что такое произвольный электронный документ
Как создать произвольный документ в 1С?
Что такое произвольный документ и за чем он нужен в 1С? По сути произвольный документ – это любой неформализованный документ(файл) в любом формате. Это не структурированный документ, который не участвует в бизнес процессах между контрагентами, но также являющийся полноценным объектом системы, для которого можно отслеживать момент отправки, согласования, подписания и тому подобных действий. Согласитесь, это уже не просто отправка файла по почте и ожидание ответного письма с подтверждением. Это – выход на несколько другой уровень обмена с контрагентом. Ограничением произвольного документа является лишь размер файла. На момент написания этой статьи допустимый размер составляет от 100 байт до 50 мегабайт – вполне приемлемо даже для огромных документов в любом текстовом формате. Виды произвольных документов в 1С нужны не для того чтобы хранить их в базе. Они необходимы в тех ситуациях, когда нужно обменяться(подписать) ими с контрагентом. Именно для этого и создан раздел обмена формами произвольных документов.
2. Как создать произвольный документ?
Теперь перейдем непосредственно к тому, как создать произвольный документ. Необходимо перейти в раздел «Продажи». Там найти пункт «Произвольный документы». Для удобства я бы рекомендовал пользоваться поискам, потому что не всегда (не во всех типовых конфигурациях 1С 8) этот пункт выведен на экран, однако, имеет место внутри Вашей версии конфигурации 1С.
Создание произвольного документа в 1С
Для создания необходимо перейти на вкладку «Исходящие» в системе программ 1С и нажать кнопку «Создать». Соответственно, на вкладке входящие будут отображаться произвольные документы, которые были получены с данными от контрагентов, с которыми настроен обмен.
Произвольные документы в 1С
Работа с произвольным документом в интерфейсе типовой конфигурации 1С
После создания необходимо выбрать контрагента, которому будет отправлен данный документ и организацию отправителя. Из обязательных полей – это всё. Также при желании можно указать тип документа, выбрав его из предопределенного списка. Также можно указать договор. Сразу после добавления файла по умолчанию имя файла будет транслировано на английский. Это связано с возможным различием информационных систем с контрагентом. За возможность транслирования имени присоединённого файла отвечает одноимённая галочка в пункте «Ещё».
Если обмен с контрагентом настроен корректно, произвольный документ будет отправлен сразу же после его сохранения.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:
По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.
Какие документы нельзя перевести в электронную форму
Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.
Утверждение порядка кадрового ЭДО
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.
Уведомление работников и получение их согласия
Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.
Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.
Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.
Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).
При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.
При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.
Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Пакеты электронных документов
Видеоинструкция
1. ОТПРАВКА ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.
Для подписания и последующей отправки всех документов достаточно нажать «Подписать и отправить пакет».
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.
2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Входящие документы будут отображаться в пакете при условии, что отправитель выполнил их объединение перед отправкой.
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.
Также вам может быть интересно:
Форматы электронных документов
Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.
Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими
Электронные и бумажные документы
Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.
Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.
При этом стоит разделять:
Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.
Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).
ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):
Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.
Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:
Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.
Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот
Что такое форматы электронных документов
Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.
У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.
В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.
В чем разница между форматами и формами электронных документов
Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.
Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.
Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:
Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:
Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие, штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.
В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.
Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.
Перечень форматов, утвержденных ФНС России
Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:
Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.
Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы
Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.
Формализованные
Полуформализованные
Неформализованные
Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.
Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.
Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком