Что такое планерка на работе
Азбука руководителя: планерки и собрания
Не любишь совещания? Ты просто не умеешь их готовить! Между прочим, это очень эффективный управленческий инструмент. Планерка — это не только планы и сроки, это разработка новых методов, обмен идеями, общение внутри коллектива, возможность вселить в сотрудников энтузиазм. Самое важное, это не подходить к этому вопросу с формальной точки зрения. Планерки существуют не для галочки. Самые высокие и стабильные показатели у тех компаний, где это четко понимают. Интересно, как правильно их проводить? Тогда смело читай дальше!
Для начала стоит разобраться, какие функции у планерки.
Общая инструкция:
Когда проводить? В точный день, в точный час…
Ежедневные планерки подходят только для новичков, которым необходима поддержка на каждом шагу. Для устоявшегося коллектива планерки должны проводиться раз в неделю. Главное, чтобы они проходили в одно и то же время, минута в минуту, что позволит дисциплинировать коллектив. Идеальная продолжительность – 20-45 минут. Именно это время является периодом концентрации внимания.
Пример сценария планерки:
Руководитель делает сообщение информационного характера, после чего все сотрудники могут задать свои вопросы.
Руководитель оглашает цели и задачи и задает сотрудникам вопросы по ним. При необходимости назначаются индивидуальные встречи.
Руководитель представляет приглашенного специалиста из другого отдела или рассказывает о показательном кейсе недели.
Руководитель уточняет, есть ли важные рабочие вопросы, требующие немедленного обсуждения.
Руководитель подводит итог, рассказывает о текущих планах, встречах и завершает планерку.
Планерка – это не пережиток прошлого, а один из самых действенных управленческих инструментов, обеспечивающий выполнение целей подразделения. А ведь именно от этих целей зависит успех всего бизнеса. Ты непременно оценишь эффективность планерок, как только начнешь их правильно проводить!
Планёрка с сотрудниками
Планерка — это короткое собрание сотрудников компании, на котором проходит обсуждение текущих дел на предприятии и составление стратегии дальнейшего развития. Планерки проводятся еженедельно, один или два раза.
Не всегда планерки бывают эффективными — многие просто не умеют правильно проводить рабочие встречи. Несмотря на то, что гаджеты и мессенджеры прочно вошли в нашу жизнь, они не заменяют живого общения и не могут сравниться с ним по результативности.
Зачем нужна планерка
Планерка проводится для обсуждения важных тем, которые необходимо поднять при коммуникации с персоналом. Обычно такие совещания требуют обратной связи от сотрудников.
Важное правило планерки — незначительное время проведения. Обычно планерки занимают около 15-30 минут. В редких случаях они проходят на протяжении двух часов, но это уже, скорее, не планерка, а совещание.
Вопросы, которые могут подниматься на планерке:
Виды планерок
Перед тем, как приняться за подготовку регламента планерки, нужно понять, к какому виду она будет относиться. Как правило, их делят по временному критерию:
Правила проведения
Эффективность проведения коротких собраний зависит от соблюдения правил их проведения. Если никакого общего регламента нет, планерки могут не быть результативными, это будет не собрание для решения важных вопросов, а бесполезная беседа. Правил проведения — множество, мы же приведем лишь общие моменты, которые требуют внимания:
План проведения: пример планерки
План проведения планерки у каждой организации свой. Скажем больше: даже внутри одной компании по отделам порядок проведения собрания будет разным. Это зависит от специфики предприятия — она очень влияет на процесс.
Чтобы составить план проведения планерки, достаточно придерживаться следующих правил:
Примерный план проведения планерки может быть следующим:
Проведение виртуальных планерок
Не все сотрудники будут присутствовать на планерке физически. Например, специалисты из другого филиала не могут приехать на собрание к вам в кабинет. Что делать в таком случае?
Сразу оговоримся, отменять проведение планерок не стоит. Помогут современные средства виртуальной связи. Однако у таких планерок есть свои особенности:
Как проверить эффективность собрания
Каждое действие должно иметь результат — особенно в бизнесе. Как понять, что планерка прошла эффективно? Будут ли достигнуты цели и решены задачи?
Для оценки эффективности собрания можно использовать следующие показатели:
Чтобы добиться максимальной эффективности проведения планерок, можно спросить у сотрудников компании напрямую — было ли обсуждение полезно, чем оно им помогло, что стоит добавить в следующее такое собрание. Персонал может предложить интересные идеи, которые легко внедрить в работу команды и сделать ее продуктивнее.
Причины неэффективности планерок
Не всегда планерка проходит так, как хотелось бы руководству. Есть моменты, которые влияют на эффективность собрания. Иногда это зависит даже от степени влияния руководства на коллектив, его авторитета. Также продуктивность коллективной работы может быть снижена, потому что:
Чем интересней и важнее информация, обсуждаемая на планерках, тем выше их эффективность. Давайте сотрудникам инсайты, прокачивайте их мастерство, организовывайте тренинги для профессионального развития и тогда неэффективных планерок в вашей компании не будет.
Увеличить пользу планерки
Что нужно сделать, чтобы улучшить качество планерок? Для этого достаточно следовать простым советам:
Планерка — значимая часть жизни компании. Она позволяет решать вопросы, помогает сотрудникам общаться между собой и понимать, что происходит в организации. Главное правильно подойти к ее планированию и проведению — так собрания будут эффективными и полезными для команды.
Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения
В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.
Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?
Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.
Что это такое
Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.
Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.
И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.
И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.
Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.
Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.
И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.
1. Виды планёрок
Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.
1.1 Время проведения
Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.
Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.
Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.
Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.
Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.
1.2 Тема встречи
Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.
Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.
В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.
Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.
Составляющие успешной планёрки
Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.
Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.
Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.
Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.
План планёрки для внедрения
Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.
А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.
Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут
Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.
И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.
Планерка
Долгожданная встреча. О необходимости планерок
Бытует мнение о том, что планерка как процесс сбора людей воедино для расстановки приоритетов работы и определения главных стратегических задач — не более чем пережиток прошлого. Но чтобы согласиться с этим утверждением, необходимо четко разобраться в самой сути понятия и определиться, на какие же виды и подвиды можно разделить сей процесс.
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.
По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).
По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.
По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)
Зачем проводить планерку?
Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.
Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?
Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».
Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.
В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.
Регламент
У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).
Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос
Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.
В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:
+ возможность утренней мотивации сотрудников;
+ четкая постановка целей и задач;
+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;
— затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;
— нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Для чего нужны планерки и как правильно их проводить
Успех бизнеса зависит от способности руководителя планировать, контролировать рабочие процессы, брать в расчет мнения и предложения команды. Именно для этого проводятся рабочие встречи — планерки. Их регулярность и качество влияют на сплоченность сотрудников, повышают интерес к работе. Это отличный способ взаимодействия с командой. Главное — правильно все организовать и разъяснить коллегам.
Что такое планерки и зачем они нужны
Планерка — это короткая деловая встреча для обсуждения и решения актуальных вопросов. Чтобы контролировать работу сотрудников и отслеживать результаты, целесообразно проводить короткие, но регулярные плановые совещания.
Что во время планерки делают сотрудники:
предлагают варианты, как улучшить результат;
планируют внедрение новых стратегий;
Руководитель формулирует темы для планерки заранее. Остальные сотрудники тоже готовятся: приносят необходимые документы, графики и прочие инструменты, которые продемонстрируют положение дел.
Можно ли обойтись без планерки
Планерка — это коммуникация с коллективом. Нельзя упускать возможность вовремя исправить ситуацию и поддерживать правильный настрой в команде. От вовлеченности каждого сотрудника в процесс зависит сплоченность команды. С помощью регулярных планерок можно повысить мотивацию каждого участника, найти новые, нестандартные решения проблем.
Виды планерок
Управленцам нужно знать, как правильно распорядиться таймингом и выбрать темы для разбора. На этом и основывается классификация планерок.
По частоте проведения:
Ежедневная. Обычно проходит в начале рабочего дня. В течение 10–15 минут команда разбирает задачи на день.
Еженедельная. Переносится на конец пятницы. На собрании подводят итоги недели и ставят цели на следующую. Объем информации требует больше времени, поэтому такой встрече уделяется не менее получаса.
Ежемесячная. Сотрудники демонстрируют результаты выбранной стратегии развития бизнеса или его регресс. Подобная планерка разбирает глобальные итоги деятельности компании, поэтому занимает больше часа.
Внеплановая. Эта встреча носит спонтанный характер, при возникновении форс-мажоров, требующих быстрого реагирования. Длительность зависит от масштаба проблемы.
Информационные — разбирают текущие и ставят новые задачи, оценивают итоги предыдущих проектов.
Распределительные — каждый руководитель отдела получает задачу со сроками, планом, мотивацией и назначением ответственных.
Обучающие — знакомство с новыми инструментами и практиками ведения бизнеса.
Как правильно проводить планерку
Чтобы собрание было продуктивным, используйте правильные и четкие формулировки, голосования, рассмотрите несколько вариантов решения, а не просто обсуждайте проблему, отслеживайте результаты прошлых планерок. А сотрудникам нужно учиться готовить лаконичные отчеты.
