что такое утрата документа
Статья 284 УК РФ. Утрата документов, содержащих государственную тайну
наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
Комментарии к ст. 284 УК РФ
2. Объективная сторона характеризуется тремя признаками: а) нарушением установленных правил обращения с указанными документами и предметами; б) их утратой и наступлением тяжких последствий; в) причинной связью между деянием и наступившими последствиями.
Диспозиция уголовно-правовой нормы, закрепленной в комментируемой статье, является бланкетной. Содержание правил обращения с секретными документами и предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, регламентируется Законом РФ «О государственной тайне», Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (см. комментарий к ст. 283) и другими нормативными правовыми актами. По каждому уголовному делу необходимо установить, какие конкретно правила были нарушены и в чем выражалось это нарушение.
Деяние может быть совершено как путем действия, так и путем бездействия.
Утрата означает выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, у которого они находились правомерно. Она должна создавать возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Если же упомянутые документы или предметы утрачены, но в результате этого подобной возможности не было (например, они уничтожены или приведены в состояние, при котором нельзя извлечь информацию), то нарушение правил обращения, о которых говорится в комментируемой статье, не образует состава рассматриваемого преступления.
Производным от утраты являются тяжкие последствия. Они могут наступить как результат утраты соответствующих документов сам по себе либо как результат попадания (возможности попадания) в руки посторонних лиц.
Между нарушением установленных правил обращения и наступившими последствиями должна быть установлена причинная связь.
4. Субъективная сторона характеризуется неосторожной формой вины.
Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой
Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения. Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить. Как это правильно сделать, читайте в статье.
Причины утраты документов
Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.
Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.
Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.
Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.
Как задокументировать утрату документов
Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными. Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).
Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).
По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:
Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.
Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.
Как восстанавливать документы
К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?
Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.
Уведомить инспекцию
О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1 : помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Должна ли организация (источник комплектования) сдавать документы постоянного срока хранения в государственный архив в коробах? Ответ на этот вопрос читателя см. в журнале № 6′ 2018
Невозврат документов из временного пользования
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц.
Информационно-справочные материалы по вопросу восстановления отдельных документов в сфере миграции, утраченных, в том числе вследствие наступления чрезвычайной ситуации
1. Для граждан Российской Федерации
1.1. Утрата внутреннего паспорта 1
Приказ МВД России от 16 ноября 2020 г. № 773 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 31 декабря 2020 г. № 62009).
1.2. Утрата заграничного паспорта 3
Приказ МВД России от 31 декабря 2019 г. № 996 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, содержащих электронный носитель информации» (зарегистрирован в Минюсте России 27 февраля 2020 г., регистрационный
№ 57627).
Приказ МВД России от 31 марта 2021 г. № 186 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 19 мая 2021 г., регистрационный № 63515).
2. Для иностранных граждан и лиц без гражданства
2.1. Утрата разрешения на временное проживание
Приказ МВД России от 8 июня 2020 г. № 407 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства разрешения на временное проживание в Российской Федерации, а также форм отметки и бланка документа о разрешении на временное проживание в Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 6 июля 2020 г., регистрационный № 58843).
В случае утраты документа, удостоверяющего личность, в котором проставлена отметка о временном проживании в Российской Федерации, или разрешения на временное проживание, оформленного в виде отдельного документа, иностранный гражданин или лицо без гражданства обращается в трехдневный срок в подразделение по вопросам миграции по разрешенному месту временного проживания с заявлением об утрате документа, составленным в произвольной форме.
В случае утраты документа вне пределов субъекта Российской Федерации, где иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешено проживание, он в трехдневный срок обращается в подразделение по вопросам миграции по месту своего пребывания.
Вместе с заявлением представляется две фотографии размером 35 х 45 мм в черно-белом или цветном исполнении с четким изображением лица анфас без головного убора.
При получении взамен утраченного нового документа, удостоверяющего личность, представляется данный документ.
После проверки обстоятельств утраты, при подтверждении сообщенных иностранным гражданином сведений, в течение семи рабочих дней со дня подачи заявления сотрудник, рассматривавший заявление, проставляет отметку в новый документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина, или выдает лицу без гражданства дубликат разрешения взамен утраченного.
На период рассмотрения заявления об утрате иностранному гражданину выдается справка по форме согласно приложению № 5 к Административному регламенту. Лицу без гражданства указанная справка выдается с фотографией, на которой проставляется печать подразделения, принявшего заявление к рассмотрению.
В случае если иностранный гражданин или лицо без гражданства находится вне пределов субъекта Российской Федерации, где ему было разрешено временное проживание, ему выдается справка для следования к месту выдачи документа взамен утраченного.
При необходимости выезда иностранного гражданина или лица без гражданства в другой город с целью посещения посольства государства своей гражданской принадлежности (для иностранных граждан) либо прежнего постоянного проживания (для лиц без гражданства) для оформления (получения) нового документа, удостоверяющего личность, иностранному гражданину или лицу без гражданства выдается справка по форме согласно приложению № 13 к Административному регламенту.
2.2. Утрата вида на жительство
Приказ МВД России от 11 июня 2020 г. № 417 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства вида на жительство, замене иностранным гражданам и лицам без гражданства вида на жительство в Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 6 июля 2020 г., регистрационный № 58844).
При утрате иностранным гражданином или лицом без гражданства вида на жительство он в трехдневный срок обращается в подразделение по вопросам миграции по месту выдачи вида на жительство или по месту жительства с заявлением о выдаче вида на жительство взамен утраченного, составленном в произвольной форме.
В случае утраты вида на жительство вне пределов субъекта Российской Федерации, где вид на жительство выдавался или где иностранный гражданин или лицо без гражданства имеет место жительства (пребывания), он в трехдневный срок обращается в подразделение по вопросам миграции по месту своего пребывания.
Вместе с заявлением представляется две фотографии размером 35 х 45 мм в черно-белом или цветном исполнении с четким изображением лица анфас без головного убора.
На период рассмотрения заявления об утрате вида на жительство иностранному гражданину или лицу без гражданства выдается справка по форме согласно приложению № 6 к Административному регламенту. Лицу без гражданства указанная справка выдается с фотографией, на которой проставляется печать подразделения, принявшего заявление к рассмотрению.
После проверки обстоятельств утраты и подтверждения сообщенных иностранным гражданином или лицом без гражданства сведений ему выдается дубликат вида на жительство в течение семи рабочих дней со дня подачи заявления.
При необходимости выезда иностранного гражданина или лица без гражданства в другой город с целью посещения посольства государства своей гражданской принадлежности (для иностранных граждан) либо прежнего постоянного проживания (для лиц без гражданства) для оформления (получения) нового документа, удостоверяющего личность, либо следования к месту выдачи документа взамен утраченного, в случае если он находится вне пределов субъекта Российской Федерации, где ему был выдан вид на жительство, иностранному гражданину выдается справка по форме согласно приложению № 14 к Административному регламенту.
2.3 Утрата патента для осуществления трудовой деятельности на территории Российской Федерации.
Приказ МВД России от 5 октября 2020 г. № 695 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче патентов для осуществления иностранными гражданами и лицами без гражданства трудовой деятельности на территории Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 9 ноября 2020 г., регистрационный
№ 60794).
Для получения дубликата патента иностранный гражданин или лицо без гражданства представляет в подразделение по вопросам миграции, выдавшее патент, следующие документы:
– заявление о выдаче дубликата патента по форме, утвержденной приказом МВД России от 14 августа 2017 г. № 635 «Об утверждении форм заявлений, представляемых в связи с оформлением патента, его переоформлением, выдачей его дубликата или внесением изменений в сведения, содержащиеся в патенте», в котором должны быть заполнены все необходимые графы, а также в верхнем углу вклеена фотография заявителя размером 30 х 40 мм;
– документ, удостоверяющий личность данного иностранного гражданина и признаваемый Российской Федерацией в этом качестве.
Срок оформления и выдачи иностранному гражданину дубликата патента или направления уведомления об отказе в его выдаче не должен превышать трех рабочих дней со дня принятия подразделением по вопросам миграции заявления о выдаче дубликата патента.
2.4 Утрата разрешения на работу.
Приказ МВД России от 1 августа 2020 г. № 541 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче разрешений на привлечение и использование иностранных работников, а также разрешений на работу иностранным гражданам и лицам без гражданства» (зарегистрирован в Минюсте России 1 сентября 2020 г., регистрационный № 59604).
Иностранный гражданин для получения дубликата разрешения на работу представляет в подразделение по вопросам миграции заявление о выдаче дубликата разрешения на работу по форме, утвержденной приказом МВД России от 30 июля 2020 г. № 533 «Об утверждении форм заявлений, представляемых в связи с оформлением разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, его продлением, выдачей его дубликата или внесением изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства», в котором должны быть заполнены все необходимые графы, а также в верхнем углу вклеена фотография заявителя размером 30 х 40 мм.
В случае порчи разрешения на работу дополнительно к соответствующему заявлению прилагается испорченное разрешение на работу.
Срок рассмотрения заявления о выдаче дубликата разрешения на работу составляет десять рабочих дней со дня приема указанных заявлений.
После проверки обстоятельств утраты принимается решение о выдаче или об отказе в выдаче дубликата разрешения на работу.
2.5. Утрата свидетельства участника Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом
Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.2006 № 817 «О свидетельстве участника Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом»
В случае утраты свидетельства его владелец обязан незамедлительно сообщить об этом в подразделение по вопросам миграции по месту учета.
Новое свидетельство выдается после выяснения причин и обстоятельств, повлекших необходимость его замены, в течение двух недель с даты представления заявления владельцем свидетельства.
В случае выдачи нового свидетельства в связи с его заменой срок действия ранее выданного свидетельства не продлевается.
Раздел 2.6 Утрата отрывной части уведомления о постановке на учет по месту пребывания.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 января 2007 г. № 9 «О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
Административный регламент Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по осуществлению миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации, утвержденный приказом МВД России от 10 декабря 2020 г. № 856.
При утрате или порче отрывной части бланка уведомления о прибытии иностранный гражданин или лицо без гражданства непосредственно представляет в территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации, в котором он поставлен на учет, заявление об оформлении дубликата отрывной части бланка уведомления о прибытии с указанием обстоятельства утраты или порчи отрывной части бланка уведомления о прибытии. При этом соответствующему должностному лицу территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации предъявляется документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина.
При утрате или порче копии отрывной части уведомления о прибытии, поданного в электронной форме, принимающая сторона повторно распечатывает на бумажном носителе копию отрывной части указанного уведомления. В случае отсутствия такой возможности иностранный гражданин обращается непосредственно в территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации.
Территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации проверяет наличие сведений об учете этого иностранного гражданина по указанному месту пребывания и при необходимости запрашивает копию экземпляра уведомления о прибытии, хранящегося в организации федеральной почтовой связи или многофункциональном центре, либо экземпляр уведомления о прибытии, хранящегося в гостинице.
При подтверждении сведений о выполнении принимающей стороной и иностранным гражданином действий по постановке на учет заявителю в течение 3 рабочих дней оформляется дубликат отрывной части бланка уведомления о прибытии с проставленной отметкой о приеме уведомления о прибытии.
Справочно: с 1 января 2019 года вступает в силу Федеральный закон от
29 июля 2018 г. № 233-Ф3 «О внесении изменения в статью 333.35 части второй Налогового кодекса Российской Федерации».
2 Далее – «подразделение по вопросам миграции».