к какому типу задач относятся задачи без определенной временной привязки

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до » (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:

У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.

Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. Бюджетировать время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или переформулировать.

Заключение

планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.

2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Источник

Задача

Задача в — это ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: купить молока, написать отчет, заправить машину, построить дом, открыть свой магазин.

Однако нужно различать задачи и цели. Цель — это желаемый конечный результат, то, что мы хотим получить в итоге. Задача — это то, что для этого нужно сделать. Сравните:

Путаница возникает того, что цель и задачу часто приходится формулировать одинаково. Например, чтобы достичь цели «прочитать книгу», нужно выполнит задачу «прочитать книгу».

Разновидности задач в

В современной литературе по тайм-менеджменту встречаются самые невероятные виды задач: кайросы, лягушки, слоны и т. д. Чтобы не запутаться в таком разнообразии, все эти виды можно условно разделить на четыре группы:

Рассмотрим их по порядку.

По привязке ко времени. При планировании дня или недели задачи удобно делить на жесткие, гибкие и бюджетируемые.

По регулярности. Задачи в расписании могут быть разовыми и регулярными.

Разовые и регулярные задачи в органайзере. Регулярные задачи помечены зеленым значком

Разовые — это те дела, которые нужно выполнить всего один раз: получить загранпаспорт, купить люстру, сдать на права.

Регулярные — это те дела, которые периодически приходится повторять: сделать зарядку (ежедневно), заплатить за свет (ежемесячно), поздравить сестру с днем рождения (ежегодно). В современных органайзерах такие задачи достаточно запланировать один раз, после чего они сами будут появляться в расписании в нужное время.

Зависящие от условий. Еще два распространенных типа задач в — это контекстные задачи и кайросы (иногда эти понятия используются как синонимы).

Задачи и контексты в органайзере

Контекстные задачи — это задачи, привязанные к определенному контексту, то есть требующие для выполнения особых условий. Например, задачу «купить продукты» можно выполнить только в магазине, а «проверить электронную почту» — только при наличии интернета.

Кайросы — это задачи, для выполнения которых требуется некий благоприятный момент. Например, чтобы подписать заявление на отпуск, надо дождаться хорошего настроения у начальника, а чтобы выехать с семьей на природу — хорошей погоды.

. В тайм-менеджменте традиционно выделяют два вида особо неприятных задач: «лягушек» и «слонов».

«Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, которых люди постоянно откладывают «на потом». Например: сделать звонок скандальному клиенту, сходить к стоматологу, починить кран. Этот тип задач рекомендуется выполнять в первую очередь.

«Слоны» — это грандиозные дела, к которым страшно подступиться. Например: написать книгу, сделать ремонт в квартире, выучить иностранный язык. «Слонов» нарезают на мелкие и нестрашные задачи («бифштексы»), которые регулярно выполняют. Скажем, чтобы написать книгу, достаточно ежедневно писать по 1000 слов.

Группировка и декомпозиция задач

При работе с задачами в тайм-менеджменте часто используются два приема — группировка и декомпозиция.

Группировка — это объединение задач в категории по какому-нибудь признаку. Например, задачи «помыть посуду» и «подмести полы» можно объединить в категорию «Дела по дому», а задачи «написать отчет» и «позвонить клиенту» — в категорию «Работа».

Пример группировки задач. Также в современных органайзерах можно скрывать те группы задач, которые в настоящий момент не нужны.

С помощью этого приема мы можем быстро выбрать из своего списка те задачи, с которыми нам удобно работать в настоящий момент.

Декомпозиция — это разделение задачи на отдельные небольшие шаги (подзадачи).

Декомпозиция задачи «Уборка в квартире»

Этот прием позволяет облегчить выполнение крупных задач. Также с его помощью можно составить детальный план работ, оценить затраты времени и других ресурсов.

Проекты

Наряду с задачами в тайм-менеджменте часто встречается такое понятие как проекты. Проекты, если исходить из классического определения, — это деятельность, направленная на создание какого-то уникального продукта и имеющая ограничение во времени. Например: строительство дома, написание картины, разработка сайта.

Однако в тайм-менеджменте проектами часто называют просто крупные задачи или совокупность задач, направленных на достижение одной цели. В некоторых системах тайм-менеджмента (например, в GTD) проектами считаются все задачи, для выполнения которых требуется совершить более одного действия.

Источник

Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временн ы х затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

9.00 Написать отчет за прош. неделю

10.00 совещание у директора Записать Маше диск с музыкой

Источник

Экспресс-подготовка к онлайн-тестированию:

для студентов дистанционного обучения, при устройстве на работу, прохождении аттестаций

Сдаешь тесты самостоятельно?

Закажи скайп-консультацию и узнай все секреты успешной сдачи экзаменов онлайн!

Тайм менеджмент МФПА Тест с ответами

Правильных ответов не менее 93%

Для быстрого поиска по странице нажмите Ctrl+F и в появившемся окошке напечатайте слово запроса (или первые буквы)

«Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», должны соответствовать …

двум самым весомым критериям матрицы многокритериальной оценки

критериям «важности» и «срочности» матрицы Эйзенхауэра

ценностям из мемуарника

«Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают …

практическими и теоретическими

материальными и эфемерными

креативными и обыденными

физическими и юридическими

+реальными и иллюзорными

В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …

В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …

Все контексты можно разделить на …

бесконечное множество условных групп

Для создания эффективного обзора задач важен принцип …

Древние греки называли поглотители времени …

…– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное

Осуществить контекстное планирование

Расставить контексты в хронологическом порядке

К гибким задачам относится задача «…»

Встретить в аэропорту представителя заказчика, прибывающего рейсом 324 в 20.00

Представить новую концепцию развития отдела в понедельник, в 13.00

Обязательно сегодня сдать отчет в бухгалтерию до 18.00

+Разработать регламент обработки входящих заказов

Сдать отчет в бухгалтерию в 13.30

+?Представить информацию о росте производства самарского филиала на совете директоров

+Позвонить ключевому клиенту, договориться о встрече

Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»

выделить приоритетные задачи

составить список жестких задач

составить список гибких задач

+провести хронометраж всех задач в плане

определить бюджет времени для приоритетных задач

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …

гибкость и жесткость

важность и гибкость

+важность и срочность

бюджетируемость и регулярность

жесткость и срочность

срочность и регулярность

На рисунке изображен(а) …

график динамики показателей хронометража

матрица многокритериальной оценки

На рисунке изображен(а) …

+интеллект- карта (mind map)

двумерный обзорный график

Неверно, что … является одним из видов хронофагов

откладывание на потом

ожидание и опоздание

Неверно, что … является правилом организации эффективного отдыха

Неверно, что … является способом самонастройки на решение задач

метод «швейцарского сыра»

Неверно, что … является шагом алгоритма жестко-гибкого планирования

вычеркивание выполненных задач

составление списка жестких задач

определение времени исполнения для всех задач

составление списка гибких задач

+отслеживание изменения показателей с помощью графика

бюджетирование времени для приоритетных задач

+выбор двух показателей для отслеживания

+выделение из списка выполненных задач

Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора

Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …

растратчиками финансового капитала

Одним из шагов техники контекстного планирования является …

+просмотр списка задач при приближении контекста

просмотр своих ключевых областей

соотнесение данных хронометража с группами контекстов

просмотр списка хронофагов при приближении контекста

просмотр всех данных хронокарты предыдущего дня

При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …

по двум критериям, которым присвоен наибольший вес

по критерию, имеющему самый большой вес

по первым трем критериям

только по одному самому важному критерию

Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется…

Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь, называется…

Показателем для хронометража может быть …

цель, соответствующая SMART-критериям

только одна цель стратегического уровня

главная цель жизни

По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …

По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории …

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка …

При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …

Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется …

методом «швейцарского сыра»

Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) называется …

Техника хронометража помогает …

+выявить свои типовые поглотители времени

определить критерии для формулирования цели

выявить свои типовые стратегические цели

определить основные ценности

… – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях.

Таблица регулярных дел

«…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз

«…» – это мелкие задачи, на решение которых не требуется много сил и времени, но которые очень неприятны и их хочется отложить

… – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения

Метод структурированного внимания

… – это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями

Научная организация труда

… – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.

… – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации

…– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками

Источник