что такое служба протокола
Чем занимается управление протокола президента
Новым руководителем протокола президента стал Владислав Китаев.
Чем занимается служба протокола президента
Управление занимается протокольным обеспечением визитов президента России в субъекты РФ и его заграничных поездок. Также чиновники отвечают за мероприятия с участием главы государства во время визитов в Россию представителей международных организаций и иностранных государств.
Служба формирует и координирует деятельность групп, которые заранее выезжают за рубеж для подготовки предстоящего визита президента, и участвует в приеме людей, прибывающих в РФ из государства, глава которого собирается посетить Россию.
Служба протокола согласовывает формат мероприятий с участием российского лидера и участвует в организации массовых мероприятий, которые проводятся с участием или по поручению президента или руководителя его администрации.
Зачем нужно протокольное обеспечение
Под протоколом обычно понимают совокупность правил и традиций, которые соблюдаются главами государств, правительствами и различными ведомствами в ходе международного общения. Его нормы складывались в ходе многовекового общения стран.
Несмотря на то, что правила не имеют обязательной силы, дипломаты и главы государств стремятся соблюдать их. Ведь в ходе общения им могут встретиться лица с различными религиозными, идеологическими или моральными принципами. Благодаря правилам протокола такие контакты становятся возможными.
Дипломатический протокол состоит из:
— этикета (совокупность правил, регламентирующих поведение в ходе визитов, приемов, переговоров);
— церемониала (порядок проведения торжественного мероприятия, например, встречи глав государств).
Когда появилась служба протокола президента
Службу государственного протокола сформировали в декабре 1991 года после выхода указа президента Бориса Ельцина о внешнеполитической службе РСФСР. В нее преобразовали управление государственного протокола МИД СССР.
Позже служба превратилась в Департамент государственного протокола российского МИД, в 1995 году было создано управление протокола президента. Сейчас подобная служба есть у правительства, в некоторых министерствах и ведомствах и в ряде администраций субъектов РФ.
Что известно о новом руководителе протокола президента
Владислав Китаев родился в 1978 году в Москве. В 2000 году он окончил МГИМО по специальности «экономист-международник». Несколько лет Китаев был на дипломатической службе: успел поработать атташе департамента Северной Америки российского МИД и третьим секретарем посольства РФ в США, сообщил «Коммерсант».
С 2005 года по октябрь 2007-го работал в протокольно-организационное управлении российского президента. Затем в течение нескольких лет выполнял аналогичную работу в Правительстве РФ, став в декабре 2011 года директором департамента протокола кабмина. В июне 2012 года Китаев стал главой управления протокола президента.
На новую должность руководителя протокола назначен 8 сентября 2016 года. Начальником управления протокола президента в этот же день стала Анна Куликова.
Протокольная служба любого государства или международной организации
Вы будете перенаправлены на Автор24
Протокольная служба государства – это институт в системе высшего управления государством, отвечающий за протокольное обеспечение межправительственных, межгосударственных и иных международных контактов, то есть соблюдение организационных, морально-этических и правовых международных правил и принципов комфортного уважительного международного взаимодействия.
Значение протокольной службы любого государства или международной организации
В человеческом общежитии для обеспечения комфортного общения и совместного существования разрабатываются и культивируются универсальные формы и инструменты поведения, которые позволяют демонстрировать уважительное отношение друг к другу, к окружающей среде и важным аспектам общественной жизни.
В условиях международного общения соблюдение норм комфортного, уважительного сосуществования возрастает, поскольку всякое государство характеризуется специфическими чертами исторического опыта, социальной и экономической жизни, культурных и политических традиций.
При этом с развитием информационных технологий международные отношения перестали быть исключительно прерогативой дипломатических служб, поскольку в международные контакты активно включаются частные предпринимательские структуры, а также некоммерческие организации и ассоциации, что актуализирует проблемы осмысления и усвоения правил международного общения.
