Что такое хот деск
Что такое hot desking и как это работает?
Сегодня в бизнес-среде всё чаще упоминается потребность в переформатировании офиса и введении зоны хот-десков. О том, почему это практичное решение в современных реалиях, каков принцип работы хот-дескинга, и в каких компаниях он применим, рассказал Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.
Что такое хот-деск?
Глобально хот-деск – это модернизированный open-space, в котором сотрудники вместо закрепленного рабочего места занимают свободное, приходя на работу в соответствии с графиком.
На практике универсальный хот-деск представляет собой рабочий стол в возможностью подключения к интернету и электросети, куда сотрудники могут приходить со своим рабочим ноутбуком и работать то время, которое им необходимо.
Принцип работы
Значительную часть времени в течение года сотрудники проводят в отпуске, командировках, на деловых встречах и на больничном. В это время их рабочие места простаивают.
Hot desking позволяет оптимизировать офисную площадь и использовать ее наиболее эффективно. Также выбор данного формата дает возможность сократить объем арендуемых площадей до 30-40%.
На рынке Петербурга хот-деск пока не нашел активного отклика, но имеет большие перспективы в нынешних нестабильных условиях.
Нюансы пользования зоной хот-десков
Сложность в эксплуатации хот-деска заключается в необходимости составления графика.
Работа в таком пространстве невозможна без закрепления за каждым разъездным сотрудником времени, в рамках которого он будет выполнять офисную работу. В противном случае, рабочие процессы будут замедлены отсутствием мест.
Для составления корректного графика в бизнес-процесс предварительно внедряются датчики контроля.
Они выдают анализ использования рабочих мест, и руководство компании получает возможность переформатирования офиса, когда мобильные сотрудники переходят в зону хот-десков.
Если в штате работает 10 мобильных сотрудников, достаточно выделить около четырех универсальных столов. При этом необходимо согласование графика, который может отслеживаться и корректироваться в мобильном приложении. Оно позволит таким сотрудникам комфортно определяться с временными рамками и приезжать в офис на фиксированный срок.
Каким компаниям полезен хот-деск?
Предположительно, одним из первых сегментов на отечественном рынке, в котором приживётся практика хот-дескинга, станет сфера IT.
Зону хот-десков применяют в компаниях с большим числом мобильных сотрудников. Это брокеры, продавцы, консультанты, экспедиторы и тп, которым в течение рабочего дня не нужно проводить много времени перед монитором.
Так, например, экспедитор развозит товар на протяжении всего рабочего дня и возвращается в офис на пару часов, чтобы заполнить документацию. Совершенно очевидно, что держать рабочее место для такого человека нецелесообразно. Ему необходим ноутбук и зона хот-десков, где он сможет работать.
Горячее рабочее место (Hot desking)
Вступление
Жил был предприниматель и купил он IP-АТС. И начал радоваться он жизни, а его бизнес процветать. Но появился у него кейс. Понадобилось ему, чтобы сотрудники работали за одним рабочим местом посменно, чтобы настройки не надо было менять, и чтобы статистика не сломалась. Пригорюнился предприниматель…
— Утро-вечера-мудренее! — воскликнула Жаба и выбросила его АТС в окно.
TO BE CONTINUED
Вы про что?
Hot desking — это технология, позволяющая нескольким сотрудникам работать за одним физическим рабочим местом попеременно. В нашем случае речь о телефонии и о нашем сервере коммуникаций IP-АТС Zeon. Мы называем эту технологию “Горячее рабочее место”.
Как это работает?
За каждым сотрудником числится внутренний номер. Это тот номер, который есть в справочнике компании. Который все знают. И на который все звонят.
На совмещенном рабочем месте стоит телефон — болванка. С него нельзя никуда позвонить. С него можно только авторизоваться.
Пользователь, заступая на службу, вводит специальный сервисный код, захватывает свой внутренний номер (при этом система требует у него подтвердить свое право пин-кодом). Болванка превращается в телефон сотрудника.
С этого момента все звонки с этого телефона будут идентифицироваться как телефон сотрудника. При звонке будет отображаться его родной номер. Будут действовать все настройки, заданные для этого номера. Статистика будет показывать, что звонил этот сотрудник. Будут работать все фильтры для данного сотрудника. Никто ничего даже не заметит.
А когда придет вечер, телефон снова превратится в тыкву в болванку. На следующий день, на его место придет новый сотрудник. Авторизуется. И телефон уже будет служить новому хозяину, прославляя его имя.
Побочный эффект #1
Используя эту технологию можно осуществлять ротацию кадров. Мы называем это “Плавающие рабочие места”. Когда сотрудники могут перемещаться с одного рабочего места на другое, при этом виртуально перенося с собой свой телефон.
Поехал важный сотрудник, с аудитом на дальний склад. Сел за первое доступное рабочее место. Переназначил телефон под себя и сидит работает, будто никуда и не уезжал. Никаких переадресаций на мобильный. Не тратится время на объяснения — “Это я, Вася, просто я звоню со склада!”. Вечером, когда “Вася” вернется в офис, у него будет весь список его звонков. И его начальник будет доволен, “Васю” не надо искать, “Васе” можно позвонить, по привычному, короткому номеру.
Побочный эффект #2
Когда сотрудник авторизуется, в статистику добавляется метка времени. Это время можно использовать для вычисления времени присутствия на рабочем месте. Если сюда добавить время ухода (перед уходом сотруднику нужно будет выполнить небольшой ритуал). И добавить время пребывания на паузе. То картинка получится довольно интересной.
Побочный эффект #3
И как вишенка на торте. В конце месяца можно увидеть, какой сотрудник работал в какую смену. Говорят, ничто так не успокаивает, как видеть “шашечки” своего рабочего графика, за который тебе положена зарплата.
Кому это нужно?
Прежде всего это компании, где сотрудники работают посменно. Где требуется учет рабочего времени. Где нужно разделить статистику каждого, для оценки вклада в общее дело. А во-вторых, это может быть удобно, современно и молодежно. Не верите, спросите у “Васи”.
Как это настроить?
В нашей АТС все просто.
Итого
Еще одна вершина покорена. В мире телекома сложно придумать что-то новое. Но мы стараемся. Все благодаря вам, нашим любимым клиентам. Добра вам в бизнесе.
Внутри самых крутых офисов: система «горячих столов» («hot desking»)
Концепция под названием «hot desking» диктует новые правила того, как компании должны создавать внутренний дизайн своих помещений. Благодаря системе «горячих столов», где сотрудники (вместе со своими лэптопами) могут свободно передвигаться от одного стола к другому, или к любому месту в офисе, где им будет удобно работать, люди могут больше сотрудничать друг с другом, изобретая что-то новое и интересное. Красота этой тенденции состоит в том, что, в отличие от кабин, не существует правильного или неправильного способа, как это делать.
Мы беседовали с учредителями и менеджерами пяти компаний, чтобы узнать, как тенденция «hot desking» прижилась в их офисе.
Джош Данфорд (Josh Dunford), основатель «Burnkit Studio», Ванкувер, Британская Колумбия
Мая Хендерсон (Maja Henderson), офис менеджер компании «Square», Сан-Франциско
«Мы работаем в полностью открытом пространстве. В нашем офисе люди могут абсолютно свободно подходить друг другу. Мы не хотим, чтобы наши сотрудники сидели на одном стуле целый день, потому что это не очень хорошо влияет на их здоровье и тем более на сотрудничество друг с другом. Мы получаем истинное удовольствие от этого взаимодействия, благодаря которому рождается огромное количество новых идей. Например, наш генеральный директор часто спускается вниз, чтобы сделать определенную работу. И это дает шанс каждому сотруднику встретиться с ним и поговорить. У нас это часто происходит. Работники из разных отделов могут свободно передвигаться по офису и общаться, и мы получаем то сотрудничество между людьми, которого могло бы и не быть в других условиях. Мне нравится эта гибкая система, и что за моим столом могут сидеть разные люди. Мне приятно быть в тесном контакте с моими коллегами, а также быть в курсе всего происходящее в компании».
Navin Thukkaram, главный операционный директор «Qwiki», Нью-Йорк
«Наш офис, расположенный в Сохо, представляет собой большое открытое пространство со стенами из красного кирпича и высоким потолком. И мы очень хотели сохранить целостность этого помещения. Мы много думали над тем, как это пространство повлияет на культуру и взаимодействие между членами команды. И мы решили поставить несколько длинных столов. Мы уже работаем здесь около восьми месяцев, и у нас отличные результаты. Мы хотели создать совместную рабочую среду, где наша веб-команда может сотрудничать с командой дизайнеров и генеральным директором. И, как мне кажется, у нас все получилось. Наш коллектив работает очень слаженно. Когда люди просто разговаривают вместе, происходит настоящая магия. Так как у нас действительно большие столы, мы часто устраиваем совместные ланчи и обеды. Простое общение дает отличные результаты. Мы всегда ищем эти «ага» моменты (моменты внезапного вдохновения, осознания, признания, понимания), и они происходят очень часто, потому, что за вашим столом сидит много умных людей».
Джесс Хейнбари (Jess Hanebury), комьюнити-менеджер в компании «Threadless», Чикаго
«Наш интерьер напоминает начальную школу. Здесь столы стоят друг напротив друга. Все отделы расположены рядом. Мы можем видеть, как идет процесс работы над новым продуктом и вносить все необходимые коррективы по ходу дела. Такая открытая структура действительно позволяет каждому вносить свою лепту. В нашей компании люди не остаются заключенными в рамках своей маленькой ниши. Я слышу, что сотрудники говорят вокруг, и поэтому могу легко планировать все мероприятия заранее. Сотрудничество – это самый продуктивный способ работы, и вы не можете получить его сидя в кабине».
Брук Морленд (Brooke Moreland), основательница «Fashinism», Нью-Йорк
«Нам нравится сообщество, в котором мы работаем (рядом с нами трудятся еще несколько компаний). Например, я могу спросить: «Как сделать это в фотошопе?» И кто-то из другого конца комнаты отвечает: «Control + P». Очень круто иметь под рукой много умных людей, даже если они работают в других компаниях. В нашей организации «Fashinism» мы создали свою собственную культуру. Мы смогли сблизиться намного больше, чем просто команда. Но нам иногда не хватает приватности, поэтому, когда нужно обсудить то, что касается нашей компании, мы должны говорить так, чтобы это не стало достоянием общественности. Здесь вы как будто под микроскопом. Но в этом есть и свои плюсы. Это так захватывающе, когда вас окружают люди, которые искренне увлечены тем, что они делают».
Hot-desking в офисе: как это работает?
Правила использования общих рабочих мест:
Поскольку сотрудники не проводят каждый день за одним и тем же столом, правильно настроенные инструменты коммуникации и исправность оборудования в офисе очень важны. Профилактическое обслуживание всего оборудования в офисе поможет обеспечить бесперебойную работу отдела.
В некоторых случаях оправдано подключение специальной программы для бронирования свободных рабочих мест. Это позволяет работникам заранее забронировать себе место по аналогии с онлайн-бронированием гостиничных номеров. Если офисы компании расположены в разных городах, такая система будут особенно актуальна.
Преимущества системы незакрепленных мест:
Еще одно преимущество системы “горячих столов” в том, что сотрудники попеременно пересекаются с коллегами из разных отделов, которых могли не увидеть при традиционной кабинетной системе. Это укрепляет отношения, способствует лучшему погружению в процессы и оперативному решению общих задач.
Серия Loft создана специально для организации офисов “нового поколения”
Для каких компаний подходят “горячие столы”?
Компаниям, которые арендуют большие площади или помещения в элитных районах, а также для небольшим стартапам, экономящих свой бюджет, важно эффективно расходовать каждый квадратный метр офиса. Незакрепленные рабочие места будут особенно актуальны, если:
Какую мебель использовать для организации рабочих мест?
Именно это задает дизайнеру интерьера главную загадку: как сделать рабочие места универсальными, удобными для сотрудников с разным характером деятельности, предпочтениями и вкусами, рабочим инструментарием.
Система “hot-desking” предполагает возможность выбора сотрудниками разных конфигураций рабочего пространства. Если в каждый момент можно занять место, которое удовлетворяет личные потребности сотрудников или потребности команды, то работа только выиграет!
В случае, когда нужно тихое рабочее место, может помочь бенч-система на едином каркасе с экранами, чтобы создать чувство уединенности и комфорта.
Рабочие станции на едином каркасе серии bCODE экономит свободное пространство
В качестве места для командной работы подойдут модульные конференц-столы.
А столы со складной столешницей, как в серии Connect, позволят по необходимости легко расширять рабочее пространство или сокращать количество рабочих мест.
Офисные кресла с продуманными механизмами регулировки тоже будут очень кстати. Они не только важны для здоровья позвоночника, но и универсальны и экономичны, поскольку их можно настраивать в соответствии с потребностями большинства сотрудников.
Из-за отсутствия личных тумб у каждого стола в офисе должны быть предусмотрены продуманные системы хранения с индивидуальными ящиками для вещей. Стеллажи для книг и корреспонденции, шкафы и гардеробы дополнят различные рабочие зоны.
Шкафы-локеры серии Ergoline позволяют эффективно использовать каждый дюйм офиса
Для организации зон отдыха, где сотрудники могли бы отдохнуть, пообщаться с коллегами или провести мозговой штурм, подойдут удобные диваны, кресла и журнальные столы.
Диван Prima с полозьями в стиле хай-тек подчеркнет прогрессивный стиль офисов hot-desking
Компании в России переходят на hot desking: чем грозят «горячие столы» сотрудникам и работодателям?
Летом, после весеннего локдауна, мало кто знал, что такое hot desking. Просили объяснить и вообще говорить по-русски. А теперь термин стал нарицательным, встал в один ряд с джипом и ксероксом.
Прошло меньше полугода, в России появился новый рынок. И теперь заявка или звонок со словами «нам нужен хот дескинг» — это уже норма.
Hot desking — это столы, которые не закреплены за сотрудниками. Перед тем, как прийти в офис, сотрудник бронирует себе стол. Такой подход позволяет иметь меньше столов, чем сотрудников. Обычно вдвое меньше.
Профит очевиден — экономия на аренде или возможность переехать в офис поменьше, но на 1-2 класса выше.
Экономия — не единственный положительный эффект. Приятных побочек целый букет:
Такие хайповые заголовки можно увидеть в амеиканских СМИ, это статьи за 2018-2019 год. Там гибкие офисы появились задолго до пандемии, но стали максимально популярными только после того, как китайский гражданин отобедал летучей мышью.
В России мы тоже столкнулись с протестом на первых порах. Представители компаний крутили пальцем у виска: гибкие рабочие места — это же не гигиенично, все перезаражаются. Да и вообще скоро всё венётся на круги своя, абсолютно все сотрудники будут ходить в офисы каждый день.
Как мы видим, этого не произошло. И уже не произойдёт никогда.
Но практике имеем вот что: быстрая ежедневная санитарная обработка рабочих мест делает их максимально безопасными для сотрудников, а ходить в офис всем и каждый день просто нет необходимости.
Кстати, в упомянутых американских статьях не было ни единого примера компании, умершей или потерявшей деньги после внедрения хот дескинга.
Мы выпустили MVP бронирования рабочих мест UnSpot пару месяцев назад. Продукт оказался настолько востребованным, что:
Hot Desking — это обычно от 100 столов, реже — от 50. У нас пока лимитов нет, можно начинать с любого количества.
К нам обычно обращаются компании с количеством сотрудников 200-400 (средний и средне-крупный бизнес) и большие корпораты с 1000+ рабочих мест.
Основная причина обращения — у нас слишком большой офис, нам такой не нужен, надо с этим что-то делать.
В такой ситуации можно переехать в офис поменьше, но как управлять потоками сотрудников? Ведь столов будет сильно меньше, чем людей.
Для любителей эксель-табличек и ручного труда: практика HR-специалистов показала, что если в компании больше 15 сотрудников, попытки реализовать хот дескинг вручную обречены на провал.
Это называется аутсорсинг персонала. Уже давно сделано, причем не только на уровне уборщиц.
Ну вот коллцентру хорошо зайдет, хотя там уже что-то подобное и есть. А остальным?
Остальным тоже хорошо заходит 🙂
А точнее, можно примеры отраслей, без названий компаний?
Конечно!
Банки, офисы крупных производственников, представительства иностранных корпораций, подросшие стартапы.
Вообще тут привязки к индустрии нет, поэтому клиенты очень разные.
бронировать место чтобы поработать!?)
хочется верить, но работать тут никто не хочет в том числе Я
Классно. Молодцы. Очень классная альтернатива коворкингу.
Удачи.
Клиент посередине описанных вами кейсов. Это компании, которые перешли на частичную удаленку: кто-то постоянно работает в офисе, кто-то постоянно дома, но часть сотрудников приходит в офис с разной периодичностью.
«Agile не на словах, а на деле: командам ничего не стоит пересобираться хоть по несколько раз в день.»
O’RLY? Возможность «пересобираться» (имелись ввиду обычняе встречи по рабочим задачам?) зависит совсем не от хотдеска.
«Выше продуктивность сотрудников благодаря постоянной смене места работы — это уже доказано и не раз.»
Доказано для всех профессий и специальностей?
А впрочем, отлично сформулированный пункт! Именно по «смене места работы». На новом месте впахивают испытательный срок, а потом меняют место работы, после опыта работы на хотдеске 🙂