — вы адаптируетесь к новым/трудным условиям и вырабатываете способы преодоления препятствий.
Аналитическое мышление — вы используете логику и критическое мышление для анализа ситуации.
Решительность — вы настойчивы и легко не сдаетесь.
Ориентированность на результат — вы сосредоточены на получении желаемого результата — решении проблемы.
Очень важно внимательно изучить вакансию и попытаться понять, какие типы проблем нужно решать на этой позиции. Этот анализ поможет вам выбрать подходящий пример из своего опыта и приятно впечатлить интервьюера.
Почему интервьюер спрашивает про навык «решение проблем»?
Интервьюеры узнают про ваше умение решать проблемы, чтобы иметь представление о том, как вы работаете. Вы предприимчивый работник, который активно ищет способы, чтобы внести свой вклад в компанию? Или вы тот, кто рассчитывает на помощь коллег? Готовы ли вы проявить инициативу, чтобы улучшить положение вещей или будете сидеть сложа руки, ожидая инструкции?
Для многих позиций HR-менеджеры ищут кандидатов, имеющих большой опыт в решении сходных проблем, с которыми он ранее сталкивался. Например, представитель службы по обслуживанию клиентов должен уметь улаживать проблемы с недовольными клиентами; руководитель проекта должен укладываться в дедлайн.
Помните, что вы боретесь за место под солнцем со многими квалифицированными кандидатами. И вы все хорошо выглядите в резюме. Но кто из вас сделает шаг вперед и отличится — облегчит работу рекрутеру? Менеджер по персоналу отдаст предпочтение кандидату, умеющему решать проблемы, а не тому, у кого больше опыта или лучше образование.
Компетенционные вопросы про навык решение проблем.
Вот несколько компетенционных вопросов, относящихся к умению решать проблемы:
Возможно, вы также услышите и другие варианты вопросов.
Как отвечать на компетенционные вопросы про умение решать проблемы?
Наверняка, вам приходилось ежедневно решать много проблем на работе. Если вы заранее не подготовите примеры, то этот вопрос застанет вас врасплох и вам будет очень сложно на ходу вспоминать все детали. Я настоятельно рекомендую подготовить несколько историй про ваше умение решать проблемы. Подумайте о самых серьезных трудностях, которые вы преодолели; о самых оригинальных подходах к решению проблем, которые вы придумали; о принятых вами решениях, которые сыграли важную роль для компании. Это могут быть конкретные проблемы, связанные с выполнением ваших должностных обязанностей или проблемы более высокого порядка — в масштабах всей организации.
Как всегда, используйте технику STAR, как основу для своей истории. Техника STAR поможет вам превратить свой пример в интересную и убедительную историю. Имейте в виду, что текст не нужно запоминать. С помощью техники STAR вы сможете выделить ключевые аспекты вашей истории, используя маркированный список. Эта структура позволит вам кратко и уверенно рассказать интервьюеру свою историю.
Пример ответа на — «Расскажите мне о времени, когда вы должны были решить трудную проблему»
Вот пример использование техники STAR для демонстрации своего умения решать проблемы.
S/T ( Situation — ситуация/Task — задача )
Пример использования маркированного списка для описания ситуации/задачи:
Плюсы такого ответа: Кратко описана роль кандидата и проблема, а также дано объяснение важности этой проблемы для компании. Обратите внимание на то, что кандидат включил краткое описание деятельности компании и обязанности команды. Это далеко не всегда может оказаться необходимым, но не полагайтесь на то, что HR-менеджер все знает о вашей компании, если только это не известная организация, чье имя у всех на слуху. Я наблюдаю это у своих клиентов на коуч-сессиях — они не предоставляют достаточно информации, чтобы можно было понять контекст проблемы и поэтому теряют своего слушателя.
Совет: Не переборщите с деталями. Не нужно рассказывать о всех мероприятиях, которые вы провели; о всех ораторах, которые выступали на конференциях; о всех темах, которые обсуждались экспертами. Придерживайтесь структуры и говорите только актуальную информацию.
A ( Actions — действия )
Пример использования маркированного списка для описания действий:
Плюсы такого ответа: Кандидат шаг за шагом рассказал о своих действиях — как он проанализировал проблему и как нашел решение. Он ясно дал понять, что взял инициативу в свои руки для того, чтобы разобраться в причинах проблемы; он обратился за обратной связью, на основе которой принял решение и приступил к действиям.
R ( Results — результаты )
Пример использования маркированного списка для описания результатов:
Плюсы такого ответа: У истории действительно happy end. Кандидат привел несколько положительных результатов, охватывающие разные области:
Совет: Хорошо иметь в результатах конкретные показатели, выраженные цифрами или процентами, но и без этого результаты в этой истории очень впечатляют. Признание CEO компании говорит о том, что это мероприятие имело важное значение и, что компания высоко оценила результаты.
Советы, как отвечать на компетенционные вопросы про умение решать проблемы:
Приведите сильный пример:
Выберите историю, которая действительно демонстрирует ваше умение решать проблемы. Не довольствуйтесь скучной и банальной историей («Я проспал и опоздал на работу, поэтому я решил купить новый будильник.»).
Приводите пример, соответствующий требованиям, описанным в вакансии. Если вы проходите собеседование на позицию руководителя проектов, тогда вспомните о времени, когда вам приходилось сталкиваться с какими-нибудь препятствиями во время работы над проектом. Если в вакансии нужны аналитические способности, то подумайте о времени, когда вы использовали Excel и сэкономили себе благодаря этому целый день.
Не пытайтесь давать обобщающий ответ. Например, «Я считаю, что я отлично умею решать проблемы. Я каждый день решал проблемы на работе.» Вы не отвечаете на поставленный вопрос. Выберите историю, которая демонстрирует ваш навык «решение проблем».
Перечисляйте конкретные действия:
Чтобы выделиться из толпы, вам нужно дать достаточно деталей, чтобы интервьюер понял, кто вы. Многие из моих клиентов совершали ошибку, когда торопились быстрее рассказать историю и таким образом, упускали интересные и запоминающиеся детали. История дает вам возможность установить связь с интервьюером.
Разумеется, ваша история должна быть краткой. Легко запутаться в деталях, если вы заранее не подготовили историю. Цель заключается в том, чтобы найти баланс между интересными подробностями и краткостью. Эффективность техники STAR состоит в том, что вы сосредоточены и сфокусированы.
N.B. Историю, составленную с использованием техники STAR, ни в коем случае не нужно запоминать и учить слово в слово. Приведенный выше пример содержит больше текста, чем вам нужно. Я это сделала специально, чтобы показать вам наглядный пример в развернутом виде.
Когда вы будете готовить свою историю по технике STAR, то вам нет необходимости писать целые предложения с переходами. Просто используйте маркированный список для фиксирования ключевых аспектов вашей истории. Вы должны создать структуру ответа с ключевыми моментами, чтобы не выходить за ее рамки, но каждый раз ваш ответ будет звучать по-разному.
Тренировка
Если вы — постоянный читатель моего блога, то вы знаете мое отношение к тренировке. На протяжении нескольких лет работы с соискателями, я наблюдаю чудо, которое происходит после прохождения курсов подготовки к собеседованию, особенно, когда дело доходит до ответов на компетенционные вопросы.
Я знаю, что многие не придают важного значения подготовке к собеседованию, но, пожалуйста, не пропускайте этот шаг. Он действительно имеет огромное значение. Научные исследования и мой собственный опыт неизменно показывают, что кандидаты, которые тренируются, получают лучшие предложения в короткие сроки. Тренировка ответов на вопросы вселяет в вас уверенность и значительно увеличивает ваши шансы получить работу.
Problem Solving: как эффективно решать проблемы в команде?
Любое действие по решению проблемы со стороны менеджера — это, прежде всего, определение проблемы и ее причин, установка приоритетов и выбор альтернатив для лучшего решения, а также непосредственно реализация этого решения.
Способность своевременно решать внутренние и внешние проблемы продукта и команды и принимать ответственные решения — это то, чему должен учиться любой начинающий менеджер продукта уже на старте своей карьеры. В этом материале «разложим по полочкам» процесс problem solving, а также разберем несколько эффективных методик и упражнения для командной работы.
Грамотное решение проблем мотивирует членов команды достигать гораздо больших результатов, чем они могут себе представить.
Развивая навыки решения проблем, даже неопытный менеджер продукта на старте карьеры сможет улучшить командное сотрудничество и способность бороться со сложными ситуациями. Совместная работа побудит членов команды использовать разные стили мышления и принимать решения всем вместе.
В любом случае, совместная работа команды, направленная на решение бизнес-задач, — это не активность «ради галочки», и вам следует серьезно относиться к этому. Не важно, используете ли вы для этого простое упражнение, забавную игру или научный метод. Главное, чтобы любая problem solving activity принесла пользу и устранила очевидные и скрытые барьеры.
Любой способ решения проблемы призван настроить мышление команды в правильное русло. Но для каждой команды необходимы свои методы. Изучая новые техники и подходы, мы расширяем обзор на проблему и увеличиваем личную и командную эффективность.
Независимо от размера и характера проблемы, системный подход к ее решению поможет вам стать более эффективным менеджером продукта.
В системном подходе к решению проблем можно выделить 5 основных этапов:
Определить проблему
Правильное определение проблемы – верный шаг на пути ее решения. Это очень важный этап, от которого будет зависеть то, как вы попытаетесь ее решить.
К примеру, вы получили критический комментарий от одного из ваших пользователей/клиентов. Варианты решения вопроса будут разными в зависимости от того, как вы определяете эту проблему.
Если вы решите, что дело в невысокой производительности конкретного члена команды, вы будете разрабатывать различные решения, направленные на оптимизацию его/ее работы.
Выяснить причины
Как только проблема определена, стоит копать глубже и выяснить, что послужило ее причиной. Для определения причинно-следственных связей часто используют диаграмму Исикавы или диаграмму «рыбьей кости» (fishbone diagram).
Если вы рассматриваете проблему как промежуток между тем, где вы сейчас находитесь и где вы хотите оказаться, то причины и проблемы — это препятствия, которые мешают немедленно преодолеть это расстояние.
Такой анализ достаточно эффективен, ведь он помогает убедиться в том, что ваши решения направлены на устранение фактических причин, а не на симптомы проблемы. Если найденное решение устранит лишь симптомы вместо фактической причины, то проблема, скорее всего, повторится.
Генерировать идеи
Как только сложная работа по определению проблемы и выяснению ее причин завершена, пришло время проявить творчество и начать «фонтанировать» идеями. Для этого отлично подойдут командные собрания и мозговые штурмы (brainstorming).
Выбрать лучшее решение
После того, как ваш список идей, которые могут решить проблему, станет достаточно длинным, необходимо выбрать единый метод решения.
На этом этапе не обойтись без столь важного для любого менеджера продукта умения работать с приоритетами. Простая матрица, применяемая в методе Lean Prioritization поможет быстро и четко расставить все по местам. Лучшим исходом для вашей проблемы будет решение самого высокого уровня на матрице. Такую матрицу можно изобразить самостоятельно на листе бумаги:
Или воспользоваться помощью доступных сервисов для управления продуктами, которые предлагают функции и инструменты для приоритизации. Таких, например, как Hygger, MindTools или ProdPad.
Действовать
Когда найдено идеальное решение проблемы, пришло время принимать меры. Если решение включает в себя несколько действий или требует дополнительных от других членов команды, рекомендуется создать план действий и рассматривать его как мини-проект.
Использование этого простого пятиступенчатого подхода, безусловно, повысит эффективность ваших навыков решения проблем.
Такой подход (с разной степенью изменений) был взят за основу многих техник, помогающих решать командные проблемы. Остановимся на некоторых из них.
Методики анализа причин и выявления решения проблем
Root Сause Analysis
Root Cause Analysis или RCA представляет собой действия, направленные на поиск ключевой причины возникновения проблемы, на ее анализ и создание плана по ее решению.
Часто в реальности сложно отличить симптомы от причины. Модель RCA нацелена на выявление происхождения проблемы и состоит из определенного набора шагов:
Принцип RCA во многом схож с другими методами и состоит из 5 последовательных шагов:
CATWOE
Метод CATWOE, как вы понимаете, не имеет никакого отношения к котам (от англ. cat). Аббревиатура и сам метод полезен при сборе информации о проблеме.
Главный принцип техники заключается в декомпозиции проблемы на разные зоны влияния. Каждая начальная буква в аббревиатуре определяет зоны влияния: людей, среды и процессы.
