что такое удаленная бухгалтерия
Как работать бухгалтером удаленно на дому?
Что такое работа на дому?
Под работой на дому подразумеваются два распространенных варианта:
Кроме того работодателям разрешили переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях.
Подробнее об изменениях в организации работы дистанционных сотрудников читайте в Обзоре от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
Отражать ли в СЗВ-ТД перевод на удаленку, читайте здесь.
В бухгалтерской среде чаще распространен второй вариант. Так называемый приходящий бухгалтер. Это связано со спецификой бухгалтерских обязанностей — работой с бумажной первичкой, подписанием документов и т. п.
Надомная работа имеет ряд преимуществ для работника. Дает возможность:
Работники не в офисе, а дома также достаточно выгодны для работодателя:
Бухгалтер на дому — с чего начать?
Начинать работу дома следует с 2 вещей:
Современная удаленная работа предусматривает широкое использование электронных коммуникаций. Поэтому, прежде чем приступать к обсуждению условий с работодателем, вам следует обеспечить себя:
Вместе с тем не нужно устанавливать слишком большое количество профессиональных бухгалтерских программ до того, как будет заключен договор с работодателем. На практике у работодателя может оказаться своя программа, и удобнее всего будет организовать вам в нее доступ.
Вообще подход работодателя к организации удаленной работы для бухгалтера (например, готовности обеспечить нужными программами) может служить критерием выбора в пользу того или иного места работы. Но сначала место нужно найти.
О юридических и бухгалтерских аспектах дистанционной работы читайте в статье «Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?».
Как найти работу бухгалтера на дому удаленно?
Если у вас нет знакомых, которые готовы содействовать вам в трудоустройстве — искать удаленку бухгалтером можно так же, как и другую работу:
Говоря о разделении работодателей на «мелких» и «крупных», стоит заметить, что «крупных» с удаленкой найти довольно сложно. Но все «крупные» были когда-то начинающими «мелкими». Поэтому при поисках надомной работы не отказывайтесь сразу от предложений, которые не соответствуют вашим оптимистичным ожиданиям. Вы можете найти 2-3 «мелких» предложения и обеспечить себя надомной работой, эффект от которой будет сопоставим с 1 «крупным» предложением. Кроме того, «мелким» клиентам всегда есть, куда расти, и многие, действительно, растут. А вместе с ними растет и ваш опыт, и ваши обязанности, и ваша зарплата.
И еще один довод в пользу работодателей из мелкого бизнеса: как правило, с ними будущий бухгалтер договаривается напрямую. В то время как в крупной компании, скорее всего, придется проходить многоступенчатый отбор, начиная с HR-службы. И результат далеко не всегда будет положительным.
Лайфхаки по эффективной организации
Чтобы наладить эффективную дистанционную работу, нужно:
Приведем некоторые практические находки (их сейчас модно называть лайфхаки):
Существуют программы, позволяющие работать на одном компьютере, подключившись с другого. В качестве примера можно привести TeamViewer. То есть бухгалтерская программа работодателя может стоять на компьютере работодателя, который стоит в офисе работодателя. А бухгалтер с домашнего компьютера может подключаться к компьютеру работодателя и спокойно в этой программе работать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как правило, в программах удаленного управления есть 2 вида паролей — переменный и статический. Статический пароль не меняется — его целесообразно знать бухгалтеру.
Принцип работы похож на работу через программу удаленного доступа. Только сервер позволяет работать на нем одновременно нескольким пользователям, каждому со своим доступом. Это может быть более удобно. При работе с тем же TeamViewer подключившийся бухгалтер занимает компьютер так же, как если бы он за ним сидел. И если ПК понадобится кому-то другому, то бухгалтеру придется «освободить» рабочее место. Однако установка и обслуживание сервера обойдутся дороже по сравнению с обычным ПК. Здесь и может потребоваться убедить работодателя в преимуществах такого оборудования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Все более распространенными в бухгалтерской среде становятся и облачные технологии. Когда сервер для пользователя виртуальный. Облачные ресурсы могут обойтись дешевле, чем покупка оборудования, но все равно потребуют поддержки ИТ-специалистов.
Как уже отмечалось выше, подавляющее большинство работодателей, предлагающих удаленку, относятся к категории мелких и средних. Это обычно означает, что и документооборот у них не такой уж большой. Поэтому вполне можно организовать работу так, чтобы большая часть первички попадала к бухгалтеру в электронном виде.
С основными поставщиками можно организовать электронный документооборот с помощью оператора ЭДО (через которого сдается отчетность). А ту часть документов, что приходит в бумажном варианте, можно попросить оперативно сканировать и отправлять бухгалтеру, например, по электронной почте. Бухгалтеру понадобится только периодически сверять и наводить порядок в бумажной первичке. Но, как показывает практика, делать это приходится не чаще 2–3 раз в месяц.
При необходимости бухгалтер может и сам готовить и пересылать электронные документы. Например, сидя дома с удаленным подключением, выпускать на принтер в офисе документы из бухгалтерской программы на подпись руководителю.
Хорошее ПО автоматизирует и упрощает очень многие аспекты деятельности бухгалтера. Есть программы, которые подключаются к ККТ и фиксируют пробивку наличной выручки (данные автоматически попадают в программу из кассы). Есть программы, которые не только автоматически приходуют выручку, но и списывают под выручку себестоимость того, что продано. Есть программы, которые взаимодействуют и с ККТ, и с «Клиент-банком»… Удобных вариантов очень много.
Данный вопрос связан со знаниями бухгалтера ПО и с умением убедить работодателя в преимуществах хорошей лицензионной программы с обслуживанием.
Если у работодателя уже есть какая-то программа, то целесообразно начинать работать в ней. А потом уже подкидывать по очереди идеи по усовершенствованию работы.
ВАЖНО! Индивидуальная «настройка» удаленки под себя требует и времени, и определенных усилий. Поначалу, скорее всего, придется и поработать в старой программе (хотя бы для того, чтобы не переносить остатки в середине года), и повозить туда-сюда бумажные документы, и поработать на месте, обучая персонал (например, продавцов или официантов) сканировать и посылать вам документы. Но если поставить цель организовать себе комфортную удаленку, первые результаты появятся уже довольно быстро.
Итоги
Ключевые моменты того, как стать бухгалтером на дому с нуля:
Особенно важен выбор работодателя. Эффективность и удобство сотрудничества для бухгалтера на дому часто напрямую зависят от умения договориться с работодателем по ряду рабочих вопросов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сотрудники-удаленщики не отменяют обязанности работодателя вести учет рабочего времени по всем сотрудникам.
Удаленная бухгалтерия — как выгода для бизнеса
Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.
Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.
Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.
Выгоды…
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
…и риски
Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.
В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.
Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.
Бухгалтерия в облаке
Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.
Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.
Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.
Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.
Аренда или хостинг 1С
Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки.
Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.
В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.
Преимущества хостинга 1С:
Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.
Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.
Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.
Как показывают результаты тестов, 1С на VPS/\VDS — интересное решение, которое может снять головные боли многих компаний. Поэтому стоит обратить внимание на услуги «VPS-сервер с предустановленной 1С». Конечно – принимая во внимание все плюсы и минусы такого решения.
Удаленная бухгалтерия
При этом, для того чтобы расстояние между главным бухгалтером и подчиненными ему сотрудниками никак не отражалось на работе, следует продумать и детально описать схему будущего взаимодействия.
Участки бухгалтерского учета, которые ведут удаленные сотрудники бухгалтерии
Удаленных работников удобно переводить на следующие участки бухгалтерии:
банк (выписки, подготовка платежных документов);
учет основных средств;
расчеты с поставщиками;
Бухгалтеру передают график документооборота, составленный в соответствии с графиком выполнения его работ.
При этом первичные документы могут доставляться с курьером, по почте или по электронным каналам связи.
Критерии оценки удаленные сотрудники бухгалтерии
Основные критерии оценки персонала:
отличное знание действующего законодательства;
умение работать самостоятельно;
способность расставлять приоритеты.
Экономия от использования удаленной бухгалтерии
Использование удаленной бухгалтерии даст компаниям необходимую экономию.
Фирме удастся сократить расходы на арендную плату, на технические и материальные средства.
Прием на работу
Сотрудник удаленной бухгалтерии, поступающий на работу, обязан представить работодателю (ст. 65 ТК РФ):
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Все эти документы надомный работник представляет лично в бумажном виде.
Место работы и рабочее место
Трудовой кодекс обязывает указывать в трудовом договоре место работы.
Место работы может быть уточнено указанием структурного подразделения и его местонахождения и (или) рабочего места.
Надомник работает дома. Поэтому в трудовом договоре на надомную работу следует определить рабочее место надомника как его место жительства.
