Что такое офисные расходы
Офисные расходы компании
«Просто для бизнеса», 2014, N 4-5
Большинство работодателей заботятся о здоровье своих сотрудников. Ведь от этого напрямую зависит производительность их труда, а значит, и благосостояние компании. Для этого работодатели устанавливают кулеры, кондиционеры, покупают воду, цветы и многое другое. Вправе ли компания уменьшить свои доходы на указанные расходы? Об этом наша статья.
Питьевая вода
Многие компании для своих сотрудников приобретают кулеры и питьевую воду. Можно ли учесть такие затраты при налогообложении прибыли?
Ранее Минфин России утверждал, что затраты на приобретение бутилированной питьевой воды можно учесть в налоговых расходах, только если водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.4.1074-01 и опасна для использования в качестве питьевой (Письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/43, от 02.12.2005 N 03-03-04/1/408).
Однако в более поздних письмах ведомство разрешило устанавливать кулеры и покупать воду вне зависимости от качества водопроводной воды (Письмо от 21.11.2013 N 03-03-06/1/50213). Свою позицию финансисты объяснили следующими доводами.
Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Кроме того, ТК РФ возлагает на работодателя обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организации в соответствии с требованиями охраны труда. При этом одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков являются приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой, затраты организации на приобретение питьевой воды, а также затраты на приобретение и установку кулеров.
Отметим, что суды и ранее отмечали, что расходы на приобретение чистой питьевой воды относятся к расходам на обеспечение нормальных условий труда. При этом наличие заключения санитарно-эпидемиологической службы не является условием для включения указанных затрат в расходы (Постановления ФАС Московского округа от 18.10.2010 N КА-А41/11778-10, от 18.08.2010 N КА-А41/8945-10, ФАС Волго-Вятского округа от 19.11.2007 N А29-549/2007).
Кондиционеры
К лету компании стараются приобрести и установить в офисе кондиционеры. Можно ли учесть эти затраты в налоговых расходах?
По мнению Минфина России, расходы на приобретение кондиционеров могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в случае, если они служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности. При этом если приобретенные кондиционеры признаются амортизируемым имуществом, их стоимость включается в налоговую базу по налогу на прибыль через механизм амортизации. Такие разъяснения приведены в Письме от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112.
Судьи же считают, что расходы на приобретение (установку) кондиционеров можно списать в любом случае, то есть без учета каких-либо отраслевых требований (Постановление ФАС Поволжского округа от 26.07.2006 N А55-32558/2005).
Чайники, микроволновки, холодильники
Зачастую компании, заботясь о своих сотрудниках, приобретают имущество, улучшающее условия их труда, например холодильники, печи СВЧ, электрокофеварки, электрочайники и т.д.
НК РФ позволяет учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако указанная норма не разъясняет, какие именно расходы можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
По мнению Минфина России, работодатель вправе учесть такие расходы в целях исчисления прибыли (Письмо от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697). Ведь он обязан создавать нормальные условия труда для сотрудников в офисе (ст. 22 ТК РФ). Значит, такие расходы оправданы.
Кухня в офисе
Организация планирует оборудовать помещения для приема пищи работниками в рабочее время. Комната для приема пищи работниками не является объектом обслуживающих производств и хозяйств в соответствии со ст. 275.1 НК РФ.
Вправе ли компания отнести затраты на приобретение организацией основных средств, имущества и ТМЦ для оборудования комнаты для приема пищи работниками, а также расходы, связанные с содержанием данного помещения, к прочим расходам на обеспечение нормальных условий труда? Да, вправе (Письмо Минфина России от 26.09.2011 N 03-03-06/2/149).
Статья 223 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников. В этих целях оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и помещения, специально предназначенные для психологической разгрузки.
Таким образом, расходы, связанные с оборудованием и содержанием помещения для приема пищи в рабочее время сотрудниками, могут учитываться в составе прочих расходов.
