что такое софинансирование проекта
Софинансирование проектов Молодежной Программы LINX. Понятие и отчетность
проектов Молодежной Программы LINX.
Понятие и отчетность.
1. Виды софинансирования:
Финансирование проектов, дополняющее сумму гранта Молодежной Программы LINX, называется «софинансирование проекта». Примеры видов софинансирования:
— Предоставление целевых денежных средств (безналичные и/или наличные средства) на частичное выполнение задач по проекту.
— Передача определенного имущества во временное пользование (аренда) для использования в целях проекта (оборудование, помещение и т. д.).
— Оказание услуг, необходимых для проведения проекта (реклама, консалтинг, обучение, юридические, бухгалтерские и транспортные услуги и т. д.).
— Выделение трудовых ресурсов, необходимых для проведения проекта (оплата труда участников за счет собственных средств организации, волонтерский труд).
2. Источники софинансирования:
1. Собственные ресурсы организации, осуществляющей проект (средства текущего бюджетного финансирования; средства, привлеченные на проведение других проектов; амортизация собственного оборудования; использование собственных помещений; интеллектуальная собственность; доходы от собственной деятельности и т. д.);
2. Целевое бюджетное финансирование (федеральный бюджет, местный бюджет и т. д.);
3. Целевое финансирование других стран;
7. Прочие источники.
3. Важность софинансирования
Софинансирование является важным условием для участия проектов в грантовых конкурсах Молодежной Программы LINX.
Для участия в конкурсе проектов «Молодежные инициативы» важным условием является софинансирование в размере не менее 15% от запрашиваемой суммы.
Для участия в конкурсе проектов «Гражданская активность молодежи» важным условием является софинансирование в размере не менее запрашиваемой суммы.
4. Отчетность по софинансированию
4.1. Основное правило:
Грантополучателю необходимо предоставить документы, подтверждающие софинансирование реализации проекта:
1.Документ, подтверждающий фактическую передачу софинансирования для реализации конкретного проекта с указанием размера софинансирования. См. образец документа для аренды помещения (Office space cost share) и образец документа для аренды оборудования (Equipment cost share) на сайте www. ***** по ссылке «Заявки принимаются»;
2.Документы, подтверждающие соответствие понесенных расходов средним рыночным ценам и разумность понесенных расходов (т. е. 2-3 примера стоимости аналогичных услуг).
4.2. Примеры подтверждающих софинансирование документов:
Софинансирование от физических лиц не рассматривается, т. к. сложно документально подтвердить.
Факт софинансирования могут подтвердить следующие документы:
Следующие документы подтверждают соответствие расходов среднерыночным
1) Предоставление безналичных денежных средств
2) На бланке организации, предоставившей денежные средства, оформить письмо руководителя организации-спонсора о том, что денежные средства на сумму ____ предоставляются для реализации конкретного проекта (Указать номер договора о гранте). Необходима только подпись руководителя организации-спонсора. (Печать необязательна)
Возможность оформить подтверждение документов софинансирования в виде «Предоставления денежных средств» упрощает отчетность
2) Предоставление наличных денежных средств
2) На бланке организации, предоставившей денежные средства, оформить письмо руководителя организации-спонсора о том, что денежные средства на сумму ____ предоставляются для реализации конкретного проекта (Указать номер договора о гранте). Необходима только подпись руководителя организации-спонсора. (Печать необязательна)
1) На бланке организации, предоставившей помещение, оформить письмо руководителя организации-арендодателя о том, что данное помещение предоставляется для реализации конкретного проекта (Указать номер договора о гранте). Необходима только подпись руководителя организации-арендодателя. (Печать необязательна)
В представленных документах должны быть указаны:
— площадь предоставляемого помещения,
— его назначение, (например, для проведения тренингов и консультаций программы LINX или для проведения презентации)
— срок использования помещения для проекта (например, 40 часов тренингов или 2 часа презентации)
— стоимость аренды помещения (стоимость этого вида софинансирования)
Документы будут подготовлены программой LINX.
