что такое трудозатраты и как их определить

Что такое трудоемкость работ

Управление ресурсами – ключевой элемент для обеспечения нормального функционирования предприятия. Расход трудового ресурса на производство продукции можно измерить. Для этого требуется определенная формула.

Управление персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).
Кто в компании занимается управлением персоналом?

Что такое трудоемкость

Трудоемкость – это показатель, который позволяет проанализировать соотношение трат ресурсов и времени. Значение отображает время, которое нужно потратить на производство единицы товара. Расчет его потребуется для планирования деятельности. Показатель поможет определить возможный уровень производительности в определенных условиях. Он обеспечивает повышение эффективности деятельности организации. Формула трудоемкости служит для оценки итогов работы сотрудников за конкретный период. Исходя из значения можно вычислить производительность одного специалиста.

Рассмотрим, что именно дает определение трудоемкости работы:

Трудоемкость работы рекомендуется вычислять на регулярной основе. Это позволит сравнить результаты, проанализировать динамику.

Какие виды трудоемкости выделяют в зависимости от состава трудовых затрат и их роли в процессе производства?

Порядок расчета трудоемкости

В ходе расчетов используется следующая формула: Тр = Кч / Сп.

В рамках формулы фигурируют эти значения:

Существует также такая формула: Т = Рв / Кп.

В формуле используются эти значения:

Рассмотрим подробнее алгоритм расчетов. Сначала нужно определить совокупный объем времени, отработанного сотрудниками за отчетный период (как правило, это месяц). В расчетах фигурирует время, отработанное фактически. Определить его можно исходя из информации, изложенной в первичных документах. К примеру, это может быть табель пользования временем по конкретным цехам. Затем нужно определить совокупность отработанных человеко-часов за интересующий период. Во внимание принимается только труд сотрудников, которые являются основными. Это специалисты, оформленные официально и работающие на полную ставку.

Затем вычисляется стоимость товара, который был изготовлен компанией. Также нужно учитывать поступление готовой продукции. В расчетах будет фигурировать планово-учетные цены товара. Определяются они исходя из информации, содержащейся в бухучете. Необходимо разделить реальный фонд времени в человеко-часах на стоимость изготовленного товара. Значение, полученное по итогам расчетов, считается коэффициентом трудоемкости.

Выполняется анализ полученных значений. Процедура включает в себя следующие этапы:

На производительность может влиять качество сырья, подготовка сотрудников.

ВАЖНО! Уменьшение трудоемкости работ способствует экономии ресурсов. Это снижает себестоимость товара, благотворно влияет на извлечение прибыли.

Трудоемкость ремонтных работ

Расчет трудоемкости ремонтных работ имеет свои нюансы. В частности, значение трудоемкости определяется сложностью использованного оборудования. Техника, используемая предприятием, подразделяется на группы с различной ремонтной сложностью. Уровень сложности присваивается каждому конкретному объекту. Для присвоения уровня объект сравнивается с агрегатом-эталоном. Единицей измерения трудоемкости является условная единица, отражающая затрату времени на исполнение одной операции.

Рассмотрим нормативы времени:

Трудоемкость ремонта определяется исходя из этой формулы: T = R * q * n.

В формуле фигурируют эти значения:

Рассмотрим примеры расчетов для однокривошипных прессов:

В расчетах трудоемкости работы фигурируют только основные сотрудники. Кто это? Основными трудящимися являются обычные трудящиеся без квалификации, специалисты, управленческий состав. Основание для расчета количества сотрудников – это трудоемкость ремонта техники, нормы обслуживания и баланс трудового времени. Последний представляет собой объем часов, отрабатываемый одним сотрудником в рамках расчетного периода.

Как снизить трудоемкость

Как уже было написано ранее, главная цель руководителя – снижение трудоемкости. Нужно это для извлечения максимальной прибыли при минимуме ресурсов. Достичь поставленной цели можно следующими путями:

Все эти меры позволят повысить объемы изготовленной продукции при снижении трудоемкости.

Методы увеличения производительности труда

Рассмотрим основные факторы увеличения производительности труда:

Руководителю нужно разработать конкретные стратегии уменьшения трудоемкости. Раз в выбранный период нужно рассчитывать трудоемкость работы. Требуется это для отслеживания динамики значений.

Источник

Трудозатраты на предприятии: считаем, снижаем и увеличиваем прибыль.

Содержание:

Каждому владельцу бизнеса известно правило: чтобы увеличить прибыль, нужно повысить темпы производства или снизить затраты на выпуск текущего объема продукта (услуги). Важной составляющей расходов на получение готовой единицы продукции является оплата труда персонала. Работники, которые выполняют свои задачи медленно, будут тормозить процесс, получая положенный оклад, но не позволяя достигнуть предприятию возможных показателей продуктивности. Поэтому снижение трудозатрат является важным шагом к увеличению эффективности предприятия.

На основании бухгалтерских формул, рассмотренных ниже, рассчитываются трудозатраты на выполнение каждой операции. Сравнив реальную производительность сотрудника с теоретической, можно выявить продуктивные и непродуктивные единицы штата, чтобы предпринять меры, направленные на оптимизацию труда персонала. Расчет человеко-часов поможет оценивать время и трудозатраты при разработке коммерческих предложений, вести планирование будущих периодов, подсчитывать фактические затраты и потери. Это важный управленческий инструмент как для количественного и качественного учета отработанного времени, так и для повышения мотивации труда.

Что такое трудозатраты: основные определения

Под трудозатратами сотрудника понимается время, которое требуется данному специалисту на выполнение конкретной задачи. Расчет трудозатрат по предприятию на выполнение некоторой операции представляет собой суммирование трудозатрат каждой рабочей единицы, задействованной в этом технологическом процессе. На трудозатраты каждого сотрудника влияет большое количество факторов:

Не всегда трудозатраты долго проработавшего и опытного сотрудника будут ниже, чем трудозатраты выпускника или новичка, только вступившего в должность: порой специалисты предпенсионного возраста сопротивляются нововведениям в техпроцесс, в то время как молодые специалисты более инициативны и готовы к улучшениям. Важно и качество управления предприятием: умение своевременно отслеживать текущие потребности в обновлении программ и оборудования, расчеты реальных показателей эффективности, работа над мотивированием персонала к повышению производительности, проведение обучения и тренингов. Все это заметно сказывается на снижении трудозатрат, ведь без грамотных управленческих решений даже самый знающий и умелый специалист может лениться, работать неэффективно, тратить впустую оплачиваемое время.

Помимо понятия трудозатрат существует и понятие трудоемкости. Трудоемкость отличается от трудозатрат тем, что задает и оценивает не только время на выполнение задачи для конкретного специалиста, но и расход времени, связанный с особенностями производства. Так, рабочий способен выточить деталь за 20 минут, но старые станки или неоптимизированный техпроцесс приводят к тому, что деталь изготавливается за 40 минут. Снижение трудоемкости производства — важный шаг к повышению эффективности предприятия, на который в первую очередь и следует обратить внимание при потребности снизить трудозатраты специалистов.
Оценка трудозатрат необходима, чтобы понимать, насколько результативно трудятся работники и к каким показателям стоит стремиться. Медленное выполнение работ сигнализирует о назревшей необходимости в оптимизации рабочего процесса, итогом которой должно стать снижение трудозатрат и новые возможности для получения прибыли.

Единицы измерения трудозатрат

Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.

Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).

Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.

Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?

Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.

Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:

Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).

Как рассчитать затраты труда: формулы для подсчета

Как посчитать трудозатраты на задачу, если известно, какое время должно быть затрачено на ее решение при работе одного специалиста? Когда стоит цель вычислить трудозатраты на выполнение некоторой операции, используется следующая формула:

где:
Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час),
Т — выбранная единица времени (обычно час),
К — количество работников.

Например, указание, что для решения задачи потребуется объем труда в размере 24 человеко-часов, говорит о следующем:

А если задействовать шесть, восемь, двенадцать или даже двадцать четыре сотрудника, то время на выполнение можно сократить, получив от 4-х до 1-го часа (конечно, в том случае, если задача допускает коллективный труд).

Оценка трудозатрат на основании подобных подсчетов наглядно показывает трудоемкость предстоящего процесса (при составлении сметы или коммерческого предложения), помогает планировать предстоящую загрузку специалистов, а также демонстрирует, как можно ускорить выполнение срочной задачи за счет повышения количества вовлеченных работников.

Чтобы рассчитать, каковы будут затраты на оплату труда задействованных специалистов (чтобы заложить их в себестоимость продукта или услуги), используют следующую формулу:

где:
Ц — цена (стоимость) одного человеко-часа (человеко-дня), иными словами — стоимость расчетных трудозатрат,
ЗП — заработная плата сотрудника или группы сотрудников, задействованных в технологическом процессе,
РЧ — количество фактически отработанных (планируемых к отработке) часов (дней).

В величину РЧ входят только часы или дни, непосредственно потраченные на выполнение работы, без учета временных отлучек, перерывов, отгулов и любого иного вида отсутствия на рабочем месте, не связанном с выполнением служебных задач за пределами территории организации.

Эти формулы помогают оценить трудозатраты на выполнение работ при планировании загрузки, подсчете эффективности труда и вычислении величины заработной платы сотрудников.

Программы для учета трудозатрат: автоматизированный подсчет продуктивности

Расчетные трудозатраты на выполнение работ, включенные в план, смету или коммерческое предложение, необходимо контролировать, ведь в случае их превышения все издержки лягут на предприятие. Заработную плату специалистам выдать в любом случае будет необходимо, а сроки проекта могут быть сорваны. К примеру, вместо того, чтобы выполнить за месяц два проекта, организация справится лишь с одним, потеряв возможную прибыль и понеся репутационные издержки.

Отсутствие контроля расхолаживает и самих работников. Ну и что, что приложение необходимо разработать за месяц? Торопиться не обязательно, ведь в оплате мы не потеряем — сделаем за три, работая с перерывами на интернет-серфинг и общение в социальных сетях. Если контроль работы не ведется, то и нормы трудозатрат в большинстве случаев не соблюдаются.

Поэтому так важно контролировать работу сотрудников и оценивать их реальную производительность. С одной стороны, это мотивирует ответственно и результативно трудиться, укладываясь в установленные сроки, с другой — позволяет выявить ошибки в планировании. Возможно, на выполнение данной задачи действительно требуется больше времени? Тогда следует в следующий раз соответствующим образом увеличить смету, или же сперва устранить препятствия для более эффективного труда (модернизировать оборудование, обучить персонал, внедрить современное программное обеспечение).Но как оценить реальную производительность сотрудника? При взгляде со стороны он может целый день не отрываться от монитора, в то время как большую часть дня решает личные задачи, общается или играет. На совещаниях он будет уверять, что ему поставлена слишком объемная задача, на реализацию которой требуется больше времени, хотя в действительности значительная часть этого времени (оплачиваемая работодателем), фактически, тратится им впустую.Для персонала, чей труд связан с использованием персонального компьютера (а такие сотрудники преобладают в современных бизнес-реалиях) разработаны специальные программы по учету рабочего времени и подсчету продуктивности, которые ведут непрерывный мониторинг деятельности неявно для работника.Рассмотрим, как может использоваться подобная система учета для оценки трудозатрат на примере программы Bitcop — современного и мощного средства для оценки продуктивности персонала.

Система обладает следующими возможностями:

Bitcop может работать неявно для пользователей, не отображаясь в системном трее и в списке запущенных задач, что подходит для целей скрытого мониторинга. Отключить Bitcop невозможно для рядового пользователя, а остановка программы привилегированным пользователем сразу станет известна ответственному лицу (благодаря системе мгновенных уведомлений по электронной почте). Bitcop ведет посекундную запись действий пользователя, будь то запуск приложений, ввод поисковых запросов в строке браузера или посещение разнообразных интернет-ресурсов. Осуществляются снимки рабочего экрана через заданные промежутки времени, которые будут доступны для просмотра столько, сколько потребуется (время хранения задается в настройках). Пользователей можно разделить на группы и задать им настройки доступа к интернет-ресурсам в соответствии со служебными обязанностями, в том числе и по маске. Это позволит полностью исключить возможность бесцельного времяпрепровождения в интернете на ресурсах или отдельных страницах ресурсов, использование которых не связано с производственной необходимостью. Bitcop содержит большое количество отчетов с гибкими входными фильтрами, возможностью печати и экспорта в форматы PDF и Excel, которые отражают структуру рабочего дня сотрудников. С их помощью можно получить исчерпывающую информацию о том, чем занимался сотрудник на протяжении своей смены, включая опоздания, частые отлучки и ранние уходы домой. Ни одно запущенное приложение, введенный поисковый запрос или посещенный сайт не останутся незамеченными. Оценив время и частоту использования различных программ и сайтов, можно сделать обоснованный вывод о продуктивности сотрудника.

Использование такой системы сделает занятость сотрудников абсолютно прозрачной для руководителя, позволит оценить реальные трудозатраты и принять верные управленческие решения для повышения эффективности.

Учет трудозатрат как средство повышения мотивации сотрудников

Таким образом, планирование и учет трудозатрат имеют решающее значение для снижения издержек и повышения производительности труда на предприятии любого размера и направления деятельности.
Система учета рабочего времени, внедренная с информированием персонала, может мотивировать работников более качественно трудиться, зная, что ни одно действие теперь не останется незамеченным. Она не только станет необходимым инструментом для точного анализа отработанного времени со стороны руководителя (что практически невозможно осуществить иными способами), но и поощрит инициативных сотрудников выдвигаться за счет продуктивной работы. Такой подход к учету трудозатрат является оптимальным, сочетая в себе получение количественных и качественных показателей с повышением мотивации персонала.

Источник

Доверяй, но проверяй: как организовать автоматический учет трудозатрат

Сегодня хочется поговорить о наболевшем. Каждый второй потенциальный клиент вступает со мной в дискуссию о том, как правильно учитывать трудозатраты своих сотрудников.

Кто-то считает, что только ручной режим учета способен отразить истинное положение дел, а у кого-то, наоборот, волосы встают дыбом от слов, что фиксация затраченного времени не автоматизирована.

В ITSM 365 мы придерживаемся первого варианта. По этой причине в нашей базовой поставке вы найдете только его реализацию.

Однако, мы прислушиваемся к мнению клиентов, даже если оно отличается от нашего, и стараемся найти компромисс. Сегодня я не поставлю точку в вечной борьбе различных подходов, а расскажу, как помочь сторонникам автоматического учета трудозатрат и организовать этот процесс в ITSM 365.

Зачем вообще учитывать трудозатраты

Если у вас небольшая служба технической поддержки и коллеги на виду, то, наверное, незачем. Или вы просто доверяете и не сомневаетесь в том, что сотрудники выполняют свою работу качественно и, главное, в разумные сроки.

Как начать считать трудозатраты прямо сейчас

3. Руководитель оценивает корректность трудозатрат и, если поданная информация не вызывает вопросов, переводит ее в статус «Утверждена».

После этого можно смело строить отчетность, проводить аналитику и выставлять счета контрагентам.

Что не так при учете вручную

Конечно, некоторые сотрудники могут забыть вовремя списать трудозатраты, но это скорее дело привычки и рабочей дисциплины в целом.

Как автоматизировать процесс учета

Мы предлагаем сделать так, чтобы сотрудникам не приходилось отдельно выделять время на подсчет трудозатрат и их списание вручную. Пусть ITSM 365 сделает это автоматически.

Начало отсчета

Доступно два способа запустить отсчет времени по заявке.

1 способ. Чекбокс при переводе заявки «В работу»

Этот способ подходит, когда заявка только зарегистрирована и специалист приступает к ее выполнению.

Чекбокс включен по умолчанию, поэтому лишние клики мыши не потребуются.

2 способ. Кнопка «Начать учет времени»

Если работа над заявкой уже началась (например, клиент ответил, и заявка автоматически вернулась «В работу»), подойдет отсчет времени по кнопке.

Специалист в списке видит заявку, переходит в нее и запускает отсчет.

К работе над одной заявкой можно возвращаться несколько раз, в каждый из подходов создаются новые трудозатраты.

В новом релизе мы добавили суммирование трудозатрат по заявке. Если вы еще не используете эту опцию, напишите в нашу техническую поддержку, и мы поделимся инструкцией по настройке.

Окончание отсчета

В ITSM 365 сотрудник может взять неограниченное количество заявок в работу. Что делать, спросите вы, если специалист забыл остановить время по остальным заявкам.

На самом деле в ИТ-системе время идет только по одной заявке. Когда сотрудник берет следующую заявку и переводит ее в статус «В работе» или по кнопке «Начать учет времени», время по остальным заявкам останавливается.

Остановить отсчет времени можно вручную двумя способами.

1 способ. Кнопка «Завершить учет времени» в заявке

Когда заканчивается работа над заявкой (например, клиенту написан комментарий, и ожидается ответ на него), специалист нажимает на кнопку, и учет времени останавливается.

2 способ. Кнопка «Завершить учет времени» на карточке сотрудника

В конце дня специалисту не потребуется искать, над какой последней заявкой он работал. В своем аккаунте сотрудник нажимает на специальную кнопку, и отсчет времени останавливается.

Корректировка трудозатрат

Мы оставили возможность отредактировать трудозатраты в списке, чтобы сотрудник мог исправить неверное значение вручную.

Если сотрудник забыл остановить время и оно превысило установленное значение, ему придет оповещение об этом. Из письма сотрудник может перейти в ITSM 365 и откорректировать трудозатраты.

То что нужно! Где взять настройки

Если процесс учета трудозатрат в ИТ-системе – это то, чего вам не хватает в текущей работе, напишите в службу поддержки на cs@itsm365.com. Все инструкции по настройке уже готовы.

Источник

Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk

Одна из важных метрик для сервисного бизнеса — это фактические трудозатраты сотрудников. Их учет необходим не только для повышения дисциплины, но и для расчета ряда основных показателей (стоимости услуг или оказания разовых типовых работ, эффективности расходования ресурсов и т.п.). Сегодня мы поговорим о том, какими средствами лучше вести такой учет.

Сейчас весьма распространены инструменты, позволяющие вести учет рабочего времени сотрудников с точностью до секунды. Программы устанавливаются на рабочий компьютер, позволяя фиксировать всю деятельность работника, вплоть до контроля открываемых сайтов (с вычетом из длительности рабочего дня времени, затраченного на просмотр социальных сетей). Однако практика показывает, что излишняя точность учета трудозатрат отнюдь не делает бизнес эффективнее, а расчет упомянутых метрик — точнее.

Так действительно ли компаниям нужен секундомер?

Учет трудозатрат в качестве контроля дисциплины

Инструменты учета трудозатрат (а точнее их явная установка и какие-либо действия по результатам анализа собранных данных) традиционно используются для повышения дисциплины. В теории сотрудники должны осознать ценность рабочего времени и привыкнуть к мысли, что тратить его на пролистывание каталогов интернет-магазинов или общение в социальных сетях безнаказанно нельзя. Однако на практике эффективность внедрения программ-агентов сомнительна.

С одной стороны, часть персонала чувствует себя некомфортно, испытывая дополнительную психологическую нагрузку от постоянной «слежки». Одни рано или поздно к этому привыкают, другие начинают саботировать нововведения, нарушая регламент различными средствами обхода. Иногда обход осуществляется демонстративно — в качестве протеста.

С другой стороны, такая детализация порождает огромные объемы данных (причем, заведомо не на 100% достоверных из-за саботажа). Чтобы извлечь из них пользу, необходимы модели для оценки и человек, который будет применять эти модели на практике.

Учет трудозатрат. Что считать?

Велик соблазн просто сложить время, потраченное по мнению работодателя на решение рабочих вопросов, и платить только за него. Но не все так просто. Прежде чем делать выводы и использовать какие-то доступные инструменты давления (премировать или наказывать), следует учесть, что:

В этих условиях собранные данные получаются избыточными. Несмотря на точность каждого отдельного измерения, погрешность общего результата будет слишком высока. Ту же задачу можно решить с помощью менее точных замеров.

Расчет стоимости услуг и типовых работ

Другое применение данных о трудозатратах — расчет стоимости выполнения услуг или типовых работ. Грубо говоря, мы разбиваем деятельность компании на типовые задачи, собираем статистику о трудозатратах по каждой из них, на основе чего строим прайс и планируем расширение штата при появлении новых клиентов.

Будет ли расчет стоимости оказания типовой услуги точнее от того, что учет велся с точностью до секунды? Конечно, нет. Ведь каждый клиент и его задачи имеют свою специфику, а значит время на решение проблемы в каждом отдельном случае может отличаться от ранее рассчитанного среднего показателя (некоторые компании даже вводят минимальную временную тарифную единицу для биллинга — 10 или 15 минут). Более того, если мы говорим о расчете для компании в целом, а не для отдельного сотрудника, следует учесть, что одну и ту же задачу разные люди решают с разной скоростью. Поэтому точность оценок заранее ограничена. Однако эти ограничения не делают сам по себе учет трудозатрат бесполезным с точки зрения формирования цен и прогнозирования занятости. Какой-никакой подсчет времени значительно лучше банального пересчитывания заявок.

Таким образом, учет трудозатрат для эффективной работы сервисной компании, несомненно, нужен. Однако совершенно не обязательно создавать дополнительное напряжение в коллективе, пытаясь угнаться за лишней секундой и даже минутой в расчетах. Удобнее использовать более «доверительный» подход — учет трудозатрат в форме отчетов от самих сотрудников. С одной стороны, это позволяет оказывать влияние на дисциплину: сотрудники видят, что их время — ценный ресурс, за расходованием которого компания следит. С другой стороны, эти данные не столь избыточны и не требуют глубокого анализа. Да и отношения в коллективе не портятся. При этом сохраняются все плюсы учета трудозатрат как такового: возможность контролировать ключевые показатели бизнеса и рассчитывать стоимость оказываемых услуг и отдельных работ, в том числе для отчетности перед клиентом.

Источник