что такое рабочее собрание
Как сделать рабочую встречу максимально полезной
Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»? На эти вопросы ответил бизнес-тренер из EPAM Дмитрий Татти.
Какие встречи бывают
Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели.
Встречи для информирования
Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека.
Встречи для обсуждения
Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение.
Встречи для принятия решений
Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда.
Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.
От каких встреч можно отказаться
Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется.
Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться.
Собрания с широкой повесткой
Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.
Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников.
Выступления нескольких отделов перед руководством
Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают.
Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела.
Встречи для информирования
Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет.
Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.
Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников
Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат.
Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения.
Регулярные собрания команды
Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.
Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой.
Как организовать и провести эффективную встречу
Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе.
Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:
Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала.
Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.
Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».
После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.
Относиться к митингам нужно как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которые мы пользуемся, важно и нужно.
Планёрка с сотрудниками
Планерка — это короткое собрание сотрудников компании, на котором проходит обсуждение текущих дел на предприятии и составление стратегии дальнейшего развития. Планерки проводятся еженедельно, один или два раза.
Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.
Зачем нужна планерка
Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.
Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.
Вопросы, которые могут подниматься на планерке:
Виды планерок
Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию:
Правила проведения
Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:
План проведения: пример планерки
План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.
Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:
Примерный план проведения планерки может быть следующим:
Проведение виртуальных планерок
Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае?
Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:
Как проверить эффективность собрания
Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи?
Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:
Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.
Причины неэффективности планерок
Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:
Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.
Увеличить пользу планерки
Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:
Планерка — значимая часть жизни компании. Она позволяет решать вопросы, помогает сотрудникам общаться между собой и понимать, что происходит в организации. Главное правильно подойти к ее планированию и проведению — так собрания будут эффективными и полезными для команды.
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Эффективное рабочее собрание: есть ли рецепт?
Исследования, да и здравый смысл подсказывает, что продуктивное взаимодействие внутри компании является ключом к долгожданному успеху. Именно сообща можно достичь значительных успехов, а не поодиночке. Впрочем, нельзя сказать, что такой подход к работе «празднуют» многие работодатели. А зря… В этой статье пойдет речь о высшей степени проявления коллективного взаимодействия в рабочих условиях – собрании.
Многие встречи и собрания похожи друг на друга как две капли воды: в определенное время – «час пик» сотрудники бросают все свои дела и направляются слаженным строем в конференц-зал для обмена ничего не значащими любезностями. У многих, лучше сказать, у большинства написано на лицах: «Что я здесь делаю? Кому здесь важно мое мнение?» За этим следует описание повестки дня, секретарь может стенографировать обсуждаемое, а председатель коротко обозначает границы проблемы, решить которую, собственно, все и собрались.
Большая часть сотрудников, посещающих собрания, делают это из-за соответствующей обязанности в должностной инструкции. Стоит ли говорить, что право голоса на подобных встречах имеют только избранные. На общие собрания зовут, как правило, только определенных представителей отделов – к примеру, бухгалтерии, маркетинговых исследований, проектного отдела, продаж и кадров. Но почему существует это неписанное правило, что участвовать в обсуждении могут лишь представители отдельных должностей?
Достижение эффективности через разноплановость мнений
Опытные менеджеры скажут, не задумываясь, что ключом к созданию самой продуктивной и успешной команды является психология. Эксперты, продолжая это мнение, советуют привлекать к решению определенных задач специалистов, исходя не из должностей, умений и определенных навыков, а из способа мышления и поведенческого типа. Именно такая команда позволит превзойти любую другую в части генерации свежих решений и работоспособных идей.
Идеальное собрание или переговорный процесс нацелены на сведение воедино разных идей и подходов, позволяя нащупать выразительность в общении с коллегами или партнерами, продемонстрировать настойчивость в достижении поставленных целей и гибкость в определении приоритетов. Психологи подтвердят, что люди, привыкшие действовать по налаженному принципу, перенимают и понимают шаблоны в поведении своих коллег. В результате встречаются лоб ко лбу коммуникабельность и сдержанность, беспристрастность и целеустремленность, жесткость и мягкость.
