Как рассчитать человеко-часы и человеко-дни?
Как рассчитать человеко-часы и человеко-дни?
Человеко-час
Человеко-час – это единица, равная одному часу рабочего времени сотрудника. Этот показатель используется при расчётах рабочего времени персонала или для определения количества человек на выполнение какой-либо задачи. Но, разумеется, больше всего этот показатель нужен для налоговых отчётов. Существует специальная форма П-4, которая подаётся в Росстат.
Расчёт. По сути, вычисление человеко-часов представляет собой подсчёт всего рабочего времени сотрудника за период, который указывается в документе. Всё рабочее время – значит не только те часы, которые сотрудник должен отработать по трудовому договору, но и внеурочное время, а также время в командировках.
В расчёты не включаются:
Формула расчёта. Она достаточно простая. Обозначим показатель человеко-час как «Ч». Количество сотрудников предприятия – «С», а время работы – «В».
Так у нас получится Ч = С * В
За единицу времени обычно берут часы, но это может быть и другой показатель (это должно быть обязательно указано в документах).
Примеры расчёта.
Пример 1. В компании «Комод», занимающейся сборкой мебели, работают 40 человек. Рабочий день их составляет стандартные 8 часов. Нужно рассчитать показатель человеко-часов для одного рабочего месяца – сентября. В этом сентябре 20 рабочих дней. Мы подставляем показатели в формулу. Чтобы указать точное количество рабочих часов, умножаем количество рабочих дней на часы. Получается:
Это был пример того, как в принципе должен производиться расчёт. Однако на деле очень редко всё бывает так идеально. Некоторые сотрудники уходят в отпуск в середине месяца, кто-то может заболеть, кто-то работает неполный рабочий день и т.п. Приведём ещё один пример.
Пример 2. В компании «Комод» работает 40 человек по 8 часов в день. Однако в сентябре месяце сотрудник Васильев работал всего 10 дней и потом ушёл в отпуск. Иванов и Сидоров – студенты и работаю неполный рабочий день. Сотрудница Березина весь месяц находилась в декрете. А гражданин Петров на 3 дня уходил на больничный. Получается, из сорока человек полный день, 8 часов, все 20 дней работали только 35 человек.
Мы считаем по формуле показатель для этих 35 человек: 35 * 8 * 20 = 5600
Затем считаем количество часов для Васильева: 8 * 10 = 80
Неполный рабочий день: 2 * 4 * 20 = 160
Сотрудницу Березину не учитываем вообще. А у гражданина петрова из рабочих дней вычитаем 3 дня больничного: 8 * (20 – 3) = 136
И далее мы складываем все получившиеся показатели: 5600 + 80 + 160 + 136 = 5976
Человеко-день
Человеко-день по сути своей очень похож на человеко-час. Только за единицу времени здесь берут рабочий день. При этом не учитывается, сколько времени этот рабочий день длился – был он стандартным, сокращённым или, наоборот – со сверхурочной работой. Следовательно, этот показатель получается менее точным, чем человеко-час.
Этот показатель тоже используется для оптимизации рабочего процесса. В отличие он человеко-часов, в различных налоговых отчётах он требуется значительно реже.
С помощью этого показателя считают:
Помимо стандартного рабочего времени, при расчёте этого показателя учитывается:
Формула расчёта. Как и формула для расчёта человеко-часов, эта формула достаточно простая. Рассчитывается показатель обычно независимо, но мы для простоты будем использовать показатель человеко-часов. Обозначим его буквой «Ч». Этот показатель делится на среднюю продолжительность рабочего дня, т.е. на 8 часов. Обозначим человеко-дни буквой «Д». И получаем следующую формулу:
Пример расчётов.
Чтобы не повторятся, обратимся к примеру 2, приведенному выше.
По всем расчётам у нас получился показатель – 5976 человеко-часов за сентябрь месяц. Мы делим это число на 8.
Получается, за сентябрь в компании было 747 человеко-дней.
Поясним на примере, почему этот показатель более абстрактный. Для примера мы взяли сентябрь. Но если бы в примере был месяц май, то здесь в начале очень много праздников, а перед праздничными днями по закону рабочий день сокращённый. Т.е., сотрудники работали в этот день меньшее количество часов, но рассчитанное число человеко-часов всё равно делится на 8, независимо от того, что в какие-то дни рабочий день был короче.
Однако это пример идеального расчёте. На деле, когда заполняются различные бухгалтерские отчётности, показатели человеко-дней рассчитываются отдельно для тех, кто работал полный день и для тех, кто работает неполный день. Различные отпуска, больничные и прочее в отчётах тоже указываются отдельно.
Человеко-дни могут рассчитываться по каждому сотруднику отдельно. Однако для большинства отчётов требуется среднемесячные показатели по всему штабу работников.
Человеко-часы и человеко-дни используются в различных других расчётах, документах и т.п. Полный их список мы приводить не будет, т.к. он достаточно большой. Важно помнить – от правильности расчётов этих показателей может зависеть очень много, и ко всем расчётам нужно относится максимально внимательно.
Трудозатраты на предприятии: считаем, снижаем и увеличиваем прибыль.
Содержание:
Каждому владельцу бизнеса известно правило: чтобы увеличить прибыль, нужно повысить темпы производства или снизить затраты на выпуск текущего объема продукта (услуги). Важной составляющей расходов на получение готовой единицы продукции является оплата труда персонала. Работники, которые выполняют свои задачи медленно, будут тормозить процесс, получая положенный оклад, но не позволяя достигнуть предприятию возможных показателей продуктивности. Поэтому снижение трудозатрат является важным шагом к увеличению эффективности предприятия.
На основании бухгалтерских формул, рассмотренных ниже, рассчитываются трудозатраты на выполнение каждой операции. Сравнив реальную производительность сотрудника с теоретической, можно выявить продуктивные и непродуктивные единицы штата, чтобы предпринять меры, направленные на оптимизацию труда персонала. Расчет человеко-часов поможет оценивать время и трудозатраты при разработке коммерческих предложений, вести планирование будущих периодов, подсчитывать фактические затраты и потери. Это важный управленческий инструмент как для количественного и качественного учета отработанного времени, так и для повышения мотивации труда.
Что такое трудозатраты: основные определения
Под трудозатратами сотрудника понимается время, которое требуется данному специалисту на выполнение конкретной задачи. Расчет трудозатрат по предприятию на выполнение некоторой операции представляет собой суммирование трудозатрат каждой рабочей единицы, задействованной в этом технологическом процессе. На трудозатраты каждого сотрудника влияет большое количество факторов:
Не всегда трудозатраты долго проработавшего и опытного сотрудника будут ниже, чем трудозатраты выпускника или новичка, только вступившего в должность: порой специалисты предпенсионного возраста сопротивляются нововведениям в техпроцесс, в то время как молодые специалисты более инициативны и готовы к улучшениям. Важно и качество управления предприятием: умение своевременно отслеживать текущие потребности в обновлении программ и оборудования, расчеты реальных показателей эффективности, работа над мотивированием персонала к повышению производительности, проведение обучения и тренингов. Все это заметно сказывается на снижении трудозатрат, ведь без грамотных управленческих решений даже самый знающий и умелый специалист может лениться, работать неэффективно, тратить впустую оплачиваемое время.
Помимо понятия трудозатрат существует и понятие трудоемкости. Трудоемкость отличается от трудозатрат тем, что задает и оценивает не только время на выполнение задачи для конкретного специалиста, но и расход времени, связанный с особенностями производства. Так, рабочий способен выточить деталь за 20 минут, но старые станки или неоптимизированный техпроцесс приводят к тому, что деталь изготавливается за 40 минут. Снижение трудоемкости производства — важный шаг к повышению эффективности предприятия, на который в первую очередь и следует обратить внимание при потребности снизить трудозатраты специалистов.
Оценка трудозатрат необходима, чтобы понимать, насколько результативно трудятся работники и к каким показателям стоит стремиться. Медленное выполнение работ сигнализирует о назревшей необходимости в оптимизации рабочего процесса, итогом которой должно стать снижение трудозатрат и новые возможности для получения прибыли.
Единицы измерения трудозатрат
Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.
Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).
Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.
Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?
Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.
Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:
Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).
Как рассчитать затраты труда: формулы для подсчета
Как посчитать трудозатраты на задачу, если известно, какое время должно быть затрачено на ее решение при работе одного специалиста? Когда стоит цель вычислить трудозатраты на выполнение некоторой операции, используется следующая формула:
где:
Ч — искомые трудозатраты за единицу времени (чел/час),
Т — выбранная единица времени (обычно час),
К — количество работников.
Например, указание, что для решения задачи потребуется объем труда в размере 24 человеко-часов, говорит о следующем:
А если задействовать шесть, восемь, двенадцать или даже двадцать четыре сотрудника, то время на выполнение можно сократить, получив от 4-х до 1-го часа (конечно, в том случае, если задача допускает коллективный труд).
Оценка трудозатрат на основании подобных подсчетов наглядно показывает трудоемкость предстоящего процесса (при составлении сметы или коммерческого предложения), помогает планировать предстоящую загрузку специалистов, а также демонстрирует, как можно ускорить выполнение срочной задачи за счет повышения количества вовлеченных работников.
Чтобы рассчитать, каковы будут затраты на оплату труда задействованных специалистов (чтобы заложить их в себестоимость продукта или услуги), используют следующую формулу:
где:
Ц — цена (стоимость) одного человеко-часа (человеко-дня), иными словами — стоимость расчетных трудозатрат,
ЗП — заработная плата сотрудника или группы сотрудников, задействованных в технологическом процессе,
РЧ — количество фактически отработанных (планируемых к отработке) часов (дней).
В величину РЧ входят только часы или дни, непосредственно потраченные на выполнение работы, без учета временных отлучек, перерывов, отгулов и любого иного вида отсутствия на рабочем месте, не связанном с выполнением служебных задач за пределами территории организации.
Эти формулы помогают оценить трудозатраты на выполнение работ при планировании загрузки, подсчете эффективности труда и вычислении величины заработной платы сотрудников.
Программы для учета трудозатрат: автоматизированный подсчет продуктивности
Расчетные трудозатраты на выполнение работ, включенные в план, смету или коммерческое предложение, необходимо контролировать, ведь в случае их превышения все издержки лягут на предприятие. Заработную плату специалистам выдать в любом случае будет необходимо, а сроки проекта могут быть сорваны. К примеру, вместо того, чтобы выполнить за месяц два проекта, организация справится лишь с одним, потеряв возможную прибыль и понеся репутационные издержки.
Отсутствие контроля расхолаживает и самих работников. Ну и что, что приложение необходимо разработать за месяц? Торопиться не обязательно, ведь в оплате мы не потеряем — сделаем за три, работая с перерывами на интернет-серфинг и общение в социальных сетях. Если контроль работы не ведется, то и нормы трудозатрат в большинстве случаев не соблюдаются.
Поэтому так важно контролировать работу сотрудников и оценивать их реальную производительность. С одной стороны, это мотивирует ответственно и результативно трудиться, укладываясь в установленные сроки, с другой — позволяет выявить ошибки в планировании. Возможно, на выполнение данной задачи действительно требуется больше времени? Тогда следует в следующий раз соответствующим образом увеличить смету, или же сперва устранить препятствия для более эффективного труда (модернизировать оборудование, обучить персонал, внедрить современное программное обеспечение).Но как оценить реальную производительность сотрудника? При взгляде со стороны он может целый день не отрываться от монитора, в то время как большую часть дня решает личные задачи, общается или играет. На совещаниях он будет уверять, что ему поставлена слишком объемная задача, на реализацию которой требуется больше времени, хотя в действительности значительная часть этого времени (оплачиваемая работодателем), фактически, тратится им впустую.Для персонала, чей труд связан с использованием персонального компьютера (а такие сотрудники преобладают в современных бизнес-реалиях) разработаны специальные программы по учету рабочего времени и подсчету продуктивности, которые ведут непрерывный мониторинг деятельности неявно для работника.Рассмотрим, как может использоваться подобная система учета для оценки трудозатрат на примере программы Bitcop — современного и мощного средства для оценки продуктивности персонала.
Система обладает следующими возможностями:
- Bitcop может работать неявно для пользователей, не отображаясь в системном трее и в списке запущенных задач, что подходит для целей скрытого мониторинга. Отключить Bitcop невозможно для рядового пользователя, а остановка программы привилегированным пользователем сразу станет известна ответственному лицу (благодаря системе мгновенных уведомлений по электронной почте). Bitcop ведет посекундную запись действий пользователя, будь то запуск приложений, ввод поисковых запросов в строке браузера или посещение разнообразных интернет-ресурсов. Осуществляются снимки рабочего экрана через заданные промежутки времени, которые будут доступны для просмотра столько, сколько потребуется (время хранения задается в настройках). Пользователей можно разделить на группы и задать им настройки доступа к интернет-ресурсам в соответствии со служебными обязанностями, в том числе и по маске. Это позволит полностью исключить возможность бесцельного времяпрепровождения в интернете на ресурсах или отдельных страницах ресурсов, использование которых не связано с производственной необходимостью. Bitcop содержит большое количество отчетов с гибкими входными фильтрами, возможностью печати и экспорта в форматы PDF и Excel, которые отражают структуру рабочего дня сотрудников. С их помощью можно получить исчерпывающую информацию о том, чем занимался сотрудник на протяжении своей смены, включая опоздания, частые отлучки и ранние уходы домой. Ни одно запущенное приложение, введенный поисковый запрос или посещенный сайт не останутся незамеченными. Оценив время и частоту использования различных программ и сайтов, можно сделать обоснованный вывод о продуктивности сотрудника.
Использование такой системы сделает занятость сотрудников абсолютно прозрачной для руководителя, позволит оценить реальные трудозатраты и принять верные управленческие решения для повышения эффективности.
Учет трудозатрат как средство повышения мотивации сотрудников
Таким образом, планирование и учет трудозатрат имеют решающее значение для снижения издержек и повышения производительности труда на предприятии любого размера и направления деятельности.
Система учета рабочего времени, внедренная с информированием персонала, может мотивировать работников более качественно трудиться, зная, что ни одно действие теперь не останется незамеченным. Она не только станет необходимым инструментом для точного анализа отработанного времени со стороны руководителя (что практически невозможно осуществить иными способами), но и поощрит инициативных сотрудников выдвигаться за счет продуктивной работы. Такой подход к учету трудозатрат является оптимальным, сочетая в себе получение количественных и качественных показателей с повышением мотивации персонала.
Какие бывают дни: трудозатраты, длительность, сроки
Накопленный опыт взаимодействия с командами и смежными руководителями проектов все больше отражает печальную картину, что многие специалисты не понимают различие между рабочими, календарными и человеко-днями (часами). Попробую разобрать действительно простые понятия, в качестве достоверного источника для определений буду ссылаться на PMBoK.
Определения
Работа (Activity) – составная часть проекта, выполняемая в ходе его реализации. Каждая работа обычно характеризуется ожидаемыми длительностью, затратами на ее выполнение и потребностями в ресурсах. Работа может быть разбита на отдельные задачи.
Затраты на выполнение работы/задачи = Трудозатраты (Effort) – затраты, необходимые для выполнения работы или иного элемента проекта. Обычно выражается в человеко-часах, человеко-днях или человеко-неделях. Не следует путать трудоемкость работы с ее длительностью.
