ип на усн доходы какие документы нужно хранить
Налоговая сообщила, что даже на УСН «Доходы» нужно хранить расходные документы
Компании, которые работают на УСН «Доходы», должны хранить учетные документы минимум пять лет с года, к которому эти бумаги относятся
Что случилось. Налоговая рассказала, что компаниям и ИП на УСН «Доходы» нужно хранить расходные документы, несмотря на то, что они не влияют на сумму налога.
Что это значит для бизнеса. Компании и ИП на УСН «Доходы» обязаны хранить расходные документы не менее пяти лет, считая с года, к которому они относятся. Если этого не делать, можно получить штраф.
Если не представить документы по запросу налоговой — штраф 200 ₽ за каждую бумагу.
Если документов за один год не будет во время проверки — 10 000 ₽. А если нет бумаг за два года и больше — 30 000 ₽.
Сейчас читают
Президент объявил выходные с сохранением заработной платы, потому что в России число заболевших COVID-19 рекордно увеличивается: на 34 тысячи в сутки
Налоговая может исключить ИП из ЕГРИП по своей инициативе
В зоне риска предприниматели с долгами перед налоговой, которые при этом не сдавали отчетность в течение 15 месяцев и дольше
Верховный суд: налоговая может требовать аналитические документы
Верховный суд постановил: налоговая имеет право при проверке требовать у бизнеса документы, которые надо составлять отдельно под конкретный запрос. Например, пояснительную записку
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Закрыть
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать
Текст впервые опубликован 04.04.2019, актуален на 18.05.2021 и рассказывает про то, как документы влияют на налоги и кому обязательно нужно их собирать. Спойлер: нужно почти всем.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Какие бывают первичные документы?
В законе «33)d42747dg1734`5501506>33?`4eg>22c`3d0g12e)»>>» href=»http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/»>О бухгалтерском учёте» нет закрытого перечня первичных документов. Закон также не определяет их форму — теоретически каждый может придумать свои первичные документы. Но зато он говорит, какие реквизиты обязательно должны быть в документе, подтверждающем сделку:
И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.
Самые распространенные виды первичных документов – это акт об оказании услуг или выполнении работ, универсальный передаточный документ, кассовый ордер и товарная накладная. Кассовый чек — тоже первичный документ, хотя на нём и не расписываются.
Те, кто работает на общей системе налогообложения, вместе с актом и накладной также выписывают счёт-фактуру. Это тоже важный документ и притом специфический: с его помощью можно уменьшить налог — принять НДС к вычету. А вот счёт на оплату таковым не является — это всего лишь информация о том, что надо оплатить, сколько это стоит и куда перечислять деньги. Также на налоги и отчётность не влияют такие документы, как, например, путевой лист или погрузочный ордер — они нужны для внутреннего учёта.
Почему первичные документы важно собирать и хранить
Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.
Кроме того, это то, что ждёт налоговая при проведении встречной проверки: например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. На это обычно даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая заблокирует расчётный счёт.
Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это не только здравый смысл, но и требование закона. Если ваш контрагент далеко, то можно договориться об электронных копиях, потому что потом времени может не быть, мало ли что. В Кнопке на такой случай есть услуга электронного документооборота. На сегодняшний день это самый быстрый и надёжный вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.
Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды
Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.
ИП на УСН «доходы» и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.
ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.
ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.
Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны. Во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся. Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.
ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально и в случае НДС, и в случае налога на прибыль. Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме. Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.
Как с этим жить и не потерять душевное равновесие
Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше. Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.
Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.
Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса. Заплатили — требуйте документы. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже. Помните об этом, и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды 🙂
Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.
Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.
Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂
Какие сроки хранения документов у ИП?
Сроки хранения документов ИП
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.
Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Однако с 17.03.2021 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.
Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.
Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новой редакцией 1 ч. НК РФ, а также новым перечнем Росархива с 18.02.2020.
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2020 год он будет длиться с 01.01.2021 и по 31.12.2025.
Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).
О том, какие сроки хранения установлены для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Итоги
Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.
Хочу выкинуть документы. Так можно?
Читатель Алексей спрашивает:
У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?
Зачем хранить документы
Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.
Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.
Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.
Проявить должную осмотрительность
Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27
Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.
Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.
Бухгалтерские документы — 5 лет
Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:
Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.
Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.
Кадровые документы — до 75 лет
Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.
Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:
Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.
Как хранить документы
Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:
Коммерческая тайна работодателя
Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:
Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».
Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.
Как оформить дистанционного сотрудника
Документы после закрытия ИП
Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.
Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.
Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.
Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.
Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.
Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:
Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.
В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».
Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.
Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.
Надо ли хранить расходные документы на «доходной» УСН
При применении УСН с объектом обложения «доходы» затраты не учитываются. Тем не менее, таким «упрощенцам» тоже нужно хранить документы, обосновывающие расходы.
Какие расходы отражают на «доходной» УСН
Несмотря на то, что организации и ИП при применении УСН с объектом «доходы» не вправе учитывать расходы, некоторые документы они хранить все-таки обязаны. Связано это со следующим.
Во-первых, чиновники разрешают не подтверждать документально только те расходы, которые не влияют на исчисление суммы УСН-налога (письмо Минфина от 16.06.2010 № 03-11-11/169).
Во-вторых, на «доходной» УСН также есть расходы, которые надо отражать в книге учета доходов и расходов. К ним относятся следующие расходы:
Следовательно, документы по операциям, отражаемым в книге учета доходов и расходов на УСН, надо хранить в общем порядке.
Какие документы надо хранить на «доходной» УСН
По общему правилу организации и ИП в течение 5-ти лет обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это правило распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса).
Исходя из этого чиновники полагают, что организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов первичными документами, которые должны быть оформлены по установленным требованиям.
Например, «доходный» УСН-щик выдает деньги под отчет сотрудникам на командировки или приобретение хозяйственных ценностей. В таком случае по расходам на командировку у организации должны быть билеты, квитанции, счета гостиницы, чеки ККТ, договора аренды, т.д., а также авансовые отчеты.
Для того, чтобы подтвердить покупку ТМЦ, организации на УСН надо оформлять и хранить документы, подтверждающие их приобретение для нужд фирмы, а не в личных целях работника. Ведь иначе фирме придется удержать НДФЛ с указанных сумм и начислить страховые взносы.
Эту точку зрения подтверждает и ФНС. По ее мнению, в силу применяемого организацией специального налогового режима – УСН с объектом обложения «доходы», тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником ТМЦ, относится на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ.
А поскольку определение дохода сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ, производятся организацией в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения, то организации надо хранить документы, относящиеся к исчисляемому ею налогу (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). А это значит, надо хранить и расчетные ведомости и платежные поручения, подтверждающие перечисление НДФЛ в бюджет.
За грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения предусмотрен штраф в размере 10 тыс. рублей. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета (ст. 120 Налогового кодекса).