к какому типу относится планирование рабочей недели
Блог Сергея Калинина
Страницы
понедельник, 5 октября 2015 г.
Недельное планирование
Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в «Чаевые»!
Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
8 комментариев:
Хотя теоретически можно было план на день увязать с оперативной памятью (7+-2).
Но, мне вот что непонятно. А если оставить только план на день и на год, а как тогда и где фиксировать будущие встречи на эту неделю, месяц? Какая-то фиксация ведь все-равно нужна. Или просто фиксировать жесткие будущие задачи, но не пытаться выстраивать из этого плана, кроме будущего дня?
Андрей, доброго времени суток!
Вот вам простой эксперимент: возьмите часы с секундной стрелкой, и попробуйте хотя бы минуту следить за этой стрелкой, НИ НА ЧТО больше не отвлекаясь :)). Могу поспорить с кем угодно и на что угодно, что если человек ранее не практиковал какие-то особые методики концентрации (из йоги, к примеру), то уже секунд через 15 фокус его внимания сместиться на внутренние или внешние ощущения, мысли, воспоминания и т.п.
. ладно, бг с ним, с Архангельским 🙂 Если понимать его привязку горизонтов планирования к психическим процессам не буквально, а как такую красивую метафору, то и ладно.
Планирование рабочего времени. Как достигать максимума результативности
Время самый ценный ресурс управленцев, оно быстротечно и необратимо. Чем больше стремление успеть максимум, тем виртуознее оно утекает сквозь пальцы, оставляя след незавершенных дел. Оборотной стороной медали становится работа, принесенная домой, что является одним из ярких признаков сбоя в планировании. Именно поэтому умение правильно инвестировать время самая ценная компетенция менеджеров, чтобы подводя итоги дня гордиться результатом, находясь в уверенности, что ни минуты не потрачено бесцельно.
Расстановка приоритетов
Приоритеты выделяют 20% дел приносящих 80% результата. Необязательно бегать белкой в колесе, ключевой принцип грамотно выстроенной работы – выполнение дел, максимально приближающих к цели, иными словами, приоритетных.
Даже при самой большой загрузке на помощь придет матрица Эйзенхауэра, показавшая себя отличным инструментом как в производственных, так и сбытовых направлениях. Ранжирование дел по принципу важности и срочности помогает отсечь эмоциональную привязанность к выполнению нерезультативной, но интересной работы; оставляет только логику и здравый смысл, неизменно выводящие на результат.
Путь к успешному планированию рабочего времени
Шаг 1.Распределить выполняемые задачи по четырем группам:
А. Важные – срочные.
Они привязаны ко времени и могут быть выполнены только самостоятельно, без прибегания к делегированию. К таким делам относятся планирование сотрудников, коррекция поведения, консультирование новичков и прочее.
В. Важные — несрочные.
К данной касте относятся дела, запланированные заранее. Нет необходимости делать их в режиме пожара, но отсрочивреализацию, огня не избежать. Секрет успешного планирования заключается в том, чтобы 60% дел в расписании имело этот статус. Сюда относятся оттачивание компетенций, долгосрочные проекты, консультирование опытных сотрудников, встречи по усовершенствованию рабочих процессов и другое.
С. Неважные – срочные.
Здесь речь идет о круговороте событий, которые сложно остановить в рабочем процессе. Они возникают стихийно, отнимают львиную долю времени,требуя молниеносного решения. Умение делегировать или переносить подобные дела станет самым выгодным навыком. Входящие звонки, корреспонденцию, текучкулучше всего передать на выполнение подчиненному.
D. Неважные — несрочные.
Такие деланесут минимальную значимость, дают передохнуть и тем самым манят к выполнению. Подобные задачи можно смело вычеркивать из списка и не вспоминать об их существовании, например, разбор бумаг на письменном столе или в ящике.
Ключевые факторы успеха при распределении приоритетов:
1. Способность отличать важное от срочного. Важно то, что приближает к намеченной цели, но не требует немедленного вмешательства.
2. Осознание, что срочное не всегда является обязательным.
3. При распределении задач по группам отвечать на вопросы: что даст выполнение задачи, что случиться при ее невыполнении и что произойдет, если выполнить позже.
Шаг 2. Ежедневное планирование.
Одного распределения дел по матрице недостаточно, их выполнение необходимо распланировать.
Правила планирования:
1. Определить недельную цель и распределить все, что необходимо сделать для ее достижения. За счет этого сформировать цели на каждый рабочий день.
2. Ежедневно выделять время под выполнение дел категории В., жестко фиксировать в планере и не переносить ни при каких условиях. Многочисленность таких задач в течение дня — залог выгодно планирования.
3. Распределить по дню и неделе функционал из категории А. Ежедневно работу начинать с этих задач, с первой из данного списка.
4. Каждое утро по 5 минут выделять на анализ предстоящих задач, настраиваясь на их выполнение, определяя какой результат они должны принести.
5. Каждый вечер подводить итоги дня, оценивая эффективность: какие задачи выполнены, а какие нет, почему это произошло.
6. Следовать рабочему расписанию. При возникновении дополнительных дел и задач определить их место в матрице, запланировать на другой день или время.
Шаг 3. Использовать рабочее расписание.
На начальных этапах, часто возникают вопросы о том, как все успеть, как вместить большое количество дел, как не отвлечься на что-то менее значимое. В подобных случаях на помощь приходит рабочее расписание, которое становится добрым спутником на день как рядовому сотруднику, так и руководителю. Из опыта сбытовых подразделений, расписание является неотъемлемой частью для выполнения плана продаж. Работая с сотрудниками по планеру, руководители отмечают повышение эффективности и улучшение результатов команды.
Что включает расписание:
— планирование рабочего дня,
— перечень звонков и встреч с клиентами,
— консультации с руководителем,
— обучение,
— совещания,
— и многое другое.
Перечень дел и степень их важности зависит от специфики организации и ее целей. Но то, что остается неизменным, так это планирование рабочего дня и недели из которых складывается выполнение цели месяца.
Ошибки при проведении процедуры планирования
Редко получается «стелить соломку», но благодаря накопленной практике несколько шишек при планировании точно можно избежать. Ниже приведен ТОП 6 ошибок управленцев при планировании себя и сотрудников.
1. Не систематичность.
2. Формальное отношение.
3. Отсутствие целей на день и исходя из них приоритетных дел.
4. Не привязывание задач к конкретному времени выполнения, не обозначение сроков решения вопроса.
5. Полное распределение дня на дела, только жестко привязанные ко времени. Из-за этого не остается резерва на форс-мажоры, которые могут возникнуть, в результате все важные дела рискуют слететь.
6. Отсутствие перерывов и времени на обед.
Эти простые рекомендации сформированы на практическом опыте и являются результатом труда успешно функционирующих подразделений. Здорово, когда ненужно наступать на грабли,тратя бесценные часы, а можно легко и с удовольствием применять работающие инструменты и уже оттачивать умения и навыки.
Главное помнить, что все успеть невозможно, время есть только на самое важное.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов: