Что такое цифровизация документов
Чего ждет рынок от цифровизации документов в 2022 году
Для эффективного взаимодействия работников компании как офлайн, так и онлайн нужны быстрые, понятные и удобные цифровые решения.
Несколько лет назад тренды цифровизации документооборота были ориентированы на хаотичную модернизацию систем, обслуживать и масштабировать которые становилось все труднее. Теперь компаниям нужны решения, способные настраиваться без программирования, выдерживать темпы развития бизнеса и отвечать новым запросам. Такие системы должны обладать высоким быстродействием во всех режимах и интуитивно понятным интерфейсом.
«Цифровые решения для электронного документооборота, которые отвечают этим требованиям, наиболее востребованы, – комментирует Product Owner АТАЧ Дина Бахарева. – Их интерфейсы схожи с интерфейсами наиболее популярных цифровых продуктов и содержат только необходимые функции для решения конкретных задач. Поэтому пользователь сразу понимает, как использовать такую систему и не нуждается в обучении».
Наибольшую популярность в 2022 году, по мнению экспертов АТАЧ, приобретут решения с микросервисной архитектурой. В отличие от жестких монолитных систем, их легко использовать и внедрять. За счет Low Code компания собственными силами сопровождает решение, что гарантирует низкую стоимость поддержки и позволяет самостоятельно настраивать бизнес-процессы и связи между ними. А такие функции как открытое API обеспечивают бесшовную интеграцию со смежными системами. В результате пользователь имеет возможность производить необходимые действия с документами в одном окне.
Подробнее об трендах о цифровизации документооборота эксперт расскажет 25 ноября на конференции CNews «Рынок ЭДО: итоги 2021 года». Зарегистрироваться на конференцию вы можете по ссылке.
Цифровая трансформация началась: избавляемся от бумажных документов
Переход к электронным документам и данным – основа цифровой трансформации бизнеса и власти, обеспечения взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики. Что при этом делать с огромными бумажными массивами? Попытаемся разобраться.
Перед государством и бизнесом стоит задача – наполнить реестры и информационные системы необходимыми сведениями, данными, информацией, чтобы автоматизировать, ускорить, упростить взаимодействие, внедрить аналитику и прогнозирование, параллельно исключая из этих процессов человеческий труд и человеческий фактор. Большинство новых данных и документов, от одного реквизита в СЭД или ERP до миллионов транзакций или потока сведений со счетчиков ЖКХ, формируются уже в цифровом виде. Все старые документы и данные расположены на бумаге и стоят в очереди на оцифровку.
Проведенный CNews совместно с корпорацией ЭЛАР анализ государственных и коммерческих закупок показывает, что за 2016-2017 гг. госведомствами и организациями было заключено 445 контрактов в сфере оцифровки документов на общую сумму ₽4 235,8 млн. Наиболее востребованными направлениями являются оцифровка дел по основной деятельности органов государственной власти для наполнения ведомственных информационных систем и реестров; оцифровка технических архивов промышленных предприятий, ТЭК и оборонного комплекса для документационного сопровождения производства, сохранения и реинкарнации разработок; оцифровка описей и фондов государственных и муниципальных архивов, включая национальные проекты, а также создание цифровых коллекций библиотек и музеев с целью внедрения современных форматов деятельности.
Кажущаяся простота оцифровки
Бумажный архив сегодня выглядит по-разному. Это может быть и огромное помещение, до самого потолка заполненное стеллажами с пыльными делами, и идеально ровные ряды папок в новых кабинетных шкафах. Оцифровать все это – значит подобрать технологии сканирования и индексирования (ретроконверсии, извлечения информации), которые будут учитывать состояние документов и позволят добиться максимально высокого результата. В то время как начальные и конечные условия процесса оцифровки хорошо известны, все, что находится между ними, требует внимательного, квалифицированного расчета.
Технология оцифровки: что надо учесть
Источник: ЭЛАР, 2018
Понятно, что такой расчет может выполнить только человек, разбирающийся в технологиях оцифровки именно ваших документов, будь то архивные дела, техническая, финансовая или любая другая документация. Поэтому любой проект оцифровки начинается с очного обследования фондов экспертом, который оценивает их состояние, формирует список необходимых работ и оборудования.
Такое обследование обычно проводится бесплатно. На основании этих рекомендаций экспертная комиссия готовит несколько вариантов выполнения работ, рассчитывает их временные и финансовые параметры, определяет оптимальный. Эта позволяет в дальнейшем выполнять работы без срыва сроков и изменения бюджета.
Сканирование: нужны ресурсы
Первый производственный этап оцифровки – сканирование, которое позволяет создать качественные электронные копии, в том числе для последующего индексирования. Сканирование может быть организовано как по месту нахождения документов, так и в специализированном центре компании-исполнителя. Во втором случае в целях безопасности разумно требовать, чтобы транспортировка осуществлялась самим исполнителем или спецсвязью, без привлечения третьих сторон.
При наличии у исполнителя необходимого количества сканеров и операторов, сканирование – оперативная услуга. На рынке уже укоренилось понятие «быстрый старт», когда масштабные проекты оцифровки запускаются в течение нескольких дней в любой точке России.
Особое внимание в ходе выполнения проекта оцифровки уделяется сканерам. Если документы ветхие, поврежденные, сшитые, с уходящим в корешок текстом и другими особенностями, они должны сканироваться на специальных устройствах. Компромиссов быть не может – ненадлежащее оборудование попросту нанесет ущерб бумажным оригиналам. Например, применение планшетных сканеров вместо профессиональных планетарных для книг и сшитых дел недопустимо.
Многие документы требуют дополнительного внимания – расшивки и сшивки, реставрации, подкладки непрозрачного фона, упаковки в защитные конверты перед сканированием. У компаний, придерживающихся высоких производственных стандартов, эти работы не только обязательно включены в перечень услуг, но и часто входят в стоимость.
А как же безопасность?
При оцифровке документов неизбежно встает вопрос об обеспечении их сохранности и безопасности. Огромную роль в этом процессе играет автоматизация – наличие у исполнителя работ учетной системы, которая позволяет провести документы по технологическим этапам без нарушения комплектности и риска утери. В крупных компаниях такие управляющие системы имеют огромный набор функций – RFID-учет перемещения документов, распределение и прогнозирование потребности в ресурсах, механизмы программного и выборочного ручного контроля качества.
Но что делать, если документы конфиденциальные? Во-первых, появилась интересная технология, при которой отсканированный образ разрезается на мелкие фрагменты с нужными сведениями (фамилии, суммы, даты и пр.), причем эта операция проводится по месту нахождения документов. Полученные таким образом данные передаются на индексирование в обезличенном виде – целые документы не покидают территорию собственника и не доступны ни одному сотруднику исполнителя.
Например, такая технология в 2016 и 2017 гг. была применена для перевода в электронный вид юридических дел ключевых клиентов двух банков из Топ-20, а также при наполнении электронного архива Администрации Президента РФ.
Данные извлечь!
Созданием просто электронных образов довольствуются только организации сферы культуры, которым необходимо перевести в электронный вид картины, плакаты, афиши. Документы же ценны содержащейся в них информацией. И эту информацию нужно извлечь для того, чтобы загрузить в соответствующую базу данных или сделать возможным поиск документа среди тысяч других.
Если речь идет о современных документах, то большая часть их индексирования осуществляется программным путем, ручной труд используется только для контроля качества. Рукописные и слабочитаемые тексты, с которыми программы справиться не могут, индексируются в основном вручную. Но и здесь интеллектуальные алгоритмы упрощают и удешевляют работу, помогая автоматически классифицировать документы по типам.
При организации процесса индексирования огромную роль играют имеющиеся у подрядчика ресурсы. Количество данных обычно значительно превышает число электронных образов и исчисляется миллионами записей. Чтобы проиндексировать такой объем в разумные сроки нужны развитые программные средства и сотни операторов – если не для ввода текста, то для проверки работы программ.
Важнейшую роль в этом и других проектах по подготовке эталонных данных или мастер-данных для государства и бизнеса имеет опыт и квалификация операторов, их специализация на особых типах документов, разработка четких правил индексирования сложных массивов. Привлечение необученных сотрудников приводит к большому количеству ошибок.
Вообще, в процессе индексирования качество играет важнейшую роль, так как любое недостоверное сведение – это, как минимум, не найденный вовремя документ, как максимум – неверный социальный или финансовый статус человека или объекта. Стандартом для рынка оцифровки стал показатель качества >99,8%. Однако, как показывают результаты выполнения некоторых госконтрактов, это условие часто не соблюдается даже в небольших заказах, и договоры разрываются заказчиками. Происходит это из-за отсутствия у исполнителей систем контроля качества.
Развитая система контроля качества должна, как минимум, включать в себя мультиввод (результат распознавания считается окончательным только когда он совпадает у нескольких источников), сверку данных со справочниками (например, таблицами контрагентов или ЕГРЮЛ), нормирование (приведение адресов, ФИО и других данных к заданным стандартам написания, так как любое взаимодействие систем требует, чтобы данные в них были идентичны), программный контроль наличия нестандартных символов и значений, выборочные проверки и т.д.
Таким образом, если необходимо оцифровать большой объем данных, разумно выбирать проверенную компанию с подтвержденным опытом выполнения схожих проектов без срыва сроков и стандартов качества. Оценку исполнителей можно провести на основании открытой информации о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В этом случае можно рассчитывать на получение полных и достоверных данных, а также подготовленного ресурса электронных документов – в нужном формате, с геопривязкой и гиперссылками по тексту.
И, конечно, требуйте гарантии! Компании, уверенные в своих технологиях, дают ее без проблем. А вы, как собственник документов и заказчик работ, получите нужный результат – электронные ресурсы быстрого доступа для повышения эффективности профильных производственных и бизнес-функций; массив электронный копий с поиском для совместной работы и передачи по каналам взаимодействия; чистые и достоверные данные для внесения в мастер-систему или государственный реестр.
В конечном счете, только переход всех участников цифровой трансформации на электронные документы и данные позволит построить цифровую экономику и наладить эффективное взаимодействие государства, бизнеса и общества.
Цифровой документооборот: как достичь эффективности?
Ряд вопросов ЮЗЭД не до конца урегулирован в законодательстве. Но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета, в сфере госзакупок и др.
Термин «юридически значимый электронный документооборот» (ЮЗЭД) прочно занял место обязательного элемента любой информационной системы, особенно в сфере управления общественными финансами. Однако в большинстве проектов электронный обмен охватывает только отдельный перечень документов, которые очень часто дублируются бумажными копиями, например, для обеспечения их долговременной сохранности.
Ряд вопросов ЮЗЭД не до конца урегулирован в законодательстве. Но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета, в сфере государственных закупок, при обеспечении ведения реестра имущества и в других сферах государственного управления. О новых разработках компании «Кейсистемс-Безопасность» рассказывает генеральный директор Сергей Николаевич Сергеев.
Есть целый ряд эффектов, упомянутых в этой статье, которые нельзя получить только за счет правильной организации электронного документооборота. Традиционно ЮЗЭД считается правильным, когда применяется безбумажная форма передачи документов, обеспечивается их юридическая значимость и декларируется однократность ввода документов.
К сожалению, на поверку часто оказывается, что однократность ввода обеспечивается только в рамках одной конкретной информационной системы, а «электронный документ» вовсе не электронный, а только лишь скан-копия бумажного документа. Или, наоборот, получив изначально электронный документ (например, госконтракт), его печатают и даже зачем-то повторно подписывают на бумаге.
Цифровой документооборот — это термин, который применен в данной статье, чтобы отразить суть обмена электронными документами с соблюдением требований, отраженных в национальной программе «Цифровая экономика». Важнейший из признаков цифровизации в указанной нацпрограмме — это создание единой цифровой среды доверия между всеми юридическими лицами, где единожды созданный электронный документ передается в машиночитаемом виде и уже никогда (я подчеркиваю, вообще никогда) не должен обрабатываться вручную.
Цифровой документооборот: жизненный цикл
Итак, в отличие от традиционной формы ЮЗЭД при цифровой форме взаимодействия юридически значимый электронный документооборот и однократность ввода документа обеспечиваются между любыми двумя (и более) контрагентами с применением электронной подписи, базирующимися на единых инфраструктурных, технологических и методологических решениях.
По нашему мнению, жизненный цикл документа при цифровом документообороте должен обеспечиваться с учетом следующих основных требований:
● с момента появления электронного документа он имеет машиночитаемую форму и вносится в информационные системы автоматически;
● движение документа и факт его передачи фиксируются в метаданных и усиливаются меткой времени;
● соблюдаются строгие требования по криптографической защите и подтверждению полномочий подписывающих лиц;
● обеспечена возможность архивного хранения электронных документов органов государственной власти, завершенных делопроизводством, с сохранением их юридической силы;
● документ может быть передан по запросу в форме, пригодной для контрольного органа, суда и т. п.
Вышеуказанные требования должны обеспечиваться за счет организационных мероприятий с применением специальных технических средств цифрового обмена документами. В любом случае важнейшим вопросом остается юридическая значимость документов, которую необходимо рассматривать в более широком контексте, чем просто наличие или отсутствие функции подписания документа в конкретно взятой информационной системе. В частности, отдельные вопросы и возможные пути их решения отражены в таблице.
Таблица. Отдельные вопросы применения электронных документов и возможные решения
Юридическая сила при создании и краткосрочном хранении электронных документов
В самом общем случае можно обеспечить юридическую силу электронного документа, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Придание юридической силы может быть реализовано с использованием иных технологий создания простых электронных подписей. Такой вариант может оказаться эффективнее, но потребуется применение дополнительных соглашений и регламентов.
И в том и в другом случае юридическая сила будет обеспечена в течение действия сертификатов электронной подписи. Как правило, это один год.
Юридическая сила при долгосрочном хранении электронных документов
Для обеспечения юридической силы документов при долговременном хранении, кроме доверия к первичному электронному документу, необходимо создать и поддерживать непрерывную цепочку доверенных хранителей и добавлять штампы времени.
При принятии на хранение результат проверки действительности электронной подписи на момент подписания и метка времени заверяются технологической подписью архива-хранителя. Срок действия электронной подписи архива также закончится, но до этого момента документ и результат предыдущей проверки будут переданы новому хранителю — произойдет контроль предыдущей технологической подписи архива, и результат проверки с новой временной меткой подписывается следующей технологической подписью архива.
Такой подход оформлен в виде усовершенствованной квалифицированной электронной подписи.
При долговременном хранении (более десяти лет) необходимо также принимать меры, связанные с устареванием технологий (миграция/конвертирование, консервация технологий, эмуляция, инкапсуляция).
Доверие к полномочиям подписанта
Успешная проверка электронной подписи отвечает на вопрос: подписан ли документ действующей электронной подписью, принадлежащей определенному лицу? Появляется необходимость ответить на вопрос: имел ли право данный человек подписывать документ? Необходимо управлять структурой полномочий участников цифрового обмена.
Управление средствами электронной подписи
Когда мы говорим о применении квалифицированной электронной подписи в информационных системах регионального масштаба — это тысячи и десятки тысяч сертификатов, криптопровайдеров и токенов, для получения которых требуется очное взаимодействие с представителями удостоверяющих центров. Выстраивание эффективного процесса взаимодействия всех участников — важная задача, которая чаще всего не рассматривается при разработке и реализации даже масштабных проектов.
Модуль цифрового документооборота
Вышеописанная задача была детально рассмотрена аналитиками компании «Кейсистемс-Безопасность», а результаты работы сегодня доступны в виде специализированного продукта под названием «Модуль цифрового документооборота». Продукт сформирован как универсальный набор сервисных компонентов (рисунок), базирующихся на единых инфраструктурных, технологических и методологических наработках.
Рисунок. Основные задачи перехода к цифровому обмену и хранению документов
Рассмотрим конкретные примеры применения. В сфере государственных закупок внедрение цифрового обмена документами позволит получить достоверную (подтвержденную криптографическими методами) информацию о времени получения от исполнителя актов выполненных работ, а также о времени их рассмотрения государственным заказчиком. Указанные акты или иные закрывающие документы можно получить в машиночитаемом виде, автоматически загружая в региональную систему закупок, например, «WEB-торги». Таким образом, появляется возможность отследить соблюдение сроков сдачи работ и своевременность их приемки заказчиком на их соответствие требованиям Закона № 44 ФЗ.
При организации централизованных бухгалтерий (единых центров бухгалтерского обслуживания) внедрение цифрового обмена документами позволит полностью исключить ручной ввод целого ряда документов, поступающих в бухгалтерию от контрагентов и различных подразделений крупных учреждений. Фиксация времени поступления первичных документов позволит строго отслеживать график документооборота, контролировать сроки отражения операций и др. Все это существенно повысит качество учета, эффективность внутреннего контроля и достоверность отчетности.
Заключение
Очевидно, что необходимость перехода на цифровой документооборот будет только возрастать в ближайшие годы, так как, во-первых, это важнейшая часть цифровой экономики, а во-вторых, такой подход обеспечит значительный прорыв в повышении скорости и эффективности процессов во всех сферах государственного управления. Вместе с тем стоит отметить, что все технологические и методологические возможности для реализации подобных проектов в российских регионах уже имеются.
Как организовать электронную систему хранения документов
Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.
В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.
Как оцифровать документы
Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.
1. Подготовка документов к оцифровке
Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:
Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.
2. Проведение оцифровки документов
Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.
Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.
Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.
3. Верификация изображений и создание электронных документов
Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.
Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.
Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:
Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.
Как систематизировать электронную документацию
Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.
На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).
Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.
«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.
Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.
Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.
Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.
Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.