Однако затраты, связанные с приобретением амортизируемого имущества, включаются в состав расходов посредством начисления ежемесячных сумм амортизации (п. 2 ст. 253 НК РФ).
Позицию Минфина разделяют и судьи (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 N Ф04-1822/2007(32980-А27-40)).
Чистящие средства
Помещение офиса необходимо ежедневно убирать. Может ли компания учитывать затраты, связанные с приобретением санитарно-гигиенических средств и приспособлений, средств для уборки помещений и предметов оборудования рабочих мест?
Расходы по обеспечению работников и санитарно-бытовых помещений организации санитарно-гигиеническими принадлежностями и оборудованием, в частности такими, как полотенца, туалетная бумага, гигиенические покрытия на унитазы, мыло и т.п., можно учесть для целей налогообложения прибыли.
На этом же основании можно учесть расходы, связанные с приобретением средств для уборки помещений (пакетов для мусора, губок, дезинфекционных средств и т.п). Такое мнение подтверждают налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.1).
Цветы
В каждом офисе есть цветы, они, безусловно, украшают помещение и радуют глаза работников. Однако возникает вопрос, можно ли включить в налоговые расходы затраты на приобретение подставок и горшков для комнатных растений, предназначенных для оформления интерьера в офисе? К сожалению, нет. С такой позицией согласен Минфин России. Так, в Письме от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311 ведомство отметило, что одним из основных критериев для принятия расходов в целях налогообложения прибыли является их направленность на получение дохода. При этом приобретенные подставки и горшки для комнатных растений предназначены для оформления интерьера в офисе и не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности организации. Такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как не соответствующие основным критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Красиво жить не запретишь: как обосновать расходы на обустройство «богатого» офиса
Какие расходы на офис могут повлечь претензии налоговой
Покупка организациями недвижимости, транспортных средств, промышленного оборудования, офисной мебели, ККТ, рабочих компьютеров, ПО и оргтехники по большей части не вызывает у налоговиков никаких претензий.
Такие расходы изначально воспринимаются как экономически оправданные и целесообразные. И поскольку все перечисленные объекты так или иначе используются для решения производственных или управленческих задач организаций, то проблем с отнесением их в состав расходов, как правило, не возникает.
Но все меняется, когда речь заходит о расходах на благоустройство рабочих мест и создание для сотрудников комфортных условий труда. К спорным с точки зрения экономической оправданности и целесообразности зачастую относят расходы на приобретение в офисы:
По таким расходам позиции налогоплательщиков и налоговиков могут кардинальным образом расходиться. И что одним кажется вполне естественным и обоснованным, для других – непозволительная роскошь и расточительство, компенсировать которые за счет увеличения бюджетных потерь нельзя.
Что думают налогоплательщики о расходах на благоустройство офисов
Обустройство офисов, оборудование обеденных помещений, создание комнат отдыха и приобретение дорогой современной бытовой техники – далеко не всегда добрая инициатива самих работодателей. Зачастую они попросту выполняют возложенные на них законные обязанности.
Напомним, в соответствии со ст. ст. 22 и 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и медицинское обслуживание работников.
Согласно же ст. 223 ТК РФ работодатели обязаны оборудовать на своих предприятиях санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, а также комнаты для отдыха и психологической разгрузки работников.
Помимо ТК РФ существуют еще и многочисленные санитарные нормы и правила, которые также обязательны для организаций и ИП. Например, СанПиН 2.2.4.548-96, утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 № 21. Данный акт устанавливает, что в холодный период года температура в офисах должна быть на уровне 22–24 °C с влажностью воздуха 60–40%, а в теплое время года – 23–25°C с такой же влажностью воздуха. Разумеется, добиться таких значений можно только при приобретении и установке соответствующей климатической техники.
В связи с этим оборудование офисов кондиционерами, кулерами, комнатами отдыха, холодильниками, диванами, креслами, телевизорами, газовыми и электроплитами и другой бытовой техникой представляется уже не как прихоть работодателя, а как производственная необходимость.
