что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами
Некоторые секреты входящих документов
Ю.С. Задорина, документовед
Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.
Сортировка
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.
Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.
Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.
Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».
Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.
В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?
Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.
С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.
Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.
Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?
Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.
Обратите вниматие! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа 2 предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).
В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.
Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.
Регистрация
На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.
Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.
Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:
Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.
Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:
В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.
Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.
Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).
Пример 1
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе
Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012
Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?
Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.
Пример 2
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа
Передача на рассмотрение
Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.
Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.
Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.
Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.
Пример 3
Оформление резолюции на отдельном листе
ОАО «Ромашка»
Заместитель директора
по экономической безопасности
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.
Семенов Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).
Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?
Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.
Исполнение документа
Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.
Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?
Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.
Обратите внимание! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ 3 устанавливались следующие сроки исполнения:
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков
Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки
[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.
Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган
Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.
Отметка об исполнении документа
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.
Пример 4
Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации
Раздел XI. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
Раздел XI. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
11.1. Прием, регистрация и учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.
Размещение (опубликование) документов с пометкой «Для служебного пользования» (в том числе их проектов) на официальных сайтах органов государственной власти, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.
11.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны руководителем органа государственной власти (начальником структурного подразделения), под подпись в соответствующих учетных формах.
11.3. Особенности оформления конфиденциальных документов.
11.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать реквизиты согласно приложению 26 к Инструкции:
пометка конфиденциальности «Для служебного пользования»;
регистрационный номер, присвоенный по журналу учета в системе конфиденциального делопроизводства;
сведения об исполнителе.
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:
Для служебного пользования
Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нем под пометкой «Для служебного пользования» в скобках указывается: «Без приложения не конфиденциально», например:
Для служебного пользования
(без приложения 1 не конфиденциально)
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой «дсп».
В органах государственной власти не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как «Для служебного пользования».
11.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган государственной власти содержат:
порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов;
пометку конфиденциальности «Для служебного пользования»;
дату поступления и количество листов.
При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком «+» общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:
В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:
с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.
Информация об изменениях:
11.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется в реквизите бланка документа и в реквизите «Отметка об исполнителе».
11.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.
Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:
Для служебного пользования
На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:
При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.
11.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите «Приложения» с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только в адрес», например:
11.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.
Указанная отметка включает в себя:
количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;
отметку об уничтожении чернового документа;
должность, ФИО, контактный телефон работника, исполнившего документ;
должность, ФИО, контактный телефон работника, отпечатавшего документ;
дату подготовки документа, например:
образований автономного округа
В случае если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:
образований автономного округа
11.3.7. Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется руководителем органа государственной власти или лицом, его замещающим.
Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется путем зачеркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:
Пометка «Для служебного пользования» снята,
О снятии пометки «Для служебного пользования» на конфиденциальных документах, а также в учетных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.
Информация об изменениях:
11.3.8. Установление пометки «Для служебного пользования» для документов, подготовленных в органе государственной власти, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или руководителем органа государственной власти (руководителем соответствующего структурного подразделения) (на этапе подписания документа).
Установление пометки «Для служебного пользования» для поступивших в орган государственной власти документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется руководителем органа государственной власти (на этапе рассмотрения документа).
11.4. Учет конфиденциальных документов.
11.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью органа государственной власти.
Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В учетных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
11.4.3. В формах учета конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью органа государственной власти.
На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем журнале пронумеровано,
прошнуровано и опечатано
(подпись, инициалы, фамилия должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата).
11.4.5. При регистрации конфиденциальных документов в СЭД в электронных регистрационных карточках документов в поле «Содержание» делается пометка конфиденциальности «ДСП», содержание текста не указывается.
11.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.
11.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.
11.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов (приложение 28 к Инструкции).
11.6. Поступившие в орган государственной власти документы, имеющие пометку конфиденциальности «Для служебного пользования», в том числе «Коммерческая тайна», «Служебная тайна», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально». подлежат учету в журнале учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов (приложение 29 к Инструкции).
11.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов.
При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1-7 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа («дсп»). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе государственной власти, издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).
Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.
При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком «+» отдельно, например:
При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.
При учете конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.
Графа 8 журнала учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией руководителя органа государственной власти лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.
11.8. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.
К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения (приложение 30 к Инструкции).
Перед учетным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс «Инв. N».
В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.
При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1-7 журнала учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учета без сопроводительного письма.
Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учет выделенного хранения, проставляется индекс «Инв. N___», присвоенный приложению по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения.
Конфиденциальный документ, изданный другим органом государственной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учета документов выделенного хранения.
При постановке на учет выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.
Учтенные текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нем указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются в заверительной надписи.
Индексы и учетные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).
На чертежно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами.
11.9. Учет машинных носителей конфиденциальной информации.
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой «ДСП» учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации (приложение 31 к Инструкции).
11.10. Отправка конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учета исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.
Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге (приложение 32 к Инструкции).
Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.
Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи конфиденциальных документов (приложение 33 к Инструкции) или в карточке учета выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) (приложение 34 к Инструкции).
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиопленки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учета подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.
Информация об изменениях:
11.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия руководителя органа государственной власти.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения руководителя органа государственной власти, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.
В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза руководителя органа государственной власти с поручением уполномоченному лицу:
снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);
выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;
указать адреса получателей и дату, например:
1. Снять две копии и направить в администрации
Белоярского района, Березовского района.
Департамент культуры автономного округа.
Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.
После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:
Дополнительно размножено 2 экз.
подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата
В учетных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:
Дополнительно размножено ___ экз.
Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в органе государственной власти, учитываются за этим же учетным номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в орган государственной власти, учитываются за новым учетным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:
Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами.
На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка «Копия».
На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка «Выписка».
11.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.
Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.
В номенклатуру дел органа государственной власти включаются дела «Для служебного пользования» и журналы учета конфиденциальных документов.
В номенклатуре дел в графе «Индекс дела» добавляется пометка конфиденциальности «Для служебного пользования».
Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка «Для служебного пользования», которая проставляется в правом верхнем углу обложки.
На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение 35 к Инструкции). Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем деле пронумеровано,
прошнуровано и опечатано печатью
подшита одна справка-заместитель
Подпись (расшифровка подписи) должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата)
Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия руководителя органа государственной власти.
При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение 36 к Инструкции), которая подписывается руководителем службы делопроизводства или лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.
11.13. Хранение конфиденциальных документов.
Прием дел с пометкой конфиденциальности «Для служебного пользования» на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи конфиденциальных дел (документов) (приложение 37 к Инструкции).
Дела передаются в архив органа государственной власти с полистной проверкой включенных в них конфиденциальных документов.
Выдача дел осуществляется под подпись в «Карточке учета выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)».
Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве органа государственной власти.
Помещения, в которых ведется конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.
За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.
Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в структурном подразделении органа государственной власти осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе государственной власти, с обязательной отметкой в журнале учета выдачи конфиденциальных документов.
При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем органа государственной власти.
Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия руководителя соответствующего органа государственной власти.
11.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.
Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путем их механической переработки на шредерах либо сжигаются.
Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.
Информация об изменениях:
11.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.
Персональный состав Комиссии (не менее 3 человек) определяет руководитель органа государственной власти.
В состав Комиссии включаются заместитель руководителя органа государственной власти, ответственный за организацию работ по безопасности информации в органе государственной власти, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчетным.
В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путем сверки записей в учетных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.
В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов (приложение 38 к Инструкции), который утверждается руководителем органа государственной власти. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется в Аппарат Губернатора автономного округа.
В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором допущен этот факт, руководитель органа государственной власти и Управление защиты информации и специальной документальной связи Аппарата Губернатора автономного округа.
По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений органом государственной власти в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.
В учетных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.