что такое рабочая задолженность

Что такое дебиторская задолженность

И чем она отличается от кредиторской

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором. Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность — это то, что должны компании, то кредиторская — наоборот, когда та сама задолжала контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся и кредиты.

Примеры видов задолженности

Когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно. Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская. Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца было бы идеально, если бы все покупатели вносили предоплату, но на практике такого не бывает. Поэтому клиентам дают отсрочку платежа. Это выгодно участникам сделки: покупатель может, например, перепродать дороже еще не оплаченный товар, а продавец наращивает рынок сбыта. Чем больше у компании клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По срокам погашения — на долгосрочную и краткосрочную. Краткосрочная — долг, погашаемый в течение года с момента заключения договора. Например, если оплата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца. Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Например, заем для сотрудника.

По срокам погашения обязательств — на нормальную или просроченную. Срочная, или нормальная, — когда еще не пришло время гасить долг. Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение 10 дней. Спустя неделю его задолженность еще считается нормальной. Просроченная задолженность появляется, когда указанные в договоре сроки вышли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц.

По основаниям возникновения — в зависимости от того, кто должен компании:

По вероятности погашения — на сомнительную и безнадежную. Сомнительная не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадежная — с истекшим сроком исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или у приставов не получается взыскать деньги, то долг тоже считают безнадежным. А еще, когда должника исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой.

Управление дебиторской задолженностью

Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством. Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления дебиторской задолженностью:

Основные задачи управления задолженностью

Чтобы партнеры платили в сроки, сотрудники компании проверяют дебиторов еще до того, как заключить сделку, а также составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, компания должна контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд.

Участники управления задолженностью

Проблемы долгов касаются не только финансистов компании. В управлении дебиторской задолженностью участвуют и другие подразделения. Например, сотрудники службы безопасности проверяют контрагентов, менеджеры по продажам и бухгалтеры мониторят неплатежи, юристы составляют претензии и взыскивают долги в суде. В свою очередь руководство компании организует процесс, контролирует его, мотивирует сотрудников.

Процесс управления задолженностью

Процесс управления дебиторской задолженностью делят на четыре этапа:

Сотрудники компании ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают уже имеющиеся долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Бухгалтерия должна минимум раз в год проводить инвентаризацию всех обязательств компании и ее имущества вне зависимости от места его нахождения. Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать.

Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.

По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.

Расчет дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс. Универсальной формулы для расчета дебиторской задолженности нет, в каждой компании это делают по-разному, так как структура дебиторской задолженности может отличаться. Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности — это отношение выручки компании от реализации товаров или услуг к средней дебиторской задолженности. Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за год компания получила от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности. Среднюю дебиторскую задолженность считают так: сумму долгов контрагентов на начало года складывают с долгами на конец года и делят на два.

Коэффициент оборачиваемости = (Продажи в кредит или Выручка) / (Средняя дебиторская задолженность)

Взыскание дебиторской задолженности

Полный размер долга складывается из самой задолженности и неустойки, пеней или штрафов. Если в договоре нет санкций, то кредитор имеет право потребовать пеню с учетом ставки ЦБ.

Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.

Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Если суд удовлетворит требования, то в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор имеет право взыскать долг и в рамках банкротного дела. Если компанию внесут в реестр кредиторов, то она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

Срок исковой давности

Минимальный срок давности по такому иску — три года. Максимум — 10 лет для ситуаций, когда срок исковой давности приостанавливается.

Дата начала течения срока исковой давности может быть разной в зависимости от обстоятельств и условий договора:

Если срок давности по какой-то из этих причин приостанавливали, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев, то срок давности увеличивается до полугода.

Кроме этого, срок давности может прерваться, а потом начаться заново — если должник признает, что долг существует, погасит какую-то часть суммы или начнет переговоры о реструктуризации.

Если срок давности истек, то кредитор должен списать дебиторскую задолженность.

