что такое свойство документа
Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.
Свойства документа:
2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.
3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.
Признаки документа:
1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.
3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.
4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.
Функции документов можно условно разделить на три блока:
1) информационные функции:
– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;
– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.
– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.
– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).
2) функции, обеспечивающие процесс управления:
– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).
– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.
3) функции, носящие культурно-исторический характер:
– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.
– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.
— кино-, фото- и фонодокументирование.
Классификация документов
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Что такое свойство документа
рПОСФЙЕ «ДПЛХНЕОФ» СЧМСЕФУС ГЕОФТБМШОЩН, ЖХОДБНЕОФБМШОЩН Ч РПОСФЙКОПК УЙУФЕНЕ ДПЛХНЕОФПЧЕДЕОЙС. пОП ПФТБЦБЕФ РТЙЪОБЛЙ ТЕБМШОП УХЭЕУФЧХАЭЙИ РТЕДНЕФПЧ, УМХЦБЭЙИ ПВЯЕЛФБНЙ РТБЛФЙЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ РП УПЪДБОЙА, УВПТХ, БОБМЙФЙЛП-УЙОФЕФЙЮЕУЛПК ПВТБВПФЛЕ, ИТБОЕОЙА, РПЙУЛХ, ТБУРТПУФТБОЕОЙА Й ЙУРПМШЪПЧБОЙА ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЙ Ч ПВЭЕУФЧЕ.
ьФП РПОСФЙЕ ЫЙТПЛП ЙУРПМШЪХЕФУС ЧП ЧУЕИ УЖЕТБИ ПВЭЕУФЧЕООПК ДЕСФЕМШОПУФЙ. рПЮФЙ Ч ЛБЦДПК ПФТБУМЙ ЪОБОЙС ЙНЕЕФУС ПДОБ ЙМЙ ОЕУЛПМШЛП ЧЕТУЙК ЕЗП РПОЙНБОЙС Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ УП УРЕГЙЖЙЛПК ФЕИ ПВЯЕЛФПЧ, ЛПФПТЩН РТЙДБЕФУС УФБФХУ ДПЛХНЕОФПЧ. дПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ПВЯЕЛФПН ЙУУМЕДПЧБОЙС НОПЗЙИ ОБХЮОЩИ ДЙУГЙРМЙО. рПЬФПНХ УПДЕТЦБОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» НОПЗПЪОБЮОП Й ЪБЧЙУЙФ ПФ ФПЗП, Ч ЛБЛПК ПФТБУМЙ Й ДМС ЛБЛЙИ ГЕМЕК ПО ЙУРПМШЪХЕФУС.
оБ НЕЦДХОБТПДОПН ХТПЧОЕ ОБЙВПМЕЕ ПВЭЙН РТЙЪОБОП ПРТЕДЕМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФБ ЛБЛ ЪБРЙУБООПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ЛПФПТБС НПЦЕФ ВЩФШ ЙУРПМШЪПЧБОБ ЛБЛ ЕДЙОЙГБ Ч ДПЛХНЕОФБГЙПООПН РТПГЕУУЕ.
оБЪЧБООЩЕ Ч ПРТЕДЕМЕОЙСИ РТЙЪОБЛЙ ДПЛХНЕОФБ РТЕДРПМБЗБАФ:
дПЛХНЕОФ УРЕГЙБМШОП УПЪДБЕФУС У ГЕМША ИТБОЕОЙС Й РЕТЕДБЮЙ УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ. йНЕООП РПЬФПНХ ЕЗП ТБУУНБФТЙЧБАФ ЛБЛ ЙУФПЮОЙЛ ЙОЖПТНБГЙЙ Й УТЕДУФЧП УПГЙБМШОПК ЛПННХОЙЛБГЙЙ. йУФПТЙС ЧПЪОЙЛОПЧЕОЙС Й ЬЧПМАГЙС ФПМЛПЧБОЙС ФЕТНЙОБ «ДПЛХНЕОФ» ЙЪХЮЕОБ ОЕДПУФБФПЮОП. ъБ ДМЙФЕМШОЩК ЙУФПТЙЮЕУЛЙК РЕТЙПД ЪОБЮЕОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» РПУФПСООП НЕОСМПУШ.
a) МАВБС ВХНБЗБ, УПУФБЧМЕООБС ЪБЛПООЩН РПТСДЛПН Й НПЗХЭБС УМХЦЙФШ ДПЛБЪБФЕМШУФЧПН РТБЧ ОБ ЮФП-ОЙВХДШ (ЙНХЭЕУФЧЕООЩИ, УПУФПСОЙС, ОБ УЧПВПДОПЕ РТПЦЙЧБОЙЕ) ЙМЙ ОБ ЧЩРПМОЕОЙЕ ЛБЛЙИ-МЙВП ПВСЪБООПУФЕК (ХУМПЧЙС, ДПЗПЧПТЩ, ДПМЗПЧЩЕ ПВСЪБФЕМШУФЧБ);
В) ЧППВЭЕ МАВПЕ РЙУШНЕООПЕ УЧЙДЕФЕМШУФЧП.
В) ДПЛХНЕОФБНЙ СЧМСАФУС НБФЕТЙБМШОЩЕ ПВЯЕЛФЩ У ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙЕК, УПВТБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН ДМС УПЪДБОЙС ЛБЛЙИ-МЙВП ЛПММЕЛГЙК. уАДБ ЧИПДСФ ЛБЛ РТЕДНЕФЩ ЙУЛХУУФЧЕООЩЕ, УПЪДБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН, ФБЛ Й РТЙТПДОЩЕ, ФЕИОЙЮЕУЛЙЕ РТЕДНЕФЩ, ОБИПДСЭЙЕУС Ч НХЪЕЕ;
Ч) Ч УПУФБЧ ДПЛХНЕОФПЧ ЧИПДСФ ФБЛЦЕ НБФЕТЙБМШОЩЕ ПВЯЕЛФЩ, УПЪДБООЩЕ ЮЕМПЧЕЛПН УРЕГЙБМШОП ДМС ЖЙЛУЙТПЧБОЙС, ИТБОЕОЙС Й ЧПУРТПЙЪЧЕДЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ У ГЕМША ЕЕ РЕТЕДБЮЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ, ОЕЪБЧЙУЙНП ПФ УРПУПВБ ЖЙЛУЙТПЧБОЙС. ьФП Й ДПЛХНЕОФЩ «РЙУБООЩЕ» (Ф.Е. У ЙОЖПТНБГЙЕК, ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПК ЪОБЛБНЙ РЙУШНБ), Й ЙЪПВТБЪЙФЕМШОЩЕ, ЖПОПЪБРЙУЙ Й ЖЙМШНЩ (ТЕЪХМШФБФЩ НБЫЙООПК ЪБРЙУЙ ЙЪПВТБЦЕОЙС Й ЪЧХЛБ).
фБЛЙН ПВТБЪПН, ЪБ ДМЙФЕМШОЩК ЙУФПТЙЮЕУЛЙК РЕТЙПД ЪОБЮЕОЙЕ РПОСФЙС «ДПЛХНЕОФ» РПУФПСООП НЕОСМПУШ. й ДП ОБУФПСЭЕЗП ЧТЕНЕОЙ РТЙНЕОСАФУС ПРТЕДЕМЕОЙС, ФП РТЙДБАЭЙЕ ЕНХ УБНЩК ЫЙТПЛЙК УНЩУМ, ФП УХЦБАЭЙЕ ЕЗП РПОЙНБОЙЕ ДП ПДОПЗП ЛБЛПЗП-ОЙВХДШ ЧЙДБ ДПЛХНЕОФБ. пРЕТЙТХС РПОСФЙЕН «ДПЛХНЕОФ», ОЕПВИПДЙНП ЧУСЛЙК ТБЪ ХФПЮОСФШ, ЛБЛПЕ ЙНЕООП ЪОБЮЕОЙЕ Ч ОЕЗП ЧЛМБДЩЧБЕФУС, ДМС ТЕЫЕОЙС ФЕПТЕФЙЮЕУЛЙИ ЙМЙ РТБЛФЙЮЕУЛЙИ ЪБДБЮ.
1.2.2 уППФОПЫЕОЙЕ РПОСФЙК «ДПЛХНЕОФ», «ЙОЖПТНБГЙС» Й «НБФЕТЙБМШОЩК ОПУЙФЕМШ»
ч ОБУФПСЭЕЕ ЧТЕНС ПВЭЕУФЧП РЕТЕЦЙЧБЕФ ЙОЖПТНБГЙПООЩК ВХН. мАВБС ПТЗБОЙЪБГЙС, ФБЛЦЕ ЛБЛ Й ЛБЦДЩК ЮЕМПЧЕЛ Ч ПФДЕМШОПУФЙ, НПЦЕФ УХЭЕУФЧПЧБФШ, ФПМШЛП ПВНЕОЙЧБСУШ ЙОЖПТНБГЙЕК. ч ОЩОЕЫОЙИ ХУМПЧЙСИ ПЮЕОШ ЧБЦОП ЧПЧТЕНС РПМХЮЙФШ ОХЦОХА ЙОЖПТНБГЙА Ч ОЕПВИПДЙНПН ПВЯЕНЕ. дТХЗЙНЙ УМПЧБНЙ, ЛФП ЧМБДЕЕФ ЙОЖПТНБГЙЕК, ФПФ ЧМБДЕЕФ УЙФХБГЙЕК.
мАВБС УЖЕТБ ЮЕМПЧЕЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ, ФБЛ ЙМЙ ЙОБЮЕ, УЧСЪБОБ У ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЕК, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙЕК, УПДЕТЦБЭЕКУС Ч ДПЛХНЕОФЕ. йОЖПТНБГЙС, УПДЕТЦБЭБСУС Ч ДПЛХНЕОФЕ, ЙНЕЕФ ПРТЕДЕМЕООХА УРЕГЙЖЙЛХ, ЧЩТБЦБАЭХАУС Ч УМЕДХАЭЕН:
Б) ДПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ОПУЙФЕМЕН УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ, УПЪДБООПК ЮЕМПЧЕЛПН ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч ПВЭЕУФЧЕ;
Ч) ЙОЖПТНБГЙС РЕТЕДБЕФУС ДЙУЛТЕФОП, Ф.Е. Ч ЧЙДЕ УППВЭЕОЙК. уППВЭЕОЙЕ, ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПЕ ОБ ЛБЛПН-МЙВП НБФЕТЙБМШОПН ОПУЙФЕМЕ (РБРЙТХУЕ, ВХНБЗЕ, РМБУФНБУУЕ, ЖПФПРМЕОЛЕ), УФБОПЧЙФУС ДПЛХНЕОФПН. дМС ДПЛХНЕОФБ ИБТБЛФЕТОБ ЪБЧЕТЫЕООПУФШ УППВЭЕОЙС. оЕЪБЧЕТЫЕООПЕ, ЖТБЗНЕОФБТОПЕ УППВЭЕОЙЕ ОЕ НПЦЕФ ВЩФШ РПМОПГЕООЩН ДПЛХНЕОФПН. йУЛМАЮЕОЙЕ УПУФБЧМСАФ ОЕЪБЛПОЮЕООЩЕ МЙФЕТБФХТОЩЕ РТПЙЪЧЕДЕОЙС, ЬУЛЙЪЩ, ОБВТПУЛЙ, ЮЕТОПЧЙЛЙ, ИБТБЛФЕТЙЪХАЭЙЕ ФЧПТЮЕУЛЙК РТПГЕУУ ЙИ УПЪДБФЕМС (РЙУБФЕМС, ХЮЕОПЗП, ИХДПЦОЙЛБ);
Е) ДПЛХНЕОФ ПВМБДБЕФ УХВУФБОГЙПОБМШОПУФША (ЧЕЭОПУФША). дМС ДПЛХНЕОФБ ЧБЦОБ УФБВЙМШОБС ЧЕЭЕУФЧЕООБС ЖПТНБ.
жХОЛГЙС НБФЕТЙБМШОЩИ ПВЯЕЛФПЧ ПВХУМПЧЙМБ ЙИ ПУПВХА, УРЕГЙЖЙЮЕУЛХА НБФЕТЙБМШОХА ЛПОУФТХЛГЙА (ЖПТНХ), РТЕДУФБЧМЕООХА РТЕЙНХЭЕУФЧЕООП Ч ЧЙДЕ ЛОЙЗ, ЦХТОБМПЧ, ВХЛМЕФПЧ, НЙЛТПЖЙЫ, НБЗОЙФОЩИ ДЙУЛЕФ, ПРФЙЮЕУЛЙИ ДЙУЛПЧ Й Ф.Р. вЩМЙ ФБЛЦЕ ЙУФПТЙЮЕУЛЙЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ЧЙДЕ ЗМЙОСОЩИ ФБВМЙЮЕЛ, РБРЙТХУОЩИ Й РЕТЗБНЕОФОЩИ УЧЙФЛПЧ Й Ф.Д. фБЛБС ЛПОУФТХЛГЙС ДБЕФ ЧПЪНПЦОПУФШ ДПЛХНЕОФБН ВЩФШ ХДПВОЩНЙ ДМС РЕТЕНЕЭЕОЙС, ИТБОЕОЙС Й ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙИ (ЮФЕОЙЕ, РТПУНПФТ, УМХЫБОЙЕ) Ч УПГЙБМШОЩИ ДПЛХНЕОФОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙСИ. пДОБЛП УРЕГЙБМШОБС ЖПТНБ ПВЯЕЛФБ ФБЛЦЕ ОЕ НПЦЕФ УМХЦЙФШ ЕДЙОУФЧЕООЩН ЛТЙФЕТЙЕН ДМС ФПЗП, ЮФПВЩ УЮЙФБФШ ЕЗП ДПЛХНЕОФПН (ЮЙУФЩК МЙУФПЛ ВХНБЗЙ, ДЙУЛЕФБ ЙМЙ ЖПФПРМЕОЛБ), ФБЛБС ЙДЕОФЙЖЙЛБГЙС ЧПЪНПЦОБ МЙЫШ РТЙ ОБМЙЮЙЙ ЪБЖЙЛУЙТПЧБООПЗП ОБ ОЕН УППВЭЕОЙС, ФЕЛУФБ.
1.2.3 уЧПКУФЧБ, РТЙЪОБЛЙ Й ЖХОЛГЙЙ ДПЛХНЕОФБ
йЪХЮЕОЙЕ ДПЛХНЕОФБ ЛБЛ УЙУФЕНЩ УПУФПЙФ Ч ЧЩСЧМЕОЙЙ ЕЗП ЬМЕНЕОФПЧ, РПДУЙУФЕН Й УЧСЪЕК НЕЦДХ ОЙНЙ, Ф.Е. Ч ЙЪХЮЕОЙЙ ЕЗП УФТХЛФХТЩ. хУФБОБЧМЙЧБАФУС РТЙЪОБЛЙ Й РБТБНЕФТЩ, ИБТБЛФЕТЙЪХАЭЙЕ ДПЛХНЕОФ ЛБЛ УЙУФЕНХ. пРТЕДЕМСАФУС ЖХОЛГЙЙ, ЧЩРПМОСЕНЩЕ ЬМЕНЕОФБНЙ, РПДУЙУФЕНБНЙ ЧОХФТЙ Й ЧПЧОЕ ЬФПК УЙУФЕНЩ, ЕЕ УЧПКУФЧБ, Ф.Е. ЛБЮЕУФЧЕООЩЕ ПФМЙЮЙС, ПВХУМПЧМЙЧБАЭЙЕ ПФОПУЙФЕМШОХА УБНПУФПСФЕМШОПУФШ, ХУФПКЮЙЧПУФШ Й УФБВЙМШОПУФШ ДБООПК УЙУФЕНЩ, РТЙЗПДОПУФШ ДПЛХНЕОФБ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч УПГЙБМШОПК ЛПННХОЙЛБГЙЙ.
рТЙ УЙУФЕНОПН РПДИПДЕ ЙЪХЮБЕНЩК ДПЛХНЕОФ ТБУУНБФТЙЧБЕФУС ЛБЛ ЮБУФШ ВПМЕЕ ЛТХРОПК УЙУФЕНЩ УПГЙБМШОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙК. рПЬФПНХ, РТЕЦДЕ ЧУЕЗП, ЧБЦОП ЧЩСУОЙФШ, ЮБУФША ЛБЛПК ВПМЕЕ ПВЭЕК УЙУФЕНЩ (ГЕМПЗП) СЧМСЕФУС Ч ДБООПН УМХЮБЕ ДПЛХНЕОФ. йНЕООП ЬФЙН ПРТЕДЕМСАФУС ЕЗП ЧПЪНПЦОПУФЙ, ЪБДБАФУС ГЕМЙ УХЭЕУФЧПЧБОЙС, ЖХОЛГЙЙ, ЧЩРПМОСЕНЩЕ Ч ПВЭЕУФЧЕ, ЪБЛПОПНЕТОПУФЙ ЖХОЛГЙПОЙТПЧБОЙС.
дПЛХНЕОФ РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК ПФОПУЙФЕМШОП УБНПУФПСФЕМШОХА УЙУФЕНХ ВМБЗПДБТС ОБМЙЮЙА УПВУФЧЕООЩИ РТЙЪОБЛПЧ Й УЧПКУФЧ, ПВХУМПЧМЙЧБАЭЙИ ЕЗП ТБЪМЙЮЙЕ Й УИПДУФЧП У ДТХЗЙНЙ НБФЕТЙБМШОЩНЙ ПВЯЕЛФБНЙ. рТЙЪОБЛ ПФТБЦБЕФ ЧОЕЫОАА РТЙНЕФХ; РП УПЧПЛХРОПУФЙ РТЙЪОБЛПЧ НПЦОП ПФОЕУФЙ ОБВМАДБЕНЩК ПВЯЕЛФ Л ДПЛХНЕОФХ. ч ПФМЙЮЙЕ ПФ РТЙЪОБЛБ УЧПКУФЧП ПФТБЦБЕФ ЛБЮЕУФЧЕООПЕ, Ф.Е. ЧОХФТЕООЕ РТЙУХЭЕЕ ДПЛХНЕОФХ ПФМЙЮЙЕ. дПЛХНЕОФ ИБТБЛФЕТЙЪХЕФУС ОБМЙЮЙЕН ЧУЕИ УЧПКУФЧ ПДОПЧТЕНЕООП (ТБЪМЙЮОБ МЙЫШ УФЕРЕОШ ЙИ РТПСЧМЕОЙС), Б ОБВПТ РТЙЪОБЛПЧ ДПЛХНЕОФБ Ч ЛБЦДПН УМХЮБЕ НПЦЕФ ВЩФШ ЙОДЙЧЙДХБМШОЩН.
лБЛ Й ЧУСЛЙК ПВЯЕЛФ, ДПЛХНЕОФ ПВМБДБЕФ НОПЦЕУФЧПН УЧПКУФЧ (ПФМЙЮЙФЕМШОЩИ ЛБЮЕУФЧ). оБЙВПМЕЕ УХЭЕУФЧЕООЩЕ ЙЪ ОЙИ УМЕДХАЭЙЕ:
Ч) УФТХЛФХТОПУФШ ДПЛХНЕОФБ, Ф.Е. ФЕУОБС ЧЪБЙНПУЧСЪШ ЕЗП ЬМЕНЕОФПЧ Й РПДУЙУФЕН, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭБС ЕЗП ГЕМПУФОПУФШ Й ФПЦДЕУФЧЕООПУФШ УБНПНХ УЕВЕ, Ф.Е. УПИТБОЕОЙЕ ПУОПЧОЩИ УЧПКУФЧ РТЙ ТБЪМЙЮОЩИ ЧОЕЫОЙИ Й ЧОХФТЕООЙИ ЙЪНЕОЕОЙСИ. фЙРПЧХА УФТХЛФХТХ, Ф.Е. ПДЙОБЛПЧЩК ОБВПТ ЬМЕНЕОФПЧ ДМС ПРТЕДЕМЕООПЗП ЧЙДБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙНЕАФ РТБЛФЙЮЕУЛЙ ЧУЕ ЖХОЛГЙПОЙТХАЭЙЕ Ч УЙУФЕНЕ УПГЙБМШОЩИ ЛПННХОЙЛБГЙК ДПЛХНЕОФЩ. фЙРПЧБС УФТХЛФХТБ ДПЛХНЕОФПЧ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ПРТЕДЕМСЕФУС УРЕГЙБМШОЩНЙ УФБОДБТФБНЙ, РПМПЦЕОЙСНЙ, ЙОУФТХЛГЙСНЙ Й Ф.Д. йНЕООП УФТХЛФХТБ ПВЕУРЕЮЙЧБЕФ ЬЖЖЕЛФЙЧОПУФШ ЙУРПМШЪПЧБОЙС Й ДПМЗПЧТЕНЕООПУФШ ИТБОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
л ПФМЙЮЙФЕМШОЩН РТЙЪОБЛБН ДПЛХНЕОФБ ПФОПУСФУС:
В) УФБВЙМШОБС ЧЕЭЕУФЧЕООБС ЖПТНБ, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭБС ДПМЗПЧТЕНЕООХА УПИТБООПУФШ ДПЛХНЕОФБ, ЧПЪНПЦОПУФШ НОПЗПЛТБФОПЗП (ДПМЗПЧТЕНЕООПЗП) ЙУРПМШЪПЧБОЙС Й РЕТЕНЕЭЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ Ч РТПУФТБОУФЧЕ Й ЧТЕНЕОЙ;
З) ЪБЧЕТЫЕООПУФШ УППВЭЕОЙС. жТБЗНЕОФБТОПЕ ОЕЪБЧЕТЫЕООПЕ УППВЭЕОЙЕ ОЕ НПЦЕФ ВЩФШ РПМОПГЕООЩН ДПЛХНЕОФПН. фТЕВПЧБОЙЕ ЪБЧЕТЫЕООПУФЙ СЧМСЕФУС ПФОПУЙФЕМШОЩН, РПУЛПМШЛХ ЙНЕЕФУС ТСД ОЕЪБЧЕТЫЕООЩИ УППВЭЕОЙК, ЙНЕАЭЙИ ПУПВПЕ ЪОБЮЕОЙЕ ДМС ОБХЮОЩИ ЙУУМЕДПЧБОЙК (ОБВТПУЛЙ, ЮЕТОПЧЙЛЙ, ЬУЛЙЪЩ).
л УРЕГЙБМШОЩН ЖХОЛГЙСН ДПЛХНЕОФБ НПЦОП ФБЛЦЕ ПФОЕУФЙ УФБФЙУФЙЮЕУЛХА, ЙУФПЮОЙЛПЧХА, РПДФЧЕТЦДЕОЙС БЧФПТУЛПЗП БЧФПТЙФЕФБ Й ДТ. лПМЙЮЕУФЧП УРЕГЙБМШОЩИ ЖХОЛГЙК ДПЛХНЕОФБ, ЛБЛ Й РПФТЕВОПУФЕК ПВЭЕУФЧБ, ОЕЙУЮЙУМЙНП.
ъОБОЙЕ ЖХОЛГЙК ДПЛХНЕОФБ РПЪЧПМСЕФ:
жХОЛГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ ЧЩТБЦЕОЩ ОЕ Ч ЕДЙОЙЮОПН ДПЛХНЕОФЕ, Б Ч ЛПНРМЕЛУЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ЛТХРОПН ДПЛХНЕОФБМШОПН НБУУЙЧЕ.
Лекция 3. Документ и его свойства
ДОКУМЕНТ И ЕГО СВОЙСТВА
1. Понятие о документе и его функциях
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами
, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р «юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении – сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т. п.).
В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
· изначально обладающие ею;
· приобретающие ее на время.
В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т. е. временно обладать правовой функцией.
Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
Функция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
1. Что включает в себя понятие «документ»?
2. Какие способы документирования вы знаете?
3. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
4. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
5. Что понимается под полифункциональностью документа?
6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?
2. Признаки и структура документа
Документ – это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.
К основным свойствам документа относят:
Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.
Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.
К основным признакам документа относится:
Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.
Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т. е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.
Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.
1. Что такое документ?
2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?
3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?
3. Классификация документов
Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.
Документы можно классифицировать по различным признакам:
· по происхождению: служебные, личные;
· по сложности: простые, сложные;
· по срочности: срочные, несрочные;
· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;
· по форме: типовые, индивидуальные;
· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.
Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.
Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы.
К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.
Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу.
К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные. записки, телефонограммы и др.
Еще существует классификация документов по содержанию. Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.
Первичные – это документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.
С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.
Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:
· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;
· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;
· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;
· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.
До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.
В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.
Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.
Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.
1. Что такое классификация документов?
2. Какие документы бывают по срокам хранения?
3. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.
4. Что такое электронный документ? Назовите преимущества электронного документа