что такое систематизация документов
Систематизация документов
Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию.
Проблемы хранения и поиска документов
Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.
Что понимается под систематизацией документов
Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.
Требования к документации
Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.
Хранение систематизированных документов
Кстати, систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Последний вариант на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг.
Услуги частных архивных компаний
Если компания не располагает квалифицированными кадрами, которые должны выполнять систематизацию документов или же на выполнение данной процедуры просто-напросто не хватает времени, тогда можно заказывать услуги по систематизации документов в частных архивных компаниях.
Работа компании «Архив Гарант»
Текущее хранение документов: порядок формирования дел
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
Что такое систематизация документов
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАТИЗАЦИИ И ПРЕДМЕТИЗАЦИИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Indexing of documents. General requirements for classifying and subject indexing
Дата введения 2004-01-01
1 РАЗРАБОТАН Российской государственной библиотекой и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 11 от 13 марта 2003 г., принят по переписке)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
3 Настоящий стандарт разработан с учетом основных нормативных положений международного стандарта ИСО 5963-85 «Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексирующих терминов»
4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 29 мая 2003 г. N 170-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.59-2003 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2004 г.
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 10, 2003 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к индексированию: систематизации и предметизации документов и информационно-поисковым языкам, применяемым при индексировании.
Стандарт предназначен для библиотек, органов научно-технической информации, книжных палат, редакций и издательств.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию
ГОСТ 7.73-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения
ГОСТ 7.74-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-поисковые языки. Термины и определения
ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения
3 Определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу, АПУ: По ГОСТ 7.76.
3.2 адекватная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.3 библиографическая запись: По ГОСТ 7.76.
3.4 вспомогательные таблицы классификации: По ГОСТ 7.74.
3.5 вспомогательный классификационный признак: Классификационный признак, который принят для детализации в пределах класса, образованного по основному классификационному признаку.
3.6 дополнительная карточка систематического каталога: Карточка, место которой в систематическом каталоге определяется вторым и последующими классификационными индексами, входящими в состав полного индекса при многократном отражении документа в систематическом каталоге.
3.7 инверсия в предметной рубрике: Изменение прямого порядка слов для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова предметной рубрики или первого слова в подзаголовке многочленной предметной рубрики.
3.9 информационно-поисковая система: По ГОСТ 7.73.
3.10 информационно-поисковый язык: По ГОСТ 7.74.
3.11 информационный поиск: По ГОСТ 7.73.
3.13 классификационная формула: Унифицированный порядок расположения классификационных индексов, определяющий классификационное решение.
3.14 классификационное деление (запись класса): По ГОСТ 7.74.
3.15 классификационный признак: По ГОСТ 7.74.
3.16 комбинированная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.17 комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.18 лексическая единица: По ГОСТ 7.74.
3.19 многочленная предметная рубрика: Сложная предметная рубрика, в которой лексические единицы отделены друг от друга разделительным знаком. Первый элемент многочленной предметной рубрики называется заголовком, а каждый последующий, отделяемый от заголовка разделительным знаком, называется подзаголовком предметной рубрики.
3.20 обобщающая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.21 описательная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.22 основная карточка систематического каталога: Каталожная карточка, место которой в систематическом каталоге определяется первым индексом в составе полного индекса.
3.23 основной классификационный признак: Классификационный признак, который принят для организации структуры классификации, отражающей некоторую предметную область.
3.24 основные таблицы классификации: Составная часть таблиц классификации, включающая иерархические таблицы классификационных делений по основным классификационным признакам.
3.25 отраслевые таблицы классификации: Таблицы классификации, включающие полные таблицы по соответствующей отрасли знания, сокращенную выборку из таблиц классификации по смежным отраслям, а также комбинированные индексы.
3.26 поисковый образ документа: По ГОСТ 7.74.
3.28 полочный индекс: Классификационный индекс, указывающий место хранения документа при систематической расстановке фонда.
3.30 предметный каталог: По ГОСТ 7.76.
3.31 предметизационная формула: По ГОСТ 7.74.
3.32 простая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.34 систематическая контрольная картотека: Вспомогательная картотека служебного характера, в которой фиксируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя к систематическому каталогу, организованные в систематическом порядке их классификационных индексов.
3.35 систематический каталог: По ГОСТ 7.76.
3.36 сложная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.
3.38 составной индекс: По ГОСТ 7.74.
3.39 список предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.40 ссылочно-справочный аппарат предметного каталога (списка, указателя): Совокупность указаний, фиксирующих связи и размежевания между предметными рубриками.
3.41 термин индексирования: По ГОСТ 7.76.
3.42 узкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
3.43 универсальные таблицы классификации: Таблицы классификации по всем отраслям знаний.
3.44 централизованное индексирование: Индексирование, проводимое в методических центрах или под их руководством для использования в различных организациях.
3.45 широкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.
4 Общие положения
4.3 Индексирование следует проводить на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится ПОД, характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС), в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.
Как систематизировать архивы документов на предприятии
Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.
Распределение документов по системе подразумевает следующее:
Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать здесь.
Методы систематизации
Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения — делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.
В классифицирование информации включено:
Данные распределяются двумя основными способами:
Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.
Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы — записями. Собранные записи — это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.
Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).
Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:
Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.
Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.
Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.
Классификация по номенклатуре
Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива — трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.
Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:
Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.
Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).
По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).
По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное — до 10 лет; хранение долговременное — более 10 лет).
Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.
На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование — основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.
Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов — это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.
В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:
В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.
Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.
В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:
Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.
Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.
На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.
Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:
Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее — организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них — организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение — данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.
Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.
Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение — общественные структуры.
Деловая индексация
Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.
Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.
По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:
Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.
На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.
Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.