Сроки погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности — это математический показатель, который показывает финансовую устойчивость компании. Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании, или темпы прироста дебиторской задолженности. Срок погашения показывает средний период, который проходит от поставки товара покупателю до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения = Длительность периода × (Долг дебитора / Выручка от продаж)

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны компании, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, нереальные для взыскания, списываются. Сделать это можно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании. «Нереальность взыскания» определяет кредитор, руководствуясь собственными соображениями.

Важно, что если кредитор признал долг нереальным для взыскания и списал его как убыток, то сама задолженность в балансе не аннулируется. Ее нужно отражать еще пять лет с момента списания, так как у должника могут появиться деньги.

Списание дебиторской задолженности. Положение по ведению бухгалтерского учета

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Как снизить дебиторскую задолженность

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания должна контролировать процесс платежей контрагентов: проверять надежность контрагентов; разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально; прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты; контролировать все расчеты с контрагентами; взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Страхование дебиторской задолженности

Если есть подозрения, что покупатель превратится в должника, компания может застраховать дебиторскую задолженность. Это практикуют при сотрудничестве с организациями, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Страхует долг страховая компания.

Страховой случай наступает не только если контрагент вовремя не платит по договору или нарушает график платежей, но и когда покупателя признают банкротом.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности, список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о компании-кредиторе.

Существует два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа выписывается полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Выплаты производят по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца. Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату. Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи в нем перечислены, какие лимиты ответственности прописаны, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату и т. д.

Продажа дебиторской задолженности

Компания может сама взыскивать долг, а может продать его. Цена будет меньше самого долга, но кредитор избавит себя от досудебной переписки с должником, судебных разбирательств и волокиты с приставами. Есть несколько вариантов, как оформить такую сделку.

По договору уступки требования — цессии, если такая процедура предусмотрена в договоре, на основании которого появился долг. По сути цессия — это соглашение, в соответствии с которым кредитор передает кому-то свои права требования долга.

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. При этом если речь идет о недвижимости, то цессию обязательно надо регистрировать в Росреестре.

Через факторинг работают, когда продавцу срочно нужны деньги, а покупателю важно работать с отсрочкой платежа. Банк или факторинговая компания кредитуют поставщика, выкупая его дебиторскую задолженность. Вот как это работает

Банк или факторинговая компания дают возможность продавцу сразу получить деньги, а покупателю заплатить потом — например, после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Через вексель — если покупатель передает вексель в счет оплаты товара, то кредитор может потом передать эту ценную бумагу или продать кому-то. Преимущество векселя в том, что сам он — уже подтверждение долга, никаких дополнительных документов, например для суда, не требуется.

Источник

Виды дебиторской задолженности: проводим анализ и снижаем риски

Вопросы, рассмотренные в материале:

Причиной появления дебиторской задолженности всегда является разрыв между сделкой купли-продажи и оплатой товара. Иными словами, речь идет о разновидности финансовых вложений одной компании в другую. Поэтому для эффективного управления «дебиторкой» важным становится сохранение допустимых границ этого актива. Далее мы расскажем про виды дебиторской задолженности, связанные с ними риски и про используемые в этом случае принципы формирования системы работы.

Понятие и виды дебиторской задолженности

Финансовая стабильность любой компании требует превышения суммы дебиторской задолженности над кредиторской.

Дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, входящим в число ее должников.

Дебиторскую задолженность принято рассматривать как:

Оборотный капитал компании состоит из:

Таким образом, дебиторская задолженность входит в оборотный капитал фирмы.

Причиной появления разных видов дебиторской задолженности может стать невыполнение договорных обязательств, излишне уплаченные налоги, взысканные сборы, пени, выданные денежные суммы подотчет.

