что такое укд дис
Новые форматы электронных первичных документов. Часть 2. Особенности и отличия
В прошлой статье мы пробежались по законодательным основам работы с новыми форматами первичных учетных документов. Перед вами вторая часть моего исследования, в котором я рассмотрю особенности введенных форматов и их отличия от старых.
Составные части формализованных документов
Прошлые форматы первичных учетных документов содержали в себе так называемые титулы: титул продавца и титул покупателя. В новых форматов от этого термина ушли, но сама схема работы осталась прежней: одна сторона отправляет файл информации продавца (исполнителя), а другая при необходимости файл информации покупателя (заказчика).
В таблице ниже вы можете увидеть, какие файлы формируются в зависимости от случаев применения документов.
Вид формализованного документа
Что формирует отправитель
Что формирует получатель
УПД (функция СЧФ – только счет-фактура)
Файл информации продавца
УПД (функция ДОП – только первичный учетный документ)
Файл информации продавца
Файл информации покупателя, если требуется его подпись
УПД (функция СЧФДОП – первичный учетный документ и счет-фактура)
Файл информации продавца
Файл информации покупателя, если требуется его подпись
УКД (функция КСЧФ – только корректировочный счет-фактура)
Файл информации продавца
УКД (функция ДИС – только документ об изменении стоимости)
Файл информации продавца
Файл информации покупателя, если требуется его подпись
УКД (функция КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости)
Файл информации продавца
Файл информации покупателя, если требуется его подпись
Документ о передаче товаров при торговых операциях
Файл информации продавца
Файл информации покупателя
Документ о передаче результатов работ
Файл информации исполнителя
Файл информации заказчика, если требуется его подпись
Сформированные файлы будут отличаться в зависимости от вида документа, но суть остается прежней: все основные сведения о товарах и сторонах заполняются отправителем. Получатель же при необходимости, если от него требуется подпись, формирует файл со своей информацией: принят ли груз, есть ли претензии, данные о подписанте и доверенностях.
Кстати, это уже следующая особенность – необходимость формирования ответного файла. Как видно из таблицы, законодатель дает право не запрашивать подпись контрагента по некоторым видам документов. И действительно в ряде сделок, например, по оказанию услуг, подпись заказчика может не понадобиться. Если у вас именно такой случай, смело полагайтесь на введенные форматы.
Новые возможности исправления и корректировки
Ранее исправлять и корректировать можно было только счета-фактуры. Возможности новых форматов в этом плане шире.
Всего мы имеем три электронных формата первичных учетных документов, которые подробно разобрали в прошлой статье. Если раньше товарную накладную или акт исправлять было нельзя, то с появлением новых форматов это стало возможно. Схема работы такая же, как и со счетами-фактурами: в правильном документе нужно указать номер исходного документа и номер исправления.
Исправленный документ о передаче товаров
С корректировками ситуация немного другая, поскольку они используются для указания стоимостных изменений и влияют на расчет НДС. Выставить корректировку можно будет только к УПД.
Особенности подписания
Пожалуй, самые интересные нововведения произошли в части подписания формализованных документов и, если углубляться, по этой теме можно написать отдельную статью. Но сейчас мы коснемся самых основных изменений.
1. Теперь первичные документы, счета-фактуры и УПД можно подписывать несколькими подписями. О том, реализовано ли это технически, абонентам лучше узнать у своих операторов ЭДО, но новые форматы разрешают ставить несколько квалифицированных ЭП.
2. Просто поставить одну или несколько электронных подписей недостаточно, нужно указать информацию о подписанте, причем эту информацию нужно указывать как при подписании файла продавца (исполнителя), так и при подписании файла покупателя (заказчика), если его подпись требуется:
● область полномочий, например, лицо, совершившее сделку или ответственное за подписание счетов-фактур, имеет закрытый перечень значений в зависимости от формата;
● статус – то есть работником какой организации является подписант – тоже имеет закрытый перечень значений;
● основание полномочий (доверия) – информация о документе, на основании которого лицо имеет право подписывать документ;
● основание полномочий (доверия) организации – необязательное поле, заполняемое только тогда, когда подписант является работником иной уполномоченной организации.
Отметим, что к оформлению информации о подписанте теперь нужно относиться внимательнее. Например, в ситуации, когда за все действия отвечает одно лицо в вашей организации, подпись будет одна, область полномочий – «5», а статус – «1». Но если вы указали в УПД с функцией СЧФДОП (первичный документ и счет-фактура) в поле «Область полномочий» лицо, ответственное за подписание счетов-фактур, это значит, что должно быть и другое лицо, которое отвечает за свершение сделки и ее оформление.
Вместо заключения
В этой и предыдущей статьях мы рассмотрели теоретические основы работы с новыми форматами. Несмотря на множество изменений, суть осталась одна: по-старому можно работать как с первичными учетными документами и счетами-фактурами, так и с новым документом УПД.
Новые форматы при этом открывают более широкие возможности, дают гибкость, которой не было ранее. Кроме того, на официальных выступлениях представители ФНС обещают унифицировать еще больше документов, например, акты о расхождениях и договоры. Вероятно, это будут рекомендованные электронные форматы, а обязательными в ближайшем времени, как и раньше, останутся только счета-фактуры.
Но все это в будущем, а сейчас нужно научиться использовать новые электронные акты, накладные, счета-фактуры и УПД, поэтому в следующей статье мы рассмотрим, как правильно встроить рассмотренные форматы в процессы вашей компании, и каковы особенности работы с ними.
Автор: Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
Новая форма от ФНС: УКД – документ, который упростит документооборот
Многие налогоплательщики уже начали применять универсальный передаточный документ (УПД). Он вмещает в себя первичный документ и счет-фактуру, то есть позволяет одновременно принять НДС к вычету и учесть расходы по налогу на прибыль, что существенно сокращает документооборот. Недавно ФНС разработала второй универсальный документ – корректировочный. Он создан, на основе корректировочного счета-фактуры и первичного документа, предусматривающего изменение стоимости. В статье эксперты «1С» комментируют правовые основы применения универсальных документов, разъясняют особенности их заполнения, а также рассказывают о том, как работать с УПД и УКД в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.
УПД: счет-фактура и накладная в одном документе
Многие реквизиты в счете-фактуре и в первичном документе, например, накладной повторяются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, была очевидной.
Впервые форма универсального передаточного документа (УПД) была рекомендована налоговым ведомством в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». Минфин России поддержал инициативу налоговиков по введению УПД в деловой оборот (письмо от 07.10.2013 № 03-07-15/41644).
Форма УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура), и как только первичный учетный документ. В основу документа положена форма счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137) – см. рис 1. Это позволяет заявить вычет по НДС по общим правилам.
Для использования в качестве первичного учетного документа, форма счета-фактуры дополнена обязательными реквизитами из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Ограничений на введение в форму счета-фактуры дополнительных реквизитов (сведений) нет. Об этом налоговики сообщали в письмах от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@, размещенных на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами». Кроме того, планируется это правило закрепить в НК РФ (законопроект № 618603-6).
Форму УПД можно применять для оформления следующих операций:
Отметим, что использовать форму не обязательно! Организации и предприниматели имеют право на применение любых других форм, соответствующих требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В приложениях к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ помимо рекомендованной формы УПД и перечня операций, для оформления которых она может быть использована, содержатся:
Если УПД со статусом «2» применяют неплательщики НДС (например, те, кто применяет УСН, или если есть операции, освобожденные от НДС по ст. 149 НК РФ), то обязанности по исчислению и уплате налога у них не возникает.
Также со статусом «2» УПД может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Кроме того, при установленном статусе «2» можно не заполнять поля, обязательные исключительно для счета-фактуры:
В «1С:Бухгалтерии 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию. Поэтому сначала в программе регистрируются операции отгрузки (реализации) товаров покупателю и создается Счет-фактура выданный на реализацию (рис. 2).
Рис. 2. Формирование УПД «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).
Просмотреть и распечатать УПД можно из документа Реализация товаров и услуг по команде Печать или из документа Счет-фактура выданный (рис. 3).
Печатную форму УПД можно сохранить в любом удобном формате (рис. 4).
Рис. 4. Сохранение печатной формы УПД
Если товар доставляется до покупателя транспортной компанией, то должны быть указаны данные о транспортируемом грузе в строке [9] (см. рис. 5).
Рис. 5. Пример заполнения УПД при доставке товара транспортной компанией
Обратите внимание, в УПД данные о перевозчике не отражаются, есть только ссылка на перевозчика, тип упаковки и пр. в указанной строке.
Программа позволяет применять УПД и для сдачи-приемки работ (рис. 6).
Рис. 6. Пример заполнения УПД при сдаче-приемке работ
Кроме того, можно выставить УПД для неплательщиков НДС, то есть со статусом «2» (рис. 7).
Рис. 7. Пример заполнения УПД со статусом «2»
Пример заполнения УПД по облагаемым и освобождаемым операциям представлен на рисунке 8.
Рис. 8. Пример заполнения УПД по облагаемым и освобождаемым операциям
Правовые основы введения универсального корректировочного документа (УКД)
При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема), продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документов, служащих основанием для корректировки (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Вычет разницы между суммами налога до и после изменения стоимости производится (п. 13 ст. 171 НК РФ):
Вычеты суммы разницы производятся на основании корректировочных счетов-фактур, выставленных продавцами в порядке, установленном пунктом 5.2 и пунктом 6 статьи 169 НК РФ, при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры (п. 10 ст. 172 НК РФ).
Разницы между суммами налога до и после уменьшения стоимости восстанавливаются покупателем в налоговом периоде, на который приходится наиболее ранняя из следующих дат (пп.4 п.3 ст.170):
Увеличения стоимости (без учета налога) отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) учитывается продавцом при определении налоговой базы за налоговый период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур (п. 10 ст. 154 НК РФ).
Продавец и покупатель на основании корректировочных счетов-фактур должны совершить следующие действия:
1. При уменьшении стоимости продавец производит налоговый вычет разницы в периоде корректировки (п.13 ст.171, п.10 ст.172 НК РФ):
Покупатель восстанавливает НДС в размере разницы в периоде корректировки (пп.4 п.3 ст.170 НК РФ): регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру или документы на изменение стоимости (п.14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137).
2. При увеличении стоимости продавец увеличивает налоговую базу периода корректировки (п.10 ст.154 НК РФ с 01.07.2013):
Покупатель производит налоговый вычет разницы в периоде корректировки (п.13 ст.171, п.10 ст.172 НК РФ): регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок (п.2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).
В таблице 1 приведены условия, при которых корректировочные счета-фактуры не выставляются и не применяются.
Случаи, когда налогоплательщик должен выставить корректировочный счет-фактуру
Не нужно выставлять
Для выставления корректировочного счета-фактуры нужен документ-основание. Основанием может быть договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Об этом сказано в письме ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@.
До разработки УКД налогоплательщик для выставления корректировочного счета-фактуры мог составить любой документ-основание из вышеперечисленных, главное, чтобы он соответствовал требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ. При этом документ нужно было составить новый, то есть в случае корректировки цены, стоимости и т.д. в УПД и в первоначальные первичные документы изменения не вносятся в соответствии с обычаями делового оборота (письмо Минфина России от 19.12.2006 № 07-05-06/302). Право составить любой традиционный документ осталось и сейчас, но наряду с ним налогоплательщик получил возможность сделать корректировку в УКД.
20 октября 2014 года ФНС на своем официальном сайте опубликовала рекомендованную форму универсального корректировочного документа (УКД) и рекомендации по его использованию в хозяйственной деятельности (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «О корректировке универсального передаточного документа»).
В основу документа положена форма корректировочного счета-фактуры, утв. в Приложении № 2 к Постановлению № 1137 (рис. 9).
Для использования в качестве первичного учетного документа форма корректировочного счета-фактуры дополнена отсутствующими обязательными реквизитами, установленными Законом № 402-ФЗ.
Форма УКД применяется в следующих случаях:
Не применяется форма УКД:
По аналогии с УПД форма УКД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и корректировочный счет-фактура) и как только первичный учетный документ. Отметим, что введение формы в оборот также не является обязательным.
Заполнение реквизитов УКД
Как видно из рисунка 9, универсальный корректировочный документ по форме похож на универсальный передаточный документ. Рассмотрим заполнение реквизитов УКД.
Статус УКД
Статус УКД носит информационный характер. Если указан Статус «1», то документ применяется одновременно в качестве первичного учетного документа для бухгалтерского учета и в целях исчисления налога на прибыль организаций и как корректировочный счет-фактура.
Статус «2» указывается в том случае, если документ применяется только в качестве первичного учетного документа.
Применение УКД со статусом «2» у не плательщиков НДС (например, при УСН, при операциях, освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ) не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.
Кроме того, могут не заполняться поля, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:
Номер УКД
В строке 1 корректировочного счета-фактуры, выставляемом при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), должен быть указаны порядковый номер (п. 5.2 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур присваиваются в общем хронологическом порядке
Для обособленных подразделений (участника товарищества, доверительного управляющего) определен специальный порядок нумерации.
Номер первичного учетного документа в качестве обязательного реквизита не поименован (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Таким образом, при заполнении формы УКД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур.
Дата УКД
В форме УКД есть две даты (см. рис. 9):
При заполнении УКД со статусом (1) в строке (1) указывается фактическая дата составления первичного документа и корректировочного счета-фактуры (п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).
Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Если в соответствии с договором согласия покупателя на изменения их стоимости не требуется, то продавец составляет УКД только для уведомления покупателя об изменении стоимости и в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе будет дата, указанная в строке (1).
Если согласие от покупателя требуется, то в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры считается дата, указанная в строке [13].
При указании даты составления первичного учетного документа нужно учитывать, что согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
В строке [13] указывается дата согласования покупателем изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) или дата получения покупателем уведомления продавца об изменении стоимости – в случае проставления:
В таблице 2 приведены варианты проставления дат в УКД в целях учета НДС:
Указание дат в строках (1) и [13] УКД у продавца и покупателя в целях исчисления НДС в зависимости от факта хозяйственной ситуации
Факт хозяйственной жизни
Увеличение стоимости по согласованию сторон
Начисление НДС в налоговом периоде согласования –
показатель строки [13]
Вычет НДС в налоговом периоде получения УКД и согласования изменения – показатель строки [13]
Увеличение стоимости на основании уведомления
Начисление НДС в налоговом периоде составления УКД – показатель строки (1)
Вычет НДС в налоговом периоде фактического получения УКД (показатель строки [13] при его заполнении)
Уменьшение стоимости по согласованию сторон
Вычет НДС в налоговом периоде составления УКД и согласования изменения – показатель строки [13]
Восстановление НДС в налоговом периоде получения УКД и согласования изменения – показатель строки [13]
Уменьшение стоимости на основании уведомления
Вычет НДС в налоговом периоде составления УКД – показатель строки (1)
Восстановление НДС в налоговом периоде фактического получения УКД (показатель строки [13] при его заполнении)
Подписание УКД
Строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняется всегда в соответствии со статьей 169 НК РФ, Приложением № 2 к Постановлению № 1137.
В строке [8] или строке [9] указывается лицо, уполномоченное предлагать покупателю изменить стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) или уведомлять о таком изменении от имени экономического субъекта. Здесь может быть указана должность лица, его подпись и Ф.И.О. или, если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать корректировочный счет-фактуру, то может указываться только должность и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка [10] содержит информацию о лице, ответственном за оформление факта хозяйственной жизни. В ней указывается должность лица, его подпись и Ф.И.О.
В строке [12] заполняются сведения о лице, уполномоченном согласовывать изменение стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта, если такое согласование требуется (может быть указана должность лица, его подпись и Ф.И.О.).
В строке [14] должна быть информация о лице, ответственном за оформление факта хозяйственной жизни. Здесь указывается должность лица, его подпись и Ф.И.О.
Если же это лицо совпадает с лицом, указанным в строке [12], то может указываться только должность и Ф.И.О. без повторения подписи.
Отметим также, что ФНС России разрабатывает формат представления в электронном виде универсальных документов: передаточного и корректировочного.
Формирование УКД в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 возможность составления УКД будет реализована с ближайшим релизом.
Корректировка реализации производится на основании документа Реализация товаров и услуг (выбирается Соглашение об изменении стоимости или Счет-фактура) – см. рис. 10.
Рис. 10. Корректировка реализации
Печатная форма УКД формируется из документа Корректировка реализации по кнопке Печать.
На рисунке 11 приведен пример заполнения УКД при согласовании изменения стоимости.
Рис. 11. Образец заполнения УКД при согласовании изменения стоимости
Образец заполнения УКД при уведомлении об изменении стоимости приведен на рисунке 12.
Рис. 12. Образец заполнения УКД при уведомлении об изменении стоимости
Что такое укд дис
С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.
Универсальный корректировочный документ позволяет экономическим субъектам, не нарушая налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете, объединить информацию, отражаемую в первичных учетных документах, оформляемых в случае изменения общей стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, и корректировочных счетах-фактурах, исключив ее дублирование.
Форма УКД носит рекомендательный характер, т.е. каждый налогоплательщик самостоятельно принимает решение, будет ли он применять этот новый документ в целях бухгалтерского учета и расчетов с бюджетом или будет использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов и отдельно оформленные корректировочные счета-фактуры.
Для применения УКД не требуются какие-либо изменения в законодательство, поэтому уже сейчас его можно использовать для отражения фактов хозяйственной жизни и расчетов по НДС.
Правовая основа введения УКД
Форма документирования такого рода события не подлежит установлению уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. В таком случае продавец и покупатель могут оформить факт своего согласия с изменением размера взаимных обязательств по приведенным выше обстоятельствам по любой самостоятельно определенной форме (при условии выполнения требования о содержании в ней всех обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Главой 25 НК РФ специальных требований к оформлению таких операций для целей исчисления налога на прибыль не установлено, поэтому первичный учетный документ, соответствующий указанным требованиям, может являться основанием для отражения указанной в нем суммы в регистрах налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документов, служащих основанием для таких изменений (договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав).
Перечень обязательных реквизитов такого корректировочного счета-фактуры установлен п. 5.2 ст. 169 НК РФ, а форма и Правила заполнения приведены в Приложении № 2 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137).
При этом глава 21 НК РФ не содержит ограничений на введение в формы корректировочных счетов-фактур дополнительных реквизитов. А нормы Постановления № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981) прямо указывают на такую возможность (п. 8 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Это означает, что информация корректировочных счетов-фактур без нарушения требований законодательства может быть объединена с информацией документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующий субъект ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС (продавцу и покупателю на основании п. 13 ст. 171 НК РФ), ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Как и форма предложенного ранее в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ универсального передаточного документа, форма УКД носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления случаев изменения стоимости отгрузки не может быть основанием для отказа в учете этих изменений в целях налогообложения. Кроме того, предложение данной формы не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных самостоятельно разработанных соответствующих условиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов и формы корректировочного счета-фактуры, установленной непосредственно Постановлением № 1137.
Применение УКД
Использование налогоплательщиком универсального корректировочного документа позволяет:
Федеральная налоговая служба в комментариях к УКД пояснила, что новый документ применим:
Универсальный корректировочный документ не применяется в случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, например:
Форма УКД также не предназначена для использования в случаях, когда изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).
Форма УКД может использоваться как совмещенный комплексный документ (первичный учетный документ и корректировочный счет-фактура) и только как первичный учетный документ. При этом УКД не применяется только в качестве корректировочного счета-фактуры.
УКД можно оформлять наряду с первичными документами и корректировочными счетами-фактурами.
ВАЖНО! Введение формы в оборот не является обязательным и никак не ограничивает права хозяйствующих субъектов на применение любых других форм, соответствующих требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Форма УКД
Поскольку УКД построен на базе корректировочного счета-фактуры, то форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная в Приложении № 2 к Постановлению № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), «встроена» в УКД и обведена жирной линией.
При внесении в форму корректировочного счета-фактуры последующих изменений (постановления Правительства РФ от 25.05.2017 № 625, от 19.08.2017 № 981) ФНС России рекомендовала налогоплательщикам самостоятельно дополнять рекомендованную форму УКД показателями, необходимыми для выполнения требований, установленных ст. 169 НК РФ и Правилами заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденными Постановлением № 1137 (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321, от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).
Наличие в форме обязательных реквизитов первичного учетного документа, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, обеспечивается за счет следующих показателей:
Статус УКД
В универсальном корректировочном документе присутствует реквизит «Статус», который носит сугубо информационный характер и может принимать значение «1» или «2».
Если значение статуса равно «1», то документ применяется одновременно:
Если значение статуса равно «2», то документ применяется только в качестве первичного учетного документа.
УКД со статусом «2» могут использовать налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.
Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться налогоплательщиками при осуществлении операций, местом реализации которых не признается территория РФ, т.е. не являющихся объектом налогообложения по НДС, а также операций, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ.
При применении УКД со статусом «2» могут не заполняться поля, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:
В то же время в случае, если плательщик НДС выполнит все требования к заполнению показателей УКД, относящихся к корректировочному счету-фактуре, но ошибочно укажет статус «2», такой УКД не лишит продавца (в случае уменьшения стоимости) и покупателя (в случае увеличения стоимости) права на налоговый вычет.
Номер УКД
Номер корректировочного документа завит от его статуса.
Напомним, что налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации корректировочных счетов-фактур. Так, при выставлении корректировочного счета-фактуры в строке (1) должен быть обязательно указан его порядковый номер (п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137). Порядковый номера корректировочного счета-фактуры присваивается в соответствии с общей хронологией нумерации счетов-фактур. При этом установлен специальный порядок нумерации корректировочных счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то в качестве обязательного реквизита номер не поименован (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Дата УКД
В рекомендуемой форме универсального корректировочного документа присутствуют две даты:
При заполнении этих показателей следует помнить, что в соответствии с п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137, дата корректировочного счета-фактуры является его обязательным реквизитом. При этом корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя (п. 3 ст. 168 НК РФ, письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@). Кроме того, Минфин России в письме от 29.12.2012 № 03-07-09/168 разъяснил, что если документ, подтверждающий согласие на изменение стоимости, продавец получает по почте, то корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней, считая со дня получения такого документа, причем подтверждением даты получения может являться конверт с проставленным штемпелем потового отделения.
Согласно действующему законодательству и разъяснениям ФНС России, изложенным в Письме, возможны следующие варианты проставления дат в универсальном корректировочном документе.
Ситуация первая. Изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) требует согласования с покупателем.
Вариант первый. Дата предложения продавца об изменении стоимости, являющаяся одновременно и датой составления УКД, указанной в строке (1), совпадает с датой подтверждения покупателем согласия на такое изменение, указанной в строке [13].
Вариант второй. Покупатель согласовал изменение стоимости позже, чем было сформировано предложения продавца о таком изменении, т.е. дата, указанная в строке [13], позже даты, указанной в строке (1).
И в первом и во втором варианте все налоговые последствия у сторон сделки вне зависимости от того, увеличивается или уменьшается стоимость отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), будут возникать в том налоговом периоде, на который приходится дата строки [13], которая в первом варианте еще и совпадает с датой строки (1).
Правда, если учитывать позицию Минфина России, изложенную в письме от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@, то при определении налогового периода отражения изменения стоимости, продавец должен ориентироваться не столько на дату согласования такого изменения (строка [13)], сколько на дату фактического получения подписанного покупателем УКД, которая может подтверждаться в том числе и штемпелем на конверте.
Однако напомним, что нормы НК РФ связывают обязанность выставления корректировочных счетов-фактур (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ) и увеличения налоговой базы (п. 10 ст. 154 НК РФ) именно с датой составления документов, служащих основанием для корректировки, которой как раз является дата строки [13].
Ситуация вторая. Изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) производится на основании уведомления покупателя.
В этом случае возможность изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) уже согласована с покупателем, поэтому УКД в качестве первичного документа призван уведомить покупателя о наступлении события, приводящего к новому факту хозяйственной жизни.
Поскольку в рассматриваемой ситуации согласование изменения не требуется, то со стороны покупателя отсутствует обязанность по подписанию УКД и, соответственно, по указанию даты в строке [13].
Все налоговые последствия от изменения стоимости будут отражаться:
Подписание УКД
Форма УКД предусматривает наличие шести строк для проставления подписей, хотя на документе могут присутствовать максимум пять. Это связано с тем, что подписи в строке [8] и строке [9] являются взаимоисключающими.
В строке [8] указывается должность лица, уполномоченного действовать от имени экономического субъекта со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально не было согласовано условие об изменении стоимости, например, когда в соответствии со ст. 424 ГК РФ изменение цены после заключения договора производится по соглашению сторон сделки. Т.е. строка заполняется, если отсутствуют сведения в строке [9].
В строке [9] указывается должность лица, уполномоченного действовать от имени экономического субъекта со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально была согласована возможность изменения стоимости при выполнении определенных условий договора (например, объема закупок), и данным документом вторая сторона уведомляется о наступлении ранее согласованных событий. Т.е. строка заполняется, если отсутствуют сведения в строке [8].
В строке [10] указывается должность, фамилия, инициалы и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке [8] или строке [9], то могут указываться только должность, фамилия и инициалы без повторения подписи.
В строке [12] должность лица, уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта – покупателя (определяется нормами соответствующих глав ГК РФ). Строка заполняется в том случае, если в документе-основании передачи (сдачи)/получения (приемки) изначально не было согласовано условие об изменении стоимости, например, когда в соответствии со ст. 424 ГК РФ изменение цены после заключения договора производится по соглашению сторон сделки, т.е. при наличии данных в строке [8].
Напомним, что именно лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Наименование экономического субъекта и печать
Строка [11] УКД содержит показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, принимавшем участие в составлении документа со стороны продавца (исполнителя), в том числе:
Строка [15] – показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, принимавшем участие в составлении документа со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя. Заполнение данного показателя в случае заполнения продавцом строки [9] позволяет покупателю рассматривать данный документ в качестве своего внутреннего первичного учетного документа (аналога справки бухгалтера), подтверждающего изменение стоимости полученных ранее ценностей.
Что касается печати, то она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002) и не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати в УКД не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
В то же время при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк [11] и [15] могут не заполняться.
Дополнительные поля УКД
В универсальный корректировочный документ введены дополнительные поля, которые не обязательны для заполнения, но могут быть использованы как для удобства пользователей, так и в соответствии с принятым в организации порядком заполнения первичных учетных документов.
К дополнительным относятся следующие поля УКД:
Кроме того, налогоплательщики вправе вносить в УПД любую дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки для оформления операции. Такие сведения могут указываться как в виде дополнительных столбцов (по аналогии со столбцами «А» и «Б»), так и в виде дополнительных строк (аналогично строкам 5-7-19) (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@).
Исправление УКД
Правила исправления ошибок, допущенных при составлении УКД, аналогичны правилам исправления УПД, которые приведены в приложении № 7 к Письму от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.