Необходимо отметить, что выстраивание эффективных механизмов общения в международных отношениях повышает и качество внутригосударственного общения, в том числе в бизнес-сфере, поскольку недопустимы двойные стандарты при общении с международными партнерами и внутри государства.
Дипломатический этикет и протокол представляют собой систему организационных, морально-этических и правовых международных правил и принципов, которые обеспечивают комфортное уважительное международное взаимодействие.
Готовые работы на аналогичную тему
Протокольная служба государства или международной организации – это институт, который обеспечивает распространение, соблюдение норм и правил делового общения при контактах с зарубежными партнерами при организации мероприятий внутри государства и за его пределами.
Сегодня протокольная служба с развитием информационных процессов и международных связей обслуживает широкую сферу государственных интересов, в связи с чем актуально укрепление и дальнейшее совершенствование ее деятельности.
Задачи протокольных служб в зарубежных государствах
Протокольная служба позволяет разрабатывать и реализовывать единую политику государства в обеспечении международных взаимоотношений должностными лицами механизма государственного управления.
Так, например, во Франции существует протокольный департамент как подразделение Министерства иностранных дел. Названный институт обслуживает главу государства; директор подразделения сопровождает главу государства в зарубежных поездках.
Кроме того, департамент обслуживает иных представителей механизма государственного управления Франции, когда речь идет об организации международных встреч внутри страны или за ее пределами.
Исходя из направлений деятельности департамента, выделяются во внутренней структуре отделы, отвечающие за разные сферы этикета международного общения.
В Италии главой государства была учреждена должность Шефа протокол, которая обеспечивает соблюдение протокола при международной деятельности высших должностных лиц государства. Шеф протокола имеет широкие правомочия по налаживанию и поддержанию сотрудничества с высшими должностными лицами других государств.
Кроме того, в зарубежных государствах широко используется такая модель организации протокольной службы, как распределение полномочий протокольного обеспечения между отдельными органами публичного управления. Например, в монархиях, протокольные службы функционируют в канцелярии монарха, аппаратах парламента, главы государства и правительства.
Кроме того, в федеративных государствах протокольное обеспечение осуществляют структуры, функционирующими на федеральном и на региональном уровнях. Так, например, в ФРГ функционирует протокольная служба при главе государства – канцлере, при федеральном президенте, при парламенте и правительстве, а также иных исполнительных органах. Кроме того, протокольные службы создаются на уровне субъектов, то есть в органах публичного управления землями.
Необходимо отметить, что оба из рассмотренных подходов к протокольному обеспечению международных контактов глав государства и иных представителей государственного управления в полной мере справляются с поставленными задачами. Выбор наиболее подходящей модели обусловлен административно-территориальным делением, культурно-историческими традициями и пр.
Протокольные службы международных организаций
На современном этапе развития международных отношений полноправными участниками международного сотрудничества выступают международные организации. Поэтому для протокольного обеспечения сотрудничества международных организаций с иными организациями, государственными должностными лицами в структуре международных организаций создаются специальные протокольные службы.
Так, например, в составе ООН функционирует служба протокола и связи, которая обеспечивает при международных контактах соблюдение дипломатических процедур и этикета. ООН ежегодно поддерживаются контакты с представителями всех государств международного сообщества, а также с официальными лицами таких государств, которые прибывают в Секретариат организации для решения каких-либо вопросов международного сотрудничества.
Функционирование протокольной службы и выполнение протокольного обеспечения международных встреч позволяет посредством соблюдения общих правил поведения предупреждать недоразумения и ошибки при встречах с главами государств и иными высшими должностными лицами государства.
Служба протокола обеспечивает протокольное обслуживание Генерального секретаря, его заместителя, Секретариата, Председателя Генеральной Ассамблеи. Кроме того, служба сотрудничает с постоянными комиссиями наблюдателей и представительствами при ООН, со специализированными смежными учреждениями.
Для протокольного обслуживания используется единый свод правил поведения на заседаниях, форумах, церемониях, в которых участвуют главы правительств или их представители.
Протокольная служба и ее задачи
В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности. В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.