Выделяют два вида дебиторской задолженности предприятия:

Нормальным называется долг за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но при этом право собственности перешло к покупателю. Также поставщику (подрядчику, исполнителю) может быть перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Тогда как второй тип состоит из неоплаченного в установленный договором срок долга за товары, работы, услуги. Просроченный вид дебиторской задолженности делят на сомнительный и безнадежный.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):

«сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией».

После истечения срока исковой давности сомнительный вид дебиторской задолженности меняет статус на безнадежный, который невозможно взыскать.

Согласно пункту 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ «безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации».

Нереальный к взысканию вид дебиторской задолженности, возникает из-за:

По предполагаемым срокам погашения дебиторская задолженность бывает двух видов:

Отметим, что при просроченном виде «дебиторки» стоит применять отсрочку (рассрочку) платежа, рассчитываться акциями, векселями, использовать бартер. Однако в случае предоставления отсрочки нужно изучить платежеспособность и деловую репутацию контрагента.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Способы оптимизации дебиторской задолженности

Предупредить образование дебиторской задолженности можно при помощи заранее подготовленного четкого плана ведения расчетов. За счет грамотно использования в финансово-хозяйственной деятельности собственных средств сокращается величина дополнительных издержек.

Компании важно быть аккуратной при выборе клиентов для сотрудничества, как можно более педантично прорабатывать и согласовывать условия сделки. Не стоит подписывать контракт, пока вы не видели максимально возможный комплект учредительных документов, не представили себе положение клиента на рынке, его платежеспособность и исполнительность по отношению к другим юридическим и физическим лицам. Предприятиям лучше пользоваться системой стандартов оценки потенциальных клиентов, сотрудников.

Современный бизнес имеет множество общедоступных инструментов для проверки контрагентов. В их число входят сайт налоговой, картотека арбитражных дел, реестр исполнительных производств в Федеральной службе судебных приставов и прочее. Чтобы минимизировать риски, рекомендуется вводить и использовать штрафные санкции, четкие этапы по работе с должниками. Приведем бытовой пример: при наличии долга по коммунальным услугам, согласно договору, неплательщику могут перекрыть доступ к энергоресурсам.

Чтобы сократить любой вид дебиторской задолженности, можно использовать такие способы:

Поскольку крупные компании работают одновременно с большим количеством контрагентов, им сложно обойтись без специального маркетингового, планового отдела. Его сотрудники отвечают за подробный анализ состояния взаиморасчетов, разработку и применение на практике эффективной тактики выбора бизнес-партнеров. Также данные специалисты должны подобрать наиболее выгодные условия, содержание контрактов и предложить способы оптимизации действующих сделок.

Так, отдельная служба начинает играть очень важную роль в финансово-кредитных учреждениях, когда их клиентами становятся как юридические, так и физические лица. Ведь в этом случае нужен подбор и анализ наиболее приемлемых условий для заключения соглашений.

Чтобы снизить объем «дебиторки» компаний, банк может внести в условия договора большой штраф за неисполнение обязательств. Для граждан также стоит прописать вероятность безакцептного списания долга с личного счета должника при невозможности предоставить деньги кредитору в установленный срок.

Еще одним вариантом, позволяющим снизить экономические риски, затраты организации, является смягчение требований по отношению к должнику. Допускается предоставление ему отсрочки, рассрочки, реструктуризации. В этом случае у неплательщика появляется шанс восстановить платежеспособность, чтобы удовлетворить требования кредитора.

Представим, что за определенный период компания потребила некоторый объем электроэнергии, но не заплатила поставщику. Теперь ей грозит отключение света. Поскольку применение столь строгой меры станет причиной для полной остановки работы, руководитель-должник выходит на переговоры с поставщиком и просит отсрочку в три недели. Для кредитора этот срок не представляется критичным, а такая уступка – это возможность получить деньги и сохранить партнерские отношения.

Во время досудебного урегулирования сложившейся ситуации необходимо постоянно работать с клиентом, только при этом условии удастся не просрочить взыскание. На первых этапах дебитору направляются уведомления, письменные претензии, предложения закрыть долг в установленный срок. Переговоры должны вестись в формате личных встреч, звонков по телефону, переписок по e-mail.

В результате стороны могут прийти к мировому соглашению, пересмотреть условия договора. В качестве предоставления гарантии кредитору со стороны заемщика может использоваться обеспечение контракта. Допустим, договор ипотечного кредитования предполагает, что получатель займа оставляет недвижимость в виде залога.

Обычно добиться высоких показателей закрытия разных видов дебиторской задолженности удается за счет использования системы поощрений. За досрочное перечисление аванса заказчик получает скидку на услуги. Но чтобы фирма не ушла в минус, а исполнительность клиентов повысила оборачиваемость средств, важно заблаговременно просчитать доходность таких мероприятий.

Может быть полезным введение премирования для должностных лиц как за достижение высокого уровня продаж, так и за своевременное исполнение договорных обязательств клиентами. Неэффективная работа отдела влечет за собой сокращение вознаграждения работников. В результате в компании формируется четкая взаимосвязь между уровнями профессионализма и дохода сотрудников.

Маркетологи составляют список контрагентов, которым стоит отказать в продолжении сотрудничества, отталкиваясь от результатов исполнения договоров, состояния взаиморасчетов. Осуществляя поставки, перечисляя авансы таким фирмам, кредитор рискует потерять ресурсы.

Бывает, что мирное урегулирование ситуации не представляется возможным, тогда дело направляется в суд. Далее должник привлекается к ответственности: с него в принудительном порядке взыскивается дебиторская задолженность при помощи изъятия денежных средств, имущества. Для неплательщика данная процедура несет разные виды отрицательных последствий, а именно: происходит ограничение его деятельности, территориального перемещения, права управления транспортом (если речь идет о физических лицах), производится арест и реализация объектов собственности.

Анализ дебиторской задолженности организации

Если вы хотите наглядно увидеть разные виды дебиторской задолженности по срокам просрочки платежа, стоит построить график анализа. Он поможет проанализировать показатели как по видам просрочки, так и по клиентским менеджерам, филиалам. Наличие динамики «дебиторки» с указанием общих сумм позволяет не рассчитывать их дополнительно.

Таким образом организация отслеживает размер дебиторского долга и разные виды показателей, вычисленные на его основе.

Коэффициент дебиторской задолженности сокращенно называется Кдз и используется для отображения той части активов компании, которую составляют долги. Для его вычисления применяют такую формулу:

где ДЗ – сумма всех видов дебиторской задолженности;

А – все активы компании.

Еще одним важным показателем считается коэффициент оборачиваемости. Он показывает скорость погашения дебиторского долга, то есть, как быстро контрагенты оплачивают товары. Данный показатель позволяет понять, какое количество раз за период фирма получила оплату в размере среднего остатка неоплаченной задолженности. С его помощью определяют, насколько эффективно взыскиваются долги с контрагентов. В этом случае применяют формулу:

Кодз = Выр / СрОстдз,

где Кодз – коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;

Выр – выручка за период;

СрОстдз – средний остаток дебиторки».

Рассчитывают данный показатель, складывая разные виды дебиторских денежных обязательств на начало и конец периода, после чего делят на два. При помощи коэффициента оборачиваемости удается узнать усредненное количество дней, на протяжении которых долг остается неоплаченным.

Сразу скажем, что эти показатели не предполагают наличия нормальных значений. Компания сама решает, в каких пределах должны находиться коэффициенты, отталкиваясь от особенностей своей деятельности. Высокий коэффициент оборачиваемости свидетельствует о том, что покупатели быстро выплачивают разные виды долгов, а это лучший исход для каждого предприятия. Однако нужно понимать, что высокая оборачиваемость не всегда становится показателем эффективной работы фирмы.

Как создать систему управления дебиторской задолженностью

Эффективной можно считать систему управления разными видами дебиторской задолженности, если она позволяет справиться с такими задачами:

Этап 1. Определение правил игры.

Этот этап состоит из следующей последовательности действий:

Подготовка регламентов в отношении:

Практически всегда ранняя оплата сопряжена с предоставлением скидки, по этой причине закупщикам выгоднее покупать по предоплате, а продавцы предпочитают отгружать в долг. Даже несопоставимость стоимости такого финансирования контрагентов и цены привлекаемых кредитов не становится серьезным аргументом. Дело в том, что банковские проценты не учитываются в EBITDA, и замотивированные на такой показатель менеджеры готовы сопротивляться до конца.

Шаг 2. Персонализация ответственности за исполнение регламентов, что позволяет прикрепить к каждому контрагенту отдельного менеджера, а также назначить для каждого процесса ответственного представителя подразделения. Говоря о менеджере, мы имеем в виду менеджера отдела продаж/отдела закупок (ОП/ОЗ), а в число обсуждаемых подразделений входят финансовый департамент (ФД), коммерческий департамент (КД), юридическая служба (ЮС) и служба безопасности (СБ). При этом бухгалтерия включается в ФД.

В реальном бизнесе часто используется распределение ответственности, при котором ответственность за продажи и взыскание дебиторских долгов несут разные департаменты, чьи цели противоположны друг другу.

Шаг 3. Определение ответственности за нарушение регламентов на двух уровнях:

Шаг 4. Мотивация на соблюдение регламентов. Сокращение различных видов дебиторской задолженности не всегда возможно лишь за счет штрафных санкций. Такой подход может не только сохранить имеющиеся просрочки, но и снизить мотивацию персонала и партнеров компании. А значит, помимо мер ответственности, стоит сформировать принципы мотивирования. На практике свою эффективность успели доказать такие решения:

Шаг 5. Пропаганда и разъяснение «правил игры». Сотрудники и контрагенты будут выполнять регламенты только при условии, что они их понимают и чувствуют себя активными соучастниками. В противном случае они будут выступать в роли формальных исполнителей, работающих под угрозой санкций или в ожидании выгоды. Если вам удастся сформировать максимально понятную и прозрачную систему, менеджеры сами будут напоминать контрагентам о сроках погашения долга. Еще один плюс такой ситуации: вы увидите, насколько ваши специалисты профессионально справляются с подготовкой первичной документации.

Иногда исходящие от персонала идеи («снизу») или от заинтересованных партнеров («сбоку») становятся лучшими инструментами для заблаговременного предотвращения проблем или «расшивания» сложных видов дебиторской задолженности.

Этап 2. Планирование показателей.

Тактическое планирование представляет собой определение общих принципов работы с продуктами и контрагентами на конкретный отрезок времени. Тактические принципы формирования задолженности должны быть направлены на достижение прямых и косвенных видов целей предприятия на конкретный период. К первому виду относятся рост прибыли, оборота, доли рынка, а ко вторым – политические, имиджевые цели и пр.

Операционным планированием называют установление лимитов (нормативов) и условий работы для конкретных партнеров и ассортиментных позиций. Операционные планы являются распределением тактических планов по «карте» партнеров. Поясним, что партнеров распределяют с определением матрицы условий работы по каждому из сегментов.

Сегментирование приходится проводить, поскольку не все партнеры одинаково интересны и значимы для компании с экономической точки зрения. Эффективное разделение на виды требует выделения критериев, отражающих особенности бизнеса, а также свойственные ему и контрагентам риски по таким параметрам:

Отметим, что степень детализации не должна значительно усложнять и повышать стоимость первоначального планирования, дальнейшего сопровождения сотрудничества с партнерами. Поэтому обычно применяют три вида базовых приемов:

Для каждого сегмента следует установить рейтинг привлекательности и политику работы с данным видом контрагентов.