Длительность (Duration) – число календарных единиц, требующихся для завершения работы или иного элемента проекта без учета выходных и других нерабочих дней. Обычно выражается в рабочих днях или неделях. Иногда ошибочно приравнивается к затратам времени (трудозатратам).
Календарные сроки – сроки, устанавливаемые указанием на какой-либо период времени либо календарную дату. Необходимо четко разделять, что календарная неделя и трудозатраты человеко-неделя – разные понятия, их нельзя использовать как одинаковые временные рамки. Определение календарных сроков приведено из правового поля, PMBoK не дает определения календарным срокам и разнице между рабочими и календарными днями.
Просто о сложном на примере
Допустим, разработчику Васе необходимо написать приложение научного калькулятора для мобильного устройства (не будем вдаваться в подробности ОС, моделей и языков программирования). Помимо обычных функций сложения, умножения нужны еще функции степеней, извлечение корней и т.д. По оценке Васи ему необходимо 16 человеко-часов на написание такой функциональности.
Почему для оценки используется понятие человеко-часа? Человеко-час — единица учёта отработанного (или планируемого) времени, соответствует одному часу работы одного человека. К слову, обычно один человеко-день – это 8 человеко-часов, значит оценка Васи – 2 человеко-дня.
Вася понимает, что многие функции калькулятора не связаны между собой и их можно делать параллельно, если позвать кого-то на помощь, например, с такой же продуктивностью. Если мы разделим всю работу Васи поровну между ним и его помощником, то по длительности они смогут написать калькулятор за 1 рабочий день, а по трудозатратам потратят все те же 2 человеко-дня (16 человеко-часов).
Такой подход в PMBoK и других классических методологиях называется быстрым проходом (Fast Tracking) или распараллеливанием – для сокращения сроков работ / проекта можно на одни и те же трудозатраты привлекать дополнительное количество ресурсов. Трудозатраты остаются без изменений, длительность сокращается. В обратную сторону при сокращении количества доступных ресурсов, но том же объеме работ трудозатраты остаются неизменными, длительность вырастает.
Если вдруг у помощника возникнет другая срочная задача, и он сможет уделять только 50% своего времени на написание калькулятора, а перераспределять объем работ Вася и его помощник не захотят, то длительность работ снова станет 2 дня, трудозатраты останутся без изменений. Вася сделает свои 8 человеко-часов за 1 рабочий день, а помощник – свои 8 человеко-часов за 2 рабочих дня. Аналогично будет и при снижении доступной загрузки Васи до 50%, трудозатраты не изменятся, длительность будет 2 рабочих дня.
1 с загрузкой 100%,
1 с загрузкой 50%
Быстрый проход является одним из основных методов сжатия длительности работ проекта. Сжатие (Crashing) – проведение мероприятий, направленных на сокращение общей длительности проекта на основе анализа нескольких альтернатив и выбора той из них, которая дает максимально возможное сжатие длительности проекта при заданной его стоимости.
При использовании инструментов снижения длительности работ никогда нельзя забывать о наличии зависимостей между работами и ключевыми вехами. Существуют задачи, которые невозможно выполнить до завершения предыдущих или наступления определенных событий. Зависимость работ (в PMBoK логическая зависимость) – взаимосвязь между двумя или несколькими работами в составе проекта или между работой и вехой. Существует 4 типа логических зависимостей:
финиш-старт – начало последующей работы зависит от завершения предшествующей;
финиш-финиш – завершение последующей работы зависит от завершения предшествующей;
старт-старт – начало последующей работ зависит от начала предшествующей;
старт-финиш – завершение последующей работы зависит от начала предшествующей.
Зачем все это знать
Отвечая на вопрос заинтересованных людей, зачем при оценках работ разделять трудозатраты и длительность, когда достаточно сказать «это можно сделать за 15 дней», напомню, что помимо команд, которые делают продукт, есть еще сидящие рядом менеджеры, которым нужно считать деньги, называть сроки и рисовать презентации с графиками (и это тоже полезная работа).
В настоящее время есть большая вариативность инструментов оценки будущей функциональности и много способов «сообщить» результат такой оценки. И даже если ваша команда сделает какую-то классную фичу всего за 15 дней, из такой оценки даже самому крутому и продвинутому менеджеру далеко не всегда будет понятно сколько денег и сроков нужно нарисовать на графике. Для единого понимания и прозрачного выстроенного процесса важно всегда синхронизироваться в понятиях, используемых при оценке. На мой взгляд, придумывать велосипед и изобретать свои системы счисления не стоит, да и вообще нет ничего лучше, чем использование классического и подтвержденного мировым опытом подхода по разделению трудозатрат, длительности и сроков на раздельные составляющие.
В противном случае при использовании способов оценки «наша команда сделает за 15 дней» всплывает известная задача про землекопов. Чтобы не сотрясать воздух, привожу «живой» пример от менеджера команды из недавних переписок:
Проблемы этого письма:
Менеджер команды путает календарные и человеко-месяцы, для справки: в одном квартале действительно 3 месяца, но в среднем это 63 рабочих дня, а никак не 90.
90 человеко-дней – это уже 4,2 человеко-месяца, которые можно уместить в один квартал, если несколько ресурсов будут работать параллельно.
Полная неразбериха в трудозатратах и длительности и нулевая информативность оценки: сколько ресурсов и их процентная доступность, сложно рассчитывать бюджет.
И «на десерт» был план такой оценки:
План не привязан к календарю (невозможно понять сроки старта и окончания работ, не учтены возможные сдвиги из-за календарных праздников и внезапных нерабочих дней).
Отсутствует разбиение блоков работ на атомарные работы для осуществления возможного сжатия проекта по длительности.
Отсутствуют зависимости между задачами и вехами работ также для осуществления возможного сжатия проекта по длительности.
Отсутствует информация о количестве ресурсов и их доступности.
В таком исполнении оценки и последующего плана оценка команды имеет нулевую ценность и информативность, невозможно корректно рассчитать бюджет проекта, его календарные сроки и ограничения, так как разные 90 дней по-разному влияют на бюджет и сроки. И это не занудство менеджера, которому больше нечем заняться, а грамотное проектное управления и планирование работ.
Модные понятия
Ни в коем случае не хочу накидывать на вентилятор в сторону Agile-команд, я их люблю и работаю с ними, но все-таки упомяну новомодное понятие, с которым приходится сталкиваться – командо-дни.
Если вдаваться в подробности происхождения, то это выдуманное понятие, аналогичное человеко-дням, только вместо человека целая команда. Вместе с этим вам несколько «НО»:
PMBoK, PRINCE2 и прочие взрослые методологии не вводят таких понятий, хотя давно уже дружат с Agile. Не потому, что методологии отсталые (ни в коем случае!), а потому что командо-дни – не унифицированная единица измерения.
Великий Google ничего не выдает толкового по запросам «командо-дни проекта», «командо-дни agile» и так далее. А Google знает все, ну или почти все.
Такая абстрактная единица подходит только для сугубо внутреннего использования команд или для оценок команд универсалов, где все делают всё и взаимозаменяемые. Как только у вас происходит функциональное разделение команды по ролям, а если еще присутствует разделение финансовых ставок по ролям, то командо-дни – это очень сложно конвертируемое оценочное измерение.
Вместо заключения
Качество поставляемых продуктов и услуг всегда зависит от базового фундамента и выстроенных процессов, которые способны обеспечить должный уровень удовлетворения конечного потребителя или пользователя. Уровень качества оценки отображает уровень зрелости процессов управления и планирования разрабатываемых продуктов, и этот уровень невозможно создать без понимания и применения базовых понятий.
Надеюсь, если ваши оценки длительности раньше были в человеко-днях, после прочтения вы сможете делать их корректнее и радовать своих менеджеров и спонсоров проекта.