Инициация проекта
Инициация проекта – это стадия проекта, на которой выполняется определенный набор работ для его успешного запуска. В частности, происходит четкое определение целей и задач проекта, назначение руководителя проекта, разработка устава, идентификация участников и заинтересованных лиц.
Очень, очень часто этот этап жизненного цикла проекта начинающему руководителю проекта кажется неважным и ненужным. Действительно, о чем тут думать, начальство сказало делать – значит, надо делать. Скорее бежать планировать, например, а то и сразу выполнять. И это одна из самых больших ошибок, какую только можно сделать.
Что именно происходит на этапе инициации проекта в конкретной компании, чаще всего зависит от самой компании. Где-то решение о том, что “проекту быть” уже принято, и нужно только подготовить устав, а где-то именно на этом этапе происходит оценка целесообразности проекта и принимается решение после подготовки устава. Но в любом случае, это та контрольная точка, после которой будет понятно, делаем мы проект или нет, и которая позволяет формально этот проект начать.
Если обобщить, то инициация проекта – это момент, когда еще можно остановиться и подумать, а делать ли проект вообще? Когда еще не затрачены деньги, время и усилия. Когда вашей репутации хорошего руководителя проектов еще не нанесен урон, который потом будет сложно исправить. После того, как устав подписан, а руководитель проекта назначен, что-то решать уже поздно.
Что бы не входило в инициацию проекта в вашей компании, на этом этапе необходимо четко сформулировать и описать основную информацию о проекте, сделать обоснование его целесообразности, описать конечный продукт и результаты проекта. То есть формализовать всю информацию, которая позволит понять, а нужно ли его вообще делать, этот проект. Важно понимать, что причин инициации проекта может быть всего три: сокращение расходов, увеличение прибыли, снижение рисков.
Также стадия инициации проекта – это возможность сделать так, чтобы основные заинтересованные лица понимали, о чем этот проект вообще и какую роль они в нем будут выполнять, не обольщались тем, что вы все сделаете идеально и придете с готовым результатом, и осознали, что чуда не будет, и им тоже придется в этом участвовать.
Вся перечисленная информация кратко фиксируется в уставе проекта, который обычно содержит не более двух-трех страниц. Как написать хороший устав проекта. Устав является первым документом, официально «запускающим» проект, а также определяющим руководителя проекта.
Так же советую даже в наш век высоких технологий, когда распечатанные документы уже не так популярны и намного проще согласовывать устав проекта через электронную почту, все же хранить у себя распечатанный и подписанный устав. Так надежнее, ну и важность любой бумажки при подписании автоматически повышается в разы.
Как расценивается инициация проекта с позиции менеджера проекта? С точки зрения профессиональной этики именно на этапе инициации он должен честно ответить себе на вопрос, можно ли этот проект сделать в рамках имеющих ограничений по времени, деньгам, ресурсам и проч.? Если уже сейчас понятно, что нельзя, самое время поднять руку и с цифрами в руках объяснить, почему нельзя. Помните, подписывая устав, вы берете на себя профессиональную ответственность за выполнение того, что в нем указано в рамках тех ограничений, которые там указаны, и с этого момент неуспех проекта – это ваш личный неуспех.
Крайне желательно именно здесь, на берегу, договориться о том, что от вас ждут, как от руководителя проекта, какие полномочия у вас будут, и как будут измеряться результаты. Это не всегда можно внести в устав, но нужно хотя проговорить этот вопрос со спонсором, чтобы не осталось недопонимания.
Пример инициации проекта из реальной жизни
Итак, я живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. И я думаю, что неплохо бы затеять проект “Ремонт в квартире”. Как это будет происходить?
После того, как я все это придумала-посчитала-прикинула, я все это аккуратно записываю в один документ, проверяю на адекват и решаю, готова я за это взяться и беру ли на себя ответственность сделать все в срок и в бюджет, учитывая все существующие факторы. Если да, то подписываю бумажку, даю ее же на подпись мужу и родителям, и вуаля – проект начат!
Вот как-то так. Помните, что пропуск стадии инициации и начало работ без формальных полномочий и подписанного устава – ошибка, которая в 99% случаев приведет к перерасходу денег, трате времени и не улучшить вашу карму, как руководителя проекта.
Инициация проекта. В чем суть нового проекта? Часть 3
Целью инициации проекта является получение обязательства начать проект. Вы хотите, чтобы клиент или спонсор могли принять обоснованное решение о переходе на этап планирования.
