что такое счет фактура в бухгалтерском учете
Счет-фактура: назначение и правила заполнения
Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избегания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.
Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.
Кто составляет счета-фактуры
Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Составлять счет-фактуру обязаны:
Сроки выставления счета-фактуры
Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Когда счет-фактура не нужна
В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:
Виды счетов-фактур
Есть три основных вида счета-фактуры:
Законодательное регулирование содержания счетов-фактур
Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.
Реквизиты счета-фактуры
Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.
Обязательные реквизиты счета-фактуры:
Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).
Заполнение счета-фактуры по строкам
Графы заполняются следующим образом:
Так выглядит заполненный счет-фактура:
Если бланк авансовый или корректирующий, это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. От договоренности сторон зависит, ставится ли печать на счет-фактуре, — она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.
Все бланки хранятся в хронологическом порядке не менее 4 лет, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС.
Распространенные ошибки в счете-фактуре
Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:
Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.
Правила исправления ошибок
Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура
При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:
Если ошибок слишком много, создайте новый документ. Нормы НК РФ запрета на такое действие не содержат.
Новая форма счета-фактуры в 2021 году
Минфин России Приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. А ФНС России изменила форму счета-фактуры. Состав реквизитов счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры дополнили новыми реквизитами:
Все изменения вступили в силу с 01.07.2021, когда заработала новая система прослеживаемости товаров.
По новому порядку налогоплательщики и налоговые агенты должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того:
Новый порядок распространили на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости товаров.
Счёт-фактура: в чём заключены характерные отличия этого документа
Чтобы понять, чем отличается счёт от счёта-фактуры, необходимо иметь чёткое представление о том, какие именно характеристики присущи каждому из рассматриваемых документов. Начнём мы это рассмотрение со счёта-фактуры — документа, все аспекты применения которого регламентированы законодательно:
Счёт-фактура служит основанием для принятия НДС в вычеты. Отсутствие этого документа лишает возможности воспользоваться таким правом.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Составителями счёта-фактуры являются:
Существует три вида этого документа, применение каждого из которых определяет ситуация, требующая его оформления:
Каждый вид имеет набор обязательных для него реквизитов и особенности составления. Но утверждённых форм бланков существует всего две:
Цены и стоимость в счёте-фактуре допускается отражать в валюте, если это отвечает условиям осуществления сделки.
Документ может оформляться как на бумаге, так и электронно. В последнем случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного на это лица.
Чем отличается от иных документов счёт на оплату
В отличие от счёта-фактуры для счёта на оплату правила применения законодательством не устанавливаются. Не имеет он и установленной формы. Однако это не умаляет важности подобного документа для взаимоотношений между плательщиком и получателем средств.
Обычно счёт возникает в ситуациях, когда условием осуществления поставки (вне зависимости от того, оформляется ли при этом письменный договор между сторонами) является наличие оплаты, её предваряющей. Оформляет такой документ продавец, отражая в нём:
Каждому счёту присваивается порядковый номер, сопровождаемый датой создания этого документа.
Наличие счёта обеспечивает:
В счёте могут дополнительно отражаться:
Таким образом, счёт оказывается документом, либо содержащим сведения, дополняющие заключённый между сторонами договор, либо единственным, в котором приводится вся необходимая информация относительно совершаемой сделки.
Что общего и в чём разница между счётом-фактурой и счётом
Уже из вышеприведённых описаний счёта-фактуры и счёта в чём разница между ними становится вполне понятно. Тем не менее приведём основные различия:
В каких случаях оформлять УПД, а в каких —
Один УПД — универсальный передаточный документ — заменяет собой два документа.
Сергей Скрябин
УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его для того, чтобы упростить свой документооборот.
Если предмет сделки — прослеживаемый товар и продавец на спецрежиме, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.
Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12) или акта.
Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.
УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета-фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.
Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.
Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, поскольку для нее обязательно использовать форму, утвержденную правительством.
Кто может применять УПД
УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.
Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что сделка оформляется УПД. Если в договоре указано, что продавец на ОСН выставляет счет-фактуру и накладную, оформлять УПД нельзя. То же самое, когда в договоре прописано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, но не УПД.
Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:
УПД подойдет тем компаниям, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить сумму НДС к вычету, если работает на общем режиме.
Для каких операций можно использовать УПД
УПД подойдет не для всех продаж: сфера его применения ограничена. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Например, это может быть поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.
Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.
Форма и формат УПД
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет. Налоговая предлагает использовать рекомендованные ею формы универсальных документов. Эту форму применять необязательно — можно разработать собственную.
Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом ФНС.
Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.
Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.
Особенности заполнения УПД и статус документа
В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.
Статус бывает двух видов: 1 или 2.
Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет-фактуру.
Если продавец освобожден от НДС по ст. 145 Налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.
В таком УПД нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы из документа четко читались стороны сделки, предмет и сумма сделки, а также ставка и сумма НДС.
УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.
Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ,: например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.
Если продавец работает на спецрежиме или отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.
В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:
Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить все реквизиты.
Форма УПД содержит строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта». Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.
Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры
УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.
Когда нельзя использовать УПД вместо накладной
Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.
При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.
При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
Если в один из праздничных дней нужно вызвать сотрудника на работу, скорее всего, придется заплатить за этот день вдвое больше обычного. Но есть нюансы
Как заполнять форму 4-ФСС
Расчет 4-ФСС обязаны сдавать все работодатели, даже если они не начисляли выплаты сотрудникам и страховые взносы с них. Отчет подают раз в квартал
Как платить НДФЛ за сотрудников
НДФЛ — налог на доходы физических лиц, с ним сталкивается каждый работодатель. В статье — как правильно рассчитать НДФЛ, применить налоговые вычеты и отчитаться в налоговую
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Что такое счет-фактура и для чего она нужна
Счет-фактура — это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт отгрузки товаров или оказание услуг и их стоимость. Она необходима для подтверждения суммы НДС как по реализации продукции (услуг), так и для подтверждения факта покупки и входящего НДС. На данных счета-фактуры формируются Книги покупок и продаж для учета НДС в налоговом органе.
Счет-фактура выставляется (направляется вместе с товаром или по почте) продавцом покупателю (заказчику) после приема товара или услуги. Счет-фактура имеет строго определенный формат, утверждённый постановлением Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137.
Вид счета-фактуры
Первый вид документа называется стандартная счет-фактура. Она выставляется продавцом в случае отгрузки товара или оказании услуг. Стандартный вид счета-фактуры выставляется в случае полной оплаты товара или услуги со дня отгрузки товара, выполнения работы, но не позднее 5-ти календарных дней.
Также такая форма счет-фактуры выставляется в случае возврата товара поставщику.
Второй вид документа называется авансовая счет-фактура, которая выставляется в случае предоплаты в счет будущей поставки. Данная форма не должна иметь таких данных, как грузоотправитель, грузополучатель, количество товара, услуг, цена и единица измерения. Зато такие данные как: данные расчетно-платежного документа в ней должны обязательно присутствовать.
Обязательные реквизиты счета-фактуры
Основные требования по заполнения счета-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ. Счет-фактура должна содержать в себе обязательные реквизиты (для ее принятия в налоговом учете и утверждения в налоговом органе):
Порядковые номера могут быть в любом виде, в котором хочется их видеть продавцу. Главное они должны быть по возрастающей и сквозные. Если организация нарушала систему порядковых номеров (например, после 66,67 выдала счет-фактуру под номером 15). То данный факт не как не отразиться на налоговом вычете.
Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг. Это правило прописано в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 в подпункте «а» пункта 1 приложения 1 и в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.
Наименование продавца (покупателя) прописывается в полном или сокращенном виде в соответствии с учредительными документами. Адрес прописывается полный с индексом в том виде, как он прописан в Уставе компании.
Данные по грузоотправителю и грузополучателю прописываются только в случае реализации товара. Если грузоотправителем является продавец, то полный адрес грузоотправителя прописывать не нужно, достаточно указать в строке «он же». Если вы все-таки пропишите полностью полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, то это не будет являться ошибкой.
Данные по грузополучателю необходимо указывать полностью: наименование, адрес в соответствии с уставными документами. Вне зависимости является ли грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.
В счете-фактуре необходимо указать код валюты документа, в соответствии с Общероссийским классификатором валюты.
а) 643- российский рубль, если цена документа в рублях;
б) 840- доллар США, если цена документа в долларах;
в) 978- евро, если цена документа в евро.
Налоговая ставка налога НДС бывает 0%, 10%, 20%. Если организация работает на упрощенке или освобождена от уплаты НДС по каким-либо другим причинам, данное значение заполняется словами «Без НДС».
Зачем нужна счет-фактура
Так для кого и зачем нужна счет-фактура? В первую очередь она нужна для подтверждения, исходящего НДС при продаже товара, оказании услуг, а также для списания, входящего НДС при покупке товара, услуг.
При продаже мы регистрируем исходящую счет-фактуру в Книге продаж, при покупке мы регистрируем входящую счет-фактуру в Книге покупок. Данные декларации по НДС заполняются на основании этих Книг.
Обязательно необходимо помнить: Организации, применяющие УСН и ЕНВД, не обязаны выписывать счет-фактуру; по предоплате, которая получена для оплаты товара или услуг, отгрузка (выполнение) которых будет осуществлена позднее 5-ти календарных дней со дня оплаты, необходимо выписать авансовую счет-фактуру; в случае выявления ошибок вносить исправления нужно корректировочной счет-фактурой.
Счет-фактура
Счет-фактура — документ, дающий право на применение вычетов по НДС. Если вы не являетесь плательщиком НДС, можно не выписывать счет-фактуру, однако это возможно только в том случае, если вторая сторона сделки также не нуждается в счете-фактуре.
Нужна ли счет-фактура?
Этот документ нужен для подтверждения права на вычет по НДС. Покупатель, плательщик НДС, нуждается в оформлении счета-фактуры, так как именно этот документ дает покупателю право на применение вычета по НДС.
При этом нужно понимать, что само по себе оформление счета-фактуры не подтверждает факт передачи товаров или услуг: для подтверждения используется либо акт приема-передачи работ (имущественных прав, услуг), либо товарная накладная. Что касается самого счета-фактуры, то налоговым и бухгалтерским кодексом он не признается первичным документом.
Счет-фактура по НДС
Счет-фактура по НДС необходим для учета хозяйственных операций, связанных со сделками купли-продажи товаров, оказанием услуг. В документе указываются:
При поступлении счета-фактуры бухгалтер отражает операцию в учете и регистрирует счет-фактуру в журнале покупок. При продаже выставленный счет-фактура регистрируется в журнале продаж.
Выставление счет-фактуры
В соответствии с НК РФ п.3, ст.168 при реализации товаров (услуг, работ) налогоплательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру в срок не позже пяти со дня отгрузки товара.
При выставлении счетов-фактур необходимо принимать во внимание некоторые нюансы. Например, в случае непрерывного отпуска продукции, транспортировки одним и тем же покупателям газа, нефти, электроэнергии, при оказании банковских услуг, услуг электросвязи, при ежедневной реализации одному покупателю скоропортящихся продуктов питания допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки. В вышеперечисленных случаях возможно выставление счетов-фактур одновременно с платежными документами, но не позднее пятого числа месяца, следующего за истекшим, и не реже раза в месяц.
Журнал учета счетов-фактур
Все полученные и выписанные счета-фактуры вносятся в специальные журналы, которые должны вести и покупатели, и поставщики.
В октябре 2014 года была утверждена новая форма журнала. Теперь журнал учета ведется также теми, кто не платит НДС в случае получения или выставления счетов-фактур в рамках договоров комиссии, агентских договоров. При этом нет необходимости отражать в журнале операции, не облагаемые НДС, тем более, что на такие операции с 1 января 2014 года и сами счета-фактуры не составляются.
С 2015 года журналы учета счетов-фактур посредникам нужно будет также дублировать в электронном варианте, так как они обязаны ежеквартально пересылать журналы в ИФНС по электронному каналу связи.
Заполнение счет-фактуры
Все требования, которые предъявляются к заполнению счета-фактуры, можно найти в НК, ст. 169. Документ может оформляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В первом случае необходимо позаботиться о создании копии в бумажном виде со всеми штампами и подписями, так как налоговые инспекторы при проверке требуют именно бумажный документ.
В соответствии с требованиями законодательства РФ, документ должен включать в себя:
Если речь идет о счете-фактуре при сделке с иностранными компаниями, необходимо также указывать страну-изготовителя товара, номер таможенной декларации.
Корректировочный счет-фактура
Понятие «корректировочный счет-фактура» появился благодаря изменениям в ст. 168, 169 НК РФ. Оформляется корректировочный счет-фактура при предоставлении скидок с цены товара по прошлым отгрузкам; при уценке товара, отгруженного покупателю и оказавшегося с дефектами; при увеличении цены на продукт в соответствии с условиями договора, при увеличении или уменьшении стоимости работ или услуг.