Что такое чек лист и для чего он используется
Что такое чек-лист и для чего он нужен, повышение эффективности
Что такое чек-лист и для чего он нужен? Этот вопрос задают некоторые пользователи Интернета. В данной статье мы подробно узнаем о том, как создать такой план, какие задачи он решает, и рассмотрим его основные возможности.
Что такое чек-лист и для чего он нужен
Здравствуйте друзья! Итак, что такое чек-лист и для чего он нужен? Чек-лист – это своего рода план действий, который необходимо выполнить в то или иное время. Чек-лист будет эффективен в любой деятельности, поскольку он напоминает людям, какие дела были не завершены в данный момент времени, и что предстоит сделать. Можно привести пример одной деятельности, который поможет понять для чего нужны чек-листы.
Например, повар, который готовит на кухне разные блюда, просто не может запомнить все рецепты. Подсмотрев некоторые пункты, которые прописаны в чек-листе, человек не забудет, какие ингредиенты можно добавить в то или иное блюдо. Одним словом, чек-лист нужен для повышения эффективности труда. Он пригодится везде, в бизнесе, на работе, и даже дома. Далее мы разберём его основные возможности и научимся его составлять.
Основные преимущества использования чек-листов
Перед тем как мы начнём составлять чек-лист, следует рассмотреть его основные преимущества. Они заключаются в следующем:
Это основные преимущества чек-листа, они позволяют работать по плану и не пропускать намеченных задач.
Содержание чек-листа
Каково должно быть содержание чек-листа? Здесь, всё не так уж и сложно. Для начала определитесь, где Вы будете его составлять. На компьютере, или просто используйте обычную бумагу в формате A4. Структура содержания чек-листа простая. Перечислю основные моменты, которые должны быть отражены в чек-листе:
Есть ещё один вариант, более простой с использованием интеллект карт. Они помогают составить чек-листы за считанные минуты, особенно если использовать в этом деле специальные программы. О том, как за несколько минут составлять интеллект карты, показано в статье на блое, можете прочитать ее. В статье есть и видео, в котором пошагово показано, как делать интеллект карты.
Чек-листы для бизнеса и продаж
Чек-листы отличные помощники для бизнеса и продаж. С помощью них, любой бизнесмен или сотрудник какой-либо фирмы могут повышать свою работоспособность. Например, если новичок будет применять на практике чек-листы, в качестве инструкции, то он может продать товар в Интернете любому человеку.
Или же бизнесмен, который ведёт свой бизнес в Интернете создаёт чек-лист для своих подписчиков, чтобы они могли всё сделать по данной инструкции. Например, заработать через Интернет. Такой вариант, позволит не объяснять многим пользователям всё по нескольку раз. Тем самым экономит Ваше время.
Как составить чек-лист
Как составить чек-лист? Наряду с различными способами существует программа xMind, которая может делать чек-листы разного типа. Создаётся в этой программе чек-лист достаточно быстро. Вы пишите основное название задачи, и от него отдельными пунктами прописываете другие варианты последовательных задач. Данная программа бесплатная, и поддерживается во всех операционных системах Windows в том числе и на телефоне.
Итак, мы теперь точно знаем, что такое чек-лист и для чего он нужен.
Заключение
В этой статье был рассмотрен вопрос – что такое чек-лист и для чего он нужен. Надеюсь, данная информация, поможет многим людям в решении задач в бизнесе, или на работе. Используйте чек-листы, для повышения своей эффективности и эффективности Ваших помощников!
Что такое чек лист
Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.
Виды чек-листов
1. Сделай и проверь
Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.
2. Прочитай и сделай
Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.
Правила составления чек-листов
Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:
Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.
Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.
Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).
Пример сделай и проверь:
Пример прочитай и сделай:
Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.
2-5 слов на один пункт.
На упрощенном примере:
Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.
Для одной важной задачи свой цвет.
Так чек-лист становится более понятным и логичным
Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.
Функции чек-листов
Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.
Область применения
Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):
Чек-лист для ежедневного выхода из дома:
Порядок действий по установки приложений
Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.
Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.
Проверить работу подрядчиков:
Примеры для жизни и работы:
Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.
Назначение чек-листов
Чек-листы применяются для трех целей:
Ситуативное использование
Чек-листы пригодятся для:
Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.
Преимущества использования
Используя чек-листы, вы:
Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.
Коротко о главном
Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.
Что такое хороший чек-лист и как его составить
Работа, дом, кружок по фото — правильный чек-лист поможет разложить всё по полочкам. А мы разложим по полочкам, что он из себя представляет.
А я уже слышал про чек-листы. Это ведь
что-то вроде списка дел?
Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.
Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.
Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит digital в глазах начинающего.
Тогда я не понимаю. Чем они отличаются?
Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).
От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.
Трекер? То есть бывают разные виды чек-листов?
Да, хотя различия незначительные.
Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».
Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.
Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.
Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.
Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.
Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.
А если я не найду нужный чек-лист и захочу свой? Придётся обращаться к особому специалисту?
Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.
Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:
Я часто вижу чек-листы у брендов и блогеров. Зачем все их создают и предлагают, если можно сделать самому?
Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.
К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.
Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.
А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.
Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет? 🙂
Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:
Шуточная разновидность игры в бинго. Это одна картинка, разделённая на несколько квадратных полей, в каждом — расхожая для определённых ситуаций или групп людей фраза. Игра высмеивает шаблонность и однотипность.
Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Где взять базу? Как сделать красивое письмо? Какие показатели смотреть? Расскажем об этом в бесплатном курсе из 16 писем. Татуировка в каждом письме!
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.
В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом
To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.
Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.
Эта картинка хорошо показывает, что такое чек-лист. Такой проверочный список помогает поддерживать чистоту дома, тратя на это не более получаса в день ( источник )
To-do списки решают какие-то уникальные разовые задачи, а чек-листы и инструкции подходят для рутинных повторяющихся действий. И если инструкции используют, чтобы что-то сделать, то чек-листы, как правило, — чтобы проверить, как что-то сделано.
Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.
А вот такие чек-листы помогут избежать неприятных ситуаций на работе ( источник )
Ещё к чек-листам можно отнести бинго-списки. Они бывают как шуточными, так и вполне полезными ( источник )
Вообще чек-листы попали в бизнес и повседневную жизнь из авиации — там даже одно забытое действие может стоить жизней.
Для чего нужны чек-листы
Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
Или вот подготовка к путешествию — радостный, но довольно сложный процесс. Хороший чек-лист поможет проверить себя по всем важным пунктам ( источник )
Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
Эти свойства чек-листа пригодятся, когда нужно выработать полезную (но немного скучную) привычку. Видя свой прогресс, не хочется прерывать «череду побед» ( источник )
Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
Проверочный чек-лист для рассылки перед отправкой ( источник )
Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.
Как правильно составить чек-лист
Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.
Что такое чек-лист и для чего он нужен
(англ. checklist — «проверочный список») — это перечень того, что нужно сделать или проверить. К относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт:
Для чего нужны
появились в годах прошлого века и сегодня используются фактически во всех областях человеческой жизни. Их можно встретить и в госучреждениях, и в коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность связана с тем, что очень упрощают выполнение многих задач и в разы снижают количество ошибок. Вот только некоторые их преимущества:
1. Компенсировать ограничения памяти. Мы не компьютеры: наша способность к запоминанию информации сильно ограничена. Нам порою очень трудно удерживать в голове все свои повседневные дела или все этапы сложного процесса.
Ниже приведен канцелярских товаров для подготовки ребенка к школе. Он относительно небольшой: всего на 12 пунктов. Однако обычный человек вряд ли сможет запомнить этот перечень с первого раза, а потом удерживать его в голове во время похода по магазинам.
помогает преодолеть ограничение нашей памяти. Мы можем работать с любым количеством информации, не боясь о забыть.
2. Компенсировать недостаток внимания. Наш уровень внимания легко снижается усталости, недосыпания, стрессов и различных заболеваний. А это, в свою очередь, приводит к ошибкам в работе.
Последствия этих ошибок могут быть очень разными. Если мы, например, забыли поставить печать на документ или не посолили суп, это плохо, но не опасно. Однако в некоторых областях невнимательность в работе обходится очень дорого. Ниже приведен фрагмент чек-листа хирургической операции (с сайта ВОЗ). Пропуск некоторых пунктов может стоить пациенту жизни.
