что такое упд в пятерочке

Как заполнять УПД в 2021 году

Чтобы упростить документооборот, связанный с продажей товаров, оказанием услуг и выполнением работ, разработан универсальный передаточный документ (УПД). Он объединил функции первичных документов, оформляемых при совершении сделок. УПД является основанием подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. На его основе рассчитывается начисление или вычет НДС.

Что такое УПД и когда его ввели

Аббревиатура УПД расшифровывается, как «Универсальный передаточный инструмент», т. е. это документ, который объединяет счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара.

Стандартно счет-фактура выписывается продавцом на оплату товара. Он формируется на специальном бланке и является первичным документом при расчете НДС. Вторым документом, подтверждающим факт совершения сделки, является накладная. Она заполняется при отгрузке товара покупателю.

В целях упрощения документооборота, эти два документа решили объединить и сделать подтверждением факта совершения сделки составление одного документа – УПД.

Форма УПД рекомендована к применению письмом ФНС № ММВ-20-3/96@. Она разработана на основе счета-фактуры и носит рекомендательный характер. Применять ее в бухгалтерском учете или нет, компания решает самостоятельно.

Виды УПД

УПД – это универсальный платежный инструмент, который может заменить следующие документы:

Он может быть сформирован в двух видах:

Бумажном. Стандартный способ, подразумевающий распечатку бланка документа на бумажном носителе и ручном введении данных. Способ уже исчерпал себя, хотя многими компаниями еще применяется. Недостатком является невозможность при необходимости добавить дополнительные строки или графы.

Электронном. Наиболее современный вариант. Возможности у электронного УПД больше, чем у бумажного документа. Составитель самостоятельно выбирает, какие ввести реквизиты, функцию для файла электронного документа, определяющую ее тип. Затем он заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, т. к. для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Когда и где применяется УПД

Пользоваться УПД могут компании любой формы собственности, частные и бюджетные, индивидуальные предприниматели. На это не оказывает влияние юридический статус, организационно-правовая форма фирмы, режим налогообложения.

УПД можно применять при совершении следующих операций:

УПД на услуги

УПД может оформляться вместо акта выполненных работ или одновременно заменять счет-фактуру и акт выполненных работ.

При этом должны быть соблюдены следующие требования:

УПД на товары

При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.

ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.

УПД на услуги и товары одновременно

Требования по выставлению отдельных счетов-фактур на каждый вид товара или услуги отсутствует. Соответственно в одном документе можно отражать одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно.

Что лучше счет-фактура или УПД

Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.

В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.

Обязательность применения

Назначение

Подтверждает факт отгрузки товаров и выполнения услуг

Может объединять счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную

Отражение применения документа в учетной политике компании

Вид документа

При использовании в качестве счета-фактуры только электронный

Форма документа

Расчет при авансовых платежах

Корректировки и исправления

Могут быть затруднения и замедления оформления документов

Если возникла необходимость в нескольких одинаковых экземплярах первичных бухгалтерских документов

Возможность включения в один документ товары и услуги

Наличие дополнительных документов, подтверждающих операцию

Да, необходима товарная накладная

Что проще оформить

Более объемный документооборот

Составляется один документ

С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.

Какими документами можно заменить УПД

Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.

Можно ли УПД заменить акт выполненных работ

Да, акт выполненных работ может быть заменен формированием УПД. Он может быть сформирован в качестве только акта (счет фактура в этом случае выписывается отдельно) или объединить акт и счет-фактуру.

Можно ли создать УПД в иностранной валюте

Прямого запрета на заполнение документа в валюте, отличной от рублей нет. Однако, чтобы у налоговой не возникло вопросов, лучше добавить в форму графу с рублевым эквивалентом.

Использование УПД вместо товарной накладной

Применять вместо накладной УПД можно в следующих случаях:

В процессе хозяйственной деятельности могут возникать ситуации, когда УПД и накладные оформляются по одному договору одновременно. Это не повлияет на учет расходов и НДС, если этот способ будет закреплен в учетной политике компании и оговорен в договоре поставки. В этом случае у ФНС не возникнут вопросы о применении в рамках одного договора разных форм отчетности.

