как понять какой вариант выпадет на впр
Сравнение таблиц – это задача, которую в Excel приходится довольно часто решать. Например, у нас есть старый прайс-лист и его новая версия. Нужно просмотреть, цены на какие товары изменились и на сколько.
Давайте для сравнения этих двух таблиц попробуем использовать функцию ВПР. Но отметим при этом, что существуют и другие альтернативные варианты сравнения таблиц, на которых мы также остановимся.
Итак, вот наши исходные данные.
По количеству строк сразу заметно, что во втором прайсе произошли какие-то изменения среди товаров. Да и цены на отдельные позиции также поменялись. Давайте сравним таблицы, попробуем определить изменения и представить их наиболее наглядно.
Для этого используем несколько способов.
1. Используем ВПР, чтобы сравнить две таблицы.
Создадим именованный диапазон B4:C19 и назовем его «прайс1». Так нам будет проще ссылаться на первоначальные данные.
Добавим к новым данным еще одну колонку и назовем ее «Цена старая». Для каждого наименования из прайс-листа №2 найдем соответствующую ему цену в №1.
В Н4 вводим формулу
и копируем ее вниз по столбцу.
Видим, что кое-где изменилась цена, и в четырех наименованиях формула ВПР возвратила ошибку #Н/Д. Это означает, что ранее этих товаров не было и цену для них обнаружить не удалось.
Чтобы придать результатам сравнения более красивый вид и чтобы можно было определить размер изменения цены, обработаем появившиеся сообщения об ошибке.
Для этого используем функцию ЕСЛИОШИБКА и вместо #Н/Д выведем ноль.
Изменим нашу формулу:
Теперь мы можем рассчитать отклонения новой цены от старой.
Можно показать результаты сравнения двух таблиц с использованием ВПР более наглядно и красиво. Давайте результаты сравнения вынесем отдельно.
Согласитесь, что такое сравнение выглядит гораздо аккуратнее и нагляднее.
Выглядит сложно и громоздко, но на самом деле все просто. Основа здесь та же, что и ранее: поиск в первой таблице «старой» цены каждого товара из новых данных.
То есть, ключевым является выражение ЕСЛИОШИБКА(ВПР(F4;прайс1;2;0);0).
Если найденное значение равно «новой» цене из ячейки G4, то выводим пустой пробел “”.
Значения смежных ячеек привязаны к этому результату.
Если ячейка J4 пуста, тогда ничего не выводим и в остальных:
В результате заполнены только те строки, в которых произошли изменения цены либо появился новый товар, которого первоначально не было.
Но есть один существенный недостаток в таком сравнении таблиц с использованием функции ВПР. Мы сравнили новые значения и старые, нашли изменения и новые товары. Но если какой-то товар ранее существовал, но теперь отсутствует, то этого мы не заметим. Придется повторить весь процесс в обратную сторону, взяв теперь за базу первую таблицу и сопоставляя ее со второй.
То есть, сравнивать придется в двух направлениях.
Согласитесь, не всегда хочется делать двойную работу.
2. Сравнение при помощи сводной таблицы.
Поскольку структура сравниваемых данных одинакова, то мы можем объединить их. Чтобы различить, откуда взяты какие значения, добавьте еще один столбец и укажите там источник данных – прайс1 или прайс2.
Используя наш предыдущий пример, это можно сделать следующим образом:
Теперь через меню Вставка-Сводная таблица создадим свод, можно на этом же листе для наглядности.
Как видите, сводная таблица выводит в алфавитном порядке все уникальные (неповторяющиеся) значения из обоих прайс-листов и напротив каждого из них проставляет соответствующую цену. Так очень легко можно отследить все изменения.
Чтобы не мешали, итоги по строкам и столбцам можно убрать. Для этого используйте вкладку Конструктор – Общие итоги – Отключить итоги для строк и столбцов.
Это еще один пример того, что у функции ВПР есть весьма достойные альтернативные варианты во многих случаях.
Главный недостаток здесь – данные нужно предварительно подготовить, объединив их в единый массив.
Следует также отметить, что с большими объемами данных сводные таблицы умеют работать гораздо быстрее, чем ВПР.
3. Стандартное сравнение.
Это самые простой и элементарный способ сравнить два столбца Excel на совпадения. Работать таким образом возможно как с числовыми значениями, так и с текстовыми.
Но для этого необходимо, чтобы наши таблицы имели одинаковую структуру. Проще говоря, у них должны быть одинаковые показатели по строкам (к примеру, фиксированный перечень товаров), и одинаковые показатели по столбцам (количество покупок товара).
Для примера сравним два прайса, записав в столбце I условие совпадения цены
При равенстве мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадения нет, будет «ЛОЖЬ». Копируем из I4 вниз по столбцу.
Этот способ сравнения таблиц – самый элементарный, поэтому останавливаться на нем более не будем.
4. Использование формул массива вместе с ВПР.
Здесь все гораздо сложнее. Вновь вернемся к нашим исходным данным и разместим списки товаров и цен на двух листах рабочей книги: «Прайс1» и «Прайс2».
Создадим из наименований товаров в каждой из таблиц именованный диапазон, как это показано на рисунке.
Назовем их соответственно «прайс_1» и «прайс_2». Так нам легче будет разбираться в формулах.
Результаты сравнения таблиц вынесем также на отдельный лист «Сравнение».
В ячейке A5 запишем формулу
=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(прайс_1; ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$4:$A4;прайс_1);0)); ИНДЕКС(прайс_2;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$4:$A4;прайс_2);0)));»»)
Поскольку это формула массива, то не забудьте завершить ее ввод комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.
В результате получим список уникальных (неповторяющихся) значений из всех имеющихся у нас наименований товаров.
Рассмотрим процесс пошагово. Формула последовательно берет значения из списка наименований. Затем при помощи функции СЧЕТЕСЛИ определяется количество совпадений с каждым из значений в ячейках, находящихся выше этого значения. Если результат СЧЕТЕСЛИ равен нулю, значит это наименование ранее не встречалось и можно его занести в список.
Функция ПОИСКПОЗ вычисляет номер позиции этого уникального значения и передает его в функцию ИНДЕКС, которая, в свою очередь, по номеру позиции извлекает значение из массива и записывает его в ячейку.
Поскольку это формула массива, то мы последовательно проходим по всему списку от начала до конца, повторяя все эти операции.
Если первая таблица закончилась, то возникает ошибка. ЕСЛИОШИБКА реагирует на это и начинает таким же образом перебирать значения второй таблицы. Когда и там возникает ошибка, то возвращается пустая строка “”.
Скопируйте эту формулу по столбцу вниз. Список уникальных значений готов.
Затем добавим еще два столбца, в которых при помощи функции ВПР запишем результат сравнения двух таблиц по каждому наименованию товара.
Не забудьте, что это тоже формула массива (Ctrl+Shift+Enter).
Можно для наглядности выделить несовпадения цветом, используя условное форматирование.
Напомним, что для этого надо использовать меню Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Текст содержит…
Ну и если значение существует в таблице, то логично было бы его вывести в таблице сравнения.
Заменим в нашей формуле значение «Есть» на функцию ВПР:
В итоге наше формула преобразуется к виду:
Напомним, что на листах Прайс1 и Прайс2 находятся наши сравниваемые таблицы.
Для сравнения двух таблиц, тем не менее вы можете выбрать любой из этих методов исходя из собственных предпочтений.
Функция ВПР в Excel: пошаговая инструкция с 5 примерами
Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.
Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.
Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.
Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.
Для этого в G2 запишем следующую формулу:
А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.
Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.
Отчет о продажах готов.
Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.
Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?
Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.
К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.
При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?
Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.
Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.
Использование точного и приблизительного поиска.
Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.
Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.
Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.
Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.
А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.
Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»
Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.
Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.
Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.
При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.
И еще один небольшой совет.
Применяйте именованный диапазон.
Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).
В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:
Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.
Какие здесь преимущества?
Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.
Используя именованный диапазон, просто нажмите
Меню – Формула – Диспетчер имён.
Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.
Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.
Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.
Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.
Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.
Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:
Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.
Конструкция «*»&D2&»*» означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».
Использование нескольких условий.
Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.
В F2 используем следующую формулу:
Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.
В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.
Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.
Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.
Дальше все происходит по уже отработанной схеме.
Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».
Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.
Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.
«Умная» таблица.
И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.
Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.
В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.
Специальные инструменты для ВПР в Excel.
Интерактивный мастер ВПР проведет вас через необходимые параметры конфигурации поиска, чтобы построить идеальную формулу для заданных вами критериев. В зависимости от вашей структуры данных он будет использовать стандартную функцию ВПР или формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, если будет нужно извлечь значения слева от столбца поиска.
Вот что вам нужно сделать, чтобы получить формулу под вашу задачу:
Давайте посмотрим всё в действии.
Стандартный ВПР.
Запускаем мастер Vlookup Wizard. Указываем координаты основной таблицы и таблицы поиска, а также ключевой столбец (из которого будем брать значения для поиска), колонку поиска (в котором будем их искать) и колонку результата (из него в случае успеха берем соответствующее значение и вставляем в основную таблицу). Просто заполняем все нужные поля, как это показано на рисунке ниже. Руками прописываем (или обозначаем при помощи мышки) только диапазоны. Поля же просто выбираем из раскрывающегося списка.
Как и в предыдущих примерах, наша задача — подобрать цену для каждого товара, извлекая ее из прайс-листа. Ежели область поиска (Цена) является крайним левым столбцом в зоне поиска, то вставляется обычная формула ВПР для точного соответствия:
Ничего руками писать не нужно.
После нажатия кнопки Insert справа от колонки с наименованиями товаров будет вставлена дополнительная, которая будет озаглавлена так же, как и столбец результата. Сюда будут записаны все найденные значения цены, причем в виде формулы. При необходимости вы сможете ее подправить либо использовать в других таблицах.
«Левый» ВПР.
Когда колонка результата (Цена) находится слева от области поиска (Прайс), то мастер автоматически вставляет формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:
Мы рассматривали левый ВПР в отдельной статье. Там же вы можете посмотреть и формулы для ручного ввода. Здесь же мы получаем их автоматически, не вникая в тонкости синтаксиса и правильности написания.
Дополнительный бонус! Благодаря грамотному использованию ссылок на ячейки, полученные формулы ВПР можно копировать или перемещать в любой столбец без необходимости обновлять ссылки.
Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.
Использование функции ВПР в программе Excel
Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.
Описание функции ВПР
ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.
С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.
Применение функции ВПР на практике
Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.
Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.
Порядок действий в данном случае следующий:
Заключение
Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.
Функция ВПР в Excel. Как использовать?
Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.
Кликните по кнопке ниже для загрузки Excel файла с примерами работы функции ВПР :
Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel
Функция ВПР в Excel для чайников
На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.
Синтаксис
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) – английская версия
=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия
Аргументы функции
Дополнительная информация
Примеры использования ВПР в Excel
Пример 1. Ищем результат экзамена для студента
На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.
Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.
Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:
=VLOOKUP(“Петров”,$A$3:$E$10,3,0) – английская версия
=ВПР(“Петров”;$A$3:$E$10;3;0) – русская версия
Формула выше состоит из четырех аргументов:
Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.
Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.
Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.
Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.
Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:
=VLOOKUP(“Песков”, $A$20:$E$28,4,0) – английская версия
=ВПР(“Песков”;$A$20:$E$28;4;0) – русская версия
В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.
Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):
Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.
Пример 2. Двухфакторный поиск данных
На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута “номер_столбца” порядковый номер колонки с данными.
Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.
Ниже пример двух факторного поиска:
Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.
Чтобы сделать это, нам потребуется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.
Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
В формуле выше используется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. MATCH (ПОИСКПОЗ) принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.
Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).
Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске
Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.
Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).
Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:
Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.
Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.
Для этого нам потребуется формула из Примера №2:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.
Чтобы сделать выпадающий список, нужно:
Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.
Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР
Что такое трех факторный поиск?
В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).
Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».
Трехсторонний поиск – это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.
Вот пример трехстороннего поиска:
В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.
Для таких расчетов нам поможет формула:
=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):
CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.
Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)
С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.
Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.
Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.
Для этого нам подойдет следующая формула:
=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) – английская версия
=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)
Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).
Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.
В нашем примере работает третий сценарий.
Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.
Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:
=VLOOKUP(“яяя”,$A$1:$A$14,1,TRUE) – английская версия
=ВПР(“яяя”;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) – русская версия
Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.
Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР
Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.
Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.
Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.
Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.
Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.
Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:
=VLOOKUP(“*”&C2&”*”,$A$2:$A$8,1,FALSE) – английская версия
=ВПР(“*”&C2&”*”;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) – русская версия
В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.
Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).
Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.
Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.
Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска
Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.
Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.
Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.
Решение есть, и зовут его – функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.
Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.
=VLOOKUP(“Иван”,TRIM($A$2:$A$15),1,0) – английская версия
=ВПР(“Иван”,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) – русская версия
Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.
Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.
Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:
Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР – нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.
Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:
Протяните эту формулу в каждую ячейку столбца данной таблицы. Таким образом мы создадим уникальный ID, по которому мы можем сопоставлять данные.
Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.
Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.
Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.
=VLOOKUP($F3&”|”&G$2,$C$2:$D$19,2,0) – английская версия
=ВПР($F3&”|”&G$2;$C$2:$D$19;2;0) – русская версия
С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.
Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР
Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.
В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.
На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.
Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) :
=IFERROR(VLOOKUP(D2,$A$2:$B$7,2,0),”Нет данных”) – английская версия
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$A$2:$B$7;2;0);”Нет данных”) – русская версия
Функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) проверяет, если в результате вычислений по формуле выдается ошибка, то она выдает, то значение, которое вы указали в функции ЕСЛИОШИБКА(IFERROR), например “Нет данных”.
Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!