СЗВ-ТД и СТД-Р в 1С: Зарплата и управление персоналом 8
Трудовые книги в электронном виде навели очень много шума. Хоть о них начали говорить год назад, интерес начал усиливаться, когда пришло время сдачи первых отчетов, отражающих изменения в кадрах. В этой статье описан порядок работы с СЗВ-ТД в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.
Переход на электронные трудовые книжки
Наверняка, вы много раз работали с сотрудниками, которые теряли трудовые книжки в бумажном формате и приносили дубликаты. Бывают и случаи ведения нескольких трудовых одновременно. Возможны и неправильные записи, которые делали прежние кадровики. Переход на электронные трудовые книжки позволил избежать данных ситуаций.
Сотрудники тоже останутся в плюсе от перехода на электронные версии трудовых. Это может защитить работника от недобросовестных работодателей. Сотрудник сможет самостоятельно проверить трудоустройство. Этот тип трудовых книжек может обеспечить более надежное хранение информации. Если вы устраиваетесь на работу дистанционно, не потребуется отправлять свою трудовую книжку по почте.
С 2021 года для людей, которые впервые устраиваются на работу, будут предусмотрены только электронные трудовые книги. А работники, обладающие экземпляром в бумажном формате, смогут сделать выбор. До 31 декабря 2020 года нужно будет сообщить работодателю свое решение в виде заявления. Поэтому работодатели должны будут донести все сведения, связанные с этим событием, до своих работников под их подпись.
После того, как сотрудник предоставит вам заявление, понадобится внести его в программу и включить в отчеты.
Как отобразить прием на работу, как заполнить СЗВ-ТД и формировать СТД-ПФР и СТД-Р разобрали на примерах в программе 1С:ЗУП на вебинаре «Кадровый учет и расчет заработной платы в период самоизоляции. Электронные трудовые книжки». Получить запись
ЭТК в 1С
Рассмотрим ввод подобного заявления в 1С: ЗУП. Сначала проверьте, какая версия программы у вас скачана. Для этого в правом верхнем углу выберите пункт меню «О программе».
В окне, которое вам откроется, найдите пункт «Конфигурация». Там будет указан номер установленной на вашем компьютере версии программы.
Если вам необходимо обновить 1С:ЗУП до актуальной версии, то обращайтесь к нашим специалистам!
После того, как вы проверите актуальность ПО, перейдите в отдел «Отчётность, справки» и нажмите на «Электронные трудовые книжки».
Далее нажмите «Создать» и из открывшегося перечня выберите пункт «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». С помощью клавиш «Подбор» или «Добавить» потребуется ввести списком работников, которые предоставили заявления о переходе на трудовые книжки в электронном формате или о сохранении бумажного документа. В одном заявлении можно указывать сотрудников, которые выбрали разные варианты. Это показано на рисунку ниже.
Не следует забывать о том, что если работник предпочел переход на трудовую книгу в электронном виде, в дальнейшем у него не будет возможности передумать и возвратиться к бумажному формату.
После получения заявления работодателем, он обязан выдать трудовую книгу сотруднику. С него снимаются все обязательства по ее хранению и ведению. При выдаче трудовой в нее будет внесена запись о подаче сотрудником подобного заявления.
При внесении заявлений в программный продукт у вас будет возможность их напечатать. Для этого требуется нажать на кнопку.
Если сотрудник выбрал бумажную книжку, в заявление вносится статья 66 ТК РФ. А если он предпочел электронный вариант, нужно ссылаться на статью 66.1 ТК РФ.
СЗВ-ТД в 1С ЗУП
А еще те, кто получил от своих сотрудников заявления с выбором формы трудовой книги. Вносится этот документ с помощью клавиши «Создать» и выбором из выпадающего списка пункта «Сведения о трудовой деятельности работника, СЗВ-ТД».
Для того, чтобы форма заполнялась автоматически, нужно в кадровых документах устанавливать флаг «Отразить в трудовой книжке». Для рассмотрения заполнения формы СЗВ-ТД будут созданы три документа: прием на работу, кадровый перевод и увольнение.
Если вы забудете установить флаг об отражении операции в трудовой книге, форма не будет заполнена в автоматическом режиме. Остановимся на создании отчета СЗВ-ТД в 1С. Его можно ввести из пункта «Электронные трудовые книжки», из раздела «Кадры» или из «Отчётность, справки». Далее выберите отчетный период и нажмите на клавишу «Заполнить».
Программный продукт заполнит таблицу работниками, у которых были изменения кадров. Также по двум из них заблаговременно были внесены заявления о переходе на трудовую книгу в электронном виде, либо о сохранении работниками бумажного документа.
Данные заявления тоже попадут в форму отчетности автоматически. Если два раза нажать на конкретную строку, будет открыто окно. В нем будет указаны более подробные сведения о работнике и его мероприятиях.
После того, как будет создан отчет, его можно будет напечатать. Для этого нажмите «СЗВ-ТД», выгрузите или отправьте, проведя перед этим проверки. Все нужные клавиши находятся в верхней части формы и работало точно так же, как в других отчетах.
СТД-Р в 1С
Например, это требуется при оформлении заявки на ссуду в банке. То есть СТД-Р заменит заверенную копию бумажной трудовой. Сделать ее можно из окна «Электронные трудовые книжки» с помощью клавиши «Создать» и на основании сотрудника в справочнике «Сотрудники» (он находится в разделе «Кадры»).
Если СТД-Р вносить на основании работника, то в открывшемся окне в автоматическом порядке будут заполнены личные сведения сотрудника, компания, в которой он работает, дата заполнения и информация о расторжении трудового договора.
В верхней части окна имеется иконка с рисунком принтера. С ее помощью будет выведена бумажная форма документа.
Если у вас остались вопросы по формированию СЗВ-ТД в 1С или СТД-Р, то обращайтесь к нашим специалистам!
Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?
В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.
Когда выдать справку СТД-Р
Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.
Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника
Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:
Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р 
Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде
Выдача СТД-Р при увольнении
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.
Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.
Как выдать СТД-Р
Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:
Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.
Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).
В шапке указываются следующие данные:
Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.
В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:
| № графы | Тип сведений |
|---|---|
| 1 | порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ» |
| 3 | наименование кадрового мероприятия |
| 4 | должность, профессия, специальность, трудовая функция сотрудника или конкретный вид, поручаемой ему работы |
| 5 | код выполняемой сотрудником функции (заполняется с 1 января 2021 года на основании профстандартов, применяемых работодателем, с 1 июля 2021 года в соответствии с общероссийским классификатором занятий) |
| 6 | причина увольнения (указывается только при прекращении трудового договора, без сокращений, со ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ или другого закона) |
| 7-9 | наименование, дата издания и номер приказа или иного документа, послужившего основанием для кадрового события |
| 10 | отметка об отмене записи (ставится, если сведения о кадровом событии были по какой-либо причине отменены) |
В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:
| Наименование мероприятия | Полное наименование мероприятия |
|---|---|
| ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
Образец заполнения табличной части СТД-Р
Как исправить ошибку в СТД-Р
Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.
СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).
Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.
Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.
Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.
Образец СТД-Р с исправленной ошибкой
Ответственность за непредоставление справки СТД-Р
За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
| Вид нарушения | Ответственное лицо | Размер штрафов (руб.) |
|---|---|---|
| Первичное нарушение | Должностное лицо | 1 000 — 5 000 или предупреждение |
| ИП | 1 000 — 5 000 | |
| Юридическое лицо | 30 000 — 50 000 | |
| Повторное нарушение | Должностное лицо | 10 000 — 20 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
| ИП | 10 000 — 20 000 | |
| Юридическое лицо | 50 000 — 70 000 |
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД
chem_otlichayutsya_std-r_i_szv-td.jpg
Похожие публикации
Что указывается в СЗВ-ТД и СТД-Р
Информация, указываемая и в том, и в другом бланке почти идентична. Предусмотрены разделы:
Обе формы подписываются уполномоченным лицом, с указанием должности, указывается дата заполнения. Для бумажных вариантов предусмотрен оттиск печати (при наличии).
То есть, состав отражаемых данных очень похож. Так чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД?
Разница в СЗВ-ТД и СТД-Р
Несмотря на то, что сходство форм несомненно, в СЗВ-ТД есть дополнительная строка «Отчетный период», отсутствующая в СТД-Р. Связано это с основной причиной заполнения каждого из документов:
Таким образом, различаются причины составления и периодичность заполнения у СТД-Р и СЗВ-ТД. Чем отличаются основания для заполнения форм:
Нормативные документы
То есть, бланки разработаны разными ведомствами, что обусловлено причинами их заполнения. Пенсионный фонд собирает сведения для хранения информации в электронном виде в своей базе. Минтруд ввел бланк для защиты интересов работника, который должен быть извещен должным образом о сведениях, переданных в ПФР в случае выбора электронного варианта трудовой книжки.
Сроки и формат предоставления
Еще одно отличие заключено в сроках. У указанных документов по сведениям о работе сотрудника разные сроки предоставления.
СЗВ-ТД направляется в ПФР (п 2.4 ст. 11 закона 27-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 г. № 590):
Формат предоставления СЗВ-ТД зависит от численности: работодатели, у которых работает 25 человек и более, отчитываются электронно. Работодатели с меньшим числом сотрудников могут выбрать и бумажный вариант отчетности (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
По форме СТД-Р сроки установлены ст. 66.1 ТК РФ:
Формат заполнения СТД-Р (на бумаге или электронно) выбирает работник, при этом электронный вариант сведений должен быть заверен ЭЦП.
Административное наказание за нарушение срока предоставления документа производится следующим образом:
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
Электронные трудовые книжки. СЗВ-ТД и СТД-Р
С 1 января 2020 г. начался переход на электронные книжки. Вступление в мир виртуальных данных добровольное. Ели бумажная версия для сотрудника роднее и привычнее, то он вправе отказаться от электронной. Предварительно до 30 июня 2020 г. работодатель должен в письменной форме оповестить своих подчиненных о переходе. Отказ или согласие предоставляются в ответном заявлении. Прежде чем принимать решение, нужно разобраться в преимуществах.
Чем электронная трудовая лучше?
На наш взгляд, один из главных плюсов электронной трудовой – это урегулирование отношений между работодателем и сотрудником. Один из наших клиентов рассказывал о своем бывшем подчиненном. Молодой человек блестяще прошел собеседование, но трудовую не предоставил. Сказал, что потерял во время переезда. После испытательного срока отношение к работе изменилось: допускал много ошибок, пропал энтузиазм, стал часто отпрашиваться. Несколько раз с сотрудником беседовали. Отвечал, что в работе все нравится, но продолжал диверсию.
Через полгода руководитель принял решение – расстаться. Парень согласился, послушно пришел отработать один день из оставшихся двух недель и пропал. Когда его разыскали, он ответил, что не видит смысла в своем пребывании на работе. Уговоры и угрозы на него не действовали. За трудовой он так и не пришел, адреса для ее отправки не предоставил. Вывод о причинах отсутствия книжки при устройстве на работу напрашивается сам собой.
Бывают сложности и со стороны работодателя. Грустным опытом поделился, наш сотрудник о своей прошлой работе. Постоянные задержки зарплат. Огромные долги по каждому сотруднику. Рабочие устали терпеть, решили коллективно уволиться. Работодатель пригрозил невыдачей трудовой. Процесс разбирательств затянулся. Справедливость восторжествовала, но ценой потраченных нервов и времени.
С электронной трудовой таких проблем можно избежать. Занести фиктивную запись, потерять книжку или удержать станет невозможным.
По внутреннему содержанию изменений не предвидится. Останутся: информация о владельце, специальность, причины увольнения, трудовой стаж.
Сотрудник может в любой момент получить данные из своей трудовой у работодателя, через портал Госуслуги или ПФР, а также по заявлению в МФЦ. Бухгалтеру не нужно проделывать лишнюю работу, если информация нужна, когда сотрудник еще работает.
Процесс перехода
Руководитель не может заставить перейти на новый тип книжек. Принудительной электронная версия станет только для будущих сотрудников, которые устроятся в 2021 г. Остальные вправе отказаться.
По Федеральному закону 439-ФЗ п. 4 ч. 2 ст. от 16.12.2019 работники должны ознакомиться с положением до 30 июня 2020 г. и принять решение о переходе до 31 декабря 2020 г. Составить извещение можно по следующему шаблону:
Ответные заявления о форме трудовой заполняются сотрудниками по образцам:
Оформить заявления можно в 1С. Для этого заходим в меню «Зарплата и кадры», в разделе «Кадры» выбираем «Электронные трудовые книжки».
Теперь нажмите «Создать», «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
С помощью кнопки «Подбор» добавьте сотрудника.
В графе «Вид заявления» укажите тип трудовой.
Если человек принял решение сменить привычную бумажную книжку на электронную, то ему нужно вернуть старую версию с пометкой, что дальнейшая трудовая деятельность фиксируется в электронном виде.
Нерешительные сотрудники, которые так и не подадут заявление до конца года, останутся с прежней версией, но здесь есть исключение. Если кто-то из ваших подчиненных находится в декретном отпуске или на больничном, а по возвращению решит перейти на электронную книжку, то это можно сделать в любой момент после подачи заявления. Осталось привести в порядок все нормативные, трудовые акты и подать отчет в ПФР.
