как часто вы могли бы ездить в командировки и на какой срок
Сколько может длиться командировка по закону?
Я работаю в компании, которая занимается производственным обучением персонала на строительных объектах Крайнего Севера: в Якутии, ЯНАО и т. д. Офис компании находится в Санкт-Петербурге, а на строительные объекты мы выезжаем, оформляя командировку.
До недавнего времени командировки длились от 14 дней до месяца. А сейчас руководитель стал продлевать их до двух месяцев и более. Причина в том, что сотрудники компаний-заказчиков на северных объектах часто меняются, приезжают новые, и их необходимо обучать.
У меня такой вопрос: есть ли какая-то установленная законом предельная длительность командировок?
Или, может быть, где-то оговорен минимальный интервал между командировками? А то зачастую бывает так: я месяц пробыл в Якутии, а через пару-тройку дней работодатель отправляет меня еще на месяц уже на Ямал. Но я ведь даже не успел прийти в себя! Так даже самого выносливого человека можно вынудить уйти с работы.
Понимаю и разделяю ваше возмущение. Но боюсь, ничего утешительного я не скажу.
По закону срок командировки определяет именно работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные интервалы между командировками тоже нигде не установлены.
Поэтому если вы не относитесь к категориям работников, которых вообще нельзя отправлять в командировки или можно, но только с их согласия, то вы не вправе отказаться от служебных поездок. Разумеется, если соблюдаются остальные ваши права как командированного лица.
Максимального срока командировки нет
Командировка может быть как краткосрочной, в том числе однодневной, так и длительной. Однако четкого определения термина «длительная командировка» нет. Обычно так называют служебные поездки за границу на срок от полугода, когда командированный рискует сменить налоговый статус с резидента на нерезидента.
Очевидно только, что командировка не может быть бессрочной: в трудовом кодексе закреплено, что это служебная поездка на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения.
Продолжительность командировки работодатель обычно определяет заранее — до ее начала. Бухгалтерии нужно верно рассчитать размер аванса для командированного работника, а кадровику — учесть рабочее время командированного в табеле.
Но руководитель вправе своим приказом продлить изначальный срок командировки и самостоятельно определить новую дату окончания поездки. Никаких ограничений на продление командировки в законе нет.
Например, работнику из Новосибирска три раза продлевали командировку в Нижневартовск. В итоге она длилась полтора месяца вместо изначальных 15 дней. И это вполне законно.
10 живучих мифов про командировки. Развенчивает Роструд
Хватит кривотолков. Как продлить, сократить и оплатить командировку в ряде ситуаций – разъяснения с примерами и на основе официальной позиции чиновников.
Миф №1. Командированного сотрудника увольнять запрещено
Трудовой кодекс РФ предусматривает право работника уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя не менее чем за две недели. Срок исчисляется с момента, когда компания получила заявление сотрудника. Поскольку иных ограничений для расторжения трудового договора кодекс не содержит, сообщить о своей воле работник может, пребывая в командировке, считают в Роструде.
После прекращения трудовых отношений специалист не обязан исполнять должностные обязанности и может вернуться из служебной поездки, не завершая данных ему поручений. По вопросу расчета такого сотрудника следует учитывать следующее. Отчитаться о потраченных в командировке средствах специалист должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
По общему правилу сделать это возможно в течение месяца, отведенного на возвращение аванса. Однако при увольнении последний день работы сотрудника будет днем прекращения трудовых отношений с ним.
Миф №2. Трудовой договор нельзя заключить на время командировки
Гострудинспекторы не видят нарушений в том, чтобы оформить трудовые отношения исключительно на время выполнения определенной работы. Это подтверждает и Роструд в своем докладе за IV квартал 2019 года. Чиновники указывают, что соответствующее основание для заключения срочного труддоговора указано в абз. 8 ч. 1 ст. 59 ТК РФ для случаев, когда завершение работ не может быть определено конкретной датой.
Такое соглашение прекращается по выполнении предусмотренных им поручений и даже по истечении пяти лет не становится бессрочным (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 31.10.№ 33-10856/2019). Основанием для увольнения сотрудника является документ, подтверждающий, что объем работ, указанный в срочном трудовом договоре, выполнен. Если после этого ни одна из сторон не предпримет действий к прекращению соглашения, оно будет считаться заключенным на неопределенный срок.
О прекращении договора работодатель обязан письменно предупредить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения (ч. 1 ст. 79 ТК РФ). Инспекторы рекомендуют использовать в срочном трудовом соглашении, например, следующие формулировки: «Срочный трудовой договор действует до момента подписания акта о приеме выполненных работ по договору №… о выполнении работ по строительству… (указать характеристики объекта)».
В качестве основания для увольнения в приказе необходимо указать пункт трудового договора с условием о сроке, а также реквизиты акта либо иного документа, подтверждающего приемку выполненных работ.
Консультация эксперта ГИТ в Нижегородской области Неклюдова В.И. от 24.02.2020
Миф №3. Для направления на учебу одного приказа о командировке достаточно
Чиновники разъясняют, что обучение является правом, а не обязанностью сотрудника (ст. 21, 197 ТК РФ). Принудить специалиста к освоению новых знаний можно строго в рабочее время и только если это прописано в его трудовом договоре или предусмотрено законом. Для направления работника на учебу, выходящую за пределы установленного графика, необходимо получить его согласие.
Наличие такового ведомство рекомендует закрепить в отдельном соглашении, например, в ученическом договоре. В документе следует предусмотреть условие об оплате учебных дней или предоставлении дополнительных выходных.
Аналогичные гарантии могут быть оговорены в локальных регламентах работодателя. Оплата дней (часов), предусмотренных рабочим графиком специалиста, должна производиться в размере не ниже его среднего заработка. Сверх того – по расценкам сверхурочной работы (ст. 152, 153 ТК РФ).
Миф №4. Совместительство и командировки друг друга исключают
Ведомство напоминает, что совместительство предполагает работу в течение времени, свободного от выполнения обязанностей по основному месту трудоустройства. Поэтому количество работодателей, с которыми сотрудник одновременно может иметь заключенные трудовые договоры, не ограничено. Направление сотрудника в командировку по основному месту работы исключает выполнение обязанностей совместителя. Однако Роструд предлагает два варианта решения этой проблемы.
Во-первых, на время командировки сотрудник может по месту совместительства взять отпуск за свой счет, если предоставить таковой согласится работодатель. Если основная работа специалиста связана с регулярными командировками, ведомство рекомендует прописать специальные условия труда совместителя, связанные с разъездами, в его трудовом договоре.
Миф №5. Предоставить отпуск вне очереди без возвращения из командировки нельзя
Некоторые категории сотрудников вправе требовать от работодателя предоставить ежегодный отпуск в удобное время по их желанию. Например, по ст. 262.2 ТК РФ с конца 2018 года к ним отнесены родители трех и более детей до 12 лет. Находиться одновременно в ежегодном отпуске и служебной командировке сотрудник не может, что следует из определения последней (ст. 166 ТК РФ).
Внезапное отправление работника на отдых усложняет также его обязанность отчитаться о командировочных расходах в трехдневный срок по возращении из служебной поездки. Однако Роструд считает, что урегулировать денежные вопросы можно и в течение трех дней после выхода сотрудника на работу после отпуска. Тем более что трудовое законодательство не запрещает предоставлять персоналу время на отдых сразу после командировки и без промежутка между ними.
Ведомство обращает внимание, что компенсировать расходы на обратный билет работодатель в этом случае не обязан, и даже если он сделает это из собственной щедрости, то не сможет учесть такие расходы как экономически обоснованные.
Проверить факт возвращения сотрудника не из командировки инспекторам не составит труда. Достаточно сверить даты его прибытия по билету и окончания служебной поездки в соответствии с приказом. Решение о предоставлении отпуска станет тому дополнительным подтверждением.
Миф № 6. Компенсировать лишь средний заработок достаточно
Статья 167 ТК РФ гарантирует сотруднику сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке. Однако если время поездки по поручению начальства совпадает с выходным или праздником, применяются специальные нормы (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, ст. 153 ТК РФ). Работа в этот период оплачивается не менее чем в двойном размере. Чиновники также обращают внимание, что возложение на сотрудника служебных обязанностей в нерабочий день должно объясняться непредвиденными обстоятельствами и риском нарушения слаженной работы предприятия. Но даже в этом случае нужно заручиться письменным согласием специалиста и поддержкой профсоюза (при его наличии в организации).
Миф № 7. Оплата поездок в метро и на такси – по умолчанию
Роструд разъяснил порядок возмещения командированному сотруднику расходов на транспорт. Статья 167 ТК РФ гарантирует работнику компенсацию издержек, связанных с командировкой, а ст. 168 устанавливает обязательное условие – согласование затрат с работодателем. Согласно положению об особенностях направления работников в служебные командировки, в расходы на проезд входит только оплата общественного транспорта до станции (пристани, аэропорта) и от станции, если они находятся за чертой населенного пункта (п. 12 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, по общему правилу затраты на перемещение по городу в связи с исполнением поручения руководства возмещению не подлежат. Однако компенсацию расходов на метро или даже такси можно прописать в локальных НПА работодателя. Такое право закреплено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ. Для повышения мобильности сотрудников ведомство предлагает закрепить в положении о командировках, что оплате подлежат расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) от места проживания до места выполнения служебного поручения.
Консультация советника государственной гражданской службы РФ 1-го класса Роструда Дудоладова И.И. от 24.02.2020
Примечание редакции: Если по возвращении из командировки сотрудник не отчитается о потраченных деньгах, работодатель вправе удержать авансовый остаток, не подтвержденный расчетными документами. На принятие такого решения у него есть только один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В случае внезапного увольнения сотрудника без выплат, с которых могли быть произведены удержания, обратиться в суд за возмещением компания вправе в течение одного года со дня обнаружения причиненного ей ущерба. Отметим, что на практике судов встречаются случаи и более позднего, но успешного обращения работодателей за компенсацией. В отсутствие заявления работника о пропуске срока исковой давности Фемида не может применить его негативные последствия и отказать в требованиях работодателя (п. 5 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2)
Миф №8. Командировку нельзя продлить без распоряжения руководителя
Минтруд напоминает, что в командировке могут произойти непредвиденные обстоятельства, продлевающие ее длительность и независящие от воли сотрудника. Это может быть обусловлено отсутствием обратного билета, чрезвычайными ситуациями вроде ДТП или неблагоприятных метеорологических условий, не позволяющих выехать. В этом случае на основании заявления или служебной записки работника (с приложением документов, подтверждающих факт вынужденной задержки) командировку необходимо продлить, издав соответствующий приказ. В документе нужно отразить:
Подтвердить вынужденную задержку сотрудника могут, например, справки из ГИБДД о ДТП с указанием времени, места или справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичной справки от железной дороги (п. 19. Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
За все рабочие дни, дополнительно проведенные в командировке, сотруднику надлежит выплатить средний заработок и компенсировать расходы на проживание, обмен или покупку нового билета, суточные. Указанный порядок чиновники рекомендуют закрепить в локальных НПА. В табеле учета рабочего времени эти дни нужно отметить кодом К или цифровым символом «06» без указания отработанных часов.
Консультация эксперта Минтруда Коньковой Д.Н. от 24.02.2020
Примечание редакции: При покупке билетов следует учитывать следующее. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Исходя из этого, билет на проезд обходным маршрутом, например, в целях экономии средств, не сможет подтвердить факт следования работника из командировки к месту постоянной работы. Это может повлечь трудности в обосновании расходов на такую поездку или в доказывании права на их возмещение работодателем в суде.
Миф №9. Дни отъезда и приезда всегда следует оплачивать полностью
Инспекторы сообщают, что в случае если отъезд в командировку или возвращение выпадают на выходные, оплачивать сотруднику весь день в двойном размере не нужно. В этом случае применяются специальные правила ст. 153 ТК РФ (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14-2/В-921). В соответствии с частью 3 ст. 153 ТК РФ оплата в повышенном размере пролагается за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Поэтому при возвращении работника из командировки в середине выходного дня оплачивается по двойному тарифу только то количество часов, в течение которых работник фактически находился в пути из командировки.
Пример. Расчет количества часов, оплачиваемых в повышенном размере Сотрудник, работающий по 5-дневной рабочей неделе с выходными днями в субботу и воскресенье, выехал из командировки на автобусе из населенного пункта А в населенный пункт Б в 16:00 в пятницу, а в 18:00 этого же дня он прибыл в населенный пункт Б, находясь в пути, таким образом, 2 часа. Один час работник ожидал поезда, а затем в 19:00 выехал на нем из пункта Б в пункт В, прибыв туда этим же днем в 23:00. Два часа работник ожидал вылета самолета, а затем покинул пункт В в 01:00. Самолет прибыл на место постоянной работы работника в субботу в 10:00. На аэроэкспрессе работник доехал до места постоянной работы, прибыв туда в 12:00. Соответственно, работник находился в пути 20 часов (2 + 1 + 4 + 2 + 9 + 2), из них в пути в выходной день 12 часов (1 + 9 + 2).
Следовательно, в повышенном размере согласно требований ч. 3 ст. 153 ТК РФ оплачиваются 12 часов фактического нахождения работника в пути из командировки, приходящиеся на его выходной. Однако существует неопределенность в необходимости оплатить в повышенном размере (20-процентной часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час работы) ночное время (с 22 до 6 часов) возвращения из командировки (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554). Во избежание претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем оплачивать ночное время в пути в повышенном размере согласно ст. 154 ТК РФ.
Консультация советника государственной гражданской службы РФ 1-го класса ГИТ Тарановой Ю.С. от 24.02.2020
Миф №10. Суточные выплачивают всегда
ГИТ разъясняет, что при командировании сотрудника в местность, из которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные можно не платить. Вопрос о целесообразности такого режима решает работодатель, в том числе с учетом необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Размер суточных также определяет компания в коллективном договоре или иных локальных НПА (ст. 168 ТК РФ).
После этого изменение суммы возможно только внесением изменений в соответствующие регламенты. Чиновники предостерегают: ограничение размеров суточных для конкретного работника в связи с его дисциплинарными проступками не предусмотрено ТК РФ. Неполная выплата указанных сумм наказывается по ч. 6 cт. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц состав предусматривает отве тственность в виде предупреждения или штрафа в размере от 10 до 20 тыс. рублей, для юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.
Консультация эксперта ГИТ в Кировской области Бердинских А.А. от 24.02.2020
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
Источник: Электронный журнал «Работа с персоналом»
В чём разница между служебной командировкой сотрудников и служебной поездкой? Что считается командировкой? Кого нельзя отправлять в командировку? Каков максимальный срок командировки? Как правильно оформить служебную командировку сотрудников?
Служебные командировки
— это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.
Считать ли командировкой поездку сотрудника не в другой город, а в другой район того же города?
По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков — до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней.
Каков максимальный срок загранкомандировки?
Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).
Кого нельзя направлять в командировку
Сотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности — сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ).
Гарантии отдельным сотрудникам при направлении в служебные командировки
Сотрудники, которых запрещается направлять в командировку:
Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ)
Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ)
Сотрудники, которых разрешается направлять в командировку только с их письменного согласия:
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259, 264 ТК РФ)
Сотрудники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259, 264 ТК РФ)
Сотрудники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Ж РФ)
Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.
Как оформить командировку
Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.
На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.
После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия — размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.
По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.
В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указывает реквизиты оправдательных документов. Например, сюда могут относиться: оплата проезда к месту командировки (железнодорожные, авиа- или автобусные билеты и т.п., оплата такси в аэропорт, оплата дополнительных представительских расходов сотрудника и т.п. Эти расходы тоже должны быть учтены организацией по соответствующим статьям.
Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?
Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.
Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).
Размеры командировочных расходов
Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии — сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь