что такое форма т2 в отделе кадров

Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы «Гражданство»

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора’, «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

Графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе «Повышение квалификации» указываются:

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе »Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ «Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами». В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, «при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами». Далее «все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров». Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор «Центра профессионального развития»

Источник

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

На граждан, подлежащих призыву:

Раздел III

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

Раздел IV-VII

В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Раздел VIII

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Раздел IX

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

Раздел Х

В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

Бланк личной карточки работника

Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).

Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).

Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Источник

Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника

Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).

Что это за форма и когда она нужна

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о дополнительном образовании или степень знания иностранного языка в личной карточке дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Поскольку специальная инструкция по заполнению личной карточки Т-2 не разработана, ориентируемся на правила заполнения трудовых книжек. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Как заполнить по пунктам

Допустим, в ООО «ППТ.ру» в августе 2021 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке

Какой код по ОКИН указывать

Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)

Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)

Источник

Зачем нужна унифицированная форма Т-2

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:

С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.

Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:

Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:

После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.

О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».

Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2

Карточка содержит 11 разделов:

1) основная информация о сотруднике;

2) информация из военного билета;

3) информация о работе на текущем месте;

4) сведения о проведении аттестации;

5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;

7) заслуги сотрудника;

8) информация об отпусках;

9) льготы социального характера;

10) прочая информация о сотруднике;

11) причина прекращения работы в компании.

Унифицированная форма Т-2: образец заполнения

Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.

Унифицированная форма Т-2 для ВУР

Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.

Указанная форма состояла из 3 разделов:

Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».

Итоги

Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.

Источник