Пошаговая инструкция по заполнению

Поскольку в ФНС не установлены жесткие стандарты в отношении формы УПД, компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенную форму и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость).

Форма

За основу при формировании УПД была взята форма счета-фактуры. Бланк документа можно взять из письма ФНС ММВ-20-3/96@ (приложение №1) и адаптировать его под конкретную сделку.

Какие реквизиты являются обязательными

Учетный работник сможет включать или исключать из документа данные, но следующая информация должна быть в обязательном порядке:

Правила заполнения

Давайте разберем, как правильно составить документ.

Статус

Статус несет информационный характер. Этот реквизит отражается под кодом «1» или «2». В первом случае заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором заполняются только показатели для первичного документа. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.

Статус ставится с верхнего левого края бланка:

Номер

Номер документу присваивает продавец, формирующий УПД. Он ведет журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (книгу покупок). При этом согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 1137, счета-фактуры должны регистрироваться в хронологическом порядке по дате получения.

В документ ставится дата составления УПД.

Номер и дата проставляются вверху документа (и при исправлении также):

Она может совпадать с датой операции: когда был отгружен товар или оказаны услуги.

Табличная часть

В ней содержаться идентификационные признаки товара с расчетом суммы НДС.

Таблица заполняется в соответствии с наименованием граф.

Подпись

Подписывают документ руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.

Подписи в УПД со стороны продавца

В графе 10 должны быть указаны лица, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права с указанием должности, Ф.И.О. и подписью.

В графе 13 лица, отвечающие за правильное оформление операции с продающей стороны.

Подписи в УПД со стороны покупателя

Рядом указываются лица, отвечающие за правильное оформление операции с принимающей стороны.

В графе 15 – кто получил товар.

В графе 18 – ответственный за правильное оформление документа.

Наименование организации и печать

Поле 19 – наименование составителя документа предназначено для случая, когда покупатель работает без печати. В этом случае может быть указан ИНН/КПП компании. Если поставлена печать, поле на заполняется.

Дополнительные поля

Дополнительными полями УПД считаются разделы, которые не обязательны к заполнению и применяются для удобства сторон.

Какие графы являются дополнительными:

Образец

Ниже представлен образец заполненной формы УПД.

Здесь представлен УПД, включающий счет-фактуру и передаточный документ.

Выставление УПД

Ст.168 НК РФ устанавливает, что счет-фактура должна быть выставлена в срок не позднее 5 календарных дней с момента совершения операции. На основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ первичный учетный документ оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной деятельности, либо сразу после него.

Получается, что УПД должен быть оформлен либо в день совершения операции, либо на следующий день, т. е. даты в полях 1 и 11 должны совпадать. Однако, согласно приложению № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается разница в датах, если отгрузка произошла на следующий день после оформления документа или, когда документ был оформлен после даты фактической отгрузки, в случае, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

Особенности исправления ошибок

Порядок исправления ошибок определен в письме ФНС N ММВ-20-15/86@. Он зависит от статуса документа и какие данные требуют изменения.

Статус 1

Необходимо руководствоваться Постановлением N 1137, в котором определен порядок исправления ошибок в счетах-фактурах, а также законом № 402-ФЗ, который содержит требования к исправляемым первичным бухгалтерским документам.

Применяя указанные нормы можно установить, что при обнаружении ошибок в УПД, должен быть составлен новый документ. При этом он должен содержать дату исправления и подписи лиц, которые внесли изменения.

Конкретные ситуации по способу исправления ошибок приведены в письме ФНС.

Статус 2

В УПД со статусом 2 исправление ошибок производится аналогично, как по документу со статусом 1, в зависимости от их характера и особенностей документа.

Корректировка реализации и УПД

Если изменилась стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг), при наличии согласия покупателя на такое изменение, исправления в УПД, как и в иные первоначальные первичные документы, вносить не требуется.

Для корректировки ФНС предлагает применять универсальный корректировочный документ (УКД). Порядок его составления определен в письме № ММВ-20-15/86@.

Преимущества и недостатки УПД

Универсальный передаточный документ имеет следующие достоинства:

Какие есть ограничения:

Сколько времени хранятся УПД?

На основании статьи 283 налогового кодекса РФ первичные документы хранятся в течение 5 лет.

Требуется ли выдавать накладные (УПД) физическим лицам?

Нет, не требуется. Вместо УПД операция подтверждается кассовым чеком. Если покупателю- физлицу требуется накладная, вы сможете ее выписать, это не запрещено.

Источник

Универсальный передаточный документ: зачем он вам нужен и как его заполнить

Универсальный передаточный документ (УПД) упрощает документооборот, сокращает затраты и экономит время сотрудников. Расскажем, как правильно его заполнить с учетом всех изменений. Бланк для скачивания вы найдете в статье.

Какие документы заменяет УПД

УПД может заменить следующие виды документов:

Таким образом, один УПД может заменить целый комплект документации:

УПД могут применять любые юрлица и ИП. Система налогообложения и форма собственности значения не имеют.

Сервис МойСклад — все, что нужно для учета и торговли. Документы легко заполнить онлайн, напечатать или отправить контрагентам прямо из сервиса.

Бланк УПД

УПД не является документом, обязательным к применению. Унифицированного бланка тоже не существует. Есть рекомендованная форма, которую налоговики разработали на основе счета-фактуры еще в 2013 году (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).

Каждое предприятие вправе разработать свою форму УПД: дополнить рекомендованный бланк нужной информацией или убрать ненужную.

Главное, чтобы разработанный документ включал обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а в случае необходимости — счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).

Разработанную форму УПД необходимо утвердить в учетной политике предприятия.

Важно: в некоторых субъектах РФ установлены дополнительные требования к составлению УПД. Так, в Башкирии с 01.12.2020 обязательно должна быть заполнена графа 10б. В ней предписано указывать регион России, где произведен товар. Если реализуется товар иностранного производства — графа не заполняется.

Электронный УПД

Организации и ИП, которые уже перешли на электронный документооборот (ЭДО) по собственной инициативе или обязаны его использовать по закону (реализация маркированных или прослеживаемых товаров), могут применять электронную форму УПД.

Электронный формат документа ФНС утвердила приказом от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@.

Электронные УПД бывают трех видов:

МойСклад позволяет легко и просто обмениваться УПД через систему ЭДО.

Как правильно заполнить УПД

Кратко разберем нюансы заполнения строк и граф УПД.

Поле «Статус документа»

Когда УПД применяют, как первичный документ и счет-фактуру, проставляют статус «1». В этом случае также необходимо заполнить строку 5а (подробности ниже).

Если УПД — это только передаточный документ (накладная, акт), то ставят статус «2». А вместо предписанных реквизитов счета-фактуры в документе можно проставить прочерки.

Вносим дату и номер документа.

Если УПД имеет статус «1», то используем хронологическую нумерацию счетов-фактур.

В документе со статусом «2» используем порядковую нумерацию передаточных документов.

Если в ранее оформленном документе обнаружена ошибка, то в исправленном УПД по строке 1а указывают номер и дату, когда были сделаны исправления. При внесении исправлений нужно ориентироваться на порядок, который установлен для счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

В строки 2-2б — вносим сведения о продавце.

В строки 6-6б — о покупателе.

При отгрузке товаров следует заполнить строки 3 и 4 — сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Если УПД оформлен на выполнение работ или оказание услуг — ставим прочерки.

Если была предоплата, то в строку 5 вносим реквизиты платежного поручения. Если УПД составляется только как передаточный документ, эту строку можно не заполнять.

Для документа со статусом «1» заполняем строку 5а, как показано ниже.

Например: если вы составили УПД № 25 от 25.10.2021 из 3 строк, то вам нужно указать реквизиты этого же УПД и строки документа:

В строке 7 указываем код валюты. Для рублевых документов заполняем поле так: «Российский рубль,643».

Строку 8 заполняем только при работе с госконтрактами, которые имеют идентификатор. Во всех остальных случаях ставим прочерк.

Графа А и Б — необязательные реквизиты. Их можно не заполнять. Обычно графу Б заполняют, если нужно указать налоговые льготы, сослаться на применение спецрежима или иные особые условия. Обычно для товара в этой графе проставляют артикул, а для работ и услуг — номер ОКВЭД.

В графе 1а указывают наименование товаров (услуг, работ).

Графу 1б заполняют только для товаров, которые вывозят в ЕАЭС. Код берут из единой Товарной номенклатуры.

В графы 2-2а вносят единицы измерения и их код из Общероссийского классификатора (если их возможно указать).

В графах 3-5 проставляют количество, цену и стоимость товара (работ, услуг).

Графы 6-13 заполняют только для УПД со статусом «1». Подробный порядок можно найти в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 02.04.2021):

Далее в УПД проставляют количество заполненных листов и подписи.

Подпись руководителя (ИП) и главбуха обязательны, если документ выполняет функцию счета-фактуры. Если УПД — это только накладная (акт), эти подписи можно не ставить. За руководителя (ИП), главбуха поставить подпись может лицо, уполномоченное на совершение таких действий по доверенности.

Ниже вписывают номер и дату документа—основания (например: договора). И при необходимости сведения о транспортировке груза (например: номер и дата ТТН).

Далее проставляются дата отгрузки (передачи, сдачи) и прочие подписи со стороны продавца :

Дата получения (приемки) и подписи со стороны покупателя :

В последних строках указывают наименование предприятий — участников составления УПД. Это могут не только продавец и покупатель, но и аутсорсинговая компания, которая ведет учет, или агент (комиссионер).

Ставить печать на документе не обязательно. Однако, если на УПД стоит печать хозяйствующего субъекта, то последнюю строку с его наименованием можно не заполнять.

Более 2 млн предприятий уже работают с УПД и другими документами в облачном сервисе МойСклад.

Источник

Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция

УПД — это универсальный передаточный документ. Специализированная форма объединяет в себе сразу два первичных регистра: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.

Каковы общие требования к документообороту

По общим правилам любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первичной документации. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.

Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.

Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ.

Как это работает на практике

Организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, компания вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: поставщик формирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет форму и сразу передаст на оплату. Это существенно сократит время расчетов между сторонами.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы формировать УПД при изменении стоимости товаров, работ, услуг.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Какой бланк использовать в работе

Единая форма УПД не предусмотрена. Организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственный передаточный документ, который отвечает особенностям и специфике деятельности. Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в приложении № 1 к письму ФНС России № ММВ-20-3/ [email protected] от 21.10.2013. Или доработать форму ФНС своими графами и полями (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017). Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты.

Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:

Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации: и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

Инструкция по заполнению

Правила оформления формуляра закреплены во втором приложении письма ФНС. Порядок, как правильно заполнить УПД покупателю товара построчно, — в таблице:

Содержание и рекомендации по заполнению

Предусмотрены два варианта заполнения:

Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.

Указываем код 643 — российский рубль.

Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!

Детализируем сведения о предмете договора. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах. В обновленной рекомендованной форме появилась графа «Код вида товара» — 1а. В нормативах Внешнеэкономической деятельности (ВЭД) разъясняется, где взять код вида товара в УПД, — в справочнике кодов ТН ВЭД ЕАЭС, который утвержден решением Совета Евразийской экономической комиссии № 54 от 16.07.2012. Код обязателен для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС. Если информации для заполнения нет, поставьте прочерк. Многие сервисы предлагают заполнить УПД бесплатно онлайн в 2021-м: это поможет избежать ошибок при формировании первичной документации.

Подписи ответственных работников

Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.

Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.

В инструкции ФНС указано, как правильно подписывать передаточный акт: ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждают факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указываются дата подписания, ФИО и должность ответственного работника каждой стороны.

Печать на универсальный передаточный документ ставить необязательно.

Вот образец, как правильно заполнить УПД для товаров:

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник