что такое сортировка данных в электронной таблице

Сортировка данных в Excel

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Многоуровневая сортировка

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

Источник

Сортировка данных в таблице

Сортировка — это один из основных инструментов управления данными. В Excel можно отсортировать таблицу по одному или нескольким столбцам в порядке возрастания или убывания либо выполнить настраиваемую сортировку.

Сортировка таблицы

Выберите ячейку данных.

На вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр.
Или
выберите «Сортировка> данных».

Выберите один из следующих вариантов:

Сортировка по возрастанию — сортирует выбранный столбец в порядке возрастания.

Сортировать по убыванию — сортирует выбранный столбец в порядке убывания.

Настраиваемая сортировка — сортирует данные в нескольких столбцах на основе различных условий сортировки.

Вот как можно сделать настраиваемую сортировку:

Выберите пункт Настраиваемая сортировка.

Нажмите кнопку Добавить уровень.

В столбце Столбец выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, в раскрывающемся списке Сортировать по, а затем выберите такой второй столбец в раскрывающемся списке Затем по. Например, в списке Сортировать по можно выбрать столбец «Отдел», а в списке Затем по — «Состояние».

В столбце Сортировка выберите вариант Значения.

В столбце Порядок выберите нужный вариант, например От А до Я, По возрастанию или По убыванию.

Повторите действия 2–5 для каждого дополнительного столбца, по которому вы хотите выполнить сортировку.

Примечание: Чтобы удалить уровень, нажмите кнопку Удалить уровень.

Если данные содержат строку заголовков, установите флажок Мои данные содержат заголовки.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Краткое руководство: сортировка данных на листе Excel

Сортировка данных на листе позволяет изменять их порядок и быстрее находить нужные значения. Можно отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных. Например, вы можете отсортировать список сотрудников сначала по отделам, а затем по фамилиям.

Как сортировать данные в Excel?

Выделение данных для сортировки

Выделите диапазон табличных данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Этот диапазон может включать и заголовки столбцов.

Выделите одну ячейку в столбце, в котором требуется выполнить сортировку.

Чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему), на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку .

Чтобы выполнить сортировку по убыванию (от Я до А или от наибольшего числа к наименьшему), нажмите кнопку .

Сортировка по указанным условиям

Эта возможность позволяет выбрать столбец для сортировки, а также другие критерии, например цвет шрифта или ячейки.

Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого требуется выполнить сортировку.

Нажмите на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация кнопку Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».

Выберите в раскрывающемся списке Сортировать по первый столбец, для которого вы хотите выполнить сортировку.

Выберите в списке Сортировка пункт Значения, Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

В списке Порядок выберите порядок сортировки, который вы хотите применить. Можно сортировать текст и числа по возрастанию и по убыванию: от А до Я или от Я до А для текста и от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему для чисел.

Источник

Презентация к уроку

Аудитория – учащиеся 9-х классов.

Тип урока: комбинированный.

Формы работы: лекция, упражнения, практическая работа.

Продолжительность урока – 45 минут.

Ожидаемые результаты: после изучения данной темы ученики смогут осуществлять сортировку данных и применять фильтр для поиска данных.

I. Организационный момент (слайд 1).

Приветствие учащихся, проверка готовности к уроку, мотивация к работе.

II. Проверка выполнения домашнего задания (фронтальный опрос).

Дома Вы должны были выучить основные понятия параграфа 3.4.1. Проверяем (слайд 2-7).

III. Постановка темы и целей урока (слайд 8-9).

Тема сегодняшнего урока “Сортировка и поиск данных в электронных таблицах”.

IV. Изучение нового материала и его первичное закрепление (слайд 10-25).

Материал, излагаемый учителем, иллюстрируется слайдами презентации. В ходе изучения нового материала учащиеся составляют краткий конспект и выполняют упражнения в тетради.

Сортировка данных в столбцах электронной таблицы (слайды 10-11).

При сортировке по убыванию данные выстраиваются в порядке, обратном указанному выше.

Сортировка записей в электронных таблицах (слайды 12-13).

Электронные таблицы могут содержать сотни и тысячи записей (строк). Часто бывает необходимо их упорядочить, т. е. расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

В электронных таблицах существует режим сортировки, который позволяет после выбора любого столбца расширить диапазон сортируемых данных. В этом случае по данным выделенного столбца будут сортироваться строки (записи базы данных) целиком.

Значения, содержащиеся в выбранном поле, располагаются в порядке возрастания или убывания их значений, который определяется типом поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, т. е. строки таблицы перемещаются целиком.

Сортировка данных в электронных таблица – это упорядочение записей (строк) по значениям одного из полей (слайд 14).

В электронных таблицах можно проводить вложенную сортировку (слайды 15-18), т. е. сортировать данные последовательно по нескольким полям. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого поля, будут упорядочены по значениям в ячейках второго поля, а строки, имеющие одинаковые значения во втором поле, будут упорядочены по значениям третьего поля.