Изменение в актах
Первым делом займемся документами. После того, как сотрудники отказались от привычных трудовых, нужно внести информацию в книгу учета движения трудовых. В ней указывается дата выдачи, которая подтверждается росписью владельца.
Некоторые организации составляют акт о хранении и ведении трудовых. Он не является обязательным, но в случае его составления, нужно указать, что трудовая книжка может быть не только бумажной, но и электронной. Проделать эту работу предстоит и с трудовыми договорами, а также с нормативными актами и другими документами, если там есть запись о порядке ведения трудовой. Теперь перейдем к отчетности.
Перед отправкой отчета
Изначально информация поступала в региональную базу, а потом только направлялась в общую. Сейчас промежуточный региональный пункт исключен. Данные сразу будут поступать во всероссийскую базу, именно поэтому заявление нужно отправить повторно. Расскажем, как это сделать через 1С:
Заходим в «Отчеты», «1С-отчетность», «Уведомления, сообщения и заявления».
Выбираем: «Заявления по эл. документообороту с ПФР», «Заявление на подключение».
В новом окне нас сразу предупреждает 1С, что отправить заявление нужно всем, независимо от предыдущей подачи.
Если у вас нет этих данных, то их можно посмотреть прямо в 1С. Для этого заходим в «Покупки», «Расчеты с контрагентами», «Досье контрагента».
Теперь вам нужно найти своего оператора и узнать необходимую информацию. После заполнения отправляем и ждем два дня. Если все заполнили правильно, то вам придет подтверждение. После чего можно формировать отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р.
Отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р
С 2020 г. нужно сдавать отчет СЗВ-ТД в пенсионный фонд. Сдается он только по тем сотрудникам, которые устроены по трудовому договору. Работники по ГПД к этому числу не относятся. Отчет составляется, если произошли какие-то изменения в трудовой деятельности (увольнение, прием на работу, повышение или понижение в должности, а также выбор формы трудовой). Отправлять отчет нужно не позднее 15 числа следующего месяца. Первые отчеты по данной форме ожидаются в феврале. Если никаких изменений по сотрудникам не произошло, то и отчет сдавать не нужно.
Для тех, кто отказался от электронной книжки, дублировать записи отчета придется бухгалтеру не только в электронной версии, но и в бумажной. Облегчить работу поможет 1С. На данный момент форма отчета уже установлена. Ее можно найти в актуальной версии программ: 1С: ЗУП – 3.1.10.307 и 1С: Бухгалтерия – редакция 3.0, версия 3.0.75.70. Отслеживать изменения и обновления продуктов 1С можно по этой ссылке: v8.1c.ru/lawmonitor/
Форма отчета выглядит следующим образом:
Создание отчета в 1С облегчает задачу тем, что часть данных заполняется автоматически. Найти форму можно по пути: «Отчеты», «1С-Отчетность», «Регламентированные отчеты».
В появившемся окне нажмите «Создать».
Добавляем нужного сотрудника, для этого нажмите «Подбор».
Программа частично заполнит сведения. Остальное нужно выбрать из предложенных вариантов. Два раза нажимаем на строку с данными сотрудника.
Кнопка «Добавить» показывает строку, где можно указать изменения в трудовой деятельности. В верхнем поле вы можете добавить заявление о форме трудовой книжки. После этого нажмите «Ок».
Предоставить отчет можно не только в электронном виде, но и в бумажном. Такой вариант допустим, если в штате компании менее 25 человек.
СЗВ-ТД – это не единственный новый отчет. При увольнении или по просьбе сотрудника ему нужно выдать форму СТД-Р. В ней содержится информация за весь рабочий период. Срок действия не устанавливается. Выдается в бумажном или электронном виде на усмотрение сотрудника.
Найти данный отчет в 1С можно в меню «Зарплата и кадры», «Кадры», «Электронные трудовые книжки».
В открывшемся окне укажите сотрудника. Личные данные добавятся автоматически, остальное придется заполнить вручную. Принцип заполнения схож с отчетом СЗВ-ТД.
Штрафы
Неверная информация по сотруднику и несоблюдение сроков отчетности – это административное нарушение, которое регулируется статьей 5.27 КоАП РФ. За неоднократное игнорирование сроков в течение года, руководителю выносится предупреждение или штраф: для ИП от 1000 до 5000 руб., для компании – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. Если ошибка замечена, и вы успели в течение 10 дней после первой отправки внести изменения, то штрафа можно избежать.