Как правило, первым шагом в инициации проекта является назначение менеджера проекта. В некоторых случаях руководитель проекта может быть назначен в проект после его утверждения.
Во время инициации проекта вы определяете проблему, которую должен решить проект, и собираете всю сопутствующую информацию. Как только у вас есть первоначальное определение проекта, пришло время подготовить устав проекта, документ, который формально описывает проект и излагает полномочия менеджера проекта.
В этой главе мы рассмотрим ключевые элементы определения проекта и что входит в устав проекта на стадии его инициации.
Кто такие заинтересованные стороны проекта
Термин «заинтересованная сторона» означает конкретного человека или группу людей, которые заинтересованы в результатах проекта. Это может быть клиент, отделы, влияющие на проект, и даже люди, которые работают над задачами проекта.
Для руководителя проекта необходимо знать важность, влияние и заинтересованность заинтересованных сторон в проекте. Вам также необходимо знать их ожидания и вклад в проект. Таким образом, вы, как руководитель проекта, можете сосредоточиться на построении отношений с заинтересованными сторонами, которые оказывают наибольшее влияние на успех проекта.
Давайте рассмотрим основные виды заинтересованных сторон:
Иногда бывает сложно определить, кто является заинтересованными сторонами для вашего проекта, а также оценить, какие из них наиболее важны, и как эффективно с ними работать. Вот где пригодится документ анализа заинтересованных сторон или реестр заинтересованных сторон.
Цели, Требования и Интересы
Инициативные проекты: что это? Кому и какие даются права на их реализацию?
В чем проблема?
С 1 января 2021 года в Федеральном законе «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» появится новая форма участия населения в осуществлении местного самоуправления — инициативные проекты. По этому поводу принят Федеральный закон от 20 июля 2020 г. N 236-ФЗ.
Мы попросили прокомментировать этот закон и перспективы его применения эксперта сети «Так-так-так» Наталью Мальковец — научного руководителя образовательных программ Центра дополнительного образования и повышения квалификации Ассоциации сибирских и дальневосточных городов, члена Европейского клуба экспертов местного самоуправления.
Что такое «инициативный проект»?
Инициативный проект, инициативный бюджет — это то, что европейцы называют партисипация, или соучастие, привлечение граждан к развитию, благоустройству, формированию и исполнению бюджетов различных территорий. В нашей стране эти формы находятся в самом начале своего развития.
Для чего предусмотрены так называемые «инициативные проекты»?
Сама идея введения такой новой формы участия населения в осуществлении местного самоуправления как инициативные проекты, неплоха, конечно. Хотя, я считаю, что регулировать инициативу законодательно — дело неблагодарное. Закон никогда не сможет успевать меняться, когда люди проявляют инициативу. Закон не должен мешать инициативе.
В данном случае мы вынуждены согласиться, что введение новой формы участия продиктовано требованием сложившейся современной ситуации. Дело в том, что многие города принимают участие в реализации национальных проектов, и условием такого участия является привлечение широких слоев жителей. Если учесть, что национальные проекты — мера временная, рано или поздно муниципалитеты все-таки получат возможность формировать собственные бюджеты и проекты развития, опыт инициативного проектирования будет нелишним.
Законом предусматривается, что в местную администрацию может быть внесен инициативный проект в целях реализации мероприятий, имеющих приоритетное значение для жителей муниципального образования или его части, по решению вопросов местного значения или иных вопросов, право решения которых предоставлено органам местного самоуправления.
У этой новации есть своя история. Первоначально предполагалось, что федеральный закон должен уточнить некоторые моменты организации процедуры инициативного бюджетирования, которое получило широкое распространение в субъектах РФ в последнее десятилетие. Инициативное бюджетирование осуществляется в соответствии с законами субъектов РФ и предполагает консолидацию средств бюджетов различных уровней, средств местных жителей и предприятий, расположенных на соответствующей территории, для реализации различных гражданских инициатив. Однако при обсуждении вопроса, видимо, возникла идея узаконить и те процессы общественного участия, которые требуются при реализации национальных проектов. Кроме того, возможны и такие проекты, которые не требуют финансирования.
Что должна содержать заявка на реализацию инициативного проекта?
Прежде всего, хочу отметить, что, к сожалению, в Федеральном законе № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» имеются некоторые нормы, которые весьма сложны для практической реализации. Например, такая процедура, как голосование по отзыву депутата, члена выборного органа местного самоуправления, выборного должностного лица местного самоуправления, на практике почти не реализуется. Эта норма задана таким образом, что требования закона выполнить сложно.
Внимательное изучение новой статьи 26.1. «Инициативные проекты» тоже вызывает опасения. Закон вводит требования к тому, что должен содержать инициативный проект, вносимый инициативной группой. Это перечень сведений из 9 пунктов, начиная с описания проблемы, решение которой имеет приоритетное значение для жителей муниципального образования или его части; ожидаемого результата; обоснования предложений по решению указанной проблемы и заканчивая расчетом необходимых расходов на реализацию инициативного проекта; сведениями о планируемом (возможном) финансовом, имущественном и (или) трудовом участии заинтересованных лиц в реализации данного проекта; указанием на объем средств местного бюджета в случае, если предполагается использование этих средств на реализацию инициативного проекта, за исключением планируемого объема инициативных платежей, и другими требованиями. Несоблюдение установленного порядка приводит к отказу в поддержке инициативного проекта.
Что обязаны делать органы местного самоуправления для реализации инициативных проектов?
На органы местного самоуправления Закон возлагает немало обязанностей: принять соответствующие нормативно-правовые акты; вовремя и в полном объеме разместить на официальном сайте муниципального образования информацию об инициативном проекте и об инициаторах проекта; рассмотреть инициативу; организовать, в случае необходимости, проведение конкурсного отбора; обеспечить сбор инициативных платежей Такие обязанности, несомненно, потребуют определенных организационных изменений, подготовки кадров, организации общественного контроля и пр.
Могут ли с инициативным проектом выступить несовершеннолетние?
Да, с инициативой о внесении инициативного проекта дано право выступать гражданам, достигшим шестнадцатилетнего возраста.
Шестнадцатилетние граждане, в соответствии с этим же Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», имеют право принимать участие в организации и деятельности территориального общественного самоуправления. Однако до сих пор, эта, несомненно, уникальная возможность, остается далеко не в полной мере реализованной органами территориального общественного самоуправления (ТОС).
В любом случае мы в рамках Ассоциации сибирских и дальневосточных городов, партнерских образовательных и некоммерческих организаций спланируем и просветительскую работу, и мониторинг того, каким образом будет складываться практика. В случае необходимости, с нами можно связаться через сайт www.asdg.ru для обсуждения идеи для внесения в качестве инициативного проекта, получить экспертную оценку идеи.
Если у вас есть вопросы по защите ваших прав — пишите нам в раздел «Консультации». Эксперты «Так-так-так» всегда готовы помочь вам.
И подписывайтесь на обновления «Так-так-так»!
Вместе мы делаем мир справедливее.
Сайт «Так-так-так» создан для того, чтобы мы помогали друг другу. Вы тоже можете помочь, поддержав проект
Обязательная информация.
Фонд содействия развитию массовых коммуникаций и правовому просвещению «Так-так-так» внесен в Реестр НКО, выполняющих функцию иностранного агента. Мы обязаны размещать этот комментарий, исполняя требование существующего законодательства, но заявляем, что считаем решение Минюста необоснованным и оспариваем его в суде.
Написать комментарий
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Процедуры инициации проекта
Развитие управленческой культуры, к сожалению, не всегда идет поступательно равномерно. Например, к тому, что процессам планирования проекта нужно уделять внимание на протяжении практически всей его продолжительности, многие руководители уже привыкли. Но вот инициация проекта далеко не в каждом случае воспринимается как нечто значимое. Тем не менее, практика показывает, что усилия и время, потраченные на процедуры инициации, способны значительно повлиять на качество и результативность работы над проектной задачей.
Что является основанием для начала проекта?
По существу, инициатором проекта может выступить любой сотрудник компании, если он в этом усматривает необходимость и понимает, что в штатном операционном режиме эту задачу не решить, и она требует объединения усилий целой группы участников. Однако для одной категории работников инициация является обязанностью, а для других групп она всего лишь похвальная активность. Если встать на позицию финансового управления и системы бюджетирования, то, как правило, именно руководители центров финансовой ответственности и обязаны в основной своей массе выступать инициаторами. Назовем основные причины рассмотрения идей и их проработки на предмет запуска в проектную реализацию.
В глобальном смысле все проектные решения связаны с проблемами управления. И при рассмотрении стратегического контекста проблематизации решение уникальных задач носит характер либо реализации возникающих возможностей, либо исключения затруднений (проблем) более низкого уровня. Напомню, что под проблемой в управленческом смысле мы понимаем неопределенность или противоречие в процессе познания явления деятельности. Их устранение невозможно с позиции действующей концепции управления для принятия решения.
В этом суть и базис стратегического планирования – выстроить такую последовательность уникальных задач (проектов), реализация которых выведет компанию на устойчиво новое состояние и концепции управления и уровня развития бизнеса. Процесс инициации с идейного замысла может начинаться в регламентной процедуре подготовки к сессии стратегического планирования или же тактического бюджетного процесса, а может возникнуть спонтанно, ситуационно. Последнее крайне нежелательно, но с этим поделать ничего нельзя, таковы наши современные реалии, мир порой меняется гораздо быстрее любых планов.
Цели и задачи проектной инициации
Проектная инициация – это не один процесс, а целая их группа согласно стандарту PMI. Они формируют начальную группу мероприятий для обеспечения состоятельности самой проектной идеи и запуска ее проектной реализации. При этом уже на данной фазе выявляются и даже устраняются многочисленные риски, отработать которые на стадии инициации гораздо выгоднее, чем после старта проекта. Инициация метафорична фразе из поговорки «Семь раз отмерь!», поскольку планирование и исполнение, начавшись практически одновременно, после приказа о начале проекта становятся значительно более затратными.
Среди задач-результатов процессов инициации выделяются следующие.
Планирование проекта следует сразу за его инициацией, но между процессами планирования и процедурами инициации имеется обратная связь, возникающая, например, по итогам получения закупочной документации. Ниже представлена часть процессной модели PMBOK, на которой мы и наблюдаем прямые и обратные связи между процессами.
Выбор проектных инициатив
Предположим идеальный вариант развития событий, при котором практически все инициативы выдвинуты к ежегодному мероприятию, посвященному стратегическому планированию. То есть в штатном режиме все инициативы обработаны проектным комитетом. Заслушаны предварительные презентации, по наиболее значимым мероприятиям уровня направлений деятельности и выше разработаны бизнес-планы. По существу, разработка ТЭО, бизнес-планов, иных предварительных расчетов является подготовкой к серьезной групповой работе над проблемами управления и развития компании.
Начинается сессия стратегического планирования или иное мероприятие подобного типа, на котором отрабатываются существенные затруднения для движения компании вперед по канве видения и миссии. Выявленные проблемы предваряют планирование, дерево проблем порождает построение дерева целей. Как раз в это время процесс подходит к весьма важному моменту: к рейтингу проблем и целей подводится пул проектных инициатив, которые начинают состыковываться между собой как некие «пазлы». Ведь еще в момент рождения идей они уже в большей своей части соответствовали присутствующей симптоматике и, возможно, еще не выявленным, а только ощущаемым проблемам.
Когда синхронизация проблем, целей и инициатив произведена, команда управленцев переходит к формированию рейтинга инициатив на основе трех параметров: проблемности, важности и достижимости результата. Под проблемностью мы понимаем уровень проблем, которым соответствует предлагаемое проектное решение. Оно оценивается в ходе коллективной работы присвоением инициативе балльной оценки от 0 до 10. Чем выше оценка, тем выше проблемность инициативы.
Процесс присвоения рейтинга инициативам продолжается по критерию важности. Важность может складываться от нескольких параметров, в зависимости от предпочтений управленческой команды. Один из вариантов разграничения критерия важности предусматривает оценку актуальности инициативы, ее эффективность и объем целевой группы. Далеко не каждая инициатива, хоть и проблемная, требует реализации немедленно. Часто оценка эффективности инвестиций имеет значительно большее значение, и этого нельзя не учитывать. Тут как раз бизнес-планирование, которое выполнено предварительно, ТЭО и расчеты дают хорошее основание для принятия оценочного решения.
Что мы понимаем под объемом целевой группы? Состав и значимость заинтересованных в проекте сторон также очень важен и требует хотя бы субъективной экспертной оценки. Это могут быть непосредственно участники проекта: заказчик, инвестор, куратор, PM и т.д. К целевой группе относятся также и пользователи проектных результатов, заинтересованные в его успехе косвенно: кредитные учреждения, бюджет, клиенты, поставщики и т.п.
Далее вы можете посмотреть на пример таблицы расчета рейтинговой оценки инициатив. Веса в таблице расставлены так, как сочла группа руководителей одной из производственных компаний в ходе мозгового штурма. Это не является каким-то эталоном, но для сравнения предложенные соотношения можно взять.
Наконец, третьим большим критерием оценки выступает достижимость или реализуемость инициативы. Она тоже делится на параметры:
В настоящей статье мы осуществили обзор основных процедур инициации проекта. Нами определены основные цели и задачи этой работы, акцентировано внимание на инструментальной процедуре формирования рейтинга инициатив для отбора их в портфель проектов. По своему опыту я знаю, что генеральному директору, кураторам и РМ часто не хватает такой увязки проблем, стратегических целей и проектных инициатив в единый контекст решений, чтобы возникли правильные ориентиры развития. А в динамике реальных событий расставленные таким образом приоритеты небесполезны.
Департамент проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
ДЕПАРТАМЕНТ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ
О форме проектной инициативы, требованиях
к ее содержанию, порядке формирования
и рассмотрения проектной инициативы
(в ред. приказа Департамента от 11.01.2017 № 1-нп)
13 апреля 2016 г. № 2-нп
В соответствии с пунктами 5.2 Положения о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденного постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25 декабря 2015 года № 485-п, п р и к а з ы в а ю:
1.1. Форму проектной инициативы (приложение 1);
1.2. Требования к содержанию проектной инициативы (приложение 2);
1.3. Порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы (приложение 3).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
проектного управления – заместитель
Губернатора автономного округа Ю.А.Южаков
к приказу Департамента проектного
автономного округа – Югры
от 13 апреля 2016 года № 2-нп
Форма проектной инициативы
1 Общая информация
2 Описание предлагаемого проекта
Документ-основание для инициации проекта
Связь со стратегией социально-экономического развития
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Задача (проблема), на решение которой направлен проект
Месяц, год начала и месяц, год окончания проекта
Расходы на реализацию проекта, млн. руб.
Лица, привлекаемые к реализации проекта
Взаимосвязь с другими проектами
Включение проекта в портфель проектов
3 Предложение инициатора проекта
Группа планирования проекта
4 Финансирование расходов на реализацию проекта
Вид источника финансирования[1]
Статус средств (утверждены/запланированы к утверждению)
Потребность в финансировании (млн. руб.)
в том числе по годам
Приложения: (указываются при наличии)
Инициатор_________________ _________________ _________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Лист согласования (визирования)
к приказу Департамента проектного
автономного округа – Югры
от 13 апреля 2016 года № 2-нп
Требования к содержанию проектной инициативы
1. Проектная инициатива, направляемая инициатором проекта в центральный проектный офис, должна содержать:
а) описание задачи и (или) проблемы, на решение которых направлен предлагаемый комплекс мероприятий;
б) описание цели и продукта (продуктов) предлагаемого проекта;
в) прогноз по срокам реализации и потребности в финансировании предлагаемого проекта, сведения об источниках финансирования;
г) предложения относительно заказчика, куратора, руководителя и группы планирования проекта;
д) иные сведения в соответствии с утвержденной формой проектной инициативы.
2. Проектная инициатива состоит из четырех разделов и листа согласования (визирования).
3. Раздел 1 проектной инициативы «Общая информация» содержит:
а) информацию о номере, присваиваемом проектной инициативе при ее регистрации в Реестре проектных инициатив (далее – Реестр), дате регистрации проектной инициативы в Реестре. Строки, содержащие указанную информацию, заполняются центральным проектным офисом.
б) сведения об инициаторе проекта: фамилия, имя, отчество, должность. Строка, содержащая указанные сведения, заполняется инициатором проекта.