Аренда оборудования или иного имущества
1) На бланке организации, предоставившей в аренду оборудование, оформить письмо руководителя организации-арендодателя о том, что данный перечень оборудования предоставляется для реализации конкретного проекта (Указать номер договора о гранте). Необходима только подпись руководителя организации-арендодателя. (Печать необязательна)
В представленных документах должны быть указаны:
— перечень оборудования, предоставляемого в аренду,
— его назначение, (например, для проведения тренингов и консультаций программы LINX или для проведения презентации)
— срок использования конкретных наименований оборудования для проекта (например, 20 компьютеров для 40 часов тренингов или 2 часа проектор для презентации)
— стоимость аренды оборудования (стоимость этого вида софинансирования)
Для иного имущества:
2 прайс листа или 2 иных документа от организаций, продающих (передающих во временное пользование) аналогичное имущество в соответствующем регионе.
В документе должна быть указана цена аналогичного имущества (ИЛИ стоимость его передачи во временное пользование).
Иные виды софинансирования:
Предоставление доступа к Интернет
1) На бланке организации, предоставившей доступ к Интернет, оформить письмо руководителя софинансирующей организации о том, что доступ к Интернет предоставляется для реализации конкретного проекта (Указать номер договора о гранте). Необходима только подпись руководителя софинансирующей организации. (Печать необязательна). В письме необходимо указать количество часов Интернет-доступа, суммы, на которую был предоставлен Интернет-доступ.
2) Карты Интернет доступа (если была оплата наличными денежными средствами) ИЛИ
Копии платежных поручений (если была оплата безналичным способом).
3) Прайс-лист этого провайдера
Возможен случай, когда одним платежным документом была произведена оплата за Интернет доступ не только для нужд проекта, но и для более широкого круга Интернет-пользователей. В этом случае предоставляются документы:
1) копия платежного документа, на которой необходимо указать конкретную сумму, потраченную на проект. На копии платежного поручения пишется текст следующего содержания: «Интернет услуги (доступ) предоставленные на ________часов (дней) на сумму _____ оплачены для реализации проекта _________________, руководитель проекта _________________», при этом указываются фактические данные конкретного проекта. Главный бухгалтер организации подписывают эту отметку.
2) письмо от организации, которая предоставила временный доступ к сети Интернет для реализации проекта. В письме необходимо указать название проекта, количество часов Интернет-доступа, срок предоставления доступа.
Оказание услуг специалистами
Платежный (расчетный) документ.
На копиях необходимо указать время (количество часов), затраченное на работу по проекту.
Необходимо заверить этот документ подписью руководителя организации-работодателя (или подписью главного бухгалтера).
2 письма организаций этого региона, привлекающих аналогичных специалистов – с указанием характера выполняемой работы и размера почасовой оплаты труда.
1.2) Если на реализацию проекта работником тратилось только часть рабочего времени, то на копии расчетно-платежной ведомости необходимо указать количество часов, потраченных на реализацию проекта (указать номер договора о гранте)и фамилию руководителя проекта). Это уточнение должно быть подписано главным бухгалтером организации-работодателя.
2.1) Если привлекались волонтеры, то предоставить копию штатного расписания организации с указанием оклада специалиста, осуществляющего аналогичные функции.
2.2) Также необходимо предоставить документ, подтверждающий вовлечение волонтеров в реализацию проекта. Волонтер подтверждает количество часов работы по проекту (Указать номер договора о гранте). Плюс прописать виды деятельности (чтобы приравнять к конкретной должности)
2 письма организаций-работодателей этого региона, имеющих в своем штате аналогичные должности – с указанием характера выполняемой работы и размера почасовой оплаты труда.
Если фактически произведена оплата в размере МРОТ (минимальный размер оплаты труда) ИЛИ если привлекались волонтеры, то соответствие среднерыночным ценам подтверждать не надо.
4.3. Порядок предоставления отчета о софинансировании
Отчет о софинансировании формируется заполнением электронной формы, находящейся по адресу http://www. ***** (кнопка «Вход Грантополучателя»), в разделе «Договоры».
Обязательство по предоставлению отчета по софинансированию считается выполненным после получения Грантодателем оригинала отчета Грантополучателя.
4.4. Непредоставление отчета о софинансировании
Непредоставление отчета о софинансировании проекта, финансируемого грантом, является грубым нарушением условий заключенного договора о предоставлении гранта.
Что такое софинансирование проекта
Прежде всего
Как подать заявку на поддержку проекта
Как правильно заполнить заявку
Рекомендации по формированию бюджета проекта
Как отправить заполненную заявку
Какие документы приложить к заявке
Статусы заявки и обратная связь
Коротко: формируйте бюджет, после того как запланируете все мероприятия проекта, а не наоборот — так бюджет получится честным и реалистичным. Помните, что бюджет проекта — это ответственность руководителя проекта, а не бухгалтера, поэтому составляет бюджет и отвечает за расходование средств именно руководитель.
Большая ошибка — отталкиваться от необходимой суммы гранта и потребности что-то приобрести и только потом пытаться подготовить заявку на основе проекта, который мог бы как-то обосновать эти расходы.
Подробнее о том, как правильно составить бюджет проекта, — в бесплатном уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.
Основные принципы формирования бюджета проекта
Обоснованность. Бюджет должен обеспечивать выполнение всех мероприятий календарного плана. Соотнесите статьи расходов и мероприятия: каждая статья расходов должна соответствовать конкретному мероприятию.
Помните, что в бюджете не должно быть расходов, не связанных с конкретной деятельностью, описанной в календарном плане. Опишите каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.
Реалистичность. Расходы по бюджету должны соответствовать рыночным ценам. Если в рамках проекта вы предполагаете закупку оборудования или оплату услуг, то в комментариях к соответствующим статьям расходов по возможности и при наличии такой информации укажите ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в Интернете или приложите к заявке коммерческие предложения от потенциальных подрядных организаций или расценки на услуги физических лиц.
Четко опишите название и стоимость каждой позиции в комментариях к статьям бюджета, чтобы было ясно, из чего складывается итоговая сумма.
Не завышайте величину расходов в надежде получить грант побольше. Из бюджета должно быть очевидно, что вы используете оптимальный объем ресурсов, чтобы достигнуть результатов проекта.
Например, чтобы регистрировать участников семинара, будет достаточно обычного ноутбука; для этого не нужно покупать компьютер Apple последней модели.
Прописывайте каждую позицию детально, особенно если это сложный или составной товар, оборудование или услуга.
Например, недостаточно написать просто «рекламная конструкция», поскольку у каждой рекламной конструкции будут свои параметры, от которых будет зависеть стоимость. А вот «простая табуретка» написать можно — и приложить ссылку на конкретный товар в интернет-магазине.
Полнота. Бюджет проекта по определению не может быть равен запрашиваемой сумме гранта. В любом случае вы вносите в проект собственный вклад: это может быть труд волонтеров, уже имеющиеся у организации помещения, собственное оборудование, которое вы будете хотя бы частично использовать в рамках проекта, привлеченные партнерские и другие ресурсы.
Укажите в бюджете все затраты по проекту, включая софинансирование — собственный вклад организации и вклад партнеров проекта. Софинансирование также должно быть обосновано и реалистично: соответствовать мероприятиям календарного плана и рыночным ценам. Подкрепите договоренности о сотрудничестве письмами поддержки со стороны партнеров, чтобы эксперты убедились в реалистичности таких договоренностей. Помните, что не стоит искусственно завышать объем софинансирования; показывайте столько ресурсов, сколько у проекта действительно есть.
Важно правильно рассчитать собственный вклад организации, если вы используете ресурсы одновременно в нескольких проектах.
Например, если вы включаете в бюджет расходы на аренду помещения, рассчитайте, какую часть этого помещения вы будете использовать исключительно для проекта. Пример расчета софинансирования по проекту — в бесплатном видео-уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.
Расходы по проекту учитываются по факту совершения. Это значит, что фонд не компенсирует «задним числом» те расходы, которые вы уже совершили до начала реализации проекта, и не выдает средства на те расходы, которые вы планируете совершить, после того как закончите проект.
Если вы оплатили авансом до начала проекта на год вперед аренду помещения, услуги связи или что-то иное, что будете использовать, в том числе для реализации проекта, допустимо указать часть этих расходов в качестве софинансирования — именно ту часть, которая соответствует месяцам реализации проекта, указанным в заявке.
Например, вы оплатили аренду офисного помещения в январе текущего года на 12 месяцев вперед. При этом проект будет длиться четыре месяца: с июля по октябрь. В качестве софинансирования в бюджете допустимо указать сумму аренды помещения только за эти четыре месяца.
Включите подобные расходы в статьи софинансирования.
На услуги подрядчиков — не более 30% расходов. Если за счет гранта вы оплачиваете услуги сторонних организаций и индивидуальных предпринимателей, то общая сумма расходов на эти услуги не должна превышать 30% от запрашиваемой суммы гранта. В эти 30% не входят: офисные расходы, аренда помещений, покупка оборудования, иного имущества и имущественных прав, расходы на проезд, проживание, питание в составе командировочных расходов и расходов на проведение мероприятий.
Например, в рамках своего социального проекта вы решаете провести форум. Тогда организацией и непосредственным проведением форума должна заниматься ваша команда.
Если более 30% средств гранта вы планируете перечислить сторонним компаниям за оказание услуг по разработке программы, подбору спикеров и работе с участниками до и во время форума, становится непонятно, в чем тогда ваша роль в этом проекте: вашей команды, ваших волонтеров.
Подробнее о принципах составления бюджета проекта с примерами — в бесплатном видео-уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.
Фонд не предоставляет гранты на обеспечение следующих расходов:
Капитальное строительство здания означает возведение объемного объекта, который прочно связан с землей, то есть так, что переместить его возможно, только причинив несоразмерный ущерб его назначению.
При этом здание должно отвечать ряду признаков, в том числе (1) включать помещения; (2) внутри должны располагаться сети и системы инженерных коммуникаций; (3) быть созданным в результате строительства.
По общему правилу, капитальным зданием может быть признано здание, которое прочно связано с землей фундаментом.
Фонд не рекомендует запрашивать средства гранта на следующие виды расходов:
Фундаментальные научные исследования — экспериментальная или теоретическая деятельность, направленная на получение новых знаний об основных закономерностях строения, функционирования и развития человека, общества, окружающей среды.
(Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике»)
Если вы включаете в бюджет подобные расходы, подробно обоснуйте, почему они необходимы для целевой группы и почему без таких расходов невозможно достичь цели проекта.
Подробнее о том, как составить реалистичный и обоснованный бюджет, — в бесплатном уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.
Если вы уже узнали, как подступиться к формированию бюджета проекта, на что нельзя и на что не рекомендовано запрашивать грант, приступайте к детальному планированию каждой статьи бюджета.
Руководствуйтесь главным принципом: каждая статья бюджета должна быть связана с конкретным мероприятием в рамках календарного плана. Опишите каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.
Помните, что бюджет проекта по определению не может быть равен только запрашиваемой сумме гранта. В любом случае вы вносите в проект собственный вклад: ресурсы организации и привлеченных к проекту партнеров. Поэтому в каждой таблице раздела «Бюджет» на сайте фонда обратите внимание на столбец «Софинансирование».
Софинансирование проекта включает в себя:
Заполняйте данные столбца «Софинансирование» отдельно для каждой статьи бюджета. Если по статье отсутствует софинансирование, укажите «0». Общую стоимость и запрашиваемую сумму по каждой статье информационная система портала посчитает автоматически — в столбцах «Общая стоимость» и «Запрашиваемая сумма».
В расходах на оплату труда указывайте только ту часть заработной платы, которую работник получит за фактически выполненную работу по заявленному проекту, включая НДФЛ.
Не должно быть заложено в расходах на заработную плату:
Заработная плата в месяц (в рублях, включая НДФЛ)
Общая стоимость
Как определить размер заработной платы
Устанавливайте заработную плату сотрудников по проекту с учетом средней заработной платы на конкретной должности в регионе реализации проекта.
Отпускные можно планировать в составе расходов на оплату труда только для проектов длительностью свыше 6 месяцев.
В случае если работник будет брать отпуск в течение проекта, то можно не планировать отпускные отдельно. Если работник будет работать по срочному трудовому договору и в конце проекта увольняться, запланируйте компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени в проекте. Выделять отпускные отдельной строкой не нужно.
Средствами гранта допустимо оплатить только ту часть отпуска, которую сотрудник использовал по факту в течение реализации проекта.
Например, к моменту начала проекта работник будет уже трудоустроен в организации и за 12 месяцев ему начислят заработную плату в размере 120 тысяч рублей, т. е. в среднем 10 тысяч рублей в месяц. При этом работник проработает в проекте только 6 месяцев и получит из средств гранта только 30 тысяч рублей — это только 50% от всей суммы расчета заработной платы. Значит, для планирования компенсации за неиспользованный отпуск в этой статье затрат надо запланировать 120 000 / 12 месяцев / 29,3 * 14 (дней отпуска из расчета 28 календарных дней за год работы, соответственно, за 6 месяцев работы необходимо компенсировать 14 календарных дней) = 4 778 рублей, а из средств гранта вы сможете запланировать уволившемуся после окончания срочного трудового договора работнику только 4 778 * 50% = 2 389 рублей отпускных. Оставшуюся часть отпускных необходимо планировать за счет средств софинансирования.
1.2 Выплаты физическим лицам
В этом разделе укажите выплаты физическим лицам, которых нанимаете исключительно для выполнения конкретной работы в определенный срок за установленную сумму в рамках заявленного проекта.
Выплаты за оказание услуг или выполнение работ необходимо закрепить в гражданско-правовых договорах с учетом НДФЛ.
Если ваша организация не имеет права на применение пониженных тарифов по страховым взносам, используйте следующую методику для подсчета.
В случае, если вы привлекаете человека по гражданско-правовому договору в статусе самозанятого, предусматривать страховые взносы с выплат такому человеку не нужно. О статусе самозанятого напишите в комментарии.
Если ваша организация имеет право на применение пониженных тарифов по страховым взносам, используйте следующую методику для подсчета.
Какие организации имеют право на применение пониженных тарифов по страховым взносам:
Более подробную консультацию по возможности применения пониженной ставки конкретно для вашей организации получите в своей инспекции Федеральной налоговой службы.
Изучите способы начисления страховых взносов и расчета налогов, которые применимы к деятельности некоммерческих организаций, в бесплатном видеоуроке «Некоммерческие организации и налоги» в разделе «Онлайн-курсы» на сайте президентскиегранты.рф.
Эта статья подразумевает командировочные расходы сотрудников проекта, работающих по трудовым договорам, а также аналогичные расходы по гражданско-правовым договорам, связанные непосредственно с мероприятиями в календарном плане.
Командировочные расходы планируйте для тех, кто задействован в реализации проекта: сотрудников организации, членов команды, волонтеров, экспертов. Для участников мероприятий проекта запланируйте расходы на проезд, проживание и питание, если таковые предполагаются для достижения целей проекта, в статье 7. Расходы на проведение мероприятий и опишите порядок возмещения таких расходов в тексте договоров или других документов, которыми оформляете отношения с этими людьми.
Заполните командировочные расходы одним из двух способов.
Вариант 1 будет удобнее в том случае, если вы планируете более пяти командировок. Посчитайте общее количество командировок, командированных сотрудников, дней проживания и дней оплаты суточных и найдите среднее значение объема расходов на одного человека. Детальные расчеты опишите в столбце 7. «Комментарий».