При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.
На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:
-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;
-состояние корреспондентских связей;
-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;
-биографические сведения о руководителе и членах делегации;
-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.
В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:
-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;
-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;
-сведения о времени и месте проведения беседы;
-краткое содержание беседы.
Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:
-дату и время проведения встречи;
-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;
-название иностранной фирмы или иного учреждения;
Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.
посылается начальником или руководителем одновременно с визитной карточкой этого работника. На визитной карточке этого работника ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;
В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, «благодарит за Новогоднее поздравление»; «шлет свои наилучшие пожелания в Новом году», «поздравляет с национальным праздником»; «благодарит за внимание»; «с наилучшими пожеланиями»; «с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом»; «выражает соболезнование по случаю. «. Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.
Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.
Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.
Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны). Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.
В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.
Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.
Список используемой литературы
1. Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. – Новосибирск: СибАГС, 2007
2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008
3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008
4. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.Н. Лавриненко. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005
5. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой и международный протокол. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Ось-89», 2005.
Те, кто всегда в тени: каково работать в службе протокола
Читайте нас в Google Новости
В Москве с 31 октября по 1 ноября проходил V международный форум «Служба протокола» (FEPS). В столице собрались ведущие мировые эксперты по протоколу и деловому этикету в сферах государственного управления и бизнеса.
В работе форума приняли участие Владимир Шевченко, создавший в 1990-м году Протокольную службу президента России, а также Георгий Вилинбахов — председатель Геральдического совета при президенте РФ и многие другие известные персоны в сфере протокола и делового этикета. Участие в форуме приняли руководители протокольных служб Совета Федерации и Мособлдумы. Присутствовали чиновники протокольных служб различных министерств и ведомств, представители регионов, руководители крупных корпоративных бизнес-структур и банковского сектора, владельцы частного бизнеса.
Кроме того, в работе форума приняли участие гости из Аргентины, Мальты, Азербайджана, Италии, Испании, Нидерландов, Японии и других стран. В частности, присутствовали руководитель Аппарата президента Мальты, президент Итальянской национальной ассоциации церемониймейстеров, член Профессионального совета по связям с общественностью Аргентины, экс-церемониймейстер Королевы Нидерландов, шеф протокола Мальтийского Ордена, президент Школы международного протокола. Организатором форума является Российская национальная ассоциация сотрудников протокола.
Всего за 5 лет работы форума его посетили более 200 экспертов из разных стран мира и 2500 делегатов из 50 регионов России.
Форум «Служба протокола» ежегодно поднимает актуальные темы позиционирования компаний на рынке, успешного проведения мероприятий и переговоров на высшем уровне, кросс-культурных коммуникаций в деловой среде. Участники FEPS обсуждают ключевые инструменты, инновационные и технологичные решения необходимые для современной работы протокольных служб. Форум в значительной степени определяет основные векторы развития направления всей индустрии.
Это ежегодное крупное международное мероприятие для обсуждения вопросов дипломатического и делового протокола с участием представителей государственной власти, деловых кругов, российских и зарубежных специалистов.
На открытии работы Форума было зачитано приветственное письмо министра иностранных дел РФ Сергея Лаврова.
Президент Национальной ассоциации специалистов по протоколу Владимир Шевченко рассказал, в чём главная миссия службы протокола. По его словам, это довольно сложная профессия, требующая долгой подготовки.
Я считаю, что протокол — это очень сложная профессия и здесь всё всегда должно быть на высшем уровне. Например, управлять самолётом, по сути, очень легко. Окончил лётные курсы, сел за штурвал, посадил пассажиров, а дальше всю работу выполнил автопилот. Но мы знаем, что в небе может случиться огромное количество внештатных ситуаций и конечный исход зависит только от профессионализма капитана. Похожая ситуация и с протоколом. Можно проводить встречи глав государств и в обычном ресторане, но эффект будет разительно отличаться от результатов официальных переговоров на специально подготовленной площадке. Наша главная задача — обеспечить на мероприятии правильную атмосферу, которая даст участникам возможность плодотворно и конструктивно обсудить все необходимые вопросы.
президент Национальной ассоциации специалистов по протоколу
Соблюдение правил прокола играет особое значение, когда речь идёт об общении между представителями различных государств. Очень важно учитывать исторические, культурные и религиозные особенности участников переговоров, особенно в современном стремительно меняющемся мире. Также необходима коммуникация и координация различных структур со специалистами по протоколу. Об этом рассказал начальник управления по связям с общественностью, протокола и организации мероприятий компании SOCAR Руфат Заманов.
Нормы и стандарты протокола на сегодняшний день очень важны. Но реалии современного общества заключаются в том, что необходима коммуникация с другими службами. Служба протокола — одна из структур, которая занимается созданием имиджа компании. Но при этом важно взаимодействие с другими структурами — пресс-службой, специалистами по PR, event-менеджерами и т.д. Например, люди, которые занимаются организацией мероприятий — необязательно специалисты по протоколу, поэтому они могут по незнанию допускать ошибки. Как раз, чтобы этого избежать и нужна тесная коммуникация со службой протокола.
начальник управления по связям с общественностью протокола и организации мероприятий SOCAR
Но протокол также, как и всё общество меняется, и это нормальный процесс. Появляются новые вызовы и форматы, например, встречи на полях мероприятий или встречи без галстука.
Ещё 10 лет назад никто бы не смог представить, что любой человек может подойти к главе государства и сделать с ним селфи. Сегодня не только руководители крупных корпораций, но даже и первые лица страны достаточно активны в социальных сетях. На сегодняшний день это уже обычная практика. И это тоже показатель использования современных технологий в коммуникации.
Понятия делового этикета и протокола во многом схожи и взаимосвязаны. Поэтому протокол и этикет лучше рассматривать в комплексе.
В отличие от этикета нормы протокола практически одинаковы во всех странах мира. Основа и сущность протокола — это выражение глубокого уважения по отношению к высокому гостю, стране и народу, которые он представляет.
Хотя, естественно, и в протоколе каждой страны имеются свои нюансы. Дипломатический протокол имеет богатую историю. Он зародился еще в античные времена. В истории есть множество примеров, когда из-за пренебрежения нормами протокола создавались конфликтные ситуации в отношениях. На сегодняшний день все страны очень активно контактируют между собой, соответственно есть большая необходимость в регулировании норм протокола.
Что касается культурных и национальных особенностей, приведу в пример взаимодействие служб протокола России и Азербайджана. У наших стран есть общие многовековые традиции и связь. Азербайджан и Россию связывают традиционно тесные отношения дружбы, добрососедства и сотрудничества. Поэтому наша совместная работа всегда проходит плодотворно и эффективно, — считает Заманов.
Протокол — это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых официальными лицами, дипломатами и руководителями компаний при деловом и международном общении. Конечно, со временем правила протокола меняются, чтобы соответствовать требованиям, которые предъявляют современные реалии. Директор центра международного протокола РАНХиГС Гилана Михайлова поделилась своим мнением, по поводу того, какими качествами должен обладать идеальный работник протокольной службы.
Наша сфера очень быстро развивается, растёт спрос на специалистов в этой области. Уже начинает ощущаться нехватка подготовленных кадров, поэтому первое, что нужно учитывать — это квалификация и образование сотрудника. Кроме того, работник протокола должен быть немного параноиком и рассчитывать все риски наперёд. Нужно всегда иметь в голове три варианта решения любой проблемы — не подошёл автобус, сломалась машина, выключили электричество и т. д.
директор центра международного протокола РАНХиГС
Не менее важно обладать, считает она, и чувством юмора, потому что без этого качества можно очень быстро попасть в сумасшедший дом или на больничную койку. Кроме того, сотрудник службы протокола не должен надевать «пальто руководителя» на себя. Нужно помнить, что вы не руководитель, а только работаете с ним и всегда остаётесь в тени.