3. Повышать самодисциплину. Человек — это существо во многом иррациональное. Он склонен совершать импульсивные поступки и поддаваться сиюминутным желаниям. Например, он знает, что должен сейчас работать, но вместо этого отправляется читать новости или раскладывать пасьянсы.
С мы начинаем действовать более рационально: любые отклонения от первоначального плана сразу становятся очевидными. постоянно напоминают нам о работе и заставляют двигаться вперед.
4. Экономить время. С нам не нужно тратить время на планирование и постоянные размышления (что делать дальше, куда двигаться, а все ли сделано ). Мы можем сосредоточиться непосредственно на самой работе, а не на ее организации.
Где могут использоваться
Область применения гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд. Ниже мы рассмотрим некоторые варианты их использования: как популярные, так и малоизвестные.
1. Списки дел
Как ни странно, но самый популярный сегодня вариант — это обычный список дел. Например:
Здесь все просто: мы записываем дела, которые собираемся выполнить, а потом вычеркиваем их по мере выполнения. Об особенностях работы с такими списками у нас есть отдельная статья.
2. Выполнение сложных задач
Вот еще примеры задач, для выполнения которых пригодится :
Есть два способа работы с такими :
3. Проверка и контроль
Иногда нам нужно проверить объект или процесс на соответствие неким требованиям. Допустим, мы владельцы магазина и хотим убедиться, что он соответствует требованиям пожарной безопасности. Этих требований довольно много, поэтому для проверки нам лучше взять уже готовый :
Все просто: мы читаем список требований и проверяем, действительно ли они соблюдаются. Если мы проверяем сами себя, то можем при этом сразу же исправлять все несоответствия.
Вот еще несколько ситуаций, где может применяться такой подход:
Этот вид сегодня массово используется в государственных и коммерческих организациях для проведения всевозможных проверок и аудитов.
4. Организация работы
Некоторые виды работ состоят из множества этапов, которые нельзя пропускать, и множества нюансов, о которых нужно помнить. Чтобы избежать ошибок, для таких работ полезно использовать рабочие и пошаговые инструкции.
Для примера возьмем простую бытовую ситуацию: испечь белый хлеб в хлебопечке. Сама технология очень простая, однако в суматохе легко можно забыть о мелочи: не положить дрожжей, не установить лопатку («тестомес»), не установить вес буханки Для профилактики таких недоразумений можно держать под рукой вот такой :
Рабочие могут быть полезны в следующих ситуациях:
Рабочие полезны везде, где есть риск о забыть или допустить ошибку. Кроме того, они отлично помогают на первых порах, когда человек еще не запомнил все этапы рабочего процесса.
5. Диагностика
Возьмем, к примеру, такую ситуацию: у нас внезапно перестал работать на ноутбуке. Почему? Не известно. Может быть, «слетел драйвер», а может, мы просто нечаянно включили режим «в самолете».
В таких ситуациях помогает не блуждать впотьмах, а целенаправленно перебирать и проверить различные гипотезы:
Вот еще примеры для диагностики:
Желательно, чтобы такие были заранее составлены опытными специалистами. Для удобства в них можно указывать не только возможные причины проблем, но и способы проверки гипотез.
6. Поиск идей
Предположим, что перед нами стоит задача: увеличить посещаемость продовольственного магазина. В такой ситуации можно, конечно, устроить мозговой штурм или посоветоваться с опытными специалистами. А можно просто взять список уже готовых решений и попробовать применить их к своей ситуации:
Вот еще примеры таких списков:
Пользоваться такими очень просто: просматриваем список и берем на вооружение те варианты, которые нам подходят. Но опять же: такие списки должен для нас составить заранее.
История
Место крушения бомбардировщика Boeing B-17 ( 30 октября 1935 )
Остальные летчики, принимавшие участие в испытаниях, предложили оригинальное решение проблемы. Они составили несколько проверочных списков (для подготовки к взлету, для подготовки к приземлению ), которыми должны были бы пользоваться все испытатели новой модели. Благодаря этой находке, дальнейшие испытания бомбардировщика прошли без серьезных инцидентов.
Вскоре стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.