Вариант 1: обобщённые данные
Вариант 2: подробные расходы по каждой командировке по отдельным статьям
Поездки должны быть экономически обоснованы. Зачастую эффективнее использовать современные инструменты получения, предоставления и обмена информацией: интернет-конференции, вебинары и другие удаленные способы связи.
Вносите в бюджет расходы на поездки только по территории России. Исключение в виде поездок за границу может быть сделано только для проектов по грантовому направлению «Развитие общественной дипломатии и поддержка соотечественников».
Что можно включить в состав командировочных расходов
Суточные для сотрудников организации, работающих по трудовым договорам, и компенсации, предусмотренные гражданско-правовыми договорами на питание исполнителей при оказании услуг вне места фактического проживания — в пределах допустимых сумм, не облагаемых НДФЛ:
Расходы на приобретение проездных документов
Для всех поездок выбирайте наиболее эффективный вид транспорта с точки зрения общих расходов на командировку и ее графика:
Фонд рекомендует резервировать билеты заранее, по наиболее выгодным и экономичным тарифам при условии, что это не налагает ограничений на маршруты и сроки командировки, а также ограничить приобретение дополнительных услуг в транспортном средстве, таких как питание и выбор места.
Расходы на проживание
Выбирайте категории гостиниц по уровню сервиса и цен таким образом, чтобы стоимость проживания в гостинице одного человека в отдельном номере не превышала 4500 рублей за ночь. Придерживайтесь этого ограничения, когда планируете поездки по всем направлениям России, кроме населенных пунктов районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (Якутск, Петропавловск-Камчатский, Южно- Сахалинск и др.) в течение всего года.
Недопустимо указывать в бюджете проекта в качестве командировочных расходов дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных площадок (бассейна, спортзала, сауны).
Транспортные расходы
В такие расходы при необходимости включите:
Допустимо включать оплату такси или аренды автомобиля в статьи командировочных расходов в тех случаях, где это обосновано: например, если до места проведения мероприятия не ходит общественный транспорт.
В случае если командировочные расходы отличаются от уровня, рекомендованного фондом, обоснуйте свой выбор по статье в столбце 7. «Комментарий». Имейте в виду, что во время оценки бюджета эксперт проверяет актуальный уровень цен на все командировочные расходы.
Аренда нежилого помещения
В комментарии укажите количество квадратных метров помещения, которое берете в аренду под нужды проекта. Размер такого помещения должен соотноситься с параметрами проекта — например, с количеством сотрудников проекта или количеством участников мероприятия. Если вы планируете использовать помещение в нескольких проектах, четко разделите расходы по аренде по каждому проекту и в бюджете проекта, представленного на конкурс, планируйте только ту часть, которая непосредственно к нему относится.
Коммунальные услуги
Включайте в эту строку расходы по оплате стоимости услуг по электро-, водо-, тепло- и газоснабжению и другие эксплуатационные расходы. Все расходы должны соотноситься с площадью помещений, задействованных в реализации проекта.
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий». Например, расходы на воду значительно увеличатся, если вы станете оплачивать коммунальные услуги бассейна в период реализации проекта.
Услуги связи
В эти расходы входят услуги телефонии, Интернета и других услуг связи.
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий». Например, для реализации проекта необходимо оплачивать систему смс-оповещения, работу сервисного центра, телефона горячей линии или проводить занятия, которые требуют использования объемного интернет-трафика.
