что такое справка легализации
Легализация документов
Для пенсионного обеспечения могут приниматься только те иностранные документы, которые выданы компетентными органами (должностными лицами) иностранного государства и надлежащим образом легализованы или удостоверены апостилем.
Существует два основных вида легализации документа – проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны представления документа.
Кроме того, документ должен иметь перевод на русский язык, заверенный нотариусом или консульским учреждением Российской Федерации. Если перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование о легализации или апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации.
Консульская легализация или апостилирование – подтверждение соответствия документов законодательству государства их происхождения.
Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочий лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания. Легализация не требуется, если договоренности между двумя или несколькими государствами отменяют или упрощают данную процедуру.
Если у России есть с государством договор о правовой помощи, который предусматривает отказ от легализации официальных иностранных документов.
Договор определяет порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одного государства-участника договора (конвенции), рассматриваются как официальные документы и пользуются на территориях других стран-участников договора доказательной силой официальных документов без какого-либо специального удостоверения.
Таким образом, если представлен иностранный документ любого государства, с которым Россия имеет договор о правовой помощи, то такой документ может быть принят для пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности. Исключения: документы, свидетельствующие о каком-либо льготном статусе гражданина.
Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства-участника Гаагской конвенции.
В соответствии с Гаагской конвенцией единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, печати или штампа, которым скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был составлен. Такой документ может быть принят для це лей пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности.
Апостиль проставляет компетентный орган иностранного государства на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).
Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства, у которого нет договора о правовой помощи с Российской Федерацией и которое не является участником Гаагской конвенции.
В отношении соответствующих стран действует Административный регламент исполнения государственной функции по консульской легализации документов, утвержденный приказом МИД России от 26 мая 2008 года № 6093.
В настоящее время функции по консульской легализации за границей выполняют российские загранучреждения (посольства и консульства). Российские загранучреждения принимают к легализации предназначенные для использования в России документы, выданные официальными органами и легализованные компетентным органом страны пребывания.
Представление документа, удостоверенного апостилем, не отменяет необходимость перевода документа. Если при этом перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование об апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором (соглашением) Российской Федерации. При этом удостоверительная надпись нотариуса должна быть составлена на русском языке (переведена на русский язык).
ВАЖНО! Независимо от того, какая страна (имеющая договор о правовой помощи с Россией, являющаяся участником Гаагской конвенции или нет) выдала документ, предъявляется следующее дополнительное требование: если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь перевод на русский язык. Верность перевода (подлинность подписи переводчика) свидетельствуется нотариусом, занимающимся частной практикой, нотариусом, работающим в государственных нотариальных конторах, либо консульскими учреждениями РФ.
Консульская легализация документов
Легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати, уполномоченного государственного органа на таких документах с целью использования их в другом государстве.
Не подлежат легализации документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации не подлежат вывозу за пределы территории Российской Федерации:
Легализация паспортов и заменяющих их документов также не требуется.
Палестинские документы
Консульская легализация документов, совершенных в иностранных государствах и предназначенных для использования в Российской Федерации осуществляется консульскими загранучреждениями Российской Федерации в этих странах в соответствии с Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по консульской легализации документов от 18 июня 2012 г. N 9470.
Легализация – это подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.
Примечание: Палестина не является подписантом «Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года». Следовательно, официальные документы, заверенные апостилем, не имеют юридической силы и не освобождаются от процедуры легализации.
Иностранные документы, предназначенные для использования в Российской Федерации, легализуются в российских консульских учреждениях за границей после легализации их в Министерстве иностранных дел страны пребывания либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства.
В случае с Палестиной, таким учреждением является МИД Государства Палестина.
Российские документы
Предназначенные для использования за границей документы, составленные официальными органами Российской Федерации, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого эти документы будут использоваться.
Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме:
1. Нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык.
2. Министерство юстиции Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса.
3. КД МИД России (Москва, 1-й Неопалимовский пер., 12), тел. (499) 244-37-97, приемные часы с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 17:00), подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица.
4. После легализации в КД МИД России документы легализуются в Консульском отделе Посольства, либо Генеральном консульстве того государства, где они будут использоваться.
Если легализация обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в КД МИД России одновременно с его переводом.
Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в КД МИД России в подлинниках.
Документы об образовании, выданные до 1996 года, легализуются в нотариально заверенных копиях. В копиях могут быть также легализованы документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 года.
Трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности не подлежат вывозу и пересылке за границу и в установленном порядке на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются.
Документы, исходящие от российских юридических лиц, подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Например, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.
Что такое консульская легализация документов
Как пройти ее самостоятельно и сэкономить на услугах агентств
В 2018 году я вышла замуж за гражданина Египта.
Когда готовилась к свадьбе, узнала, что российские документы, необходимые для регистрации брака, надо легализовать — только так они будут действительны на территории Египта.
Оказалось, что для Египта подходит только консульская легализация — самая затратная по времени. Мне нужно было перевести документ на арабский язык, заверить его у нотариуса и поставить печати в двух российских ведомствах и в консульстве Египта.
Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, но стало жалко денег. В итоге прошла весь процесс самостоятельно и сэкономила около 6 тысяч рублей.
Расскажу, как распланировать время подготовки и оформления документов для легализации и избежать ошибок, которые могут затормозить процесс.
Зачем нужна легализация документов
Легализация нужна, чтобы документы, выданные в одном государстве, имели юридическую силу в другом. Например, для учебы или работы за границей понадобится легализация диплома, для заключения брака — легализация справки об отсутствии брака или свидетельства о разводе или смерти супруга.
На документах ставятся специальные печати, которые подтверждают юридическую силу документов и их подлинность. Путем легализации одно государство сообщает другому: с документами этого человека все в порядке, их можно использовать.
В России легализовать можно только российские документы. Не получится легализовать диплом, выданный за границей, даже если он на русском языке.
Проблемы иногда возникают с документами времен СССР, например, с советскими свидетельствами о рождении: некоторые страны отказываются их принимать, потому что СССР больше не существует. В этом случае обычно получают дубликаты современного образца.
Легализация документов требуется и физическим лицам, и компаниям. Обычные люди чаще всего легализуют документы, которые связаны с гражданскими состояниями, образованием, финансами и недвижимостью, например:
Компании чаще всего легализуют документы для экспортной деятельности и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить документы, которые придется легализовывать, например:
Что такое легализация документов, представляемых для аккредитации иностранного филиала или представительства?
Одной из причин отказа в аккредитации иностранного филиала или представительства является отсутствие официальной легализации документов. Что это такое? Какие виды легализации документов существуют?
Как мы уже знаем, документы, которые подаются для аккредитации филиала или представительства иностранной компании должны быть официально легализованы.
Зачем нужна легализация документов?
Легализация нужна для того, чтобы подтвердить, что представленный для аккредитации филиала или представительства документ соответствует законодательству и может быть использован на территории другого государства.
То есть иностранные документы, чтобы они имели юридическую силу на территории России, требуется узаконить.
Какие существуют виды легализации документов?
Если страна является участником Гаагской конвенции, то на ее документах делается штамп «Апостиль» с заверенной подписью сотрудника учреждения выдачи документа. Консульская легализация требуется для документов тех стран, которые не подписали Гаагскую конвенцию.
Таким образом, иностранные документы для аккредитации филиала или представительства принимаются регистрирующим органом только с подлинными отметками о консульской легализации либо заверении апостилем.
Однако в некоторых случаях предусмотрено освобождение от этих процедур при наличии международных соглашений России.
Например, между Россией и Республикой Казахстан заключено Соглашение о порядке признания официальных документов, которое вступило в силу с 29.11.2016 г. Это Соглашение освобождает от необходимости проставления апостиля на документах, выданных компетентными органами России и Республики Казахстан. У России также заключены соглашения об отмене легализации с такими странами как Азербайджан, Республика Албания, Болгария, Монголия, Словения, Словакия, Эстония, Тунис и рядом других стран.
С этими странами максимально упрощен документооборот и проставление апостилей не требуется.
Теперь рассмотрим все виды легализации документов по порядку.
1 вариант
Проставление апостиля. Это касается документов стран — участников Гаагской конвенции, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года.
Напомним, что СССР присоединился к конвенции в 1991 году (Постановление ВС СССР от 17.04.1991 г. № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»).
Какие страны подписали Гаагскую конвенцию? Например, Австралия, Австрия, Бельгия, Болгария, Бразилия, Великобритания, Венгрия, Германия, Греция, Грузия, Дания, Израиль, Испания, Италия, Кипр, Китай (только Аомынь) и Гонгконг (Сянган), Латвия, Литва, Польша, Словакия, Словения, Турция, Чехия, Узбекистан, Таджикистан,Эстония, Япония. К конвенции присоединились почти все страны Европы, и часть стран Латинской Америки. Их список постоянно пополняется.
Требования к апостилю изложены в ст.4 Гаагской конвенции. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см. Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.
Образец апостиля выглядит так:
│ (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961) │
│ Настоящий официальный документ │
│ 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения) │
Заполненный надлежащим образом, апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.
Таким образом, документ, на котором стоит апостиль одной из стран участниц Гаагской конвенции, без ограничений должен приниматься в другой стране — участнице этой конвенции.
Апостиль на документе проставляется только в стране выдачи документа. Например, документы турецкой компании должны иметь апостиль, проставленный в Турции.
Каждый из стран-участников конвенции должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:
И по требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.
2 вариант
Консульская легализация. Это вариант сложнее первого и применяется для стран, которые не являются участницами Гаагской конвенции.
Речь идет о странах Азии, Африки, некоторых странах Европы. Например, ОАЭ, Иран, Ирак. Хотя следует отметить, что иностранные компании из этих стран нечасто открывают филиалы или представительства на территории России.
Чтобы легализовать иностранные документы, нужно проставить на них ряд отметок.
В России существует специальный порядок, в котором четко прописан срок оказания услуги и причина для отказа в легализации документов. Это административный регламент МИДа России (утв. Приказом МИД России от 18.06.2012 г. № 9470).
Процедура легализации документов включает в себя:
Порядок консульской легализации документов состоит из следующих этапов:
1) Нотариальное удостоверение документов.
Эта процедура делается у нотариуса. Заверяются переведенные на русский язык документы.
2) Удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов в Министерстве юстиции.
На этом этапе должностным лицом Минюста подтверждается подлинность подписи и печати нотариуса, заверившего перевод документа.
3) Консульская легализация документов в Консульском департаменте МИД РФ (п. 10 Административного регламента).
На этом этапе должностным лицом МИДа подтверждается подлинность печати Минюста и подписи должностного лица.
Консульский департамент Министерства находится по адресу: 119121, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., д. 12. Официальный сайт: www.kdmid.ru, адрес электронной почты: text@dks.ru.
Перечень документов, необходимых для осуществления консульской легализации, содержится в п.18 регламента.
Размер консульского сбора составляет 30 долларов США (п.30 регламента). За услуги легализации документа необходимо заплатить госпошлину. Она составляет 350 рублей за каждый документ.
Услуги по консульской легализации документов представляются в течение пяти рабочих дней со дня направления заявления о легализации. Срок выдачи документов также не должен превышать пять дней.
В итоге в этот срок выдается либо легализованный документ либо документы так и остаются без легализации.
4) Документы нужно заверить в консульстве или посольстве страны, для которой проходит их легализация.
Как мы видим, консульская легализация более сложная и длительная процедура, чем проставление штампа «апостиль».
Отмена легализации
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.
Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дополнительного заверения.
Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.
В Российской Федерации апостиль проставляют:
В соответствии с уведомлением Главного информационно-аналитического центра (ГИАЦ) МВД России от 21 января 2009 года сообщаем, что на основании приказа МВД России от 19 августа 2008 года № 730 «О проставлении апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», ГИАЦ МВД России и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации приступили с 1 января 2009 года к исполнению заявлений граждан о проставлении апостиля на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц, а также архивных документах.
Гаагская конвенция не распространяется на документы, совершенные в дипломатических представительствах или консульских учреждениях, а также документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Аккредитованные в Российской Федерации консульства государств-участников Гаагской конвенции не проставляют апостиль и не должны осуществлять легализацию документов, составленных властями или при участии властей представляемого государства.
Ряд двусторонних договоров о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенных Российской Федерацией, а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, то есть без легализации.
Договоры о правовой помощи, предусматривающие отмену легализации, заключены Российской Федерацией со следующими странами:
Список государств-участников Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам: