что такое суммовой учет
Как выполнить 54‑ФЗ при количественном и суммовом учете
Расскажем, в чем разница между двумя видами учета, как Федеральный закон № 54-ФЗ связан с внедрением товароучетной программы и что дает автоматизация учета товаров розничному предприятию.
Сравним два вида учета, опишем, как товароучет связан с Федеральным законом № 54-ФЗ. Расскажем, как упростить товароучет, благодаря автоматизации.
Чем отличаются суммовой и количественный учет
Сравним, как ведут учет два ИП с хозяйственными товарами в ассортименте.
1. Иван ведет суммовой учет. Он записывает полученный от поставщика товар в приход с указанием общей стоимости. Далее он вычисляет прибыль на основе разницы между выручкой и затратами на товар.
Плюс суммового учета: владелец знает выручку и прибыль. При этом собственник не тратит деньги на автоматизацию своей торговли.
Минусы: нет точных данных об остатках и причинах недостач, невозможно объективно анализировать работу магазина, чтобы повлиять на его прибыльность.
2. Денис ведет количественный учет. Приняв товар, он записывает в таблице Excel название и цену каждой позиции. В другие колонки он вносит количество проданного товара и подсчитанный остаток.
Плюсы количественного учета: владелец знает выручку, прибыль, остатки, какие товары продаются лучше, на каком этапе произошла недостача. Эти данные и позволяют анализировать эффективность магазина, и дают понимание, как повлиять на его прибыльность.
Минус: количественный учет товаров неудобно вести вручную, нужна товароучетная программа.
Ведите учет товаров в Контур.Маркете: назначайте цены на разные партии товара, моментально получайте данные об остатках, выручке, прибыли, товарных документах.
Какая связь между товароучетом и Федеральным законом № 54-ФЗ?
Товароучет связан с законом технически: для выполнения законодательства нужна товароучетная программа, она же позволяет управлять ассортиментом магазина.
Закон № 54-ФЗ обязывает бизнес применять онлайн-кассы. В чеке должны указываться наименования проданных товаров, количество, цена и другие реквизиты. Для разных типов бизнеса предусмотрены свои сроки применения ККТ и печати номенклатуры в чеке. Какие чеки выдавать в 2021 году.
Чтобы печатать правильный чек, нужно отправить на онлайн-кассу названия и цены товаров. Источником номенклатуры выступает товароучетная программа. Если вы ведете суммовой учет, а не количественный, программа для учета товаров все равно понадобится, чтобы выполнить 54-ФЗ. Внедрение товароучетной программы зависит от сроков перехода на онлайн-кассы и обязанности печатать наименования товаров в чеке.
Можно продолжать вести суммовой учет вручную, если закон разрешает вашему предприятию не печатать название и количество товара в чеке до февраля 2021 года. Такая отсрочка действует для ИП, которые не торгуют подакцизными товарами и применяют налоговые спецрежимы. Как ИП печатать правильные чеки с февраля 2021 года.
Как упростить товароучет и выполнить закон
Внедрив товароучетную программу для печати номенклатуры в чеке, магазин получает инструмент для количественного товароучета, но более удобного, чем заполнение таблицы в Excel.
Учет будет автоматизированным, это значит, понадобится меньше времени на приемку накладных, инвентаризацию, формирование актов списания и другие действия, которые раньше полностью выполнялись вручную. Например, в веб-сервисе Контур.Маркет на некоторые товароучетные операции требуется в 2,5 раза меньше времени, чем при ручном учете:
Обработка данных для анализа эффективности магазина также автоматизирована. Получая с кассы информацию о проданном товаре, Контур.Маркет формирует отчеты о выручке за день или за выбранный период. На основе этих же данных сервис сам пересчитывает остатки.
Контур.Маркет имеет модуль для работы на кассе и поддерживает работу с ЕГАИС. Это значит, пользователь получает автоматизированный учет товаров и уверенность в том, что соблюдает все требования кассовой дисциплины, 54-ФЗ об онлайн-кассах и 171-ФЗ об обороте спиртосодержащей продукции.
Памятка бизнесмена
Сравнение типов учета и их роль в выполнении требований 54-ФЗ
Учет товаров в розничной торговле
При открытии магазина розничной торговли владелец сталкивается с таким важным вопросом: как лучше вести учет товара? От этого во многом зависит успешное ведение бизнеса. В случае принятия ошибочных решений высок риск внушительных денежных потерь и даже банкротства.
Не прибегая к товарному учету, вы не имеете возможность контролировать финансовые средства, остатки продукции в торговых точках и на складах. Нет точных данных – нет представления о реальном положении текущих дел. Из-за этого и возникает неразбериха. Кроме того, недобросовестные и нечистые на руку сотрудники могут воспользоваться ситуацией и безнаказанно воровать товар.
Имея магазин, учет можно организовать двумя основными способами – вручную или автоматизировано. В первом случае используются обычные тетради, специальные учетные книги, таблицы Excel. Это наиболее доступный и дешевый вариант. Правда, далеко не совершенный. Автоматизированный учет ведется при помощи особой программы. Он является самым точным и простым с точки зрения отсутствия необходимости занимается бумажной документацией способом.
Впрочем, каждый сам делает выбор в пользу наиболее подходящего для него решения, учитывая особенности бизнеса, собственные потребности и возможности.
Виды товарного учета в торговле
Существует несколько видов товарного учета. Все они связаны между собой, применяются с определенными целями и позволяют получить необходимые данные – о закупках, остатках продукции, продажа и прочую информацию.
Итак, выделяют следующие разновидности учета товаров:
Кроме того, стоит выделить такие понятия как суммовой и аналитический товарный учет. Суммовой позволяет отслеживать движение денег по суммам и по периодам. Вести его можно как в тетради, так и Excel. В первый столбец вводят данные о расходах. Во второй – о продажах. В третий вносят информацию о выручке (приход). И, наконец-то, в четвертом выводится прибыль по формуле «выручка минус расходы». Такой способ учета подходит только для небольшого магазина, у которого небольшой ассортимент и продажи. Стоит отметить, что у него есть большой минус. Он может дать исключительно общую информацию, увидеть расходы и доходы. А вот данные о товаре, который дал больше всего прибыли, вам будут недоступны. Также нельзя проследить, как меняется доход в зависимости от сезона и что больше всего негативно влияет на прибыль.
Аналитический способ учета – совсем иное дело. Его выбирают, если хотят проследить не только доход компании, но и как можно влиять на эффективность работы предприятия. Фиксируя расходы на закупки, а также приходы по магазинам и товарам, вы имеете возможность понять, какой продукт продемонстрировал самую высокую маржинальность. При необходимости аналитический учет можно усложнить. Если дополнительно фиксировать магазин, продавшего определенный товар сотрудника, то по прошествии определенного периода вам станет четко ясно, какой товар наиболее нерентабельный, какой продукт самый маржинальный, в какой торговой точке лучше всего продается конкретный товар и какой сотрудник произвел наибольшее количество продаж. Правда, у рассматриваемого способа учета продаж есть свои недостатки. Один из наиболее весомых – сложность в его ведении. Необходимо учитывать множество факторов и нюансов. Тем не менее, эту проблему можно решить, использовав специализированную программу, автоматизирующую систему учета продаж.
К более подробному рассмотрению суммарного и аналитического способов учета вернемся немного позже.
Каждый из видов учета товаров дает всю необходимую информацию о торговых операциях, позволяет принимать своевременные решения, направленные на предупреждение и устранение ошибок, успешное ведение бизнеса.
Основные операции товарного учета
В розничном магазине имеют дело с весовым и штучным товаром. Ввиду этого товарный учет производится пошагово. К нему относят четыре основных вида, каждый из которых осуществляется при определенной торговой операции:
Учет сопровождается товарными накладными, в которых указаны данные о поставщике, закупочной цене, НДС, товаре. В подавляющем большинстве случаев магазины розничной торговли ведут учет по отпускным ценам. Поступивший товар приходуется, после чего делается на него наценка. Вся информация заносится в тетрадь или базу данных.
Важно сделать наценку правильно, чтобы не реализовывать товары с убытком. Наценка напрямую зависит от себестоимости ТМЦ. Немало предпринимателей делает серьезную ошибку, путая себестоимость с закупочной стоимостью. Следует разграничивать эти понятия.
Закупочная цена является фактической себестоимостью товара. В то же время себестоимость состоит из закупочной цены, а также всех затрат на покупку и работу магазина. Необходимо рассчитать минимальную торговую наценку, чтобы не продавать в убыток и иметь возможность окупить расходы.
На этом этапе производится складской учет. Когда товар поступает в магазин, он не всегда сразу же помещается на его полки. Нередко его отправляют на склад с целью хранения. В таком случае фиксируются данные о находящемся на складе товаре, его количество и сумме.
Информацию можно записывать в книгу складского учета (при ручном способе учета) или заносить в складскую программу (при автоматизированном учете).
Продажа и возврат товара
Учет выбытия ведется при продаже, краже, порче, списании при просрочке, возврате продукции. Продажа сопровождается выдачей кассового или товарного чека. Выручку за день в конце смены оформляет кассир, который составляет соответствующий отчет и вносит в приходно-кассовый ордер. С помощью данных отчета каждый день выполняются бухгалтерские проводки, показывающие объемы выручки.
По окончании каждой смены ведется учет остатков, которые подсчитывают, корректируют и записывают. Периодически следует проводить инвентаризацию, предполагающее подсчет фактического количества товаров. Ее данные сравниваются с данными учета. Если для этого используется ручной способ, то делать это лучше ежедневно, так как существует большая вероятность ошибок. Учет остатков позволит выявить ряд нюансом. В случае большего количества товаров фиксируется их излишек, меньшего – недостача. Предприниматели также могут сталкиваться с ситуацией, что общее число товаров правильное, но одних меньше, а других больше. Тогда речь идет о пересортице.
При списании недостачи составляются специальные акты.
Очень важно, чтобы каждый шаг сопровождался соответствующими документами. Это накладные, ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые чеки. Это позволит составить бухгалтерский отчет, который не вызовет лишних вопросов в налоговой.
Способы ведения товарного учета
На сегодняшний день могут использоваться три основных способа учета: ручной, в таблицах Excel, автоматизированный. Отдельно остановимся на каждом из них.
Учет вручную выполняется в тетради или журнале. Это и есть суммовой учет, о котором упоминалось ранее. Чтобы его вести, потребуется немало времени, усилий и желания. Современные предприниматели редко используют такой способ. Если все же делают выбор в его пользу, заводится три тетради, отслеживающие все денежно-товарные операции: приход, расход и выручка. Допускается фиксирование данных в одной тетради «приходов-расходов». При получении товаров высчитывается и записывается сумма по цене реализации. Вычитается от этой суммы выручка (ежедневно). Та разница, что получена – это складской остаток. Затем расчетный остаток необходимо сравнить с фактическим и определить недостачу.
К плюсам ручного способа можно отнести его простоту и отсутствие необходимости тратиться на что-то еще помимо тетрадей и ручек. Минусов гораздо больше:
Следующий способ учета – в таблицах Excel. Речь идет об аналитическом учете, которому гораздо чаще отдают предпочтение в сравнении с суммовым. Он позволяет упростить процессы расчета, но не избавит от необходимости вносить данные вручную, поэтому и не лишит вероятности сделать ошибки.
Аналитический учет осуществляется по месяцам. В нем присутствует наименование товара, его цена и количество. С его помощью вы сможете в конце периода отметить, какой продукт продемонстрировал наибольшую маржинальность и принес больше всего прибыли. К плюсам такого способа можно отнести возможность быстрой и легкой коррекции данных, их пересылку по электронной почте. Также в случае необходимости оценки остатков следует просто открыть таблицу, и вы быстро найдете нужную информацию. Если говорить о недостатках учета в Excel, то они также присутствуют:
И, наконец-то, наиболее современный способ ведения учета – автоматизированный. Существуют различные программные продукты, позволяющие эффективно решать ряд задач, связанных с деятельностью розничных магазинов. Одно из наиболее удобных решений – 1С. Он позволяет существенно упростить учет фактических остатков и процесс инвентаризации, с легкостью контролировать закупки, все движения товаров и работу продавцов, собирать статистику для дальнейшего анализа деятельности предприятия. При этом риск возникновения ошибок минимальный. Выбирая такую программу, предприниматель автоматизирует фактически все процессы в розничной торговле.
Из минусов – необходимость привлекать к запуску квалифицированных специалистов, тратиться на покупку и обновление программы.
ТОП-3 решений для автоматизации товарного учета
К тройке наиболее востребованным программам, позволяющих автоматизировать товарный учет, можно отнести следующие решения:
Подойдет компаниям, имеющим сложную складскую систему учета товаров, так как обладает более широким функционалом складского учета. Также отлично подходит средним и крупным предприятиям, холдингам, работающим в связке с 1С: Розница. В программе предусмотрен большой блок, предназначенный для работы с образованием цен. Таким образом, с ее помощью можно назначать скидки, устанавливать минимальный ценовой порог. Кроме того, 1С:УТ позволяет составлять крайне детализированные отчеты.
Возможность вести учет по продажам, складским остаткам, работам с поставщиками с любой точки мира с доступом в интернет. Легкая интеграция с 1С:Вебкассой, с ИС ЭСФ, с модулем «Виртуальный склад».
Эта программа идеально подходит для средних и крупных магазинов розничной торговли. На ее базе существуют специализированные решения, предназначенные для конкретных магазинов (одежды и обуви, автозапчастей, оптики, аптеки, строительных и отделочных материалов, книжных магазинов и пр.). Интегрируется практически со всеми видами торгового оборудования – дисплеи покупателей, принтеры этикеток, сканеры штрих-кодов и т.д.
Суммированный учет рабочего времени по ТК РФ
Законодатель нормирует длительность труда работника. Основными критериями при этом являются количество рабочего времени за установленный временной интервал. Трудовой кодекс определяет в общем случае нормальную продолжительность труда, являющуюся одновременно максимальной, как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90). Наниматель обязан учитывать рабочее время работников персонально. Учет рабочего времени сотрудников ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили образцы заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения и методом учета отклонений. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к образцам. А о новых кодах НОД и НДВ в табеле вы можете узнать в этой статье.
Как известно, существенное число организаций использует режим работы, ежедневная протяженность которой выходит за рамки традиционного 8-часового трудового дня. Это организации, занятые обслуживанием населения (медицинские, торговые, сфера обслуживания, транспорт и проч.), либо выпускающие продукцию с длительным циклом производства. Понятие «длительный цикл производства» означает, что технологическая протяженность производственного процесса больше регламентированной законом стандартной протяженности рабочего времени.
Для обеспечения процесса обслуживания и производства в таких случаях работодатель вводит сменный режим труда. Часто при таком режиме невозможно выдержать установленную, нормированную длительность недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой наоборот, свободное время. При обычном учете рабочего временени переработки должны оплачиваться как сверхурочные. Но чтобы этого не происходило, законодатель разрешает нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 104). Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток (две недели, месяц, три месяца и т. д.).
ВАЖНО! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.104 ТК РФ).
Промежуток времени, принятый работодателем для подсчета количества часов работы с целью нормирования, называется учетным периодом. Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год (ст. 104 ТК РФ).
ВНИМАНИЕ! В современных реалиалих при большом штате довольно сложно уследить за каждым сотрудником. Поэтому работодатели устанавливают на рабочих местах сотрудников системы учета рабочего времени. Например, пропускную систему с турникетами и пропусками. В этом случае каждый сотрудник прикладывает свою карту и программа автоматически учитывает время прихода/ухода, рассчитыает время работы, отмечает часы переработок и т.п.
Суммированный учет рабочего времени может вводиться работодателем и для всего персонала, и для отдельных групп работников, занятых обеспечением определенных технологических процессов и работающих по сменному графику.
Найти бланк графика рабочего времени и узнать о порядке его составления можно в этой статье.
Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие. Использование суммированного учета рабочего времени ТК РФ предусматривает, в частности, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).
По общему правилу при рассматриваемом учете отработанного времени используется повременная система оплаты труда. Существуют два часто применяемых метода расчета зарплаты:
Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени. Внутри периода учета, равного месяцу, отработанное время за каждую рабочую неделю может быть больше или меньше установленной нормы в 40 часов (в общем случае), но в целом за срок учетного периода общая продолжительность времени выполнения труда соответствует норме часов по производственному календарю этого месяца.
Когда длительность учетного периода больше или меньше одного месяца, применение метода исчисления зарплаты исходя из месячного оклада неудобно и неправильно. Если учетный период составляет, например, несколько месяцев, протяженность рабочего времени, очень вероятно, отлична от нормальной в каждом месяце. Но в целом в рассматриваемый период длительность фактически отработанного рабочего времени равна норме. Если за базу расчета принимается оклад, то получается ситуация, когда вознаграждение за труд в одной и той же одинаковой сумме, равной окладу, выплачивается за различное количество труда, которое пропорционально количеству рабочего времени.
Поэтому для расчета зарплаты при учетном периоде, отличном от месяца, применяется величина часовой тарифной ставки. Она подсчитывается исходя из нормального (согласно производственному календарю) количества часов в конкретном месяце или за год при условии 5-дневной рабочей недели (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).
В качестве примера рассчитаем норму рабочего времени при 5-дневной 40-часовой неделе в июне 2020 г., в котором 21 рабочий день:
где «–1» — это 1 час сокращения рабочего дня в предпраздничный день 11 июня.
Норма в июне составит 167 рабочих часов.
Аналогично считается норма рабочего времени за год. В 2020 это 1979 часов. При использовании показателя годового рабочего времени для вычисления средней месячной нормы получим:
1 979 часов : 12 = 164,92 часа, т. е. показатель месячной нормы в июне (как и в любом другом месяце) составит 164,92.
Суммированный учет рабочего времени — примеры расчета зарплаты от часовой ставки, рассчитанной при (1) норме месячного рабочего времени и (2) средней по году месячной норме приведены ниже.
Оклад составляет 40 000 рублей в месяц. Режим труда сменный с суммированным учетом рабочего времени, период учета 2 месяца. Норма рабочего времени за учетный период (май и июнь 2020) составляет 302 часа: май — 135 часов, июнь — 167. В мае года отработано 129 часов, в июне — 172. Рассчитываем зарплату.
Май 2020 — 40 000 : 135 × 129 = 38 222,22 руб.
Июнь 2020 — 40 000 : 167 × 173 = 41 437,13 руб.
Май 2020 — 40 000 : (1 979 / 12) × 129 = 31 288,53 руб.
Июнь 2020 — 40 000 : (1 979 / 12) × 173= 41 960,59 руб.
Регламент расчета часовой ставки для целей начисления оплаты труда определяется нанимателем и должен быть зафиксирован в локальном НПА. Это является обязательным, т. к. разные методы расчета дают разный результат суммы дохода работника в конкретный месяц.
Представляется целесообразным устанавливать часовую ставку, рассчитанную исходя из месячной нормы при учетном периоде, отличном от 1 месяца, но меньше 1 года, а для годового учетного периода — часовую ставку, рассчитанную исходя из нормы рабочего времени за год.
Что касается оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени, то такой механизм законодательством РФ не определен. Эксперты К+ привели мнение Минздравсоцразвития России, а также Верховного Суда РФ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.
Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ
Выше мы рассмотрели общие правила ведения суммированного учета рабочего времени и его оплаты. А теперь кратко ответим на вопросы, которые чаще всего возникают при использовании СУ на практике.
Как оплачивать ночные часы, если они приходятся на смену?
Ночные часы (а это, напомним, время с 22.00 до 6.00) нужно учитывать отдельно и оплачивать дополнительно — по правилам, установленным для оплаты работы ночью. Как именно, рассказывает эта статья.
А если смены выпадают на выходные или праздники?
Выходные у работающих по сменам свои. Поэтому общие правила о повышенной оплате работы в выходной здесь не применяются. А вот с попаданием на смену праздников есть нюансы. О них читайте в этой статье.
Как быть, если по итогам учетного периода получилась переработка?
Переработка по итогам учетного периода — это сверхурочные. Для них в ТК РФ тоже есть свои правила, которые распространяются и на работников-сменников. Об этих правилах читайте здесь.
Что делать, если работник отработал учетный период неполностью?
Если работник неполностью отработал учетный период (например, болел, был в отпуске, уволился), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время. Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.
Итоги
Суммированный учет рабочего времени используется при сменном, вахтовом графике, а также в режиме гибкого рабочего времени. Система расчета заработной платы зависит от протяженности учетного периода и может базироваться на месячном должностном окладе либо на часовой тарифной ставке.
В большинстве своем малые предприятия, занятые в розничной или оптовой торговле, применяют специальные режимы налогообложения: упрощенную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход. При использовании обоих режимов у предприятия возникает возможность не вести бухгалтерский учет в полном объеме, а вести его в достаточном для управленческих нужд виде (за исключением основных средств и нематериальных активов). Исходя из практики, в данных организациях отсутствие в течении года учета товаров приводит к плачевным результатам, так как в стремлении сэкономить руководители совершают несколько ошибок:
1. Весь учет товаров ведется продавцами магазина или склада в одной книге учета, в этом случае отсутствует разделение обязанностей между продавцом и руководителем, что приводит к редактированию информации о прошлых периодах и корректировке количества товаров для нужд продавцов.
2. Стремление к экономии на консультациях со специалистами по бухгалтерскому учету, приводит к полному отсутствию информации о продажах, товарах и финансовом результате.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» можно реализовать 4 способа учета товаров, каждый из которых имеет свои преимущества. Схематично способы учета представлены на рисунке 1. Их также можно разделить на методы учета по продажным и покупным ценам.
Рис 1. Варианты учета товаров
При применении каждого из этих способов необходимо избежать первой ошибки и разделить обязанности между материально-ответственными лицами и лицами ответственными за предоставление отчетов.
Это делается достаточно просто: материально ответственные лица заполняют первичные документы, а их отражением в учете занимается бухгалтер или руководитель лично.
Учет товаров на малых предприятиях
В большинстве своем малые предприятия, занятые в розничной или оптовой торговле, применяют специальные режимы налогообложения: упрощенную систему налогообложения и единый налог на вмененный доход. При использовании обоих режимов у предприятия возникает возможность не вести бухгалтерский учет в полном объеме, а вести его в достаточном для управленческих нужд виде (за исключением основных средств и нематериальных активов). Исходя из практики, в данных организациях отсутствие в течении года учета товаров приводит к плачевным результатам, так как в стремлении сэкономить руководители совершают несколько ошибок:
1. Весь учет товаров ведется продавцами магазина или склада в одной книге учета, в этом случае отсутствует разделение обязанностей между продавцом и руководителем, что приводит к редактированию информации о прошлых периодах и корректировке количества товаров для нужд продавцов.
2. Стремление к экономии на консультациях со специалистами по бухгалтерскому учету, приводит к полному отсутствию информации о продажах, товарах и финансовом результате.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» можно реализовать 4 способа учета товаров, каждый из которых имеет свои преимущества. Схематично способы учета представлены на рисунке 1. Их также можно разделить на методы учета по продажным и покупным ценам.
Рис 1. Варианты учета товаров
При применении каждого из этих способов необходимо избежать первой ошибки и разделить обязанности между материально-ответственными лицами и лицами ответственными за предоставление отчетов.
Это делается достаточно просто: материально ответственные лица заполняют первичные документы, а их отражением в учете занимается бухгалтер или руководитель лично.
Счета и субсчета в программе «1С:Бухгалтерия 8» для учета товаров
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) для учета товаров и наценки по ним используются счета и субсчета, представленные в таблице 1. Эти счета рекомендованы Минфином России для учета товаров, но в программе они разделены по дополнительным субсчетам и субконто.
Товары
Номенклатура
Партии
Склады
Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)
Тара под товаром и порожняя
Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)
Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)
Торговая наценка
Торговая наценка в автоматизированных торговых точках
Торговая наценка в неавтоматизированных торговых точках
Рассмотрим способы автоматизации учета товаров, реализованые в программе, а также достоинства и недостатки каждого из них.
Суммовой учет
Первый вариант Суммовой учет является наиболее распространенным в малых организациях, так как наиболее прост и понятен. Данный метод позволяет руководителю оперативно получать информацию о сумме товаров в каждой розничной торговой точке и общей суммовой наценке на них. Данный учет не поддерживает информацию о номенклатуре товаров, а дает лишь их суммовое обобщение.
Выгоды от этого существенны, учет может вести даже начинающий бухгалтер, и учетный процесс не занимает много времени. Но для того чтобы данные учета были достоверными и отражали реальное положение дел в организации необходимы следующие обязательные условия:
1. Регламентированное ценообразование означает, что все цены и изменения на товарах должны быть зарегистрированы, имеется перечень или реестр цен на каждый день, все изменения фиксируются, а поступление денег отражается строго по фискальному регистратору или иным заменяющим его документам или оборудованию.
3. Компетенция работника означает, что работник должен знать, как формируются вышеуказанные документы, какая стоимость отражается в каждом документе за основу и когда их нужно формировать.
Отражение бухгалтерских операций по суммовому учету товаров.
Дебет
Кредит
Товар поступает в организации или торговую точку на сумму
На него делается соответствующая наценка, исходя из продажных цен
Отражена выручка (оприходованы денежные средства по ККТ)
Одновременно с предыдущей операцией отражается списание товаров с торговой точки в себестоимость продаж (Общая сумма проданный товаров).
В конце отчетного периода, со счета 42 «Торговая наценка» сторнируется сумма наценки по проданным товарам (Финансовый результат)
При удорожании товаров на формируется проводка на сумму увеличения стоимости
При удешевлении или уценки сторнируется на сумму уменьшения стоимости товара
Списаны товары (недостача)
Списана наценка по списанным товарам
Со списанием намного проще, достаточно лишь указать сумму по продажным ценам списанных товаров.
Рассмотрим автоматизацию данного метода при помощи программы «1С:Бухгалтерия 8».
Рис. 2. Учетная политика организации по запасам.
Далее необходимо создать торговые точки (склады) и в строке вид склада указать Неавтоматизированная торговая точка.
Для отражения поступления товаров в торговую точку используется документ Поступление товаров и услуг. Если все предыдущие шаги были сделаны правильно, то во время отражения поступления, после выбора торговой точки будет задан вопрос Свернуть табличную часть по номенклатуре? Это означает, что данные о номенклатуре в учете будут отсутствовать. При утвердительном ответе в документе останется только одна строчка, которая состоит из 5 колонок: Сумма, %НДС, Сумма НДС, ВСЕГО, Сумма в рознице.
Проводки по поступлению товаров
Дебет
Кредит
Содержание операции
Сумма
Сумма товаров без НДС
Если же учета НДС не ведется или применяется ЕНВД, то в этом случае указывается вся сумма накладной.
На сумму НДС (если НДС уплачивается)
разница Сумма в рознице и Суммы Всего и НДС
Наглядно это показано на рисунке 3.
Рис. 3. Результат проведения документа Поступление товаров и услуг.
В результате проведения документов, в бухгалтерском учете накапливается информация на счете 41.12 о сумме товаров по продажной цене в торговой точке, а 42.02 сумма начисленной наценки на товары. Данная информация в дальнейшем позволяет определить относительную себестоимость товаров находящихся на складах в результате вычета суммы наценки на 42.02 счете из суммы товаров на 41.12 по данному складу. В течение деятельности организации возникают ситуации, что продажные цены увеличиваются и уменьшаются, и, как мы ранее указали, документирование корректировки цен и переоценки имеет важное значение для точных данных. Для этого в программе реализован документ Переоценка товаров в рознице (меню Продажа), который формируется исходя из данных по переоценке товаров в организации.
В результате проведения документа будут сформированы соответствующие проводки (см. рис. 4).
Рис. 4. Результат проведения документа розницы.
В течении деятельности по результатам инвентаризации, если выявлена недостача, эта сумма относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», и после выяснения причины недостачи она относится на счета: 44 «Расходы на продажу», если виновное лицо не найдено или товары испортились, 90 «Продажи» (если недостача укладывается в нормы естественной убыли), 91 «Прочие расходы», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если виновное лицо найдено.
Рис. 5. Результат проведения документа Списание товаров.
Прием выручки по реализации товаров отражается с помощью документа Приходный кассовый ордер операция Розничная выручка. В документе указывается склад розничной точки, ставится флажок Неавтоматизированная торговая точка и сумма розничной выручки, которая формирует проводки по отражению выручки и списанию стоимости проданных товаров.
В конце месяца на основании продаж вычисляется доля наценки по проданным товарам и сторнируется в дебет счета 90 «Продажи». Для этого используется документ Закрытие месяца, в котором есть операция Расчет торговой наценки по проданным товарам. Именно эта операция формирует финансовый результат с помощью расчета и списания торговой наценки.
Данный метод удобен для упрощенного учета, контроля товаров и финансового результата. Оперативность данного метода высока, он требует незначительных трудовых затрат и опыта. Недостатками данного метода являются отсутствие информации по номенклатуре продаваемых товаров, и точной информации о наиболее рентабельных и продаваемых товарах.