Услуги банков
| Услуга | Методика расчета | Стоимость услуги |
|---|---|---|
| Перечисление средств со счета в ПАО Сбербанк с использованием электронного документооборота (платежи контрагентам) | Сумма рассчитывается как произведение планируемого количества платежей на стоимость услуги. | 30 рублей за платеж (средний размер комиссии, отличается в разных регионах). Размер комиссии можно уточнить на сайте Сбербанка. |
| Оплата электронного документооборота E-invoicing | Фиксированная сумма в месяц. | 295 рублей в месяц (фиксированный размер для всех регионов). |
Имейте в виду, что следующие услуги будут предоставлены проекту-победителю бесплатно:
В случае если вы используете зарплатный проект ПАО Сбербанк, не нужно дополнительно планировать в бюджете комиссии за перечисление выплат физическим лицам. В случае если ваша организация не планирует использовать зарплатный проект ПАО Сбербанк и вы планируете выплаты физическим лицам на их расчетные счета в других банках, запланируйте в бюджете проекта комиссии за перечисление выплат в размере до 1,5% от сумм перечисления (но не менее 150 рублей за каждый такой платежный документ).
Комиссия за использование услуги электронного документооборота E-invoicing в размере 295 рублей в месяц будет списываться автоматически со счета, который предназначен для получения и использования гранта.
Чтобы правильно планировать расходы по услугам электронного документооборота E-invoicing, учитывайте, что списание комиссии за такие услуги происходит в начале месяца, следующего за месяцем оказания услуги электронного документооборота. В последнем месяце реализации проекта списывается комиссия за предыдущий месяц, за текущий месяц и 1 рубль за месяц, следующий за последним месяцем реализации проекта.
Расчет наличными
Фонд не приветствует использование наличных расчетов. Допустимо сделать сотруднику компенсацию понесенных расходов по авансовому отчету, если перечислить сумму расхода на банковскую карту такого сотрудника. Рекомендуется тратить на такие расходы не более 10 000 рублей в месяц и не более 100 000 рублей за проект. Все расходы, связанные с использованием наличных, необходимо заранее согласовывать с фондом.
Операции в валюте
Расходы на конвертацию и валютные переводы, так же как и сами конвертация и валютные переводы, недопустимы для всех проектов, кроме заявленных по грантовому направлению «Развитие общественной дипломатии и поддержка соотечественников».
В том случае, если необходимо открыть валютный счет при реализации проекта по этому грантовому направлению, запланируйте в бюджете проекта комиссию за открытие и ведение валютного счета. Размер комиссии уточните на сайте Сбербанка.
Почтовые услуги
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы по этой статье, укажите детальные расчеты и их назначение в поле «Комментарий».
Нежелательно выбирать дорогостоящих операторов (DHL, UPS и им подобных), а также ускоренные тарифы.
Компьютерное оборудование и программное обеспечение (включая справочные информационные системы, бухгалтерское программное обеспечение)
Группируйте однотипные единицы техники или программного обеспечения в одной строке расходов. Закупайте такое оборудование и программное обеспечение, которое действительно необходимо для достижения целей проекта. Укажите производителя и точную модель, дайте ссылку на конкретный товар в интернете или аналогичный ему.
Недопустимо закупать оборудование и программное обеспечение с избыточными потребительскими свойствами или непосредственно не относящееся к проекту. Например, не стоит планировать закупку сверхтонких ноутбуков с дисплеем последнего поколения, если вы собираетесь использовать их для регистрации посетителей мероприятия. В то же время допустимо запланировать покупку мощного компьютера, если для достижения цели проекта необходимо монтировать фильм силами вашей команды — вместо того, чтобы нанимать стороннюю организацию.
В случае если для реализации проекта необходимо использовать дорогостоящее оборудование или программное обеспечение, сравните такие расходы в бюджете с альтернативными вариантами аренды оборудования или приобретения ограниченной лицензии на временное использование программного обеспечения.
Канцтовары и расходные материалы
Соотносите объем планируемых в бюджете канцтоваров и расходных материалов с параметрами проекта — например, с количеством сотрудников или помещением, которое арендуете для проекта.
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий».
В этой статье расходов укажите узкоспециализированное оборудование или инвентарь, которые не входят в перечень офисных расходов, но необходимы для реализации проекта.
Допустимо сгруппировать однотипные единицы закупки.
Если для реализации проекта необходимо использовать дорогостоящее оборудование, рассмотрите вариант аренды в качестве альтернативы.