Что такое электронный документ это
Содержание понятия «электронный документ»
В наше время делопроизводство (документооборот) постепенно переходит из бумажной формы в цифровую. В связи с этим каждый современный образованный человек должен иметь представление о понятии «электронный документ» и особенностях его применения. Давайте же рассмотрим это явление более подробно, а также узнаем, что такое ЭЦП.
Что называется документом
Прежде чем рассмотреть понятие и структуру «электронного документа», стоит вспомнить о его бумажном предшественнике.
В широком значении так именуется объект материального мира, в котором в зафиксированном виде содержится информация.
В более узком смысле документом именуется удостоверяющий значимые факты носитель информации, представленный в различных формах (текст, изображение, звуко- или видеозапись, а также их сочетания). Он предназначен для хранения и передачи данных во времени и пространстве.
Каждый документ имеет определенные реквизиты, с помощью которых его можно идентифицировать.
Если подобный носитель содержит ложные сведения или при его создании были нарушены установленные законодательные нормы, он именуется фальшивым (поддельным) и не имеет юридической силы.
Совокупность носителей достоверной информации именуется документацией. Она формируется на основе их концентрированности на конкретном вопросе, явлении, процессе, человеке, учреждении и т. п. Сам же процесс создания/оформления таких носителей называется документирование. Занимаясь им, следует обязательно учитывать нормы действующего законодательства, а также соблюдать общегосударственные правила составления. Также не стоит забывать о компетенции составителя. Так, директор школы имеет право визировать аттестат зрелости, но он не может подписывать диплом вуза. Точнее может, но подобный документ не будет иметь юридической силы.
Еще одним важным понятием в данной теме является «делопроизводство». Это совокупность работ по документированию управленческой деятельности объекта и по организации в нем движения вышеупомянутых носителей информации.
В разные исторические периоды этот процесс производился на разных материалах. Это были глиняные таблички, камень, папирус, кожа, дерево, береста и т. п. Постепенно все они были вытеснены бумагой.
По типу материала-носителя сегодня выделяются:
В зависимости от своего содержания и цели, документы могут выполнять ряд функций:
Развитие понятия «электронный документ»
С момента изобретения компьютеров человечество стало искать способ перехода на безбумажную документацию. В СССР уже в семидесятых годах ХХ века стали задумываться о создании подобной модели делопроизводства. Правда, на тот момент понятия «электронный документ» (ЭД) еще не существовало. Вместо него применялось название «машиночитаемый носитель».
К средине восьмидесятых подобная технология еще не была полноценно доработана. Но в то время в законодательстве уже было прописано содержание понятия «электронный документ». Правда, тогда он еще именовался «машиночитаемый». В ГОСТе 1984 г. так звался документ, пригодный для автоматического считывания содержащихся в нем данных.
С началом повсеместной компьютеризации в девяностых и двухтысячных данное понятие постепенно приобрело нынешнее значение.
Какой документ именуется «электронным» сегодня
Современное понятие «электронный документ» имеет несколько способов трактовки, которые отражены в законодательной базе. Однако все они близки в своем понимании сути данного явления и требуют от него наличия таких составляющих:
На основе этого можно составить общее определение рассматриваемого понятия.
Электронным именуется такой документ, информация которого (в том числе реквизиты) зафиксирована в виде цифровых данных. Например, в качестве набора символов, звуков, изображений или их сочетаний.
ЭД может быть создан, сохранен, передан и трансформирован при помощи цифровых средств в визуальную форму, понятную человеку.
Преимущество такого документа
Как и бумажный его сородич, ЭД выполняет тот же набор функций. Однако у него есть ряд свойств, которые делают его более перспективным носителем данных:
Свойства ЭД. Метаданные
Понятие «электронный документ» характеризуется тремя свойствами:
Понятие «электронный документ» определяется своими метаданными. Так называется информация о всех свойствах ЭД, а также о его социальной определенности.
Метаданные являются неотъемлемой составляющей процесса сохранения любого электронного документа. Они содержат элементы юридических, деловых, организационных и процедурных доказательств целостности ЭД, а также его аутентичности.
Реквизиты ЭД
Так именуется способ визирования ЭД, который получают в результате криптографического преобразования набора электронных данных. Такая подпись позволяет идентифицировать того, кто ее поставил, а также подтвердить целостность всего документа.
Согласно действующему законодательству, в большинстве современных стран ЭЦП приравнивается к «мокрой» подписи, поставленной на бумаге.
Важно отметить неразрывную связь понятия «электронный документ» и электронно-цифровой подписи. Ведь именно наличие второй и придает первому юридическую силу.
Каждая ЭЦП имеет личный сертифицированный ключ, который представляет собою уникальную последовательность цифр размером в 264 бита. Чтобы оформить его, необходимо обратиться в специализированную фирму, коих сегодня довольно много. Стоит помнить, что электронно-цифровая подпись имеет определенный срок годности, а также разные уровни безопасности.
Данные находятся в цифровом сертификате, который содержит информацию о собственнике, его регистрационный номер (не путать с личным ключом) и срок действия ЭЦП.
С помощью электронно-цифровой подписи можно удаленно подавать документы в вузы (иногда даже иностранные), осуществлять банковские сделки, оплачивать налоги и некоторые услуги государственных органов муниципальных организаций.
Однако существует ряд случаев, когда электронный документ и подпись на нем не считаются правомерными. Например, получение свидетельства о праве на наследство или оформление миграционной документации.
Виды электронных документов
На данный момент существует далеко не одна классификация ЭД. Однако чаще всего такие документы делятся на виды по следующим категориям:
Признаки ЭД
Рассмотрев понятие и виды электронного документа, стоит уделить внимание его отличительным признакам. Именно они выделяют ЭД среди прочих объектов материального мира.
Правовой аспект
Рассмотрев свойства, реквизиты, признаки, понятие электронного документа, структуру, а также его виды, стоит более внимательно изучить правовую сторону данного вопроса.
Если ЭД составлен в соответствии со всеми юридическими нормами, а его подпись имеет все необходимые сертификаты, то он имеет законную силу, равную его бумажному аналогу.
Естественно, в каждом государстве правовое регулирование понятия «электронный документ» несколько отличается, но это мелочи. В целом законодательство разных стран одинаково лояльно относится к ЭД, ведь сегодня делопроизводство такого вида уже давно вышло на международный уровень. В связи с этим получается парадокс. Некоторые державы больше пекутся о внешнем электронном документообороте. В то же время внутри государства он может быть почти не развит. Вот такой утрированный аналог уровня современной компьютерной грамотности. При нем человек умеет устанавливать различные приложения на «Андроид», но не знает элементарных принципов работы с таблицами Exel.
Особенности цифрового делопроизводства
По сравнению с бумажным, цифровое делопроизводство имеет ряд значимых преимуществ:
Стоит отметить, что при электронном делопроизводстве нередко допускается применение и бумажных документов. Однако приоритет в данном случае именно за ЭД.
Большинство частных и государственных организаций в мире сегодня нацелены на постепенное исключение бумажной документации из делопроизводства. Но даже в высокоразвитых странах до этого еще далеко. Ведь это очень длительный и затратный процесс.
Мы рассмотрели понятия электронного документа и электронного документооборота, разобрались во всех нюансах вопроса. Надеемся, что информация была для вас полезной.
Работа с электронными документами
Электронные документы постепенно заменяют бумажные. Все больше компаний используют электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами. В этой статье расскажем, что такое электронные документы, как обмениваться ими с контрагентами и каковы ключевые преимущества безбумажного делопроизводства.
Подключитесь к ЭДО и обменивайтесь электронными документами в Диадоке
Что такое электронный документ
Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.
Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.
В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.
Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:
Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.
Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:
Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.
Поможем оформить КЭП и начать юридически значимый электронный документооборот
Как регламентируется работа с электронными документами
Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.
Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.
ЭДО регулируется следующими законами и актами:
Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.
Регламент работы с электронными документами
Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:
Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.
Подберем решение под ваши бизнес-процессы, поможем разобраться в вопросах ЭДО и начать работать с электронными документами
Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:
Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.
Отражение даты подписания в электронном документе
В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.
Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:
Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.
Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.
Эксперты Диадока ответят на любые ваши вопросы об электронных документах
Что нужно знать об обмене электронными документами
Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.
Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:
Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.
В Диадоке несколько экземпляров каждого файла бессрочно хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.
Обеспечим надежный и безопасный обмен электронными документами, поможем получить электронную подпись
Преимущества работы с электронными документами
Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.
Среди преимуществ работы с электронными документами:
Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.
Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.
Сделайте документооборот быстрым и эффективным с Диадоком
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.