4. Раздел 2 проектной инициативы «Описание предлагаемого проекта» содержит сведения о предлагаемом проекте. Раздел 2 заполняется инициатором проекта в соответствии со следующими требованиями:
а) в строке «Наименование проекта» указывается наименование предлагаемого проекта в соответствии со сведениями, содержащимися в официальных документах, поручениях, на основании которых принято решение об инициации проекта, либо наименование проекта формулируется инициатором проекта самостоятельно. Наименование проекта должно отражать его основное содержание. Дополнительно допускается указание краткого наименования проекта (в скобках, после основного наименования);
б) в строке «Документ-основание для инициации проекта» указывается полное наименование нормативных и (или) ненормативных правовых актов, поручений, иных документов, на основании которых подготовлено предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта;
в) в строке «Связь со стратегией социально-экономического развития автономного округа» указывается обоснование соответствия цели (целей) предлагаемого проекта приоритетам социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – автономный округ) (со ссылкой на соответствующие положения, пункты стратегии социально-экономического развития автономного округа, иные документы). В случае несоответствия цели (целей) предлагаемого проекта приоритетам социально-экономического развития автономного округа должно быть приведено обоснование необходимости реализации предлагаемого проекта и корректировки таких приоритетов;
г) в строке «Задача (проблема), на решение которой направлен проект» указываются сведения о существующей в автономном округе задаче и (или) проблеме, на решение которых направлена реализация предлагаемого проекта. Обычно формулировка задачи или проблемы соответствует формулировке, используемой в официальных документах, поручениях, заявлениях, являющихся основанием для инициации проекта. Масштаб определяемой задачи или проблемы должен соответствовать реальным возможностям по их решению в рамках предлагаемого проекта. Постановка проблемы или задачи должна отражать не внутреннюю проблему инициатора проекта, а актуальную проблему или задачу, имеющую приоритетное значение для автономного округа;
д) в строке «Цель (цели) проекта» указывается запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект. Цель (цели) должна(ы) отражать ожидаемый общественно значимый полезный эффект от реализации проекта (выгоды от реализации проекта), иметь сроки достижения, быть измеримой(ыми) и достижимой(ыми) в реальных условиях, в которых осуществляется проект, полностью находиться в сфере полномочий лиц, привлеченных к реализации проекта (в том числе через привлечение к участию в проекте их представителей). Обычно формулируется одна основная цель, достижение которой позволит решить задачу и (или) проблему, на решение которой направлен проект;
е) в строке «Продукт проекта» указывается измеримый уникальный результат, который должен быть получен в случае реализации предлагаемого проекта, требования, которым такой результат должен соответствовать. В качестве продукта проекта могут быть указаны создаваемые материальные и (или) нематериальные ценности (например, новые продукты или услуги, новые технологии, здания и сооружения, проведенные организационные изменения, обученный персонал и т.п.) и требования, которым они должны соответствовать. При описании продукта рекомендуется ссылаться на документы, определяющие требования к его содержанию;
ж) в строке «Месяц, год начала и месяц, год окончания проекта» указываются прогнозируемые даты начала и завершения предлагаемого проекта, в числовом формате «месяц, год». В качестве даты начала принимается предполагаемая дата принятия решения о запуске проекта либо в случае если фактически проект реализуется на дату формирования проектной инициативы – фактическая дата принятия решения о начале реализации проекта со ссылкой на подтверждающие документы (распорядительные акты, поручения, договоры, соглашения и т.п.). В качестве даты окончания проекта указывается предполагаемая дата принятия решения о закрытии проекта, до наступления которой прогнозируется завершение всех работ по проекту и утверждение итогового отчета;
з) в строке «Расходы на реализацию проекта, млн. руб.» указывается прогнозируемая общая сумма расходов на предлагаемый проект, которая должна соответствовать сумме расходов из всех источников финансирования, указанной в разделе 4 проектной инициативы «Финансирование расходов на реализацию проекта» в графе «Потребность в финансировании, всего» по строке «ИТОГО»;
и) в строке «Лица, привлекаемые к реализации проекта» указывается перечень заинтересованных сторон, которых планируется привлечь для реализации предполагаемого проекта, в том числе исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, иных лиц;
к) в строке «Взаимосвязь с другими проектами» указывается перечень реализуемых и (или) запланированных проектов, которые оказывают (могут оказать) влияние на предлагаемый проект и (или) проекты на которые оказывает влияние инициируемый проект, либо информация об отсутствии взаимосвязанных проектов;
л) в строке «Включение проекта в портфель проектов» указывается предложение инициатора проекта о включении предлагаемого проекта в портфель проектов либо сведения об отсутствии портфеля проектов, в который может быть включен проект, и предложение о формировании такого портфеля проектов;
м) в строке «Дополнительные сведения» инициатор проекта может указать информацию, не указанную ранее, но необходимую, по его мнению, для рассмотрения проектной инициативы. В частности, может быть указана общая информация о текущем состоянии проекта, о включении проекта в программные, плановые документы, реестры автономного округа, иная информация о предлагаемом проекте.
5. Раздел 3 проектной инициативы «Предложение инициатора проекта» содержит сведения о предлагаемых инициатором проекта:
кураторе проекта (фамилия, имя, отчество, должность);
заказчике проекта фамилия, имя, отчество, должность);
руководителе проекта (фамилия, имя, отчество, должность);
группе планирования проекта, то есть сотрудниках, содействие которых необходимо руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту на стадии планирования проекта (фамилия, имя, отчество, должность).
Раздел 3 заполняется инициатором проекта.
6. Раздел 4 проектной инициативы «Финансирование расходов на реализацию проекта» содержит сведения о прогнозируемом объеме и источниках финансирования (в том числе планируемых) предлагаемого проекта. Раздел 4 заполняется инициатором проекта в соответствии со следующими требованиями:
а) в графе «№» указывается порядковый номер источника финансирования;
б) в графе «Вид источника финансирования» указывается вид источника финансирования расходов проекта (в том числе планируемый): федеральный бюджет, бюджет автономного округа, местный бюджет, иной источник (средства инвестора, иные);
в) в графе «Документ-основание финансирования» указываются реквизиты документа, который выступает или планируется в качестве основания для финансирования (указываются наименование, дата, номер документа, в том числе наименование программы (подпрограммы)), ссылки на соответствующие пункты такого документа, правовые акты о его утверждении (при наличии);
г) в графе «Статус средств (утверждены/запланированы к утверждению)» указываются значения текущего статуса средств в соответствующем источнике финансирования. Должно быть использовано одно из следующих значений: «Утверждены», «Запланированы»;
д) в графе «Потребность в финансировании (млн. руб.)» указывается объем прогнозируемых для осуществления проекта расходов из соответствующего источника финансирования. В графе «Всего» указывается общий объем финансирования из соответствующего источника, в графе «в том числе по годам» указывается необходимый объем финансирования по каждому периоду.
7. Проектная инициатива должна содержать сведения о прилагаемых к ней документах.
8. Проектная инициатива подписывается инициатором проекта.
9. Лист согласования (визирования) проектной инициативы заполняется инициатором проекта. В качестве согласующих лиц в обязательном порядке указываются предполагаемый инициатором проекта заказчик, куратор проекта.
Перечень согласующих лиц может быть изменен центральным проектным офисом. При необходимости оформляется дополнительный лист согласования.
к приказу Департамента проектного
автономного округа – Югры
от 13 апреля 2016 года № 2-нп
Порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы
1.3. Проектная инициатива оформляется с целью определения возможности реализации предлагаемого комплекса мероприятий в качестве проекта и выделения ресурсов на его реализацию.
II. Порядок формирования проектной инициативы
2.1. Проектная инициатива подготавливается инициатором проекта по форме и в соответствии с требованиями к ее содержанию, установленными Департаментом проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
2.2. Основания для формирования проектной инициативы установлены пунктом 5.2 Положения.
2.3. Содержащийся в проектной инициативе комплекс мероприятий, предлагаемый для реализации в качестве проекта, должен соответствовать одному и (или) нескольким факторам, установленным пунктом 4.5 Положения.
2.4. При формировании проектной инициативы инициатор проекта, в случае если он не выступает в роли заказчика, определяет заказчика и при взаимодействии с ним описывает продукт предлагаемого проекта. При этом заказчик проекта отвечает за способность продукта проекта обеспечить достижение цели (целей) проекта.
2.5. После подготовки проектной инициативы и до ее направления в центральный проектный офис инициатор проекта обеспечивает согласование проектной инициативы с предлагаемым им заказчиком проекта, уточняет ее содержание по результатам согласования.
2.6. Инициатор проекта направляет проектную инициативу на проведение общественной оценки в Общественный совет при исполнительном органе государственной власти автономного округа, представитель которого указан в проектной инициативе в качестве заказчика проекта.
Результаты общественной оценки проектной инициативы направляются инициатором проекта вместе с проектной инициативой в центральный проектный офис.
После согласования проектной инициативы с заказчиком, куратором проекта, иными лицами инициатор проекта направляет ее в центральный проектный офис для рассмотрения и согласования.
2.7. К проектной инициативе при ее направлении в центральный проектный офис прилагаются:
а) документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего проектную инициативу (в случае если проектная инициатива подписана лицом, не являющимся руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, выступившего в качестве инициатора проекта);
б) копии документов, на которые содержатся ссылки в проектной инициативе, если такие документы не являются общедоступными;
в) иные документы, которые, по мнению инициатора проекта, необходимы для рассмотрения проектной инициативы.
III. Порядок рассмотрения проектной инициативы
3.1. Поступившая в центральный проектный офис проектная инициатива регистрируется в Реестре проектных инициатив (далее – Реестр).
3.2. После регистрации центральный проектный офис рассматривает проектную инициативу на соответствие Положению (в том числе проверяет полноту и правильность заполнения разделов проектной инициативы, полноту и достаточность приложенных документов, наличие согласования с заказчиком проекта), определяет перечень лиц, с которыми должна быть согласована проектная инициатива (далее – согласующие лица).
Срок рассмотрения проектной инициативы центральным проектным офисом составляет семь рабочих дней с даты ее регистрации.
3.3. При рассмотрении проектной инициативы центральный проектный офис вправе:
а) направить проектную инициативу на дальнейшее согласование;
б) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;
в) отклонить проектную инициативу.
При наличии замечаний центральный проектный офис возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки.
В случае если замечания, в связи с которыми проектная инициатива возвращена для доработки, не будут устранены в течение одного месяца с даты направления таких замечаний и возвращения проектной инициативы, проектная инициатива подлежит отклонению.
3.4. В случае отклонения проектной инициативы центральный проектный офис уведомляет инициатора о приятом решении путем подготовки заключения в соответствии с пунктом 3.9 настоящего Порядка.
3.5. Если при рассмотрении проектной инициативы принято решение о ее направлении на дальнейшее согласование, центральный проектный офис направляет проектную инициативу на согласование иным согласующим лицам. Центральный проектный офис вправе привлечь инициатора проекта к организации согласования проектной инициативы.
В случае направления проектной инициативы на дальнейшее согласование, срок рассмотрения, указанный в пункте 3.2. настоящего Порядка, приостанавливается до момента согласования проектной инициативы всеми согласующими лицами.
3.6. Согласующее лицо (в том числе куратор проекта) по результатам рассмотрения проектной инициативы принимает одно из следующих решений:
а) согласовано (в случае полного согласия с содержанием проектной инициативы);
б) согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием проектной инициативы при условии внесения в нее предлагаемых изменений);
в) не согласовано (если, по мнению согласующего лица, требуется внесение значительных изменений в проектную инициативу). В этом случае к проектной инициативе должны быть приложены обоснованные замечания, а также предложения по их устранению.
3.7. Согласующее лицо должно сообщить сведения о принятом решении по результатам рассмотрения проектной инициативы в срок не позднее трех рабочих дней с даты ее получения.
В случае если в течение указанного срока согласующее лицо не сообщит сведения о принятом решении, проектная инициатива считается согласованной данным согласующим лицом.
3.8. После получения сведений о принятых согласующими лицами решениях по результатам рассмотрения проектной инициативы центральный проектный офис в течение двух рабочих дней осуществляет сбор и обработку таких сведений, определяет необходимость возвращения проектной инициативы инициатору проекта для доработки.
3.9. По результатам рассмотрения проектной инициативы центральный проектный офис готовит заключение, в котором указываются сведения о принятом центральным проектным офисом решении, а также могут быть указаны сведения о результатах согласования проектной инициативы с согласующими лицами, параметрах проекта, направлении проектной инициативы на рассмотрение проектному комитету автономного округа, иные сведения.
Срок подготовки заключения по результатам рассмотрения проектной инициативы составляет три рабочих дня с момента истечения срока на рассмотрение проектной инициативы, установленного пунктом 3.2 настоящего Порядка. Заключение по результатам рассмотрения проектной инициативы направляется инициатору проекта не позднее следующего дня после его подписания руководителем центрального проектного офиса по электронной почте и (или) с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, и (или) информационной системы управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти.
3.10. Информация о решении, принятом центральным проектным офисом или проектным комитетом автономного округа по результатам рассмотрения проектной инициативы, вносится в Реестр.
[1]Указывается вид источника финансирования расходов проекта (в том числе планируемый): федеральный бюджет, бюджет автономного округа, местный бюджет, иной источник (средства инвестора, иные).В том числе планируемый.
[2]Указываются реквизиты (наименование, дата, номер) документа, который выступает или планируется в качестве основания финансирования, ссылка на соответствующие пункты в документе.