Правила проведения эффективного собрания:
Правило №1.Выбор правильных участников собрания. Перед конкретным собранием определите схематически тип мышления каждого из сотрудников, после чего пригласите представителей каждого из существующих типов: склонные к аналитике помогут четко обрисовать проблему и изобразят решение при помощи цифр и фактов. Те сотрудники, которым свойственно структурировать данные, подтвердят жизнеспособность существующих вариантов. Социально активные и общительные представители группы смогут оценить влияние человеческих факторов, поспособствуют организовать продуктивное общение. Члены группы с абстрактным мышлением предоставят ожидаемые результаты, не уделяя особого внимания мелким деталям.
Если в Вашей команде есть сотрудник, обладающий одновременно несколькими типами мышления, обязательно задействуйте его в коллективном «брейнсторме», ведь он сумеет по достоинству оценить не только вклад других членов команды, но и внести необходимые коррективы, сыграть роль эффективного посредника между представителями разных типов.
Когда в команде недостает представителя какого-то из типов мышления, советуем найти такого. При этом нужно выбирать таких участников команды, которые не станут безоговорочно соглашаться с любым мнение, высказанным авторитетным лицом. Лучше остановить свой выбор на тех, которые будут искренне увлечены проблемой и заинтересованы в ее решении.
Правило №2. Поставьте каждого из участников в известность об индивидуальной и глобальной цели и задаче. Каждый из присутствующих на собрании должен понимать, какова цель его участия. На вопрос «Зачем я здесь» каждый сотрудник должен получить внятный ответ. При этом каждый должен понимать, каких действий от него ожидают. Таким образом, будет определена роль каждого члена команды и личный вклад в общее дело.
Правило №3. Создайте атмосферу, в которой любое мнение и идея будут приветствоваться. Участники не должны бояться высказывать приходящее на ум вслух. Руководитель должен сыграть роль направляющего в поиске решений, а не надзирателя и бессменного оратора. Поощряйте активную дискуссию, старайтесь избегать критики мнений и идей, иначе их перестанут оглашать вообще.
Правило №4. Каждая встреча должна иметь логическое завершение – определенный вывод. Каждый из участников получил пищу для размышлений или же в ходе обсуждений было принято определенное решение, поэтому совершенно ясно к чему дальше предстоит двигаться. Прекрасно, если участники получают задание после завершения собрания. Завершенная встреча должна принести чувство, что время и силы не были потрачены зря.
Правило №5. Важны не формальности, а конкретные результаты. Регламент, стенографирование, очередность выступления участников важны в том случае, если собирается большой коллектив, а не когда важна генерация идей и практических решений. В последнем случае отсутствие формальности принесет наиболее желательные плоды.
В завершение отметим, что коллективный разум – невероятно универсальная вещь, способная разогнать тучи над любой проблемой, а скучные безрезультативные собрания превратить в действующий коворкинг.
8 правил, как проводить
рабочие собрания эффективно
Главные советы для проведения совещаний
Интернет-портал Parlons RH посчитал, что сотрудник французской компании тратит от трех до шести недель в год на участие в рабочих собраниях.
Безусловно, все — и работодатели, и сотрудники — заинтересованы в том, чтобы сделать совещания более эффективными. Вот несколько правил продуктивных встреч.
2 главных совета, как сделать совещания более эффективными
Специалисты Parlons RH убеждены: чтобы проводить качественные совещания, необходимо уменьшить их длительность и сократить количество участников.
1. Слишком длинные собрания
При всем желании сотрудник не может долго фокусировать свое внимание на чем-то одном. Но если вы отводите 60 минут на затянувшееся совещание, то заставляете его это делать.
Конечно, многое зависит от цели встречи: решение возникших проблем, консультация с сотрудниками, новость или короткое объявление.
В любом случае, исследование Barco et Circle Research, опубликованное в январе 2019 года, показало, что идеальная продолжительность собрания составляет не более 22 минут.
2. Слишком много участников
Количество участников собрания также влияет на его эффективность. Приглашать «всех, у кого есть свободная минутка», бессмысленно. По-настоящему эффективны встречи участников, а не зрителей.
Плохо организованные планерки — дополнительный источник затрат для компании. Стартап Perfony разработал калькулятор, подсчитывающий стоимость проведения собраний.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Рассчитывается периодичность, длительность и количество сотрудников. Например, если в компании из 200 человек каждый сотрудник будет тратить два часа рабочего времени в неделю на собрания, компания потратит на них 1 000 000 евро в год.
2 совета, как привести собрания в порядок
1. Подготовка повестки собрания
В действительности все начинается до собрания. Разошлите повестку встречи участникам накануне и дайте им возможность подготовиться к возможной дискуссии.
Цель собрания сформулируйте в виде вопроса, например: как сократить время обработки клиентских запросов?
Задача состоит в том, чтобы каждый сотрудник мог предложить свой вариант решения. Также поделитесь с участниками необходимой информацией для полноценного изучения вопроса.
2. Представление участников
Начинайте собрания с представления каждого участника. Это способствует открытости в обсуждении и предложении идей.
На таком собрании сотрудники больше вовлечены в обсуждение и способны сгенерировать идеи, ценные для компании.
2 совета, как организовать обсуждение и избежать его срыва
1. Составление плана собрания и соблюдение тайминга
В повестке дня, составленной накануне собрания, выделите несколько подтем и зафиксируйте время на обсуждение каждой.
Продолжительность может быть пересмотрена в зависимости от того, как будет развиваться обсуждение.
Однако будьте осторожны и не позволяйте участникам отвлекаться на обсуждение второстепенных вопросов. Нет, такими вопросами тоже не стоит пренебрегать, но они станут темой других собраний.
2. Использование дополнительных материалов
Удерживайте внимание сотрудников визуальными и графическими элементами. Зрение — самый активный орган чувств, людям гораздо проще воспринимать визуальную информацию.
Рисунки, инфографики, mind map и диаграммы, принесут больше пользы сотрудникам, чем записи по теме встречи. Также используйте цифровые продукты для динамичного зрительного восприятия, например, Klaxoon или Wisembly.
2 совета, как вовлечь сотрудников в обсуждение
1. Разумное использование мобильных телефонов
С одной стороны, имеет смысл ограничить использование смартфонов во время собрания.
Но использование различных приложений может быть полезно: проведение опросов (в том числе анонимных, что будет ценно для сотрудников, которые стесняются высказывать свою точку зрения), участие в голосовании, возможность высылать вопросы, не прерывая встречи, — это только малое количество примеров, как можно использовать телефон для большего вовлечения сотрудников.
2. Главный вопрос
Активное обсуждение во время собрания не являются показателем его эффективности. Важно то, что будет сделано сотрудниками после него.
Перед окончанием собрания важно дать четкий ответ на вопрос: кто, что и когда делает?
Это гарантирует, что все правильно поняли, к чему в итоге пришло обсуждение и что следует делать после него. Это необходимо зафиксировать в протоколе собрания.
Бонус: эффективные собрания улучшают продуктивность сотрудников
Слишком частые, плохо подготовленные, излишне монотонные и с большим количеством участников — такие собрания выматывают сотрудников, даже если те об этом не догадываются.
Плохо выполняя свою главную цель — решение конкретных проблем, — неэффективные собрания влияют и на качество работы. Сотрудники становятся более отстраненными и пассивными, снижается внутренняя продуктивность.
Как подчеркивает Луи Варей, один из бывших руководителей компании Danone, «в каждой организации собрание — это место, где воспитывается и формируется коллектив, а значит, где каждый сотрудник может участвовать в принятии решений и развитии компании».
Эффективные собрания, вместе с современными и гибкими моделями управления, способствуют большему сотрудничеству внутри коллектива и делают работу более осмысленной.