к каким расходам относятся почтовые расходы
Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)
Сущность почтовых расходов
Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.
При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.
Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.
Почтовые расходы могут быть представлены:
Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.
С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».
Отражение почтовых расходов в бухучете
В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.
Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:
С 2021 года компании обязаны учитывать запасы по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов отменены.
Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроиться на новый порядок учета МПЗ вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:
Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите бесплатный пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в материал.
О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»
Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь.
В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.
О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:
Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.
Итоги
Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.
Как учитывать почтовые расходы
Отправка по почте корреспонденции, писем по-прежнему имеет место в деловом обороте любой фирмы. Специфика бизнеса может включать в себя значительный объем почтовых расходов. Учет и отражение в расходах таких сумм — тема нашей статьи.
Суть почтовых расходов
Почту используют все службы организации для:
Почтовыми отправлениями с фирмой обмениваются деловые партнеры, контролирующие органы, госорганы, сотрудники.
Расходы фирма несет непосредственно на почте, при отправке корреспонденции, а также при покупке предварительно марок, конвертов. Очевидно, что почтовые расходы относятся к хозяйственной, производственной деятельности фирмы, но прямой связи с производственным процессом не имеют.
Это управленческие расходы. Они связаны с учетом запасов, которые регламентируются начиная с текущего года ФСБУ 5/2019. В большинстве случаев управленческие расходы в себестоимость запасов включать нельзя.
Данное правило может иметь исключения:
Почтовые расходы должны быть строго документированы (квитанции, почтовые чеки) и экономически обоснованы.
Подсказка! Марки, конверты с марками – это денежные документы, а не материалы.
Учет и проводки
Сразу подчеркнем основное еще раз: по правилам ФСБУ 5/2019 управленческие расходы, а значит, в большинстве случаев и почтовые расходы, на себестоимость продукции относить нельзя. Данные суммы учитываются по принципу «директ-костинг». На счет 20, как было раньше, со счета 26 они не списываются — это грубая ошибка. Списание идет сразу на счет 90.
Почтовые расходы могут быть связаны непосредственно с оказанием услуг почтой. Тогда они прямо списываются: Дт 26 (или 44) Кт 71 — через подотчетное лицо, например, секретарь отправляла письма. Возможен вариант и Дт 26 (44) Кт 60, если есть соответствующий договор с почтой.
Расходы, связанные с приобретением марок, ведутся через 50/3 счет (денежные документы). В действующем плане счетов на это есть прямое указание. Конверты с марками отразятся проводкой Дт 50/3 Кт 71.
Если приобретались немаркированные конверты, марки отдельно, основные проводки:
Пример отражения в учете маркированных конвертов. Нередко при покупке марок, конвертов в отделении почты все действия с письмами выполняют ее работники, в том числе и наклеивание марок, заклейку конвертов, отправку. Здесь имеет место оказание услуг, затраты можно сразу зафиксировать на счете 26 (44).
Другой случай: конверты с марками, марки приобретаются в офис, а затем выдаются для использования по мере необходимости. Тогда их нужно сначала оприходовать полностью, а затем провести выдачу и расход:
При последующем использовании (выдача конвертов с марками для отправки писем):
Затраты на оплату услуг почты, оприходование маркированных конвертов, стоимость выданных и использованных для отправки писем конвертов проводится на основании авансового отчета сотрудника.
Когда сотрудник, ответственный за отправку писем (секретарь, курьер), берет конверты и отправляет почту, а затем отчитывается, в АО вместо «выдача наличных (списание с р/счета)» делается пометка «выдача денежных документов». Оправдательным документом служит чек почты. Как правило, к отчету прилагается опись адресатов отправки, показывающая, сколько конвертов фактически израсходовано.
Почтовые расходы учитываются на дату утверждения АО как прочие расходы.
Особенности при УСНО
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Почтовые расходы, как и иные материальные расходы в НУ, учитываются в периоде, когда они фактически имели место. Возвращаясь к примеру с конвертами, отметим, что при УСНО («доходы минус расходы») списывать стоимость конвертов по мере использования нельзя, только в момент оплаты за них. Налоговая может признать отступление от этого правила нарушением порядка признания расходов и оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) ».
Почтовые расходы при УСН
Вопрос отражения почтовых расходов по доставке товара, в том числе при возврате его покупателю, является достаточно спорным. Рассмотрим, как правильно отразить почтовые расходы в базе по «упрощенному» налогу в случае, когда фирма торгует своим ранее приобретенным или произведенным товаром.
Дистанционная торговля в настоящее время является очень популярным видом деятельности. Компании нередко продают товары дистанционно в другие города и регионы, отправляя заказы через отделения почтовой связи после того, как покупатель сделал выбор через интернет или в каталоге. Покупатель оплачивает и получает товар в своем почтовом отделении, а оно, в свою очередь, переводит полученные деньги в адрес компании (раздел 6 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п).
Почтовые расходы при продаже товара
Согласно Налоговому кодексу почтовые расходы можно учитывать при расчете базы по «упрощенному» налогу как расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо как расходы на почтовые услуги (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) сразу после их оплаты покупателем (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
По мнению автора, порядок применения обеих статей идентичен и позволяет принимать почтовые расходы к налоговому учету сразу после осуществления и оплаты.
В течение нескольких лет Минфин России настаивал на том, что расходы, связанные с реализацией товаров, должны учитываться в составе стоимости приобретенных товаров, и в расчет базы по «упрощенному» налогу их следует включать только в части, относящейся к реализованным товарам. То есть для учета расходов в торговой деятельности (автор говорит не о покупной стоимости товаров, а о прочих расходах) надо было непременно дожидаться реализации товаров (письма Минфина России от 25.12.2008 № 03-11-05/312, от 15.02.2007 № 03-11-05/32).
Такая точка зрения была связана с действующей ранее редакцией Налогового кодекса, согласно которой «упрощенцы», занимающиеся торговлей, могли включать в состав расходов лишь те затраты, которые непосредственно связаны с реализацией товаров и получением доходов (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ (в ред. Федерального закона от 21.07.2005 № 101-ФЗ)).
В настоящее время действующая, актуальная редакция Налогового кодекса (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ) позволяет учитывать расходы, связанные с реализацией товаров, в том числе и на почтовую доставку, в периоде, когда эти затраты фактически произведены и оплачены, без дополнительных условий. Достаточно только документального подтверждения факта оказания почтой услуг и факта оплаты этих услуг.
Такой порядок учета подтверждают письма Минфина России (письма Минфина России от 16.08.2012 № 03-11-06/2/110, от 08.09.2011 № 03-11-06/2/124, от 01.10.2007 № 03-11-04/2/242) и судебная практика (пост. Девятнадцатого ААС от 19.02.2013 № 19АП-257/13, ФАС УО от 14.11.2012 № Ф09-10644/12). Отметим, что в этих документах речь идет не конкретно о почтовых расходах, но общий подход очевиден.
Рассмотрим учет почтовых расходов на примере.
Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» 04.10.2016 приобрела для реализации товар, заплатив 2000 руб.
Товар по цене 3900 руб. был заказан покупателем и отправлен ему наложенным платежом 18.10.2016.
Стоимость почтовых расходов составила 540 руб.
Покупатель получил товар 20.10.2016.
Почта перевела оплату покупателя в сумме 3900 руб. на расчетный счет компании 21.10.2016.
В книге учета доходов и расходов были сделаны следующие записи (см. ниже).
Почтовые расходы при продаже товара 
Почтовые расходы при возврате товара
В Письме ведомство подчеркнуло, что при применении УСН затраты, связанные с продажей товаров (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), следует учитывать как расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, а также как расходы, связанные с приобретением и реализацией товаров, в том числе по хранению, обслуживанию и транспортировке, после их фактической оплаты.
При этом расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, следует признавать по мере их реализации. То есть затраты на почтовые услуги, связанные с нереализованными товарами, в том числе через компьютерные сети, при расчете базы по «упрощенному» налогу не учитывают. Ведь в данном случае не было факта реализации.
Отметим, что иногда возврат ранее реализованного товара (например, некачественного), производят в следующем налоговом или отчетном периоде.
Согласно разъяснениям Минфина России в данном случае необходимо на возвращаемую покупателю сумму денежных средств уменьшить доходы того налогового (отчетного) периода, в котором произведен возврат (письма Минфина России от 07.05.2013 № 03-11-11/15936, от 25.03.2013 № 03-11-11/114).
Таким образом, при определении налоговой базы текущего налогового (отчетного) периода компании следует уменьшить полученные доходы на возвращаемые денежные средства на день их списания со счета в банке и (или) возврата из кассы. Одновременно нужно уменьшить расходы на стоимость приобретенного товара и согласно позиции Минфина России на сумму почтовых затрат.
Рассмотрим все вышесказанное на примере.
Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» в сентябре 2016 г. отправила по почте некачественный товар.
Денежные средства возвращены покупателю, в налоговый учет внесены изменения 03.10.2016.
В книге учета доходов и расходов были сделаны следующие записи (см. ниже).
Почтовые расходы при возврате товара 
В данном случае понесенные почтовые расходы «пропадают» для целей налогового учета, являясь примером риска предпринимательской деятельности.
