что такое продуктивность в жизни
10 законов продуктивности, помогающих в работе
Если сравнить людей, известных благодаря их достижениям или успехам в какой-то сфере человеческой деятельности, можно заметить, что все они обладали общими чертами характера, которые позволили им сделать свой труд продуктивным.
Что означает слово «продуктивность»
И разве бывает труд непродуктивный? Бывает. Потому что трудиться продуктивно – это значит плодотворно, с высокой производительностью и хорошими результатами. Только продуктивный труд позволяет человеку реализовать свои идеи и добиться успехов.
Само слово «продуктивный» произошло от английского «productivity». Вначале оно употреблялась в животноводстве и сельском хозяйстве для обозначения лучших экземпляров животных – плодовитых и дающих хорошее потомство. Со временем, когда начала развиваться промышленность, его стали применять и при характеристике производства.
В русском языке слово «продуктивность» имеет синоним – производительность. Всем нам знакомо словосочетание «производительность труда». Не так давно его стали употреблять, характеризуя деятельность людей творчества, как бы подчеркивая тем самым их «плодовитость» и высокие результаты. Таким образом, можно сказать, что продуктивность – это способность за определенное время что-то создать или совершить какое-то количество действий.
Говоря о чьей-то продуктивности, можно измерять ее не только количеством, но и давать ей эмоциональную оценку. Например, низкая продуктивность или высокая продуктивность. О продуктивности нельзя сказать, что это врожденное свойство человека. Скорее всего, это навык, который при желании можно приобрести, развивать и повышать.
Какой труд можно назвать продуктивным
Знать личную продуктивность и уметь управлять ею важно, чтобы добиться успехов. В бизнесе о продуктивности можно судить по росту прибыли. А из каких критериев исходить, чтобы определить, продуктивен ли наш труд? Немецкий социолог Эрих Фромм считал, что личная продуктивность зависит от умения использовать свои силы и реализовать способности, заложенные от природы.
Чем бы ни занимался человек, его труд можно будет назвать продуктивным, если он:
Исходя из этого можно заключить, что продуктивность работы не зависит от количества затраченного на нее времени. И не правы те работодатели, которые пытаются повысить продуктивность труда сотрудников и, соответственно, прибыль, путем увеличения продолжительности рабочего дня.
Что мешает работать продуктивно
Прежде чем настроиться работать продуктивно, нужно понять, что нам мешает это делать. Ведь нередко мы затрачиваем на работу массу времени, расходуем силы и энергию, а результаты оставляют желать лучшего.
Одна из причин, не позволяющих нам работать продуктивно, – упорство. Возможно, иногда это качество проявить необходимо. В то же время некоторые люди часто продолжают двигаться к поставленной цели даже в случае, когда она уже утратила свой смысл. Скорее всего, они делают это по инерции или не заметив произошедших перемен. Поэтому чтобы не двигаться безнадежным курсом, важно время от времени пересматривать свои цели и задавать себе вопрос, по-прежнему ли они актуальны.
Еще одна ловушка, снижающая продуктивность, называется красивым словом амплификация. Известно, что каждая работа требует приложения определенного количества усилий, но нередко на достижение цели люди затрачивают больше времени и сил, чем необходимо, – растрачивают их попусту. Для амплификации характерно повторение одних и тех же действий с целью снова и снова убедиться, что все сделано правильно.
Сделать свою работу продуктивно мешает и такой фактор, как фиксация, когда продвижение к цели блокируется. Вместо того, чтобы действовать, человек погружается в состояние ожидания – вдохновения, телефонного звонка, разрешения, следующего месяца, отпуска и пр. Фиксация является чистой потерей времени, другими словами – его убийством.
Негативно отражается на продуктивности работы и реверсия – мысленное возвращение к прошлому, проигрывание жизненного сценария, сожаление о нереализованных возможностях, бесконечные размышления о том, как надо было поступить, чтобы не произошло то, что уже произошло.
Опережение событий – также ловушка, снижающая продуктивность. Во-первых, строя планы на будущее, мы часто затрачиваем время впустую, поскольку не можем заранее предусмотреть все детали и опираемся на возможности, которые в дальнейшем могут исчезнуть. Во-вторых, сосредоточившись на будущих задачах, мы забываем о текущих.
Затягивание. Наверно, каждому приходилось обещать себе: я займусь этим в понедельник (после Нового года, и т. д.). Этим мы обманываем себя, и в душе прекрасно это понимаем. Такой постоянный перенос срока никогда не позволит нашей работе стать продуктивной.
Как повысить свою продуктивность на работе
Казалось бы, чего проще: на работу приходят работать. Но все понимают, что мало кто продуктивно работает все 8 часов. Кроме времени, отведенного на обед, делаются перерывы на чай, разговоры, «прогулки» по Интернету и пр.
Для того чтобы рабочий день прошел продуктивно, нужно:
1. Составить план работы на весь день
Если этого не сделать сразу после прихода на работу, то велика вероятность, что мы будем вовлечены в бесплодные разговоры или займемся чтением личной электронной почты, отложив дела как минимум на час.
2. Не распыляться
Чтобы получить реальные результаты, не стоит планировать выполнение более трех задач в рабочий день. Зато все силы можно будет направить на их решение, не забывая делать короткие перерывы после каждой из них.
3. Сложные задачи нужно решать в первую очередь
В противном случае проблема будет висеть, как дамоклов меч, отвлекая от других задач.
4. Придумать конкурента
Многим людям не чуждо стремление быть лучшим в своей профессии. Выбрав среди сотрудников человека, с которым мысленно можно соревноваться, мы получим дополнительный стимул работать продуктивнее.
5. Не заходить без необходимости в интернет
Если же трудно удержаться от соблазна, нелишне поставить приложение, «выбрасывающее» нас из сети.
6. Решать однотипные задачи вместе
Например, просмотр почты или телефонные звонки займут меньше времени, если сделать их сразу, а не периодически отвлекаться на них в течение дня.
7. Быть пунктуальным
Чтобы решение одной задачи не растягивалось на весь день, необходимо контролировать время, затрачиваемое на ее решение, и соблюдать временные рамки.
8. Уметь говорить «нет»
Не овладев этим умением, мы будет расходовать свое ценное время на выполнение чужих дел и задач, на бесполезные разговоры. Кто-то сказал: «Наше время – это самое ценное, что мы можем подарить другим людям». Поэтому не стоит им разбрасываться.
9. Не откладывать самое сложное дело на последний рабочий час
В это время лучше расслабиться и подвести итоги. Хотя многие, наоборот, спохватываются и начинают работать лишь тогда, когда рабочий день близится к завершению.
10. Не переводить на зимние время свои внутренние часы
Нередко самым продуктивным оказывается именно этот утренний час, когда все домашние еще спят.
Как повысить продуктивность своей работы дома
Существует мнение, что работать дома намного эффективнее, ведь высвобождается время, затраченное на дорогу до работы и обратно. Также нет отвлекающих факторов в виде сотрудников, желающих поделиться какими-то своими впечатлениями. Но стоит взять работу на дом, как понимаешь, что сделать ее не так просто, как кажется.
Однако и здесь есть правила, соблюдая которые, можно продуктивно работать, не засиживаясь до полуночи.
1. Работать за закрытой дверью
Домашние должны привыкнуть к тому, что, пока вы заняты работой, заходить без приглашения не следует.
2. Правильно оценивать свои силы
Как мы знаем, есть люди, которые более продуктивно работают утром, а есть и те, кому лучше работается по вечерам. Поэтому каждый должен организовать свое рабочее время в соответствии с этими пожеланиями.
3. Не тратить время зря
Рабочие инструменты: блокнот, ручки, телефоны и пр. – должны находиться в рабочей зоне, поскольку при их поиске легко отвлечься и переключиться на другие дела. Также на время работы стоит закрыть все окна с социальными сетями, чатами, новостями, почтой и пр., чтобы избежать соблазна «на минуточку» заглянуть на сайты, не касающиеся работы.
4. Не засиживаться за работой дольше отведенного времени
Планируя работать дома, не стоит рассчитывать на то, что теперь мы можем сидеть хоть до глубокой ночи. Наоборот, у нас есть прекрасная мотивация закончить работу раньше, чтобы получить больше свободного времени.
5. Работать в наушниках
Правильно подобранная негромкая музыка создаст рабочий настрой, отвлечет от окружения и поможет сосредоточиться.
6. Не работать в домашней одежде
Она расслабляет и «призывает» к отдыху, кофе- или чаепитию, общению с домашними. Удобная деловая одежда дисциплинирует и настраивает на рабочий лад.
7. Не кушать за рабочим столом
Чтобы работа была плодотворной, от нее нужно время от времени отвлекаться. Перерыв на обед как раз и будет поводом передохнуть.
8. Приобрести второй компьютер или ноутбук
Один будет служить только для работы и не даст возможность отвлечься. Второй же может быть только «развлекательным».
9. В минуты отдыха отойти от компьютера
При первых признаках усталости нужно сразу же покинуть рабочее место и пойти подышать свежим воздухом, подвигаться, полистать журнал, почитать книгу, выпить чаю и пр., а не сидеть за компьютером, продолжая «разглядывать» монитор.
5 правил продуктивных людей
Большинство людей убеждено, что успех приходит только к тем, кто много и тяжело работает. Действительно, ни один успешный бизнесмен не достиг своих целей случайно, сидя в кресле и ничего не делая. Например, Антон Ёлгин прежде, чем найти один необходимый ему бизнес-инструмент, вложил колоссальные ресурсы в своё личное развитие. Однако вместе с тем миллионы работящих людей навсегда остаются наёмными работниками. Разница между этими категориями — в продуктивности их труда. Продуктивный человек — это тот, кто понимает, как сделать свою работу максимально эффективной: структурированной, плодотворной, занимающей лишь необходимый минимум времени.
Продуктивность и занятость
Как выглядит продуктивный человек, какой это работник, чем он отличается от просто занятых коллег?
Главное отличие в том, что эффективному человеку всегда хватает времени на свои потребности: он высыпается, имеет возможность уделять достаточно внимания своей семье, заниматься здоровьем, иметь увлечения.
Давайте посмотрим, какие признаки отличают продуктивного человека от просто занятых людей.
Итак, что означает термин «продуктивный человек»? Это работник или предприниматель, который чётко представляет себе конечный результат своего труда и последовательно выстраивает цепочку действий, необходимых для достижения поставленной цели.
Если вам удастся повысить собственную эффективность (или продуктивность бизнес-процессов), вы получите не только прекрасные результаты. Вы будете приятно удивлены тем, как мало усилий вам приходится теперь затрачивать, притом не жертвуя качеством выполняемой работы. Продуктивность — залог спокойствия, отсутствия усталости и морального выгорания.
Заманчивая перспектива, однако реализовать её удаётся далеко не каждому. Ниже разберём, какие приёмы и правила могут помочь любому человеку, желающему повысить свою продуктивность.
Как повысить продуктивность
У любого человека есть продуктивные качества: целеустремлённость, инициативность, настойчивость. Вопрос только в том, насколько сильно они выражены. Продуктивность — это навык, который вполне можно развивать как у себя, так и у своих подчинённых.
Правила личной эффективности
Трудно ли стать продуктивным человеком? Конечно, развитие любого навыка требует определённых усилий. Однако если знать, на какие аспекты стоит обратить внимание в первую очередь, то работа над собой пойдёт быстрее и легче.
Чтобы расходовать своё время разумно и эффективно, используйте нехитрые правила. Составляйте план рабочего дня, поместив на первое место наиболее сложные задачи. Если вы испытываете сложности с усидчивостью, попробуйте устанавливать таймер на небольшие промежутки времени, не позволяя отвлекать вас чему бы то ни было, пока не прозвучит сигнал.
Кроме того, старайтесь не распыляться: погрузиться в прерванную работу сложнее, чем выполнять её «на одном дыхании». Так, отзывчивость и пунктуальность — прекрасные качества, однако дело не пострадает, если вы будете отвечать на звонки либо личные обращения в строго отведённое время.
Производительность коллектива
Существует множество причин низкой мотивации, но, чтобы понимать, какие факторы сработали в том или ином случае, необходимо выстраивать обратную связь с подчинёнными. Иногда эффективность сотрудника бывает низкой с самого начала, но случается и так, что прежде продуктивный сотрудник вдруг начинает ощутимо сдавать позиции.
Энтузиазм подчинённых может разрушаться под влиянием многих условий: неравномерная загрузка, стрессовая атмосфера, монотонная работа, отсутствие чётких алгоритмов и ориентиров. Руководителю необходимо отслеживать обстановку в компании и вовремя принимать соответствующие меры.
Что стимулирует людей работать более продуктивно?
Если сотрудники не заинтересованы в результатах своего труда, испытывают скуку или имеют недостаточно времени для отдыха, то не стоит рассчитывать на высокую производительность коллектива.
Заключение
Управляя эффективностью коллектива или развивая личную продуктивность, необходимо время от времени проводить своеобразную «ревизию» своей деятельности. Составьте индивидуальный чек-лист. Например: актуальны ли ещё задачи, которые я выполняю; не пора ли пересмотреть некоторые приоритеты; все ли выполненные задачи завершены на должном уровне или стоит вернуться и переделать/доработать некоторые участки?
Список контрольных вопросов поможет вам мгновенно ориентироваться в ситуации и гибко реагировать на изменившиеся условия.
10 уроков о том, как повысить продуктивность, которые я усвоил, работая по 90 часов в неделю целый месяц
Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?
Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.
В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.
На поверхности лежит два решения этой проблемы:
1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.
Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.
Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.
В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.
1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.
Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.
В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.
Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.
Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.
Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.
Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.
2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.
Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.
С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.
Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.
3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.
Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.
То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.
4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.
Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.
Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.
5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.
Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:
«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».
Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.
Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.
Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.
6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.
Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.
Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.
Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.
В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.
Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.
Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.
7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.
Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.
Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.
8. Переработка опустошит запас силы воли.
Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.
Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
• Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
• Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
• Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.
Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.
9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.
Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
• Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
• Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
• Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
• Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
• Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?
На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.
10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.
Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.
Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.
Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.
В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).
Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.