Техника 5 Why
Эта модель является одной из самых простых и часто используемых методик по определению причин проблемы. Применить ее быстро и просто, ее используют для простых и умеренно сложных проблем.
5 Why использует 6-шаговый поток:
Если известные методы и техники требуют изучения, то простейшие упражнения и игры для командного решения проблем можно применить без особой подготовки и не занимая много времени.
Деловые игры для решения проблем
Деловые командные игры – это более неформальный вариант решения проблем. Чаще всего, такие активности направлены на развитие командной коммуникации, взаимовыручки, делегирования, адаптации и других полезных команде качеств и умений.
Такие активности подойдут не для каждой команды, поскольку требуют достаточного уровня восприимчивости от членов команды, гибкого мышления и творческого подхода.
Менеджеру, организовывающему подобные активности, важно понимать, что в их случае не может быть победителей или проигравших. Вот 5 примеров подобных активностей:
Egg Drop (Яйцепад)
Активность развивает навыки командной работы и коллективное принятие решения.
Для проведения игры понадобится: десяток яиц (больше или меньше в зависимости от величины команды) и любые подручные материалы (бумага, газеты, скотч, коробки, карандаши, соломинки для коктейлей, пищевая пленка, ленты, воздушные шары, пластиковая посуда и т. д.), а также место для проведения активности, где можно временно мусорить.
Участников можно разбить на несколько команд. Каждая получает по яйцу и выбирает «строительные материалы». У всех будет 15-20 минут для того, что построить защитный «ларец» для яйца, которые не позволит ему разбиться. После чего участники сбрасывают свои «ларцы» с заранее определенной высоты (стол, этаж здания, лестница). Контейнер с яйцом не разобьется у сильной и сплоченной команды. Если уцелеют несколько яиц – можно увеличить высоту для эксперимента, пока не определится лучшая команда.
Тонущий корабль
Активность развивает умение адаптироваться в команде. Для проведения игры вам понадобится веревка или скотч.
Отметьте ограниченный участок на полу с помощью веревки или скотча. Команда должна поместиться в обозначенную территорию. Теперь постепенно сокращайте ограниченное пространство в течение некоторого времени. Участники должны найти способ удержать друг друга внутри и не упасть за борт «корабля». Обычно активность длится до 10 минут.
Квест
Развивает навыки командной работы. Все что необходимо – это ключ, запертая комната и 5-10 подсказок-заданий.
Оказавшись в запертой комнате, команде необходимо найти ключ с помощью подсказок. Выбраться из запертой комнаты необходимо за отведенное время. Обычно для такой активности достаточно 30-45 минут. Для успешного прохождения игры команде нужно уметь действовать сообща и принимать общее решение.
Минное поле
Игра развивает коммуникативные навыки. Для ее проведения необходимы пустая комната или коридор, повязки на глаза и набор обычных офисных принадлежностей.
Разбросайте принадлежности на полу в случайном порядке, чтобы они представляли собой препятствие для прохода из одного конца комнаты в другой.
Поделите участников по парам, одному из партнеров завяжите глаза. Второй партнер должен направить и провести напарника из одного конца в другой, чтобы не задеть ни один предмет на «минном поле». Направлять можно только с помощью слов. Если запустить на поле несколько пар одновременно, задача усложнится.
«Слепая» фигура
Активность также полезна для развития коммуникационных навыков. Для проведения понадобится веревка и повязки на глаза.
Участники активности должны надеть повязки на глаза и стать в круг. Веревка связываются вместе и укладывается перед участниками также в форме круга. Ведущий игры называет геометрическую фигуру, которую участники должны изобразить с помощью веревки. Играющие могут переговариваться, но снимать повязки нельзя. Победит команда, которая быстрее построит необходимую фигуру.
Заключение
Еще ни один продукт не избежал мелких или крупных проблем в своей жизненно цикле. Возникновение проблем – это нормально. Главное вовремя обратить на них внимание и принять правильные меры. Для этого и существуют разнообразные методы решения или командные упражнения. Практика показывает, что они неоднократно выручали команды и помогали найти успешное решение.
А какими методами, упражнениями, командными играми и другими практиками пользуетесь вы для преодоления преград в жизни вашей команды, продукта, компании?