Марина Карманова, главный бухгалтер компании «Консалтинговая группа «Экон-Профи»
Расходы на услуги связи: налоги и учет
Одной из наиболее распространенных статей расходов в деятельности каждого учреждения являются затраты на услуги связи. О порядке финансирования этих расходов, а также особенностях их отражения в целях бухгалтерского и налогового учета расскажем в данной статье.
Применение бюджетной классификации к расходам на услуги связи
Об особенностях заключения договоров (контрактов) на услуги связи
Установление в контракте (договоре) 100%-х авансовых платежей. При заключении в 2017 году контрактов (договоров) за счет средств федерального бюджета учреждения, являющиеся получателями бюджетных средств, а также бюджетные (автономные) учреждения обязаны учитывать предельные размеры авансовых платежей, закрепленные в п. 42 Постановления Правительства РФ от 30.12.2016 № 1551 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов». Согласно данному пункту по договорам (контрактам) об оказании услуг связи учреждения вправе предусматривать авансовые платежи до 100% суммы договора (контракта), но не более доведенных лимитов бюджетных обязательств по соответствующему коду бюджетной классификации РФ.
Отдельные этапы исполнения договора. Услуги связи относятся к услугам длящегося характера. К примеру, контракт (договор) на оказание услуг междугородней и международной телефонной связи заключается, как правило, на год, при этом приемка и оплата таких услуг осуществляются ежемесячно на основании представленного акта оказанных услуг и выставленного счета. Признаются ли в данном случае ежемесячная поставка и оплата услуг связи отдельными этапами исполнения контракта (договора)? Для ответа на этот вопрос обратимся к положениям Закона № 44-ФЗ и разъяснениям Минэкономразвития. Согласно пп. 1,2 п. 1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ исполнение контракта включает в себя приемку, оплату заказчиком и проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных контрактом. Результаты отдельного этапа исполнения контракта (за исключением контракта, заключенного согласно пп. 4 или 5 п. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) подлежат отражению в отчете, размещаемом в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) (п. 9 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Подготовка и размещение в ЕИС такого отчета осуществляются в соответствии с положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1093. Как следует из писем Минэкономразвития РФ от 17.03.2015 № Д28и-563, от 19.02.2015 № Д28и-415, если в соответствии с условиями заключенного контракта оказываются услуги длящегося характера (например, коммунальные услуги, услуги связи, электроснабжения), а также в случае ежедневной (еженедельной, ежемесячной или иной периодичности) поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), если условиями контракта этапы его исполнения (в том числе этапы оплаты) не предусмотрены, но приемка и оплата поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) производятся в определенные промежутки времени (например, ежемесячно), то приемка, оплата и экспертиза части поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) также являются отдельным этапом исполнения контракта. Соответственно, по результатам такой частичной приемки, оплаты и экспертизы товара (работы, услуги) необходимо составлять и размещать в ЕИС отчет об исполнении отдельного этапа поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных контрактом.
Финансирование расходов на оплату услуг связи
Бухгалтерский учет
Пример 1
Бюджетное учреждение заключило договор на оплату услуг связи на 2017 год на общую сумму 36 000 руб. Договором предусмотрена поставка и оплата услуг связи на основании ежемесячно представляемых актов оказанных услуг и выставляемых счетов.
За январь 2017 года фактическая сумма оказанных услуг составила 3 000 руб. Услуги оплачены за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете учреждение отразит следующие бухгалтерские записи:
В начале февраля 2017 года на номера сотрудников было перечислено 10 000 руб. По факту один из сотрудников превысил установленный в учреждении лимит расходов, в акте оказанных услуг сотовой связи за февраль значится сумма 10 170 руб. В результате работник вернул сумму перерасхода в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете учреждения операции отразятся следующим образом:
Налоговый учет
Обобщив вышеизложенный материал, сформулируем краткие выводы.
1. Расходы на услуги связи отражаются по коду вида расходов 244 и подстатье 221 КОСГУ. У казенных учреждений также может применяться код вида расходов 242 – при отнесении расходов к сфере информационно-коммуникационных технологий.
2. Образовательные учреждения вправе заключать контракты (договоры) на услуги связи с единственным поставщиком в следующих случаях:
4. Расходы на услуги связи включаются в состав нормативных затрат, учитываемых при расчете субсидии на выполнение государственного задания. Если расходы покрываются за счет субсидии не полностью, то недостающую разницу учреждение оплачивает за счет собственных доходов.
5. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов по услугам связи, а также авансовых платежей по ним применяются счета0 302 21 000, 0 206 21 000.
6. Обоснованные и документально подтвержденные расходы на услуги связи, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, могут быть учтены при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь