что такое тайм менеджмент и для чего он нужен

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия

— это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.

Главное предназначение современного — помогать людям достигать целей и управлять своей жизнью. Именно поэтому в наши дни не ограничивается только планированием и учетом времени, а рассматривает почти все вопросы, связанные с личной эффективности. Вот лишь некоторые из них:

Чтобы решать эти задачи, активно заимствует знания из математики, философии, экономики, социологии, кибернетики, психологии и множества других современных дисциплин.

Само слово (time management) переводится с английского как «управление временем». Термин не совсем точный, поскольку самим временем управлять невозможно: все что может человек — это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня многие предпочитают употреблять более подходящие по смыслу выражения (управление собой) и (управление жизнью).

Различают два крупных направления современного тайм-менеджмента: личный (индивидуальный) и корпоративный (организационный).

Корпоративный тайм-менеджмент направлен на благо некой организации и чаще всего внедряется по инициативе ее руководства. Личный тайм-менеджмент — это те методы, которые человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Именно этому направлению и посвящен наш сайт.

Зачем человеку нужен

— это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него важно, а значит и жить полноценной жизнью.

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью можно. И — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Основы

Рассмотрим каждую из этих групп немного подробнее.

Принципы

В нет совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.

1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).

3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.

5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.

7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.

8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.

9. Борьба с хронофагами. Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.

10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости. Рекомендуется во время работы максимально «отгораживаться» от внешнего мира: отключать ненужные уведомления, переводить телефон в беззвучный режим, избегать излишне общительных коллег

11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.

12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.

13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.

15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Такая обратная связь помогает непрерывно совершенствовать свою систему и добиваться в этой жизни большего.

16. Саморазвитие. Главный инструмент — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.

Популярные приемы и техники

Современный включает в себя тысячи приемов и техник. Они затрагивают почти все аспекты личной эффективности: от планирования повседневных задач, до решения философских проблем (например, поиска своего предназначения). Ниже мы перечислим лишь те из них, которые используются сегодня чаще всего.

2. Расписание. Это почти тот же список дел, с той лишь разницей, что все дела в нем выполняются в определенное время. Расписание помогает более рационально распределять свои силы, избавляет от спешки и нерешительности.

3. Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает выявлять приоритетные задачи (то есть те, которые нужно выполнять в первую очередь). Для этого предстоящие задачи сортируют по важности и срочности с помощью вот такой таблички:

4. Техника SMART. Эта техника позволяет сделать цели (или задачи) максимально конкретными, что облегчает их планирование и достижение. Суть ее в том, чтобы привести каждую цель в соответствие со следующими критериями:

Вот как это выглядит на практике:

5. Метод лягушки. «Лягушками» в называются различные неприятные задачи, а «метод лягушки» заключается в том, чтобы выполнять такие задачи в первую очередь. Например:

6. Метод слона. «Слоны» — это крупные дела, к которым страшно подступиться. Чтобы сдвинуть такие дела с места, рекомендуется делить их на отдельные маленькие подзадачи («бифштексы») и планомерно их выполнять.

7. Метод швейцарского сыра. Эта техника помогает преодолевать внутреннее сопротивление и справляться со сложными, неприятными или непонятными задачами. Суть ее в том, чтобы выполнять задачу произвольными частями, выбирая в первую очередь те этапы работы, которые не вызывают отторжения. Если сравнивать нашу задачу с сыром, мы словно «выедаем» в ней все новые и новые дырочки, пока она не будет полностью выполнена.

8. Техника Pomodoro. Ее суть заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Обычно это происходит так:

Перечисленные техники достаточно универсальны и могут использоваться кем угодно и при любых обстоятельствах. В то же время в очень много и более специфических техник: для работы с электронной почтой, для борьбы с отвлечениями, для организации работы руководителя

Инструменты

Инструменты — это различные предметы и приспособления, которые делают «управление временем» более удобным. Условно их можно разделить на две группы: основные, которыми люди пользуются постоянно, и вспомогательные, которыми пользуются лишь по мере необходимости.

К основным относятся следующие инструменты:

Пример «тайм-менеджмента на бумаге»

Главный недостаток бумаги и карандаша — это отсутствие интерактивности и автоматизации. Например, человеку приходится самому следить за своевременным выполнением дел в своем списке и каждый раз заново записывать все повторяющиеся задачи.

Разворот ежедневника

В наше время бумажные органайзеры массово вытесняются электронными. Однако некоторые из них пользуются популярностью (например, ежедневники Доминика Спенста, Игоря Манна, Глеба Архангельского ).

Список дел в программе-органайзере

Электронные органайзеры существенно облегчают планирование. Они, как правило, умеют фильтровать и группировать задачи, умеют автоматически планировать повторяющиеся дела и напоминать о предстоящих событиях.

К вспомогательным можно отнести следующие инструменты :

Заметим, что вопреки популярному заблуждению, использование того или иного инструмента еще не гарантирует высокой продуктивности. Инструменты обеспечивают лишь удобство, но эффективность самого зависит от множества других факторов: правильно подобранных техник, самодисциплины или, например, личных качеств человека.

Краткая история

Однако сам (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа:

Рассмотри эти этапы по порядку.

Донаучный период

Потребность в повышении личной эффективности у человека была всегда, и вполне вероятно, что на эту тему он начал размышлять еще в первобытную эпоху. Другое дело, что подобные размышления могли быть зафиксированы лишь после появления письменности.

Одним из первых считается письмо римского философа Сенеки прокуратору Луцилию. В нем Сенека делится своими мыслями о важности правильного использования времени, и эти мысли остаются актуальными до сих пор.

Отрывок из письма Сенеки

Размышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон ).

Однако самым известным теоретиком донаучного периода можно по праву называть американского политика и ученого Бенджамина Франклина.

Бенджамин Франклин (1706 — 1790)

Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня.

Особенности донаучного периода:

Тейлоризм ( — )

С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора — родоначальника научной организации труда.

Фредерик Уинслоу Тейлор (1856 — 1915)

Суть тейлоризма заключалась в предельно рациональном подходе к человеческой деятельности. Чтобы повысить эффективность какой-либо работы, ее следовало проанализировать, систематизировать и найти наилучший способ ее выполнения. Для этого применялись такие сугубо технические методы, как хронометраж, карты рабочих операций, внедрение стандартов

Известные представители: Фредерик Тейлор, Генри Лоуренс Гантт, Генри Форд, Алексей Гастев, Платон Керженцев.

Классический ( — )

По мере развития технологий все сильнее становилась потребность в повышении производительности умственного труда (в первую очередь это касалось работы менеджеров различного уровня). С этой задачей методы тейлоризма уже не справлялись, поскольку производительность умственного труда сложно повысить без активного участия самого человека.

Известные представители: Джеймс Т. Маккей, Клаус Мёллер, Лотар Зайверт, Алан Лакейн.

Современный ( — наши дни)

Мир становился все сложнее, а темп жизни ускорялся. Поменялось и отношение к человеку: он воспринимался уже не как «винтик в производстве», а как независимая личность со своими потребностями и желаниями.

Известные представители: Стивен Кови, Дэвид Аллен, Роберт Диттмер, Глеб Архангельский.

Системы

При этом техники классического популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.

Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:

Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).

«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).

В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени ( эпохи и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.

Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.

Источник

Для чего нужен тайм-менеджмент и можно ли обойтись без него

На самом деле, есть по крайней мере четыре веских причины научиться «управлению временем». Рассмотрим их по порядку.

Причина 1. Больше успевать

Сегодня на человека обрушиваются тысячи дел. Ему регулярно подкидывают работу начальники, клиенты, коллеги, чиновники и домочадцы. Ему приходится «воевать» с и жизненными обстоятельствами. У него есть собственные потребности, которым тоже нужно уделять время.

Неудивительно, что многие просто тонут в этих делах, так и не успевая толком ничего сделать. За этими людьми незримо тянется череда не сданных вовремя отчетов, недоделанных ремонтов, заброшенных тренировок и нарушенных обещаний. Как следствие, их постоянно преследуют стрессы и хроническая усталость.

— Ах, если бы только в сутках было больше времени! — говорят они.

Однако причина этих бед часто не в отсутствии времени, а в том, что люди не умеют правильно его использовать. Они не умеют ставить перед собой цели и задачи и предпочитают действовать «по обстоятельствам». Они не умеют отделять важное от неважного и тратят драгоценные минуты на пустяки. Не умеют бороться с отвлечениями и грамотно выстраивать свою работу.

Причина 2. Находить время для важных дел

В наши дни многие ощущают хроническую нехватку времени. И тот поток дел, о котором мы писали выше — это лишь часть проблемы. Телевидение, интернет, мобильные телефоны, назойливая реклама и навязчивые коммерсанты — все они тоже воруют у нас драгоценные минуты. В результате современный человек тратит свою жизнь на что угодно, но только не на себя.

Такой дефицит времени нередко имеет весьма печальные последствия. Это родители, которые с утра до вечера проводят на работе и не могут выделить время на своих детей. Это несостоявшиеся писатели, которые не способны найти хотя бы один час в день для своей книги. Это спортсмены, которым некогда заниматься спортом, и меломаны, которые годами не посещают концертов. Часто людям не хватает времени ни на здоровье, ни на духовный рост, ни даже на личную жизнь.

дает человеку возможность организовывать свое время так, чтобы важные дела не оказались забыты. Он помогает быстрее справляться с рутиной и говорить «нет» ненужной работе, помнить о своих настоящих целях и не тратить жизнь на чужие интересы.

Причина 3. Достигать целей

Многие наши современники — это ходящие кладбища несбывшихся надежд. мечтает о своем доме, но годами живет в тесной малосемейке. мечтает стать программистом, но целыми днями перекладывает бумажки в государственной конторе. мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не смог выбраться за пределы своей области.

Часто люди просто не знают, что делать со своими мечтами. Придавленные работой и бытом, они постепенно перестают замечать те возможности, которые их окружают. Они уже не верят в себя: им начинает казаться, что только чудо может сделать их мечты реальностью.

Вместо грез о несбывшемся, предлагает людям понятный и реалистичный план по достижению целей. Да, это будет не чудо, свалившееся с неба, а работа, которая потребует усилий и упорства. Но именно такая работа и позволяет творить настоящие чудеса.

Причина 4. Управлять своей жизнью

Одно из самых неприятных чувств — это чувство, что от тебя ничего не зависит. Но именно с этим чувством и живут сегодня многие люди. Они словно дрейфуют по течению: утренняя маршрутка, работа, вечерняя маршрутка, социальные сети, воскресные телепередачи, кредиты, ипотека… Они пассивно созерцают то, что с ними происходит, но не в состоянии ничего изменить. Им кажется, что у них просто нет другого выбора.

Однако это не так. И главная идея заключается в том, что свою жизнь можно и нужно планировать. Человек способен сам выбрать, где ему жить, с кем общаться и где работать, на что тратить свое время и в каком направлении развиваться. нужен людям для того, чтобы встать с пассажирского кресла и начать самостоятельно управлять своей судьбой.

Сразу оговоримся: совсем уж без люди не обходятся. Они всегда, так или иначе, используют его элементы.

Например, человек всегда мысленно прикидывает, чем он займется сегодня и что он будет делать прямо сейчас. Он пытается придерживаться распорядка дня, пусть даже непостоянного или нерационального. Он пытается понять, что для него важно, а что не очень, и обычно способен сформулировать свои ближайшие цели.

Именно такой «спонтанный » использовался человечеством на протяжении долгих веков. С ним вполне можно жить и даже добиваться. Другое дело, что он никогда не сможет дать того, что дает полноценное «управление временем».

Ведь современный — это уже не просто набор случайных рецептов. Это целая наука, впитавшая в себя элементы психологии, экономики, математики и других дисциплин. Сегодня он предлагает человеку готовые решения почти на все случаи жизни: от учебы в школе, до руководства крупными компаниями.

Если у него нет ни возможности, ни смысла планировать свое время. Иногда бывает так, что любые планы и цели внезапно теряют всякое значение. Например, тяжелая болезнь, сильное горе и другие ситуации, в которых рушится вся жизнь.

Если его все устраивает. Некоторым людям не нужно никуда стремиться, менять, планировать и упорядочивать. и без того вполне успешен и удовлетворен своей судьбой (скажем, потомственный рантье). нравится тот образ жизни, который он ведет. живет в гармонии с собой и не видит смысла стремиться к большему. Все это личный выбор человека.

Если у него нет крупных целей. Если амбиции не простираются дальше урожая на даче, воскресных шашлыков и ремонты любимой машины, то спонтанного планирования будет вполне достаточно.

Во всех остальных случаях все же стоит задуматься об использовании или хотя бы отдельных его элементов.

Источник

Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем

Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.

Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.

Содержание

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.

Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.

Тайм-менеджмент для работы в команде

Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.

Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.

Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей

Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.

Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.

Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития

Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.

Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

Восемь популярных техник тайм-менеджмента

Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.

Канбан

Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.

Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.

Пример канбан-доски, сделанной в Trello

Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.

Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.

Пример матрицы Эйзенхауера

В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:

Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.

Помидорная техника

Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.

Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике

Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.

Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.

Техника Flowtime

Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.

Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.

Пример отслеживания временных затрат в Toggle

Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.

Таймбоксинг

Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.

Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.

Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга

Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.

Таймблокинг

В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.

С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.

Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник

Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.

Техника Bullet journal

Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.

Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.

Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.

Съешь лягушку

Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.

Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».

Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.

Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.

Сервисы для тайм-менеджмента

Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.

Сервисы для управления задачами

Пример карточек в Trello

Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.

Пример канбан-системы в Asana

Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.

Канбан-доска, созданная в Jira

Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.

Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask

Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.

Канбан-доска в сервисе Hygger

Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.

Сервисы для учета задач

Список задач в приложении Any.do

Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.

Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist

Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.

Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах

В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.

Сервис для составления списков и хранения информации Notion

Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.

Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.

Сервисы для трекинга времени

Трекинг времени в приложении TMetric

Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.

Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.

Приложение для подсчета временных затрат Toggl

Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.

Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.

Тайм-трекинговый сервис Harvest

Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.

Сервисы для фокусировки внимания

Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.

Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.

Помидорковый таймер

Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.

Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.

FocusFox

Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.

Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.

Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.

Источник