что делать если сотрудник принес электронный больничный а организация не подключена
Что делать, если работник принес электронный больничный?
С 1 июля при посещении медучреждений работники смогут заказывать электронные больничные вместо привычных листков временной нетрудоспособности. Опасаться, что сотрудник принесет такой «сюрприз», не нужно. Электронный больничный может быть сформирован только в том случае, если и медучреждение, и ваша организация зарегистрированы в электронной системе ФСС. Кроме того, электронная форма документа упрощает его обработку и хранение.
Уже этим летом электронные листки временной нетрудоспособности будут выдаваться наряду с привычными – бумажными. Пока виртуальные больничные не обязательны. Хотя высока вероятность, что на эту систему со временем перейдут все городские медучреждения. Для выдачи электронного больничного поликлиники и больницы будут использовать электронную подпись и личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.
Заполнить и подписать больничный в электронном сервисе врач сможет самостоятельно.
Электронный больничный: как он работает?
Если ваш сотрудник заболел или получил травму, ему необходимо, как и обычно, обратиться в медучреждение. Когда придет время закрывать больничный, лечащий врач выдаст работнику не бумажный бланк, а номер электронного документа.
С этим номером ваш сотрудник и придет в бухгалтерию. Все данные по листку нетрудоспособности к этому моменту попадут в ФСС и будут отображаться в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru. Имея всю информацию на руках, Фонд социального страхования не откажет в зачете пособия.
Получить данные по электронному больничному бухгалтерия сможет прямо из программы 1С. Такую возможность поддерживают «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», начиная с июньских и июльских обновлений. Для своевременного обновления программ 1С вам необходим действующий договор 1С:ИТС.
В случае, если учет не автоматизирован или используются альтернативные системы, вносить сведения в базу придется вручную. При этом нужно будет указать номер документа и информацию для выплаты.
Выдается пособие сотруднику в том же порядке, что и по бумажному листку.
Выбирать между бумажным и электронным больничным сотрудник сможет на приеме у врача. При выборе электронного варианта пациенту нужно будет на месте подписать форму согласия, разработанную Минтрудом.
Что делать, если ваша организация не зарегистрирована в системе ФСС?
Организация не обязана подключаться к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Штрафов за использование бумажных листков пока не предусмотрено. Сотрудникам организаций, не зарегистрированных в электронной системе, будут выдаваться только привычные листки временной нетрудоспособности. Поэтому переход на новый формат больничных не станет неожиданностью для работодателя.
Если считаете переход на электронную систему преждевременным, задумайтесь над ее преимуществами:
✓ Электронный документ проще обрабатывать. Не нужно следить, какого цвета ручка, где стоит печать, не ошибся ли врач при заполнении. ФСС не откажет в расходах по больничному из-за того, что текст в бланке выцвел и стал нечитаемым.
✓ Не нужно проверять подлинность листка. Виртуальный бланк отправляется по шифрованным защищенным каналам. Подделать его практически невозможно. Подписывается бланк цифровыми подписями больницы и врача.
✓ Виртуальный документ проще хранить. На него не прольют чай, его не проткнут дыроколом и не разорвут по ошибке.
Как проверить подлинность бумажного больничного?
Пока и вы и/или клиника, где лечится сотрудник, не зарегистрированы в электронной системе ФСС, придется иметь дело с бумажными больничными. К сожалению, эти листки иногда подделывают.
Проверяйте бумажные больничные по следующим критериям:
Для простого возмещения выплат сотрудникам, рекомендуем компаниям воспользоваться системой электронных больничных и завести личный кабинет на cabinets.fss.ru.
Нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов?
Позвоните нам прямо сейчас! Эксперты «Первого БИТа» помогут Вам найти оптимальное решение любых задач!
Электронный больничный лист в 2021 году
В 2021 году электронные больничные стали использоваться гораздо чаще, чем в предыдущие годы. Этому, в частности, способствовало введение « коронавирусных » ограничений и перевод многих работников на «удаленку ». О том, как получить и оплатить электронный больничный лист, каковы плюсы и минусы перехода на новую систему читайте в нашей статье.
Вводная информация
Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2017 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — Правила № 1567).
После этого ФСС начал работу по постепенному переходу на ЭЛН — этому были посвящены активные информационные компании 2018 и 2019 годов. А в 2020-м году Минздрав утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа (приказ от 01.09.20 № 925н; далее — Порядок № 925н).
Что такое электронный листок нетрудоспособности
Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.
Справка
С января 2022 года для выплат пособий по болезни и по уходу за больным членом семьи, а также по беременности и родам останется только ЭЛН. Такой бюллетень будет размещен в информационной системе ФСС. Работник при желании сможет получить от врачей выписку из указанного документа (п. 6 ст.13 Закона № 255-ФЗ в ред. Закона от 30.04.21 № 126-ФЗ). Подробнее см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям».
ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Все взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.
Важно
Создавать больничные листы в электронном виде с использованием ЕИИС «Соцстрах» вправе все медицинские организации: как государственные, так и частные. Следовательно, выдавать ЭЛН могут не только поликлиники или больницы, в которые сотрудники обращаются в рамках ОМС, но медицинские организации (в том числе частные), с которыми работодатель заключил договоры ДМС в пользу своих работников.
Условия перехода на ЭЛН
На основании действующей редакции статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).
Для работодателей переход на ЭЛН в настоящее время также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.
Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567 и п. 74 Порядка № 925н).
Внимание
Из пункта 74 Порядка № 925н следует, что электронная подпись понадобится и директору, и главбуху (или другому сотруднику, уполномоченному вести бухгалтерский учет). Однако на практике ФСС принимает электронные больничные, подписанные одной УКЭП: либо руководителя, либо главбуха. Подробнее см. «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте фонда. Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности « Контур.Экстерн ».
Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.
В завершение процедуры возможно заключение соглашения об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС (соответствующие формы обычно размещены на сайтах отделений).
Как получить ЭЛН
Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.
После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.
Внимание
Если сотрудник потеряет талон, то ему придется предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа. С помощью этого же кабинета работник может отслеживать «движение» средств по бюллетеню: сумму назначенного пособия, статус выплаты и т.д.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС (п. 72 Порядка № 925н).
После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности (п. 73 Порядка № 925н). Некоторые особенности заполнения ЭЛН см. в статье «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю».
Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронными подписями руководителя и главного бухгалтера (или иного лица, уполномоченного вести бухучет) (п. 74 Порядка № 925н). После этого данные автоматически уйдут в ФСС.
Важно
Чтобы каждый раз не отвлекать руководителя и главбуха, можно передать уполномоченному лицу право оформлять ЭЛН. Для этого нужно издать приказ (распоряжение) или выдать доверенность. В таком случае подписывать ЭЛН нужно будет УКЭП уполномоченного лица (п. 74 Порядка № 925н).
Если при заполнении ЭЛН работодатель допустил ошибку, то изменения нужно сделать также в электронном виде. Необходимо направить в ФСС исправленные сведения с указанием причины внесения изменений (п. 72 Порядка № 925н).
Из сообщения на сайте ФСС следует, что ни распечатывать ЭЛН, ни создавать его копию на компьютере работника или сервере организации не требуется. А вот расчет пособия по электронному больничному нужно хранить. Делать это можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, заверенного УКЭП (п. 75 Порядка № 925н).
Оплата электронного больничного ничем не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Это значит, что часть пособия, которая платится за счет работодателя, нужно перечислить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней после получения от работодателя документов (сведений) либо реестра сведений. Также см. «ФСС утвердил формы реестров, которые работодатели сдают в Фонд для прямых выплат пособий».
Важно
Работник, которому выдан ЭЛН, не должен подавать работодателю заявление о выплате пособия.
Плюсы и минусы электронного больничного
Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:
Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно писать заявление и передавать работодателю оригинал бюллетеня, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС. Также к плюсам можно отнести возможность отслеживать «движение» выплат по электронному бюллетеню через личный кабинет.
Практические выводы
Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса. Также придется приобрести необходимое программное обеспечение и сертификаты УКЭП (если их еще нет).
В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Действующее законодательство не обязывает страхователей обеспечить работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».
Выплата пособий: что делать, если нет возможности принять электронный больничный
ФСС в своем письме от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462 уточнил порядок участия медицинских организаций и работодателей в формировании электронного листка нетрудоспособности.
Ведомство отмечает, что пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком назначаются и выплачиваются работодателем независимо о того, в какой форме предъявлен больничный лист – бумажной или электронной.
Форма больничного листа выбирается работником. Так, в частности, по желанию он может оформить электронный больничный.
При этом законодательство не обязывает работодателей участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности.
В случае технической неготовности работодателя к обработке электронного больничного медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на «традиционный» бумажный больничный лист. При этом в электронном больничном медицинская организация указывает о прекращении его действия.
ФСС также напоминает, что работодатель предоставляет в ФСС сведения в целях формирования электронного больничного, в том числе сведения по расчету пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
В этих целях может быть использовано как собственное программное обеспечение компании, так и программное обеспечение, предоставляемое ФСС на безвозмездной основе.
Использование Личного кабинета страхователя в этом случае не обязательно и является одним из доступных инструментов для работодателя по формированию электронного больничного.
Информационное взаимодействие ФСС и работодателя, а также направление сведений в информационную систему Фонда осуществляется с использованием шифрования и подтверждения сведений усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращаем внимание, что работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С.
Ознакомиться с особенностями выплаты пособий можно ЗДЕСЬ.
Наш телеграмм!
В помощь
Полезно
Работник «принес» электронный больничный… Что делать.
С 1 июля 2017 года в Российской Федерации началась выдача электронных листков нетрудоспособности, Ивановская область не стала исключением.
Нововведения, которые вступили в силу благодаря Федеральному закону от 01.05.2017 N 86-ФЗ, касаются организаций и предприятий, использующих наемный труд, а также самих работников.
Работодатели должны быть готовы к тому, что в любой момент для получения пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам работник может представить листок нетрудоспособности в электронном виде. Работодатель будет обязан принять и оплатить больничный по новой форме в установленные законодательством сроки.
Как нужно подготовиться работодателю, чтобы болезнь работника не стала «сюрпризом» и можно было избежать проблем с выплатой пособий?
Прежде всего заметим, что принципиально ничего нового в этой системе нет, меняются лишь технология оформления и способ передачи самого документа: вместо ручного – автоматизированный.
В случае отсутствия подписи необходимо обратиться в любой удостоверяющей центр, который можно найти на сайте Минкомсвязи России ( http://minsvyaz.ru) в разделе «Деятельность» или на сайте ФСС РФ в разделе «Удостоверяющий центр» (http://fss.ru/uc).
Далее работодателю следует определиться, с помощью какого программного средства он будет заполнять свою часть документа, т.е. продолжать оформление больничного после закрытия его лечебным учреждением. Есть несколько вариантов.
Первый. Оформить электронный листок нетрудоспособности на сервисе Фонда социального страхования РФ ( http://cabinets.fss.ru) в личном кабинете страхователя. Доступ в личный кабинет осуществляется через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) ( https://www.gosuslugi.ru).
Второй. Оформить листок нетрудоспособности с помощью специализированной программы от ФСС «АРМ Подготовки расчетов для ФСС». Данное программное средство можно скачать на сайте ФСС РФ ( http://fss.ru) в разделе «Скачать программы» или на сервисе Фонда социального страхования РФ ( http://cabinets.fss.ru).
Третий. Оформить листок нетрудоспособности в специализированных бухгалтерских программах. Заметим, что с 1 июля 2017 года все производители специализированных бухгалтерских продуктов, имеющих лицензию, уже доработали свои программы с учетом последних изменений в законодательстве.
Работнику новая форма больничного тоже дает немало преимуществ.
Во-первых, исключена возможность утраты главного документа для оплаты пособия по больничному. Во-вторых, не надо тратить время на поход в лечебное учреждение для его переоформления в случае ошибки. Но самое главное, у работника есть возможность отслеживать весь путь прохождения больничного и размер начисленного по нему пособия. Данный сервис разработан Фондом социального страхования. Доступ в личный кабинет застрахованного ( http://cabinets.fss.ru) осуществляется через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) ( https://www.gosuslugi.ru). Работник сможет получить информацию по начисленным пособиям, просмотреть и распечатать листки нетрудоспособности, а также справку-расчет пособия.
Предполагается, что внедрение IT-технологий в систему обращения листков нетрудоспособности сократит затраты на их оформление, сделает процесс выдачи прозрачным, а процесс оформления более удобным как для застрахованных лиц, так и для работодателей.
Подробную информацию по формированию листка нетрудоспособности в электронном виде, можно найти на сайте Ивановского регионального отделения Фонда ( http://www.fssivanovo.ru) в разделе: «Электронный листок нетрудоспособности».
У вас возникли вопросы?
Позвоните нам по телефону «горячей линии» (4932) 93-29-70.
Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами
Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).
В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.
Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.
Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:
Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.
Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:
Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.
Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности в нем должны быть заполнены две основные части:
В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».
Как работает электронный больничный лист
Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:
Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:
О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.
Выбор системы работы с листками нетрудоспособности
Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:
В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.
Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.
Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.
Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.
Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.
Учтите, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд нужно отправить пакет документов на выплату пособия.
Как правильно это сделать, узнайте в КонсультантПлюс. Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.