кадровая служба организации отвечает за деятельность организации на каком рынке труда
Кто вы: кадровик или HR? Определяем зоны ответственности
эксперт по трудовому и гражданскому праву
Давайте разберемся, почему для обозначения схожих должностей используются разные термины, как они уживаются в одном профстандарте и что нужно для успешного карьерного роста в каждом из направлений
Почему разные названия
Причины расхождения наименований в кадровой сфере — исторические. В Советском Союзе не было как такового рынка труда: плановая экономика, распределение на работу после вузов, единая сетка оплаты труда и пр. Социальное обеспечение было серьезно завязано на трудовой деятельности человека и жестко регламентировалось государством — нужны были кадровики, обеспечивающие документооборот.
С появлением рыночной экономики появилась конкуренция. Чтобы завоевать авторитет, зарабатывать больше, быстрее продвигаться по карьерной лестнице, человек должен быть эффективен. Поэтому встал вопрос об управлении человеческими ресурсами: обучении, развитии, правильном подборе персонала.
В итоге документационное обеспечение кадровой работы и управление персоналом разделились в отдельные направления и должности:
Ольга Куцко, руководитель направления по обучению и развитию персонала компании «Росагролизинг»:
«Трудовое законодательство я хорошо знала, когда была hr generalist и занималась подбором персонала, реструктуризацией и пр. Тогда мы работали в плотной связке с отделом кадров. Если стояла задача провести оптимизацию или внести существенные изменения в условия трудового договора сотрудника, например повысить заработную плату, я обращалась к ним для подготовки документов.
Бывали сложные ситуации, когда сделать нужно, а кадровики отказывали, обосновывая какой-нибудь узкой нормой трудового права. Искали варианты, при которых можно решить задачу и при этом не нарушить закон.
Считаю, что hr-менеджеры должны обязательно знать законодательство, потому что кадровики зачастую консервативны и упираются в «нельзя» и «так исторически сложилось». А у менеджера задача — найти решение, потому что бизнес диктует свои правила игры. И для аргументированного диалога с отделом кадров надо знать базу».
Как выбрать направление развития
Какие требования выдвигает профстандарт
Сейчас эти два направления кадрового делопроизводства и управления персоналом объединил профстандарт «Специалист по управлению персоналом».
Елена Федорова, эксперт по трудовому и гражданскому праву:
«В профстандарте требования к разным должностям сведены по факту в одно направление, в одну профессию. Я считаю, это правильно. Базовая позиция профстандарта с кодом «А» — это «документационное обеспечение работы с персоналом», то есть любой специалист должен начать свою деятельность с изучения трудового права и кадрового документооборота. Это пятый уровень квалификации, и именно сюда свели всю работу по делопроизводству. Это стало основой».
Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» устанавливает европейский вариант внутри всей системы, в нем нет разделения на кадровое дело и управление персоналом. На каждом квалификационном уровне есть положения, которые касаются двух направлений. И любой, кто приходит в кадровую сферу, вначале осваивает законодательные основы, а далее развивается и растет, опираясь на свои предпочтения.
Посмотреть профстандарт полностью вы можете в нашей шпаргалке в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
По логике профстандарта, первое, что надо изучить, это трудовое право и право социального обеспечения. А дальше все, кто хочет развиваться в HR-направлении, выбирают один из секторов:
В небольших организациях работник часто совмещает в себе и оценку персонала, и оплату, и нематериальную мотивацию — здесь нужно изучать все сферы. Если же вы хотите развиваться только в одном направлении, ищите специализированное обучение, выбирайте в качестве работодателя крупные компании. И уже дальше вы можете расти до управления отделом или уровня HRD (эйчар-директора) — это тоже реально, и профстандарт предполагает такую возможность.