В противном случае работодатель рискует нарушить целый ряд законных требований. И экономия на диванах и кулерах может обернуться целой чередой штрафов от ГИТ.
Само собой, что все расходы на благоустройство офисов и комфорт работников организации стремятся учесть в расходах, уменьшив тем самым налогооблагаемую прибыль. Тем более, что пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо позволяет относить к прочим расходам затраты организаций на обеспечение нормальных условий труда работников.
В зависимости от срока полезного использования приобретенного имущества и его стоимости оно относится либо к основным средствам (если стоимость свыше 100 000 рублей), либо к материально-производственным запасам (если стоимость меньше 100 000 рублей). В первом случае стоимость имущества списывается через начисление амортизации, во втором – путем отнесения к расходам после сдачи в эксплуатацию или после ее полной оплаты.
Что делают налоговики с расходами на благоустройство офисов
В отличие от работодателей, при контроле спорных расходов налоговики исходят в первую очередь из интересов экономии бюджетных средств и буквального толкования пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Действительно, данная норма не уточняет, что следует понимать под расходами на обеспечение нормальных условий труда и не предусматривает конкретного перечня подобных расходов. Это приводит к спорам и разногласиям относительно того, какие именно расходы можно учесть в целях исчисления налога на прибыль.
В то время когда организации в обоснование затрат на обеспечение нормальных условий труда указывают на санитарные требования и нормы ТК РФ, налоговики ссылаются на неэффективность и экономическую нецелесообразность этих расходов. Кстати, для этого у них также имеется вполне логичное и законное обоснование.
По закону для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть не только документально подтверждены, но еще и обоснованы с экономической точки зрения и направлены на получение дохода.
Следовательно, если организация тратится на создание работникам нормальных условий труда, то она должна обосновать, что такие расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.
Иными словами, плательщикам необходимо объяснить, каким именно образом покупка холодильника или дивана связана с деятельностью их работников, занятых, скажем, оказанием консультационных услуг. В свою очередь контролеры должны обосновать, что консультантам не нужен ни холодильник, ни диван.
Снимая с работодателей подобные расходы, налоговики руководствуются правилом, установленным в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ. Данная норма гласит, что для целей налогообложения прибыли организаций не должны учитываться расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
И если на списание в расходы стоимости электрочайников, холодильников и СВЧ-печей контролеры зачастую смотрят еще сквозь пальцы, то амортизационные отчисления на телевизоры, игровые приставки, кинотеатры, музыкальные системы и бильярдные столы – это уже выше их сил. Мимо таких затрат контролеры уже не пройдут.
Кого поддерживают суды
По большей части судебная практика рассмотрения таких споров складывается в пользу налогоплательщиков. Но для удачного исхода дела мало представить в суд документы, подтверждающие реальное приобретение и принятие на учет спорного имущества. Не менее важно еще и обосновать экономические причины приобретения этого имущества. Если с приобретением ГСМ, спецтехники и строительных материалов все понятно, то необходимость покупки телевизоров, кофемашин и мягких кресел придется доказать.
При этом организации и ИП вправе ссылаться на нормы трудового и санитарного законодательства, обязывающие создавать для работников достойные и комфортные условия для труда и отдыха. Например, на положения ст. ст. 108 и 223 ТК РФ. Согласно данным нормам, работодатель обязан предоставить работникам обеденный перерыв, а также оборудовать специальное помещение для приема пищи. Это значит, что предоставить отдельное помещение для обеденных перерывов еще недостаточно. Важно оснастить такое помещение всей необходимой техникой, позволяющей хранить, готовить и разогревать пищу и напитки.
Понятно, что, с точки зрения налоговиков, чай и кофе для сотрудников вполне может заменить вода из-под крана, а горячие обеды – сыроедение и лечебное голодание. Но в ст. 264 НК РФ говорится об обеспечении именно нормальных, а не экстремальных условий труда. Поэтому расходы на чайники, холодильники, кофеварки, электроплиты и СВЧ-печи и даже содержание столовой, в которой питаются сотрудники, суды признают целесообразными и не нуждающимися в дополнительном обосновании (например, см. постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 № 27-27287/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.06.2014 № А40-54415/13).
Та же ст. 223 ТК РФ позволяет отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда затраты на приобретение в офис кресел, диванов и телевизоров. Согласно данной статье, в обязанности работодателей входит в том числе обустройство комнат для отдыха сотрудников в рабочее время. Поэтому такие затраты не окажутся лишними и также будут признаны судами обоснованными (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277).
То же самое касается и расходов на приобретение разного рода игр, аквариумов, комнатных растений, картин, животных и так далее. Поскольку, помимо всего прочего, на работодателей возлагаются обязанности по оборудованию специальных помещений для психологической разгрузки сотрудников, данные затраты также можно отнести к расходам (постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.05.2011 № А40-95142/10-13-451).
Но стоит учитывать, что приобретенное имущество, обеспечивающее комфорт сотрудников, должно использоваться ими именно в рамках производственного процесса, в пределах территории работодателя и в рабочее время. Если организация построит и оборудует за пределами территории предприятия место для отдыха работников в нерабочее время, такие затраты суды не разрешат учесть в расходах (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.04.2017 № А42-8232/2014).
Таким образом, организациям разрешается учесть по сути любые затраты на создание комфортных условий в офисах. Главное – обосновать такие затраты нуждами и интересами самих работников. И если даже налоговики снимут с организации такие расходы, шансы отстоять их в суде довольно велики.
Как правильно оптимизировать офисные издержки
Оптимизация офисных издержек – один из основных трендов рынка последние пять лет. Экономят на аренде, расходных материалах, представительских расходах и даже услугах клининга. Но экономия экономии рознь.
Показательно, что активно развивается и качественный С-класс, среди лотов которого, например, есть исторические здания в центре или престижных районах Москвы. По оценкам Colliers International, рынок переживает бум реконструкций морально устаревших зданий этого класса с репозиционированием их до уровня В-. Пользуются спросом среди компаний, желающих оптимизировать офисные издержки, и бывшие московские промзоны, превращенные в креативные кластеры, в которых ставки достигают полноценного B-класса.
Всё больше компаний предпочитает консолидацию бизнеса в одном здании, хотя еще год назад разные подразделения могли находиться в разных концах города. С одной стороны, в век высокоскоростного интернета, скайп-совещаний и общения через мессенджеры кажется, что единое рабочее пространство для компании перестает иметь то значение, которое оно имело до технологической революции. С другой, по нашим данным, если посадить все бизнесы одной компании в одно здание (или нескольких близлежащих), можно сократить затраты на офисные помещения до 30% и повысить эффективность работы всех подразделений.
Попали под сокращение
Сокращение площадей – еще один ключевой тренд последних пяти лет. Одни оптимизируют квадратные метры, сдавая излишки в субаренду, другие возвращают арендодателю невостребованные площади, третьи делают перепланировку/реконструкцию, создавая дополнительные функциональные площади, зоны отдыха и т. д. При грамотном проектировании размещение в гибком офисе позволит сократить арендуемую площадь на 15–30%. Мы убеждены, что стоит проанализировать эффективность использования квадратных метров в офисе, чтобы в итоге создать планировку, которая будет максимально адаптирована под специфику работы компании.
Гибкие и легкие
По данным Regus в России, к 2030 г. в развитых экономиках мира от 8 до 13% сотрудников будут связаны с гибкими рабочими пространствами. До 90% сотрудников в России, по мнению экспертов Regus, из двух похожих вакансий выберут работу с гибким графиком, 24% респондентов предпочтут работать в удобном для себя месте, нежели добираться в офис более престижной, но неудобно для них расположенной компании, а еще 60% респондентов уверены, что гибкий график позволяет улучшить баланс между личной жизнью и работой.
По данным JLL, рынок гибких офисов (это коворкинги, сервисные офисы и гибридные пространства) в 2018 г. в Москве вырос на 84%. В I квартале 2019-го объем предложения гибких офисов в Москве был равен 127 000 кв. м. Однако, несмотря на динамичный рост сектора, на гибкие офисы приходится всего 0,7% от объема офисного рынка столицы. Для сравнения: в Лондоне этот показатель достигает 5,1%, Амстердаме – 7%. Аналитики JLL прогнозируют рост сектора гибких офисов Москвы на 30–40% в год в течение трех лет; таким образом, предложение в нем удвоится в ближайшие два-три года.
Да, в офис все труднее заманивать представителей нового поколения, но интересные решения становятся для соискателя одной из причин согласиться на фуллтайм в принципе. Спальные места, душевые кабины, бесплатное питание, качественные кофе-пойнты, игровые зоны и лаунжи, офисные террасы с гамаками, скалодромы, комнаты для домашних питомцев, барные стойки – все это помогает создать тот самый город в городе, помогающий удержать сотрудника в офисе. Работа в таком офисе с гибким графиком делает работу более продуктивной, а персонал – более результативным и лояльным к компании. Более того, организовав такой офис для своих сотрудников, компания частично может пересмотреть корпоративный соцпакет – например, отказаться от оплаты фитнес-клуба, компенсации транспортных расходов и т. д.
Да, еще семь лет назад бизнесмены боялись, что в таких офисах сотрудники просто перестанут работать, однако произошло обратное – эффективность выросла, а тренд «офис как дом» стал определяющим даже для суровых бизнесов со строгой корпоративной культурой, вроде банков и аудиторов. В домашних и не похожих на офисы БЦ специалисты готовы работать даже за меньшие деньги и, как правило, намного реже хотят менять работу.
Успеть до подорожания
Из-за определенного дефицита качественных офисных помещений (все мы помним, что последние несколько лет девелоперы избегали реализации офисных проектов, переключившись на другие сегменты рынка) ставки снова начинают расти, к концу года ожидается, что они прибавят от 5 до 15%. Но еще можно успеть арендовать офис по хорошему соотношению «цена – качество». Даже сейчас собственники пока еще охотно предоставляют гибкие условия и практически идеальные ставки для бизнесов, которые за счет поглощения большого количества площадей, например, могут стать якорными арендаторами в их объектах. Речь может идти о дисконте в 20–30%.
Не экономить на ремонте
Вложиться в качественный ремонт – один из основных способов оптимизации расходов. Качество в данном случае предполагает и многофункциональность. Тогда не придется искать новое пространство, если нужно больше переговорных, например, – все решаемо, и в кратчайшие сроки. Да, стандартная гипсокартонная стена будет стоить существенно дешевле, чем трансформируемая перегородка с хорошими акустическими характеристиками. Но для некоторых компаний трансформируемая стена оказывается решением более выгодным. Представьте консалтинговую компанию, которой нужно организовать тренинги для сотрудников. Найти дополнительное пространство не всегда возможно, не в каждом БЦ есть и конференц-зал, где можно было бы провести тренинг. А мобильные интерьерные решения позволяют быстро выделить площадь для конференций, мероприятий и обучающих встреч за счет других зон офиса. Это дешевле, чем вывозить сотрудников за пределы офиса, арендовать дополнительные метры и т. д.
Кроме того, не стоит забывать о том, что российский бизнес, вторя зарубежным трендам, постепенно уходит от жесткой привязки к возрасту, переставая воспринимать сотрудников старше пятидесяти лет «специалистами возраста дожития до пенсии». Это значит, что удобство мебели, освещение, воздух, акустика в офисе будут играть еще более важную роль, а хорошо спроектированное офисное пространство будет повышать настроение и эффективность работы специалистов самого разного возраста. По данным Swedish Social Insurance Agency, существует явная связь между дизайном и оснащением офиса и количеством дней, проведенных сотрудниками на больничном. А значит, оптимизация в данном случае – это инвестиции, которые позволят обеспечить сотрудников компании удобным, стильным и эффективным рабочим пространством.
«Офисные» расходы в учете при УСНО
Автор: Гусаров Д. Ю., эксперт журнала
Пожалуй, ни один офис не обходится без расходов на покупку канцтоваров, питьевой воды, заправку картриджей, почтовые услуги и пр. Но все ли подобные расходы могут быть учтены при УСНО (разумеется, в случае применения объекта налогообложения «доходы минус расходы»)? На какие из этих затрат рискованно уменьшать налоговую базу? Ответим на поставленные вопросы, опираясь на налоговые нормы и правоприменительную практику.
Расходы на покупку воды.
Для обеспечения нормальных условий труда работников «упрощенцы» нередко приобретают бутилированную питьевую воду и, конечно, кулеры. Но вправе ли они учесть эти расходы в налоговой базе по УСНО?
Одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Об этом сказано в Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н).
Чиновники Минфина считают, что затраты на приобретение чистой питьевой воды, приобретение и установку кулеров (и аналогичные расходы), связанные с обеспечением нормальных условий труда и мер по технике безопасности, могут быть учтены в налоговой базе лишь плательщиками налога на прибыль – на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, а также при выполнении норм п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письма от 23.03.2020 № 03-03-07/22134, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286).
Для целей применения УСНО расходы на обеспечение нормальных условий труда, а именно расходы, связанные с приобретением питьевой воды и кулера, в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены. Следовательно, их нельзя признать в налоговой базе по «упрощенному» налогу. Об этом сказано в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.
Между тем есть судебное решение, в котором отражена иная позиция по данному вопросу. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что названные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСНО, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Расходы на заправку картриджей.
Затраты на заправку картриджей для оргтехники в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) не поименованы.
Вместе с тем в перечне расходов, учитываемых «упрощенцами», предусмотрены материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16), определяемые в соответствии с порядком, установленным для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 236.16 НК РФ).
На основании пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся, в частности, расходы на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (для проведения испытаний, контроля, содержания, эксплуатации основных средств и в иных подобных целях).
Руководствуясь названными нормами, чиновники Минфина в Письме от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408 указали, что «упрощенцы», исчисляющие налог с разницы между доходами и расходами, вправе учесть в налоговой базе расходы на приобретение и заправку картриджей для оргтехники. К чему относится оргтехника – к основным средствам или МПЗ – в данном случае значения не имеет.
Добавим: «входной» НДС по таким расходам «упрощенцы» тоже могут учесть в налоговой базе (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате работ, услуг производственного характера, выполняемых сторонними лицами, принимаются к учету на дату оплаты их поставщикам или проведения зачета взаимных требований. При этом работы уже должны быть выполнены (услуги, соответственно, оказаны) данными лицами (что подтверждается документально). Такое разъяснение содержится в Письме Минфина России от 20.05.2019 № 03-11-11/36060.
К расходам, уменьшающим полученные доходы, в рамках УСНО могут быть отнесены затраты на канцелярские товары (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы принимаются к учету при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Одновременно в составе расходов следует отразить и «входной» НДС по ним (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).Расходы на канцтовары
Пунктом 1 ст. 252 НК РФ установлено, что расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В Письме Минфина России от 11.11.2020 № 03-11-11/98199 подчеркнуто: расходы (в том числе на канцелярские товары) могут быть учтены в целях исчисления «упрощенного» налога, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели были произведены.
Расходы на уборку и покупку чистящих (дезинфицирующих) средств.
Затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) прямо не поименованы.
Однако контролирующие органы считают, что эти затраты налогоплательщики вправе учесть в налоговой базе по УСНО в качестве материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения даны, например, в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.
Добавим: к расходам на хозяйственные нужды (то есть к материальным) «упрощенцы» могут отнести и затраты на приобретение туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла и др. Соответственно, они тоже уменьшают налоговую базу при УСНО (см. Письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182).
Таким образом, суммы, потраченные на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, «упрощенцы» могут учесть в налоговой базе по УСНО.
Обозначенные затраты учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.01.2019 № 03-11-06/2/1301).
В части расходов на уборку офисных помещений необходимо пояснить следующее.
Согласно пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты на приобретение услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или предпринимателями, и на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика относятся к материальным расходам.
Руководствуясь этими нормами в совокупности с положениями пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, чиновники Минфина полагают, что уборку офисных помещений можно отнести к работам (услугам) производственного характера. То есть такие расходы «упрощенцы» вправе включить в налоговую базу независимо от того, осуществляется уборка штатными сотрудниками «упрощенца» или же привлеченными для этих целей сторонними лицами (см. письма от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235).
Несмотря на то, что официальные органы не возражают против признания расходов на покупку чистящих (дезинфицирующих) средств и на уборку офисных помещений в налоговой базе по УСНО, полностью исключать налоговые риски, связанные с подобными действиями, нельзя. Ведь обозначенные траты прямо не поименованы в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов.
Стоимость подписки периодических изданий.
Такие затраты, как оплата стоимости подписки на периодические издания (электронные или бумажные), в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены.
Поэтому указанные расходы в состав расходов, уменьшающих налоговую базу при УСНО, не включаются. Такие разъяснения даны Минфином в письмах от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501 и от 28.10.2013 № 03-11-11/45487.
В судебной практике есть несколько старых решений, в которых суды признали правомерными действия «упрощенцев», учитывавших затраты на подписку в качестве материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Арбитры согласились, что плату за подписку можно учесть в качестве затрат на информационные услуги издательства (см. постановления ФАС ЗСО от 22.01.2007 № Ф04-8976/2006(29957-А67-40) по делу № А67-19110/05, ФАС ПО от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).
В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» вправе учесть в налоговой базе расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, услуги связи.
Почтовые расходы
Под услугами почтовой связи понимаются действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств (ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Иными словами, почтовыми могут быть, например, расходы:
на отправку корреспонденции;
на приобретение почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;
на аренду почтовых абонентских ящиков;
на осуществление денежных переводов;
на отправку товаров почтой.
К примеру, затраты на почтовые услуги по переводу денежных средств в виде дивидендов можно учесть в расходах при УСНО, поскольку эти затраты соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. Косвенным подтверждением сказанному является Письмо Минфина России от 20.03.2015 № 03-03-06/1/15525.
По общему правилу почтовые расходы признаются в налоговой базе после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если оплата услуг связи производится заранее (то есть перечисляется аванс), то расходы надо учесть на дату оказания услуг. Например, когда у «упрощенца» заключен договор о комплексном почтовом обслуживании. И, конечно, все затраты на услуги почтовой связи должны отвечать общим условиям признания расходов, то есть должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). «Входной» НДС по почтовым расходам учитывается как отдельный расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16).
Касательно затрат на почтовую доставку покупателям товаров необходимо учесть следующее. Возможность признания в учете таких затрат зависит от того, реализован товар или нет.
Общеизвестно, что «упрощенцы» при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы:
на стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенную на величину расходов, названных в пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), – такие затраты признаются в расходах по мере реализации указанных товаров;
на расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе на расходы по их хранению, обслуживанию и транспортировке (пп. 23 п. 1 ст. 346.16). Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ такие затраты признаются в расходах после фактической оплаты.
В связи с этим при отправке товаров почтой затраты на их пересылку учитываются как расходы, связанные с реализацией товаров, после их оплаты при сдаче товара на почту (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи[1]).
Однако если покупатель не забрал товары на почте, расходы на их пересылку (в том числе при заказе через Интернет) нельзя учесть в рамках УСНО (см. письма Минфина России от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055, от 30.05.2016 № 03-11-06/2/31125). Иными словами, если «упрощенец» отправил товар покупателю по почте, но тот его не выкупил и товар вернулся к продавцу, то потраченные на почтовую пересылку деньги продавец не может учесть при исчислении «упрощенного» налога.
[1] Утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.