Среди целей сегментации стоит назвать не только повышение прибыли и решение маркетинговых задач, также к ним относится диверсификация дебиторов для сокращения уровня финансовых рисков. Причиной последних обычно становятся неуплата монопольным заказчиком или проблемы в отдельном секторе рынка. Если компания периодически авансирует слишком крупных контрагентов, необходимо просчитывать разные виды рисков и их возможные последствия. Иногда потенциальный убыток может стать причиной для банкротства предприятия, тогда рекомендуется отказать в кредите даже при низкой вероятности дефолта.

В идеале для оптимизации доходности, ликвидности, риска и целевых маркетинговых показателей компания должна установить максимальный допустимый объем всех видов дебиторской задолженности в совокупности, а также по контрагентам, их сегментам, отдельным ассортиментным и закупочным позициям.

Когда подготовлен перечень условий и выбраны способы оценки рисков, нужно перейти к планированию (спрогнозировать и ограничить) объемов вовремя неинкассированной задолженности и порядка работы в этом случае. В том числе ее своевременную оценку, продажу и списание с дальнейшей компенсацией потерь за счет их включения в цену товаров, продаваемых на условиях отсрочки, или в скидку ценностей, приобретаемых на условиях предоплаты.

Далее создается система штрафных санкций, которая не должна отпугивать надежных контрагентов, но при этом мотивировать к исполнению обязательств и возмещать потенциальные финансовые потери и упущенную выгоду.

Этап 3. Оперативная работа.

Данный этап сопряжен с постоянной проверкой исполнения регламентов и договоренностей, кроме того, обязательно идет мониторинг ключевых показателей, зависимости финансовой стабильности фирмы от текущего и прогнозного размера задолженности.

Оперативная работа предполагает одновременное решение сразу четырех задач:

1. Предотвращение необоснованного образования проблемных долгов – основная цель работы с разными видами дебиторской задолженности и факторами, определяющими их уровень. Для этого прогнозируют статусы задолженности по суммам и партнерам, создают и поддерживают в актуальном состоянии реестры фактической задолженности, подготавливают базу для таких действий:

2. Недопущение старения долгов, которые не были закрыты в установленный срок. Помимо уже указанных действий можно прибегнуть к штрафным санкциям, передать дело в судебное производство, уступить задолженность специализированным организациям.

3. Отслеживание уровня эффективности используемой политики закупок и продаж. Для этого сравниваются дополнительные доходы от наличия «дебиторки» со стоимостью ее фондирования с учетом премии за риск.

4. Управление ликвидностью. Если в компании становятся заметны проблемы с краткосрочной ликвидностью, можно предложить партнерам скидки за досрочную оплату или возможность рефинансирования текущих долгов через факторинг либо при помощи других инструментов. Незапланированные избыточные ресурсы можно направить на авансирование закупок, однако это делается лишь при условии дополнительного снижения закупочных цен или иных выгод за раннюю оплату.

Этап 4. Аудит «правил игры».

Вполне логично, что без своевременных актуализации и дополнения существующие регламенты не принесут должного результата. Внесение поправок в данные документы может происходить при:

Как показывает практика, некоторые изначально не указанные в регламентах проблемы и ситуации могут быть вписаны через некоторое время. Обычно в документах забывают написать о трех категориях проблем:

Иногда покупатель соблюдает график оплаты поставок, но не торопится погасить задолженность, допустим, за совместное участие в рекламной акции, в результате этот долг оказывается «бесхозным». Каждый подобный случай необходимо внимательно рассмотреть, чтобы внести поправки в регламенты и не допустить повторения ошибок.

Автоматизация учета дебиторской задолженности

Для эффективного управлению дебиторской задолженностью требуется автоматизация данного процесса, это позволит быстро получать актуальные данные и принимать верные управленческие решения, откроет доступ к информации для всех ответственных лиц. На сегодняшний день контролировать сроки дебиторской задолженности можно в различных бухгалтерских и финансовых системах, например, такая функция хорошо представлена в системе БИТ.Финанс.

Источник