Компенсации и гарантии
Дистанционные работники бухгалтерии пользуются гарантиями и компенсациями, которые предоставляются трудовым законодательством всем работникам, работающим по трудовому договору:
ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;
дополнительные отпуска и учебные отпуска;
пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Удаленная бухгалтерия
Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы аутсорсинга
Вопросы, рассмотренные в материале:
Среди обывателей существует такое стереотипное представление о бухгалтерском отделе – женский коллектив, масса бумаг, скучная и однообразная работа. Но время вносит свои коррективы и в формы ведения бизнеса. В частности, для малых и средних предприятий уже нет необходимости, да и возможности, содержать целый бухгалтерский отдел. Здесь на помощь приходит удаленная бухгалтерия, которая позволяет решить тот же объем задач, но с меньшими затратами.
Что собой представляет удаленная бухгалтерия
Удаленная бухгалтерия может вестись бухгалтером-фрилансером, аутсорсинговой компанией. То есть специалист (физическое лицо, индивидуальный предприниматель или сотрудник аутсорсинговой фирмы) ведет бухгалтерский и налоговый учет компании, не находясь на ее территории.
Здесь стоит уточнить понятия. Работающий удаленно бухгалтер не является штатным сотрудником, поэтому заказчик по отношению к нему не будет работодателем. Бухгалтер, состоящий в штате компании, даже если работает на дому, все равно подчиняется распоряжениям руководства, подотчетен ему и обязан действовать в соответствии с трудовым законодательством.
Удаленный сотрудник работает с заказчиком по договору на оказание услуг, отношения при этом регулируются гражданским законодательством. Бухгалтер отвечает за свои действия непосредственно перед клиентом.
Задачей бухгалтера, работающего удаленно (при этом, как мы уже говорили, это может быть и физическое лицо, и сотрудник аутсорсинговой компании), является учет всех финансовых операций заказчика, составление отчетов, хотя при этом он не сидит в офисе фирмы клиента.
Чтобы вести подобную деятельность на хорошем уровне, удаленному сотруднику необходимо разбираться в бизнесе клиента лучше него самого. Ведь в круг обязанностей такого специалиста входит консультирование заказчика по вопросам, касающимся документального отражения финансовых операций, исчисления налогов, механизмов движения денежных средств и связанных с этим изменений имущественных и финансовых обязательств.
Наиболее целесообразно поручить удаленному сотруднику следующие виды работ:
Бухгалтер руководствуется графиком документооборота, который составлен на основании потребностей заказчика и объема порученных ему работ.
То есть удаленный бухгалтер нанимается не просто для того, чтобы вносить данные из первичной документации в компьютер и сводить их в отчеты. В его функции входят также следующие обязанности:
Проще говоря, удаленный сотрудник должен:
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Преимущества, недостатки и риски ведения бухгалтерии удаленно
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии, предприятие может существенно сэкономить. В этом случае не приходится тратить собственные средства на следующие направления:
Кроме того, удаленный специалист несет ответственность за качество собственной работы, что обязывает его грамотно составлять отчеты, четко соблюдать сроки их сдачи. Любое неисполнение обязательств чревато для бухгалтера штрафом.
Для клиента, не имеющего своей бухгалтерии, удаленное обслуживание сторонними компаниями имеет также множество преимуществ. Бухгалтерская фирма заинтересована в постоянном повышении профессионализма своих сотрудников, которые всегда в курсе самых последних изменений законодательства, и их хорошая работа привлекает больше клиентов. Поскольку бухучет и финансы — это сфера их непосредственной деятельности, то они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, знают, как с ними вести дела в интересах клиентов.
К недостаткам ведения удаленной бухгалтерии можно отнести пониженный уровень контроля такой деятельности заказчиком. Ему сложно оценить степень загрузки и эффективность работы удаленного сотрудника.
Кроме того, любой руководитель предпочитает, чтобы бухгалтер всегда находился в офисе. А при удаленной работе связаться с бухгалтером можно по телефону или через Интернет. Сотрудничество между клиентом и бухгалтерской компанией строится на основании договора, в котором четко описан весь перечень оказываемых услуг. Но на предприятии могут возникнуть неординарные ситуации, когда руководству понадобится профессиональная консультация, неучтенная договором. Если при наличии собственного бухгалтера всегда можно на него переложить решение проблем, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
Дистанционное ведение бухучета повлечет за собой следующие риски:
Читайте также
Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии
Если руководством принято решение вести удаленную бухгалтерию, то с исполнителем составляется договор в письменном виде. В этом документе необходимо подробно изложить все условия сотрудничества: объем и график работы, критерии, по которым будет оцениваться качество услуг, вознаграждение и порядок его выплаты.