Что потребуется для проведения:
Регламент — тема, время и место. Руководитель готовит вопросы, указывает где и когда пройдет планерка, участники собирают информацию для обсуждения.
Инструменты — все, что демонстрирует положение дел по теме собрания: отчеты, графики, кейсы.
Примерные представления о дальнейшей стратегии, предложения с прогнозами развития, обсуждение плюсов и минусов новых методов ведения бизнеса.
План проведения планерки
Нужно понимать разницу между планеркой для рядовых сотрудников и руководителей подразделений и отделов.
Пример планерки для продавцов магазина:
Руководитель сообщает тему планерки.
Обсуждает с коллективом план продаж — выполняется или нет.
Выясняет причины, по которым план продаж не работает или малоэффективен.
Рассматривает предложения по его улучшению.
Ставит цели на следующий отчетный период.
Пример с руководителями отделов:
Необходимо озвучить тему, примерное время на обсуждение.
Выделить главные тезисы — показатели продаж/заказов, расширение/сокращение штата и другое.
Выслушать отчет каждого звена.
Рассмотреть предложения по изменению ситуации.
Оценить новые стратегии развития бизнеса.
Поставить новые задачи и назначить дату следующей встречи.
В первом случае оценивается эффективность персонала — этим занимается руководитель подразделения, а во втором он получает четкие инструкции, как взаимодействовать со своими подчиненными, чтобы повысить рентабельность компании в целом.
Особенности проведения виртуальных планерок
Дистанционные встречи необходимы для удаленных сотрудников. Из плюсов — всегда под рукой рабочее место с инструментами в виде графиков, планов, презентаций.
Но эффективность подобной планерки зависит от многих обстоятельств:
наличия скоростного безлимитного интернета;
безупречного качества связи;
функциональности сервиса (например, возможность демонстрировать экран).
виртуальное общение проигрывает живому, так как важен эмоциональный обмен;
не исключены технические неполадки — прерывание, неразборчивость речи, ухудшение изображения, поэтому рассчитывайте время на восстановление связи;
требуется больше концентрации, чтобы успевать за ходом трансляции и вовремя включаться в разговор;
рассеивание внимания, если конференция долгая.
Когда нет возможности проведения планерки вживую, нельзя пренебрегать онлайн-встречей из-за ее недостатков. Любые коммуникации с коллективом приносят пользу и работают на развитие. Бесплатное приложение Mango Talker для клиентов виртуальной АТС MANGO OFFICE позволяет оперативно организовывать видеоконференции, создавать групповые и личные чаты, онлайн-переговорки. Вы быстро решите рабочие задачи, даже находясь в разных городах и странах.
Причины неэффективности планерок
Главный признак неудачно проведенного собрания — это отсутствие положительных сдвигов в работе, показатели остаются на прежнем уровне или снижаются. Еще показательно отношение участников: опоздания, плохая подготовка, нежелание выступать, отвечать на вопросы.
Необходимо проанализировать, как проходят планерки и что мешает им быть результативными. Среди частых причин:
отсутствие дисциплины, частые паузы в течение планерки (кофе, перекуры), не полный кворум, лишние участники;
невнятный план, охват огромного количества задач;
отступления от темы у руководителя и участников, без перехода к сути вопроса;
техническая неподготовленность, вплоть до отсутствия воды на столах, канцелярских предметов;
плохая мотивация сотрудников — завышенные требования и ожидания без поддержки и адекватной оплаты.
Как увеличить пользу планерки
Планерка — это полезная встреча с коллективом, где у каждого есть право голоса. Чтобы не превратить ее в формальность и провести плодотворно, придерживайтесь рекомендаций:
До начала собрания необходимо отметить ключевые вопросы, пригласить компетентных сотрудников.
Даже если повестка встречи нерадостная, это не повод начинать ее с разноса. Необходимы спокойствие и умение руководителя находить выход из кризиса.
Шефу важно не только руководить, но и помнить о тимбилдинге. Умение говорить «спасибо» за любой труд объединяет и идет на пользу в совместной работе.
Внимательный директор или старший менеджер верит в свою команду и показывает важность каждого участника планерки.
Ожидание сотрудников, готовившихся к рабочей встрече, должно оправдаться. Нельзя отменить заседание без объективных причин.
Что важно запомнить
Перед тем как проводить планерку, необходимо хорошо подготовиться, ориентируясь на время.
Пригласить следует только тех, кто компетентен в вопросе, а не сразу весь коллектив.
В момент обсуждений важно делать заметки, брать во внимание замечания всех участников, поощрять их и мотивировать.
Выводы и регламент планерки сделайте наглядным.
Личный настрой формирует общую атмосферу и веру в позитивный результат.