Что такое преамбула в письме

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

Источник

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

• экономия времени отправителя и адресата;

• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

• гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обра-титься так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый госпо-дин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». За-помните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше ис-пользовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике ис-пользуется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном слу-чае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Уважаемый Петр Ильич!

Уважаемый господин Дубровский!

Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, вы-ражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о кон-кретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и ло-гичного завершения письма.

Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны вариан-ты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также гене-ральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель дирек-тора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается сво-им именем, недопустима.

Генеральный директор компании «Горизонт» Шестаков А.Д.

Приложения являются необязательным дополнением к основному тек-сту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложе-ние на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Источник

Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.

Виды деловых писем

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Вступление состоит из нескольких элементов:

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.

Источник

Преамбула — это юридически значимые или просто красивые слова?

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Конституции, международные соглашения, законы и даже договоры между гражданами и организациями содержат преамбулу.

Что означает это красивое слово из области юриспруденции? И какой смысл преамбула вкладывает в официальный акт?

Преамбула — это начало документа

Что такое преамбула? Термин происходит от латинского слова «praeambulus». Распространённый вариант перевода – идущий впереди, предшествующий.

Из этого становится понятно, что преамбула – это вводная часть документа.

Но не все официальные акты её содержат. Например, Уголовный кодекс РФ сразу начинается с общей части, раздела 1. Вверху прописаны лишь реквизиты: когда и кем принят закон.

Преамбула содержится только в тех правовых документах, которые отвечают следующим признакам:

Здесь есть одно исключение – договор. В нём также присутствует вводная часть, хотя этот документ не относится к правовым актам.

Преамбула обязательно содержится в конституциях и международных соглашениях. Иногда встречается и в других актах, например, Законе «О защите прав потребителей», указах Президента РФ.

При этом в тексте не всегда прямо прописано, что это преамбула. Часто введение начинается с таких слов: «в целях повышения», «настоящий Закон регулирует».

Значение вступительной части в том, что она отражает цель принятия и юридический смысл документа.

Например, преамбула Конституции РФ начинается со слов: «Мы, многонациональный народ».

Это означает, что власть исходит от народа, а не монарха или госструктур, а нормы документа закрепляют демократический режим.

В международных соглашениях вводная часть фиксирует, к какому общему результату стремятся государства (взаимная правовая помощь, экономическое благосостояние, снижение уровня преступности).

P.S. В просторечие этим словом часто просто обозначают вступление (речи, видеоролика, лекции и т.п.).

Виды преамбул

Первая классификация – по объёму.

Краткая. Состоит из 1-3 предложений. В тексте фиксируются носитель власти (государство, монарх, народ) и цель принятия документа. Примеры: указы Президента РФ, конституции Беларуси, Германии, Франции.

Подробная. Полноценный текст-повествование. Подробная преамбула характерна для конституций и других нормативно-правовых актов стран, в которых большую роль играют традиции, религия (что это такое?).

Она описывает переломные моменты в истории страны, ценности народа, политический курс и задачи на будущее. Иногда содержит философские термины. Примеры: конституции Ирана, Китая.

В зависимости от содержания юристы выделяют следующие виды преамбул:

Но это деление условное. Многие вступительные части официальных документов сочетают все описанные выше пункты.

Анализ преамбулы Конституции РФ

Перед вами текст вводной части Конституции РФ. Каким признакам она отвечает?

Текст состоит из 1 предложения. Здесь подробно не описаны исторические этапы в становлении государства. Это краткая преамбула.

Вводная часть закрепляет следующие ценности народа РФ:

Таким образом, преамбула Конституции РФ – ценностная. К программной её отнести нельзя, потому что в тексте есть лишь общее указание на стремление к благополучию и процветанию.

С каких слов начинается договор?

Преамбула договора – это его первый абзац.

Там содержатся важные реквизиты, без которых документ – бесполезная бумажка. Можно сказать, что введение и преамбула договора – это одно и то же. Содержание вводной части включает такие пункты:

Получается, что преамбула договора носит не декларативный (в отличие от многих конституций), а юридический характер. Все прописанные цифры и названия влияют на судебное решение.

Заключение

Российские учёные-юристы спорят друг с другом о том, обладает ли преамбула конституции юридической силой. И могут ли суды принимать во внимание её положения?

Теоретически – да, ведь вводная часть выступает фундаментом для остальных норм. В практике были интересные случаи. Так, Конституционный суд РФ ссылался на вводную часть конституции в своих решениях (в частности, на принцип народовластия, ответственность перед будущими поколениями).

Получается, что преамбула – это юридическая сила, а не просто красивые слова.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (1)

В Конституции РФ преамбула теперь не только в начале содержится но и в статье 67.1, там о вере в Бога и прочие красивые слова, по мне, так это полная правовая деградация.

Источник

• ← что делать чтобы у новорожденного не было коликов
• Что то розовое рисунки →