Кроме того, надо предусмотреть положения, касающиеся конфиденциальности информации, обязательства хранения коммерческой тайны, ответственности за ее распространение. Должны быть определены обстоятельства, которые позволяют открыть доступ к документам третьим лицам. Прописываются штрафные санкции за невыполнение договорных условий.
Поскольку учет будет вестись удаленно, то необходимо с самого начала договориться об эффективных схемах документооборота между нанятым специалистом и офисом заказчика.
Можно использовать следующие пути передачи документов бухгалтеру:
Если предполагается удаленная бухгалтерия для ИП или малого предприятия, при небольшом количестве документов наиболее удобен первый путь. Услугами курьера можно воспользоваться в том случае, если документы необходимо доставить срочно. Отправлять бухгалтеру сканы первичных документов по электронной почте очень удобно, этот путь практикуют любые компании, имеющие удаленную бухгалтерию.
Средние по размеру предприятия обычно имеют внутреннюю электронную сеть, которая защищена от несанкционированного пользования, а доступ для сотрудников организован при помощи логинов и паролей. Весь софт и базы хранятся на сервере компании, а доступ к данным можно получить с любого персонального компьютера через Интернет. Такая система позволяет организовать большое количество удаленных рабочих мест.
Если есть задача официально трудоустроить специалиста, который будет вести удаленную бухгалтерию на дому, то в отдел кадров предоставляется:
Важно! Если специалист работает на дому, то это обстоятельство обязательно должно быть прописано в его трудовом договоре.
Штатный сотрудник, ведущий удаленную бухгалтерию на дому, вправе претендовать на все социальные гарантии, которые обеспечены и прочим категориям персонала, — ему выплачиваются больничные, премии, отпускные, пособия.
Если же удаленная бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик освобождается от подобных выплат, он не обязан начислять страховые взносы, обеспечивать прочие социальные гарантии. Кроме того, не надо будет тратиться на подготовку кадров, повышение уровня их квалификации. Специализированная бухгалтерская компания сама заботится об уровне своих сотрудников, подбирая профессионалов для разных направлений работы.
Заказчик, прибегая к услугам аутсорсера, должен только предоставить доступ к первичным документам и своей бухгалтерской программе (чаще всего предприятия пользуются программой 1С). Удаленная бухгалтерия будет вестись специализированной компанией в том объеме, который требуется клиенту. Аутсорсеру можно поручить полный учет либо какой-то участок, например составление отчетов, налоговой декларации или начисление заработной платы и кадровый учет.
Читайте также
Что лучше: удаленный бухгалтер или аутсорсинговая компания
Вести удаленную бухгалтерию может как физическое лицо, так и аутсорсинговая компания. В первом варианте, вроде бы, меньше хлопот для заказчика, но зато второй вариант будет менее рискованным и более надежным, хотя платить специалистам придется примерно одинаково в обоих случаях.
Сравнительные параметры ведения удаленной бухгалтерии частным специалистом и аутсорсинговой компанией приведены в таблице ниже.
Удаленный бухгалтер работает вне пределов офиса заказчика, поэтому при необходимости срочно оформить какие-либо бумаги (счет, акт, платежку и т. п.) руководителю придется делать это самостоятельно.
Штат аутсорсинговой компании большой, поэтому временно отсутствующего специалиста всегда есть кем заменить. Обратиться к бухгалтеру можно в любое время.
Часто ведение бухгалтерии ИП удаленно осуществляется без договора. Особенно эта практика распространена среди новых и сезонных компаний. Следовательно, заказчик не имеет возможности официально предъявить претензии бухгалтеру при выявлении недочетов в его работе.
Аутсорсинговая фирма работает по договору. Кроме того, финансовые риски страхуются. То есть в случае предъявления претензий, взысканий и штрафов урегулирование и выплаты ложатся на аутсорсера.
Штатный бухгалтер обычно в фирме ведет управленческий учет и делопроизводство. Руководитель с ним обсуждает налоговую политику, советуется по выбору системы налогообложения и т. д. Вряд ли все эти вопросы получится возложить на приходящего бухгалтера — помимо сомнения в лояльности, могут возникнуть еще и вопросы к его компетентности.
Штат аутсорсинговой компании укомплектован как универсальными специалистами, так и профессионалами в конкретных областях. То есть такая фирма всегда в состоянии предоставить максимально компетентного сотрудника.
Частный бухгалтер может вести параллельно несколько компаний, при этом у него нет ни желания, ни возможности досконально разбираться в специфике бизнеса каждой. Кроме того, он не станет проявлять инициативу в вопросах оптимизации учета (обычно эта функция возложена на главного бухгалтера). Невозможность сконцентрироваться на задачах конкретной компаний является значительным минусом приходящего бухгалтера, для бизнеса это тоже плохо, потому что фактически отсутствует ключевой заинтересованный специалист.
Вся деятельность специалистов строго регламентирована, каждый из них четко знает свою зону ответственности. Некоторые аутсорсинговые компании предоставляют услуги в смежных направлениях. Например, это могут быть юридические консультации и сопровождение сделок, кадровый учет, оптимизация налогообложения.
Если приходящий бухгалтер где-то серьезно ошибся и понял это, то он может просто оставить работу и не явиться больше к заказчику. В этом случае возникнут огромные проблемы по восстановлению документов и учета.
Для аутсорсинговый компании очень важна собственная репутация, поэтому деятельность ведется максимально ответственно.
Сервис удаленной бухгалтерии сопряжен для заказчика с определенными рисками – операционным, кадровым, репутационным и риском информационной безопасности. Любой предприниматель заинтересован в повышении защищенности своего бизнеса, поэтому следует взвешенно выбирать субъект, которому можно поручить удаленную бухгалтерию. Определенно, наиболее выигрышным в этом плане вариантом представляется заключение договора с аутсорсером, при этом сводятся к минимуму финансовые риски и организационные неудобства.
Как выбрать компетентного удаленного бухгалтера
Руководителю компании или частному предпринимателю следует ответственно подойти к выбору специалиста, которому будет поручено вести удаленную бухгалтерию. Нужно не только проверить его профессиональные знания, но и попросить рекомендации с прежних мест работы, что позволит с большим основанием доверить этому человеку бухучет.
Читайте также
Если вы планируете поручить специалисту бухучет в полном объеме — от оформления первичных документов и ведения регистров до составления баланса, то следует обратить внимание на кандидатов, имеющих опыт работы главбуха или заместителя, такие специалисты хорошо разбираются в тонкостях бухучета. А претендент, занимавший руководящую должность, вряд ли подойдет для такой работы.
Предложите кандидату выполнить тестовое задание. Примеры подобных тестов с ответами можно найти в Интернете, причем вам самому совсем необязательно разбираться в тонкостях бухучета. Тест считается выполненным, если дано более 50 процентов правильных ответов. Претендентов с худшими показателями можно смело отсеивать.
Читайте также
Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения удаленной бухгалтерии
Подыскивая аутсорсинговую компанию, нужно также ориентироваться на рекомендации. Расспросите знакомых бизнесменов, возможно, у кого-то есть опыт подобного сотрудничества. На различных ресурсах в Интернете можно найти достаточно информации об интересующей вас фирме. Серьезная компания всегда заботится о своей репутации и поддерживает на своем сайте и в соцсетях необходимый информационный фон о собственной деятельности.
Такие фирмы внимательны к высказываниям клиентов, обеспечивают достойный уровень сервиса, заинтересованы в конструктивных партнерских отношениях. Все эти позиции не просто декларируются на сайте компании, но и поддерживаются отзывами.
Если аутсорсер страхует собственную деятельность от бухгалтерских ошибок, то это говорит о его серьезном подходе и отсутствии финансовых рисков для клиента. То есть можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы. Даже если это случится, расходы несет аутсорсер.
Следует обратить внимание и на количество клиентов конкретной компании. Если вы обнаружили, что услугами бухгалтерской фирмы пользуется большое количество организаций, то это большой плюс в пользу аутсорсера. Ведь тогда в случае ошибок и непрофессионализма бухгалтерской компании в Интернете было бы очень много негативной информации о ее работе. А если вы такой не обнаружили, значит, можно смело доверить свою бухгалтерию этой фирме.
Оставьте на сайте компании заявку и посмотрите, как быстро на нее последует реакция.
Читайте также
12 вопросов для выбора специалиста по ведению удаленной бухгалтерии
Приведенный ниже перечень вопросов позволит вам определиться, насколько подходит конкретный специалист или компания для ведения вашей удаленной бухгалтерии на постоянной основе.
Существует много программ, позволяющих на хорошем уровне вести бухучет, – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С, удаленная бухгалтерия на ее основе будет оптимальной, потому что не возникнет проблем и при расширении бизнеса, и при смене бухгалтера.
