что такое упрощенный порядок ведения кассовых операций
Кассовая дисциплина в 2021 году
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Кассовая дисциплина — это ряд правил, которые контролируют движение и учет наличных денег в бизнесе. Законодательство устанавливает эти правила для малого, среднего бизнеса и крупных коммерческих предприятий.
Различие между «кассой» и «ККМ»
Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.
Оформление кассовых документов
Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный (для ИП и малых организаций, его мы рассмотрим ниже). В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:
К кассовой дисциплине никак не относятся КУДиР, книга учета БСО, справка-отчет (по форме КМ-6) и журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4).
Проще говоря, кассовая дисциплина подразумевает ведение кассовой книги и отражение наличных операций, составление кассовых документов (приходные ордера, расходные ордера, авансовые расчеты).
Кассовые документы можно вести в электронном виде и на бумаге. Бумажные документы заполняются от руки или на компьютере, затем распечатываются и заверяются подписью. В электронном виде документы оформляются в специальной программе или бухгалтерском сервисе и подписываются электронными подписями.
Порядок ведения кассовых операций
Кассовую дисциплину устанавливают правила Банка России:
1. Для расчетов наличными с контрагентами юрлицами и ИП (не физлицами и не сотрудниками) установлен лимит. По одному договору сумма расчетов не должна превышать 100 000 рублей наличкой.
2. Расходовать наличные можно строго на определенные цели: выплаты работникам, которые входят в фонд зарплаты; выплаты социального характера; оплату товаров, работ, услуг; подотчетные работникам; возврат денег за возвращенные покупателями товары. ИП могут тратить наличные из кассы, в частности, на личные нужды.
3. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.
Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса
Упрощенный порядок кассовых операций установлен с 1 июня 2014. Согласно ему ИП и малые предприятия могут отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу. В их обязанности вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме.
Кроме того, ИП и малые организации с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 800 млн рублей в год могут не соблюдать лимит остатка денег в кассе. Но если ИП и малым организациям удобно вести кассовые документы, они вправе это делать.
Проверки и штрафы
Проверку ведения кассы осуществляет налоговая инспекция. За нарушение кассовой дисциплины (например, неоприходование выручки, превышение лимита наличных расчетов с контрагентами) предусмотрены административные штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):
Организациям и предпринимателям из реестра МСП штраф могут заменить на предупреждение, если нарушение допущено впервые, нет материального ущерба, угрозы чрезвычайных ситуаций.
Ведите кассу в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: у нас есть касса и необходимые кассовые документы. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, отправляйте отчетность и сверяйтесь с контролирующими органами с помощью Контур.Бухгалтерии.
С 30 ноября упрощён порядок ведения кассовых операций. Что про это нужно знать
Не так давно вышло Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У «О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Документ упрощает ведение кассовых операций и вступает в силу 30 ноября 2020 года.
Как автоматизировали кассовые операции?
Юрлица и предприниматели получили возможность вести кассовые операции с применением автоматических устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия обслуживающего персонала. Эти устройства должны отвечать определённым требованиям.
О чём нужно знать кассиру?
При приёме наличных денег кассир теперь должен осуществлять контроль их платёжеспособности.
Признаны утратившими силу положения, предусматривающие возможность выдачи наличных денег под доверенность.
Кассиру запретили выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк.
Кроме того, кассиру больше не нужно проводить идентификацию получателя наличных денег по паспорту или иному документу. При этом требуется удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платёжной ведомости).
Как упростили работу с подотчётниками?
Теперь по одному распорядительному документу можно выдавать несколько сумм под отчёт нескольким лицам. Главное — указать фамилии и инициалы, а также суммы наличности и сроки, на которые выдают деньги.
Можно установить срок, в течение которого подотчётник должен представить авансовый отчёт. Требование о трёх днях отменено.
Какие изменения затронули «обособки»?
Закреплено, что если обособленное подразделение не хранит наличность и по окончании кассовых операций сдаёт её в кассу юрлица, то оно может не вести кассовую книгу 0310004.
Что с депонированием?
Положение, обязывающее депонировать денежные средства, предназначенные для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, отменено.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Что такое упрощенный порядок ведения кассовых операций
Зарегистрировано в Минюсте России 23 мая 2014 г. N 32404
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 11 марта 2014 г. N 3210-У
ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
И УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ
Список изменяющих документов
(в ред. Указаний Банка России от 03.02.2015 N 3558-У,
от 19.06.2017 N 4416-У, от 05.10.2020 N 5587-У)
В целях настоящего Указания под субъектами малого предпринимательства понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 года N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4006; N 43, ст. 5084; 2008, N 30, ст. 3615, ст. 3616; 2009, N 31, ст. 3923; N 52, ст. 6441; 2010, N 28, ст. 3553; 2011, N 27, ст. 3880; N 50, ст. 7343; 2013, N 27, ст. 3436, ст. 3477; N 30, ст. 4071; N 52, ст. 6961), к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.
Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.
Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.
В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
(в ред. Указаний Банка России от 03.02.2015 N 3558-У, от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем тридцать шестым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 21, ст. 1957; «Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru), 1 октября 2020 года).
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.
Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
(пп. 4.1 в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2. Кассовые документы оформляются:
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу 0310004.
Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются.
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности. В случае если обособленное подразделение юридического лица не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные деньги в кассу юридического лица, кассовую книгу 0310004 такому обособленному подразделению юридического лица допускается не вести.
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.
4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, а также изъятых из автоматического устройства, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001.
(пп. 5.3 в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, а также для загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002.
(пп. 6.4 в ред. Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
(см. текст в предыдущей редакции)
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляется расходный кассовый ордер 0310002.
7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в «Вестнике Банка России» и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года N 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.
8.1. Абзац пятый пункта 4 настоящего Указания вступает в силу с 1 января 2015 года.
8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», зарегистрированное Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года N 66).
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году
Кто обязан использовать кассовую технику?
Все организации и ИП, проводящие финансовые операции с наличными, обязаны придерживаться положений кассовой дисциплины.
Правовое регулирование контрольно-кассовой дисциплины
Все правила эксплуатации кассовой техники и порядок оформления отчётности закреплены в федеральном законе №54 « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации » от 22 мая 2003 года.
В законе содержатся:
Санкции за нарушение контрольно-кассовой дисциплины
Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.
Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.
Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на договор.
За перечисленные нарушения следует административный штраф:
То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.
Упрощённая кассовая дисциплина
Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.
Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.
Операции с кассовым оборудованием
Выдача чеков за покупки
Существует два вида чеков: кассовый и товарный.
Кассовый чек – фискальный документ, необходимый для отчетности в налоговую инспекцию. Информация, зафиксированная в кассовом чеке, сохраняется на фискальном накопителе и передаётся по сети Интернет в налоговую службу.
Нужно помнить, что если организация получает на расчетный счет денежные средства от покупателей (клиентов) — физических лиц (не индивидуальных предпринимателей) за товары, работы и услуги, то эта организация обязана применять контрольно-кассовую технику и оформлять кассовые чеки. Сделать это необходимо не позднее момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.
За невыдачу чека статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф – 2 тысячи рублей для работника и 10 тысяч рублей для руководителя организации или ИП.
Штраф предусмотрен и за некорректное оформление чека, например отсутствие в нем требуемых реквизитов.
С февраля 2021 года все организации и предприниматели должны указывать в чеке детализированную информацию о проданных товарах или оказанных услугах – их названия и количество. Раньше можно было обойтись только общей суммой покупки в чеке.
Товарный чек – документ, который выдается либо вместе с кассовым чеком, либо вместо него, если предприниматель имеет право не применять контрольно-кассовую технику.
Выписывается по требованию покупателя при необходимости конкретизировать характер услуги, или характеристики товара, проданного за наличные деньги. Товарный чек не является бланком строгой отчётности и выдаётся по требованию покупателя.
Пример оформления товарного чека
Все правила оформления и выдачи кассового и товарного чека читайте в нашем материале
Приход и расход наличных из кассы. Кассовые ордеры
Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица.
Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:
Чтобы ордер считался действительным, необходимы подписи кассира, главного бухгалтера или доверенного лица.
В 2021 году выплаты наличными ограничиваются суммой, которая пришла в кассу с банковского счёта. Причём это ограничение затрагивает выплаты из кассы не только ИП и организациям, но и физическим лицам. Существует ряд исключений, на которые не действуют ограничения:
Есть несколько особенностей выдачи заработной платы работникам из кассы
Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:
Образец расчетно-платежной ведомости
Эти ведомости составляются на всех работников, а затем отправляются к бухгалтеру, который производит сами выплаты. При этом составляется единый расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма всех выданных денежных средств.
Помимо этого, существует отдельный порядок выдачи наличных денег подотчётным лицам и выплат по доверенности.
Подотчётные лица получают из кассы деньги на нужды организации или ИП. Например:
За полученные деньги работник должен отчитаться в течение трёх дней после наступления срока, на который были выданы деньги. Для этого составляется авансовый отчёт. К авансовому отчёту прикладываются чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие факт траты.
Обычно иностранную валюту вносить в кассу запрещено. Единственным исключением является внесение валюты в кассу для выдачи командировочных работнику, отправляющемуся за границу. Соответственно, и возврат излишков иностранной валюты в кассу после командировки наказываться не будет.
Выплаты по доверенности используются в случае невозможности принимающим лицом получить деньги самостоятельно. Принимающее лицо может послать вместо себя своего представителя, который заберёт выплату. Но для этого у представителя должна быть доверенность. После выплаты, эту доверенность прикладывают к отчётным документам (РКО, ведомость).
Примечание: Несмотря на то, что деньги являются собственностью предприятия, даже его владелец не может взять их просто так из кассы на собственные нужды. Для этого предприниматель должен сначала внести их на расчётный счёт и снять. Исключение составляют ИП на УСН – они могут брать средства на личные цели под расходный кассовый ордер.
На что же можно тратить деньги прямо из кассы?
Финансовые организации и ломбарды.
Потребительские кооперативы (кредитные и сельскохозяйственные)
Какие деньги можно тратить прямо из кассы?
На указанные в таблице цели можно тратить наличные деньги от:
Лимит остатка кассы
Организации и ИП имеют право не инкассировать всё содержимое кассы по окончанию рабочего дня, а оставлять некоторую сумму на следующий рабочий день. Это называется лимитом остатка кассы. Лимит нужен для того, чтобы у предпринимателя было чем выдавать сдачу с наличных клиентам и для разного рода расходов на нужды предприятия.
Лимит остатка рассчитывается главным бухгалтером и закрепляется в учетной политике компании.
В дальнейшем организации нужно будет придерживаться этого лимита, ведь за его превышение следует штраф.
Существуют следующие исключения для соблюдения кассового лимита:
Представители малого и микробизнеса не должны назначать лимит остатка кассы и могут оставлять в кассе произвольное количество денег.
Примечание: микробизнесом считаются предприятия с численностью работников не более 15 человек и оборотом в год не более 120 млн рублей. Малый бизнес – от 16 до 100 сотрудников и оборот от 120 до 800 млн рублей.
Обычно лимит кассы рассчитывается на год, однако для сезонного бизнеса может считаться и на квартал, так как доход сильно варьируется в зависимости от сезона.
Хотя и можно устанавливать произвольный лимит кассы, советуем воспользоваться одним из распространённых и проверенных на практике способов расчёта лимита кассы.
Первый способ – по выручке
Подходит для предпринимателей, работающих в первую очередь с наличными. Рассчитывается следующим образом: (Приход в кассу / Расчётный период) * Период между инкассациями.
Приход в кассу это выручка, полученная за определённое время.
Расчётный период – количество рабочих дней, за которые была получена выручка.
Период между инкассациями – количество дней между сдачами денег в банк.
Для ИП и организаций установлен крайний срок инкассации: 7 дней для тех, у кого есть отделение банка, а там где его нет – 14 дней.
Приход в кассу мы возьмём 2 месяца: март и апрель. Допустим, в марте пришло 100000 рублей., а в апреле 80000 рублей.
Наши магазин в марте и апреле работал 44 дня. Период между инкассациями у нас будет 3 дня.
Теперь считаем лимит: (100 + 80) / (22 + 22) * 3 = 12,27 тысячи рублей., то есть 12270 рублей.
Второй способ – по выдаче
Данный способ будет эффективен для предпринимателей, которые часто выдают деньги под отчёт для покупок товаров или оплаты услуг.
Считается так: (Сумма выдачи / Расчётный период) * Период между инкассациями.
Предположим, что за лето подотчётникам были выданы такие суммы:
Считаем: (15 + 18 + 10) / (21 + 22 + 22) * 5 = 3,307 тысячи рублей, то есть 3 307 рублей.
Если предприниматель ещё не отработал достаточное количество времени, чтобы определить суммы выдачи или прихода в кассу, то можно их спрогнозировать на первое время, пока не появятся реальные данные.
Документация и отчётность об операциях
Кроме уже упомянутых документов (ПКО и РКО), отчётность по движениям финансов предприятия фиксируется в кассовой книге. Кассир заносит туда ордеры, остаток на начало дня и приход за день. В конце смены данные в книге сравниваются с фактическим наличием средств в кассе с помощью Z-отчёта.
Отчёты делаются только на полученную сумму наличных денег, полученные с покупок безналичные средства (в том числе суммы переведенные по эквайрингу) в приходных ордерах и кассовой книге не отражаются.
Кассир заполняет кассовую книгу и заверяет её после рабочей смены, а бухгалтер может проверять книгу за определённый промежуток времени, например – раз в неделю.
Ответственность за кассовую книгу ложится на главного бухгалтера, или того, кто исполняет его роль.
Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. В первом случае все отчётные документы печатаются и подшиваются в кассовую книгу. Во втором случае, большинство отчётов формируются автоматически, а кассиру и бухгалтеру нужно будет заверить данные в книге с помощью электронной подписи.
Оснащение кассы
Предприниматели при покупке кассового оборудования зачастую обращают внимание только на один параметр – стоимость устройства.
Такие приобретения впоследствии могут “радовать” своих владельцев невозможностью обновления под актуальное ПО или требуют дополнительных вложений для апгрейда. Что безусловно препятствует соблюдению кассовой дисциплины.
С кассами от МТС таких казусов точно не произойдёт. В Кассы МТС установлена бесплатная программа собственной разработки, которую разработчики регулярно обновляют под все изменения в законодательстве.
Наши кассы уже готовы к работе с новым форматом фискальных данных и отвечают всем требованиям закона.
Инкассация
Остаток средств сверх установленного кассового лимита подлежит сдаче в банк. Это и называется инкассацией. У предпринимателей и организаций есть несколько опций для инкассации:
Инкассация через отделение и банкомат обойдётся дешевле обычной инкассации банком: примерно в 0,3% от вносимой суммы. Столько же стоит содержание электронного инкассатора.
Самоинкассация не гарантирует безопасности, зато стоит дешевле и намного более гибкая по времени, что для предприятий с малым количеством сотрудников очень важно.