Поиск данных в электронных таблицах (слайды 19-22). Поиск данных в электронных таблицах осуществляется с помощью фильтров. Фильтр просто скрывает в исходной таблице записи, не удовлетворяющие условиям поиска.

Поиск данных в электронной таблице – это отбор записей (строк), удовлетворяющих условиям поиска, заданным в форме фильтра.

В электронной таблице для задания условия поиска необходимо в базе данных выделить поле, выбрать операцию сравнения и ввести число или последовательность символов. В процессе поиска данные, хранящиеся в ячейках таблицы, будут сравниваться с введенными данными. В результате будут отобраны только те записи базы данных, которые содержат данные, удовлетворяющие условию поиска.

Простые фильтры (слайды 23-25) содержат условие поиска записей только для одного поля. Составные фильтры содержат несколько условий поиска для различных полей. В результате применения составного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.

Упражнение 2. Для указанной выше таблицы укажите количество записей, удовлетворяющих условию “Отдел” = бухг и “Возраст” 2.04.2013

Источник

Как сортировать данные в таблицах Excel (правильный способ)

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Итак, нам вручили электронную таблицу Excel с тысячами строк внутри нее и вы понимаете, что все данные в неправильном порядке. Возможно, вам придется сортировать её на основе имен столбцов или путем сортировки данных от большего к меньшему.

На первый взгляд, сортировка данных в Excel задача простая, и приложение, безусловно, упрощает сортировку. Однако, более важно то, как вы можете отсортировать и изменить порядок данных в ваших листах. Вот три метода сортировки данных Excel, о которых вы узнаете в этом уроке:

Сортировка данных иногда может казаться опасной; что, если вы отсортируете только один столбец и данные будут смещены? Я покажу вам, как избежать этого. Давайте начнем.

Как сортировать данные в электронной таблице Excel (короткое видео)

Этот скринкаст охватывает несколько методов сортировки ваших данных. Просмотрите этот трехминутный видеоролик, чтобы быстро изучить эти профессиональные техники работы Excel. Мы начнем с простой сортировки и перейдем к более продвинутым методам, чтобы вы всегда смогли отсортировать данные так, как вам нужно.

Читайте дальше пошаговое руководство по сортировке данных в электронных таблицах Excel с использованием простых и передовых методов.

Примеры данных (бесплатная загрузка рабочей книги Excel)

В рамках этого урока я создал книгу, с которой вы можете работать, изучая сортировку данных. Загрузите книгу бесплатно и используйте её во время изучения сортировки в Excel.

1. Простая сортировка в Excel

Сортировка может быть очень простой, всего пара кликов для перестановки данных в ваших таблицах. Давайте узнаем как.

В книге Excel, начните с нажатия на ячейку столбца, который вы хотите отсортировать. Теперь, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Главная на ленте Excel’я и найдите кнопку Сортировка и фильтр на самой правой стороне этой панели.

Кнопка Сортировка и фильтр обитает в самой правый части вкладки Главная.

Заметьте, что в вариантах сортировки, вы можете отсортировать текст «А до Я» или «Я до А». Эти простые варианты помогут отсортировать данные в Excel В алфавитном или обратным порядках, в зависимости от того что вы выбрали.

Когда вы сортируете данные в Excel, сортируется вся строка. По сути, выбранный вами столбец будет «ключом», который Excel использует, чтобы решить, как сортировать данные, но каждая строка это запись, которая должна оставаться сгруппированной вместе.

В зависимости от данных, которые вы выбрали, можете произвести сортировку по алфавитному или числовому порядку. Если столбцы содержат числовые данные, вы можете отсортировать в порядке от малого к большому числу, текстовые данные сортируются в алфавитном порядке.

В примере выше, варианты сортировки изменились, потому что я выбрал столбец с цифрами.

Выполнить обычную сортировку на самом деле так просто. Просто кликните по данным, выберите вариант сортировки и Excel перестроит данные в таблице.

Я отсортировал данные в этой таблице на основе клиента всего в несколько кликов.

Дельный совет: попробуйте также сортировать, щелкнув правой кнопкой мыши внутри столбца и выбрав Сортировка, а затем указать способ сортировки исходных данных.

2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel

Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.

Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.

На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.

Я задал цвета строкам в этом примере, чтобы мы могли убедиться, что наши данные отсортированы правильно. Цвета должны проходить полностью через каждую строку без перерывов, если данные сортируются правильно.

Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.

Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.

Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.

Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.

Использование вариант сортировать в приделах указанного диапазона сортирует только один столбец данных, который обязательно разрушит вашу исходную электронную таблицу.

На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.

Как вы видите из несоответствия цветов, были отсортированы только данные в столбце Amount Billed, поэтому теперь таблица некорректна.

Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:

3. Расширенная сортировка данных Excel.

До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?

Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных.

Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.

Перейдите к расширенным параметрам сортировки, выбрав Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.

В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.

В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.

Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.

Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.

Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.

Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.

Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.

Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.

Повторение и продолжение обучения

Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.

Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:

Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?

Источник