Солидная компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. Просто об этом надо договориться.
Профессиональная бухгалтерская компания не только передаст вам тщательно подготовленную базу, но и поможет установить ее на ваше оборудование и даже освоиться новому бухгалтеру. Причем это будет сделано бесплатно.
Электронной подписью заверяются отчеты в налоговую и прочие контролирующие органы. Солидная аутсорсинговая компания сама позаботится о создании такой подписи и использует ее при составлении отчетов в электронном виде и их передаче через Интернет.
Обычно пользуются специальными приложениями, в которых отражаются задачи к исполнению, документы, поручения. По записям можно увидеть, в каком состоянии находятся конкретные задачи, в том числе составление и сдача отчетов, начисление и уплата налогов.
Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, как можно их уменьшить. Перечисление в бюджет будет произведено только после одобрения директора.
Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, в т. ч. косвенный, НДФЛ, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, алкогольные налоги, акцизы, экология и другие), ПФР, ФСС, ФОМС.
Работая удаленно, аутсорсер имеет возможность видеть поступившие запросы в программе 1С. По каждому факту сразу же информируется заказчик и готовится ответ. С представителями контролирующих органов всегда общается аутсорсер, для этого в отчетах указаны именно его номера телефонов. Таким образом, клиент избавлен от объяснений с контролирующими структурами.
Подготовка первичной документации включается в основные тарифы. Обычно на оформление документа уходит до двух часов. Тариф может предусматривать, например, 200 исходящих документов в течение месяца. Но как быть, если заказчику срочно потребовался документ в нерабочее время? Для этого можно воспользоваться приложением аутсорсера, доступ к которому предоставлен клиенту. В этом случае самостоятельно оформить документ будет просто.
Если же удаленный сервис осуществляется по минимальному тарифу, то заказчик сам составляет первичные документы в приложении аутсорсера.
Законопослушная аутсорсинговая компания отчитывается за свой персонал и возмещает деньги из ФСС.
Подобные услуги относятся к дополнительным, по желанию заказчика они предоставляются в нужном объеме, так как в штате аутсорсера имеются соответствующие специалисты.
Бухгалтерская фирма страхует свои ошибки в учете и отчетности на определенную сумму.
Читайте также
Контроль за работой удаленной бухгалтерии
Нанимая специалиста для ведения бухгалтерии удаленно, первый год придется постоянно контролировать все его действия. Да и в дальнейшем понадобится контроль, хотя и не в таком объеме. Следующие действия позволят подстраховаться и не допустить возникновения больших проблем:
Показателем качества ведения учета будут и результаты проверок со стороны налоговой инспекции. Если они проходят без нареканий, штрафов и пеней (или налоговая вас вообще не беспокоит), значит, учет ведется на хорошем уровне, отчеты предоставляются своевременно.
Если сотрудник, ведущий удаленную бухгалтерию, докладывает вам о том, что на его участке имеются проблемы — неверно оформляется первичная документация, поставщик вовремя не передал бумаги, годовая выручка вот-вот достигнет установленного лимита по «упрощенке», — то это означает, что с вами сотрудничает профессионал, которому можно доверять.
Информация от бухгалтера и ваш личный контроль позволят вам быть всегда в курсе текущих дел.
Как в учете отразить затраты на удаленную бухгалтерию
Поскольку удаленная бухгалтерия предполагает расходы на оплату труда специалистов, то важно правильно их отразить в учете. Работа может выполняться надомном бухгалтером по трудовому договору или аутсорсинговой компанией. Расходы при этом относятся к разным категориям. Затраты на услуги специализированной организации относятся к управленческим и учитываются на счете 26, после чего списываются на счета 20, 23 или 29. Можно и сразу провести эти расходы по дебету счета 90. Выбранный метод учета затрат на удаленную бухгалтерию должен быть прописан в учетной политике.
Расходы на оплату услуг по бухгалтерскому сопровождению силами аутсорсинговой компании отражаются следующими проводками:
Если же удаленная бухгалтерия ведется специалистом по трудовому договору, то ему выплачивается заработная плата. Следовательно, необходимо начислить и удержать все причитающиеся налоги: НДФЛ, страховые взносы. Бухгалтерские проводки в этом случае будут такими же, как и для начисления зарплаты управленческим сотрудникам:
Сумма удержания НДФЛ проводится по дебету счета 70 и кредиту счета 68, страховые взносы к уплате записываются проводкой Д26 – К69.