Наталья Конышева, операционный директор компании Artsofte:
«Старые офлайн-центры по подготовке кадровиков отлично дают ТК РФ и учат, как оформлять документы. Освоить это до базового уровня можно за два-три месяца. Решать сложные кадровые задачки 90% кадровиков после такой подготовки не смогут. Это нарабатывается практикой. Высококлассных специалистов, которые понимают логику принятия решения инспекции по труду и сохраняют баланс между потребностью бизнеса и ТК РФ, единицы. Этому массово не учат.
Онлайн-курсы/вебинары. Их несметное количество и для кадровиков, и для эйчаров. И всегда сложность в выборе, кому отдать деньги. Разница в цене за одну и ту же тему может быть десятикратной. Надо внимательно погружаться в программу, знать спикеров и четко понимать, зачем тебе тот или иной результат».
Рекрутмент
Это подбор персонала, то есть составление, описание вакансий, анализ резюме, проведение собеседований. Вы должны знать, что такое портрет соискателя, профиль должности пр. Чтобы не нарушить закон, вы должны изучить и основы трудового права.
Примеры. Ограничения в тексте вакансии «только мужчины» или «возраст до 35 лет» могут быть расценены как дискриминация. Такие критерии возможны лишь в редких случаях.
А при работе с информацией по соискателям важно знать требования Закона № 152-ФЗ о правилах работы с персональными данными.
Много внимания потребует и адаптация новых сотрудников. Статистика показывает, что большой процент новичков уходит в первые три-шесть месяцев после приема на работу. Это значит, что были зря затрачены деньги на подбор, вы не смогли грамотно включить человека в работу, коллектив, корпоративную культуру. И здесь важно не смешивать эти понятия: адаптационный период и испытательный срок. Сложная адаптация не может стать поводом для увольнения.
Оценка и аттестация
Собственных методик оценки персонала в России практически нет, используются зарубежные варианты. Надо понимать, что они нацелены не на увольнение за профнепригодность, а на развитие сильных сторон сотрудника. При этом методы оценки не имеют юридической значимости. Чтобы заниматься перестановками, вам надо проводить аттестацию. Это другой процесс, он описан в ТК РФ и требует определенных юридических шагов. И здесь нужно следовать букве закона. Увольнение по результатам некорректной аттестации может стать поводом для трудового спора.
Развитие персонала
В этой сфере многое опирается на зарубежные тренинги обучения или развития и обучения
(T&D / L&D). Важно научиться определять потребность сотрудников: кому-то достаточно пары практических мастер-классов, кому-то необходимо полноценное обучение. В этом направлении, пожалуй, влияние кадрового законодательства заметно в меньшей степени.
Оплата и нормирование труда
Специалистов по нормированию труда сейчас мало, компании нуждаются в них. И в этом направлении часто возникает путаница. Высчитывание трудозатрат
человека — это работа больше из области социальных наук. На основе нормирования рассчитывается потребность в персонале, строятся и зарплатные расчеты.
Система оплаты труда — это строго регулируемая государством сфера. В теории существует огромное количество вариантов, а на практике оказывается, что не все системы оплаты труда мы можем применять в правовом поле в России. Это тоже должны знать те, кто развивается в сфере управления персоналом.
Еще один важный вопрос — компенсационные и стимулирующие выплаты, премирование. Грамотно составить положение о премировании непросто, здесь есть чему учиться.
Корпоративная политика
Сюда относятся компенсации и бенефиты (C&B), внутренний и внешний HR-бренд, корпоративная этика и пр. Такое дробное деление есть только в крупных организациях, в небольшом бизнесе будет только работа по нематериальному стимулированию. Законодательство строго не регулирует эту деятельность, но отдельные требования все же есть. Например, нужно тщательно продумать порядок обработки персональных данных, к примеру, о членах семьи, когда внедряются системы нематериального стимулирования.
Управление
Это высшая точка профессионального развития согласно профстандарту. Нужны дополнительные управленческие навыки, стратегическое мышление, умение проводить переговоры…
И комплексное понимание специфики работы подразделения. Начальник отдела, директор по персоналу отвечают за полное соблюдение трудового законодательства. Это тот случай, когда штраф могут наложить не только на организацию, но и на должностное лицо. На этом уровне важны знание трудового законодательства и постоянное обновление знаний.
Определившись с тем, куда вы хотите двигаться, подумайте об образовании. Вы можете выбрать профпереподготовку или курс повышения квалификации, смотреть отдельные вебинары и читать статьи по профильным темам.
Татьяна Козинец, специалист по кадрам общеобразовательной школы:
«Если нужен только документ, учиться можно где угодно — центров очень много. Но если нужны реальные знания, внимательно выбирайте программу. Многие центры предлагают только теоретическую основу, которую многие опытные кадровики уже давно знают. Хочется ведь не просто слушать общие лекции, но и задавать вопросы по своему профилю, разбирать спорные ситуации, выяснять, а где же правда. Практикам это важно».
Совмещать кадры и HR: можно или придется?
Сейчас наблюдается достаточно серьезное деление на кадровых специалистов и эйчаров. При этом кадровики мало ориентируются в методиках оценки персонала, тренингах, обучениях и пр. А сотрудники HR-профиля, особенно в крупных компаниях, признаются, что кадровое делопроизводство для них темный лес.
Профстандарт предлагает слияние двух направлений, как в Европе. На практике то, в каких пропорциях вы будете совмещать два направления, зависит от места работы.
Вместо заключения
Как мы видим, совмещение кадрового делопроизводства и работы по управлению персоналом не только возможно, но и необходимо. Даже при выборе исключительно HR-направления — это шестой уровень профстандарта — вам необходимо разбираться в законодательных требованиях в сфере управления персоналом. Результат деятельности руководителя любого уровня перерастает в решения и документы, которые имеют юридическую значимость. А это значит, что ваша деятельность напрямую связана с соблюдением законодательных норм. Иначе организацию и вас как должностное лицо ждут штрафы.
Быть HR-специалистом в чистом виде в наше время невозможно — нужна подготовка в сфере трудового права.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» 1.4 МБ
Кадровая служба – функции, организация и состав
Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача – оптимизация процесса труда.
Цель отдела кадров
Уровень компетентности КС и пределы полномочий разделяют так:
Организационная схема службы зависит от:
Организационная структура отдела персонала
Это неполный список. На схему работы влияют группы факторов:
На проектирование организационного устройства службы может влиять один или несколько факторов. За исходные данные берут показатели:
Структура отдела кадров объединяет два уровня – функциональный и линейный. Первый тип управления отображает разделение между руководящим составом предприятия и другими звеньями. Для его построения, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) применяют принцип матрицы.
Обязанности кадровиков
Должностные обязанности этих специалистов сформулированы в ТК РФ.
Основное внимание уделяют эффективному управлению штатными ресурсами:
Эти функции требуют регулярных внутренних нововведений, подготовки специалистов для службы, разработки программ, тренингов.
Действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач:
Условно выделяют два функциональных направления КС:
Первый пункт означает:
Условия трудового соглашения должны быть зафиксированы в документах отдела персонала:
Организация работы кадрового отдела
Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией трудового процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:
По каждой есть характеристика, включающая предписания:
Организация работы отдела кадров происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач. Каждый сотрудник должен обладать знаниями и навыками:
КС организаций предоставляют следующие вакансии:
Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами службы персонала.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Автор: Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Автор: Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Список обязательных кадровых документов
Трудовые договоры
С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.
Личные карточки работников
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Трудовые книжки
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).
Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.
До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.
Штатное расписание
В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).
На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.
Должностные инструкции
С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.
Правила внутреннего трудового распорядка
В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.
График отпусков
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных
Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.
Согласия на обработку персональных данных
Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.
Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Табель учета рабочего времени
Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
Приказы
Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.
Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!