Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Что такое система управления документацией
ГОСТ Р ИСО 30300-2015
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основные положения и словарь
System of standards for information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary
Дата введения 2016-07-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.
Введение
Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.
a) распределением функций и ответственности;
b) процессным подходом;
c) измерением и оценкой;
d) анализом и улучшением.
Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.
ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.
Настоящие стандарты применяются как руководство по:
a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;
b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
c) проектированию и внедрению СУД;
d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.
Настоящие стандарты предназначены для:
1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;
2) работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.
Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.
1 Область применения
Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;
b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;
c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или
3) сертификации СУД сторонней организацией.
2 Основные положения СУД
2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления
Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.
СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.
В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.
Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.
2.2 Организационная среда
Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:
a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;
b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;
c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;
d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.
Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:
1) для одного или более специальных деловых процессов в организации;
2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.
При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.
2.3 Потребность в СУД
Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.
Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.
Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:
a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;
b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;
c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;
d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;
e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;
f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;
g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;
h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;
i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.
Система управления документами
Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.
Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота. Это может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности. Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.
Основные возможности
Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:
Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:
Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.
Организация документооборота
Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью Docsvision.
Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения. Сценарии работы могут варьироваться очень широко. Но, несмотря на сложную логику процессов, система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.
Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:
Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.
Удаленный доступ к документам
Удаленный доступ к документам и контроль бизнес-процессов — требование, необходимое сегодня почти всем пользователям СЭД. Конечно, невозможно уместить весь функционал мощной системы в приложение для мобильного устройства. Но на самом деле в этом нет особой необходимости. Править документы с экрана телефона — невозможно, эта работа должна быть выполнена за стационарным компьютером. Но имея под рукой мобильное приложение, которое подсказывает вам, какие задания и документы вам поступили в работу, позволяет просмотреть пришедшие документы, вы можете «оставаться в игре» — начать выполнение задач, назначить ответственных исполнителей задания или согласовать документ, делегировать исполнение задания, прочитать договор, который нужно срочно согласовать.
Компания «ДоксВижн» осуществляет разработку, внедрение и обслуживание СЭД. Каждый заказчик может рассчитывать на индивидуализированный подход, учет всех пожеланий, профессиональные рекомендации и выполнение работы в оговоренные сроки. Кроме того, сервисное подразделение «ДоксВижн» оказывает информационную поддержку, техническое обслуживание и обучает специалистов.
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения
В данном документе на основе материалов аналитических компаний, таких как IDC и GartnerGroup, дается общепринятая классификация систем электронного управления документами, анализируются возможные результаты и отдача от инвестиций в эти технологии, раскрывается связь технологий электронного управления документами с такими концепциями как управление знаниями
Специалистам в области информационных технологий, возможно, будет интересен весь документ, тогда как руководителей организаций могут заинтересовать второй и третий разделы, посвященные определению того, что такое:
Приведенная классификация применена к известным на отечественном рынке системам, что позволяет получить более объективную картину относительно предлагаемых решений. В документе показывается, в чем состоит их кардинальное отличие друг от друга.
В статье дается объяснение того, почему выпустив локализованную версию системы электронного управления документами Lotus Domino.Doc, компания Lotus фактически предлагает первое для отечественных заказчиков решение в области корпоративного управления документами.
1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация
Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC [1] дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM – Electronic Document Management):
“Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.”
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.
IDC [1, 2] выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.
Ниже перечислены категории технологий ЭУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (тоже по информации IDC):
Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.
Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.
Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, “приложением по умолчанию” для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Для нас особенно важна данная категория, поскольку Lotus Domino.Doc является как раз корпоративной системой электронного управления документами со всеми перечисленными выше характеристиками.
Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.
Рынок систем электронного управления документами является очень сильно фрагментированным с точки зрения присутствующих здесь поставщиков. Поскольку Domino.Doc относится к категории корпоративных систем ЭУД, то этот сегмент всего рынка систем ЭУД нас интересует более всего. В отчете IDC [2] дается следующее распределение мирового рынка корпоративных систем ЭУД за 1998 г.:
В отчете IDC о Европейском рынке, опубликованным в феврале 2000 г., на конец 1998 г. были приведены следующие данные о распределении рынка по объемам продаж в денежном выражении:
Таким образом, Domino.Doc, продукт, который компания Lotus на конец 1998 г. продавала на рынке в течении всего полутора лет, обгонял уже ряд конкурентов, присутствовавших на рынке в течении достаточно продолжительного времени и определял во многом рынок корпоративных систем ЭУД. При этом по объему реально проданных лицензий Domino.Doc существенно обгонял Documentum. В 1998 г. только пяти заказчиками – General Motors, Procter & Gamble, Texas Instruments, World Bank, Caterpillar – было приобретено 193000 клиентских мест Domino.Doc, тогда как во всем мире в том же году было продано всего 80000 клиентских мест Documentum.
Каковы основные тенденции развития рынка систем электронного управления документами? Ведущие аналитики – и IDC, и GartnerGroup – предсказывают закат эры “традиционных систем электронного управления документами”, по причине того, что поставщики инфраструктуры (Lotus и/или Microsoft) будут предлагать на основе своих базовых технологий функциональность систем ЭУД без дополнительных накладных расходов, связанных с внедрением отдельно стоящих приложений управления документами.
Компания IDC в этом же отчете делает такие прогнозы:
“Будет наблюдаться смещение фокуса с “чисто систем управления документами” на технологии коллективной работы с элементами электронного управления документами, управление знаниями и решения по управлению контентом и информацией (порталы)”.
По оценкам GartnerGroup к концу 2001 г. в мире будет насчитываться около 32 млн. пользователей корпоративных систем управления документами на основе общей инфраструктуры, и только 8 млн. пользователейспецифических вертикальных решений.
На рынке систем электронного управления документами компания Lotus представлена программным продуктом Lotus Domino.Doc. Построенная на идеальном основании – архитектуре для передачи сообщений и совместной работы Lotus Domino и Notes – система Lotus Domino.Doc является на сегодняшний день единственным решением по управлению документами в территориально распределенной среде, которое удовлетворяет всем вышеперечисленным требованиям для распределенного развертывания и высокой степени расширяемости.
При этом хотелось бы сразу сделать замечание по поводу того, что сама платформа Lotus Domino/Notes, на которой построен Domino.Doc относится по классификации IDC к категории “интегрированных технологий для совместной работы” (ICE – Integrated Collaborative Environment), где также представлены компании Microsoft и Novell своими продуктами MS Exchange и Novell GroupWise соответственно. Это рынок отдельный от рынка систем управления документами.
Еще одним неоспоримым преимуществом Domino.Doc, является то, что, во-первых, это локализованный продукт (один из немногих зарубежных продуктов этого класса, переведенный на русский язык). Во-вторых, компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM), имеет уже 10-летнию историю работы на российском рынке и разветвленную сеть отечественных компаний-партнеров, оказывающих разнообразные услуги, связанные с технологиями компании.
В данном документе мы не рассматриваем рынок интегрированных систем для совместной работы более подробно. Хотя следует заметить, что на рынке, в том числе и на отечественном, имеется достаточное количество готовых приложений партнеров Lotus, созданных в среде Lotus Domino/Notes, которые относятся к категории систем электронного документооборота и делопроизводства. Среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты (по алфавитному порядку названий компаний-производителей) “Босс-Референт” (АйТи), семейство продуктов “Золушка” и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), CompanyMedia и OfficemMedia (ИнтерТраст), N.System (Компьютер-Лэнд, Санкт-петербург), “Делопроизводство” (КСК).
Многие отечественные заказчики Lotus создали собственные корпоративные приложения в среде Domino/Notes, которые автоматизируют сложные процессы работы с документами.
2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения
В принципе, подробный анализ отечественных систем электронного управления документами не входит в цели данного обзора. Тем более, мы не будем сравнивать эти системы по функциональным характеристикам между собой. Однако, дадим некоторые замечания.
Основными известными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.
Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:
Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами. В результате, у нас в стране можно встретить абсолютно не поддающиеся здравой логике ситуации. Заказчик использует созданные в среде Domino/Notes приложения, поддерживающие сложные, как формализованные, так и слабо формализованные процессы подготовки, работы с документами и контроля их прохождения. И вот, когда эти сложные процессы завершены, документ готов, всеми утвержден (так и хочется сказать, “почти что мертв”), его регистрируют в отдельной системе “а-ля канцелярия”, созданной на базе мощной, и часто дорогостоящей РСУБД, которая состоит из более чем 30 связанных между собой таблиц.
Перечисленные выше отечественные компании, которые не являются партнерами Lotus, в качестве технологической основы перечисленных систем документооборота используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL – “Дело” и LanDocs), папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки (1С).
Результатом таких технологических решений является то, что большинство этих систем на практике не способны обеспечить работу с документами в территориально распределенной корпоративной среде. Это же замечание относится к большинству зарубежных систем, упомянутых в данном обзоре.
Первое замечание, которое необходимо сделать состоит в том, что большинство отечественных систем (и все перечисленные в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу систем делопроизводства и документооборота. Ранее в нашем обзоре мы говорили о технологиях электронного управления документами. Хотелось бы сказать, что это не просто тонкая игра слов. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами.
Выше мы уже дали определение того, что такое системы электронного управления документамив целом и корпоративные системы ЭУД, в частности. Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения.
Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.
Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, “документ принят к исполнению”, “документ передан на исполнение конкретному сотруднику”, “на документ дан соответствующий ответ” и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.
По классификации IDC, которую мы использовали выше, системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется “традиционное отечественное делопроизводство”. Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Упомянутые выше продукты, такие как “Дело”, LanDocs, Optima Workflow, 1С:Документооборот с нашей точки зрения относятся к категории систем делопроизводства в нашей классификации.
Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы. Однако, здесь есть определенные недостатки и даже перегибы, когда в маркетинговых материалах некоторых компаний подчеркивается соблюдение “советско-партийных” традиций делопроизводства как основное конкурентное преимущество.
На это можно ответить цитатой из того же отчета IDC, в котором дословно говорится следующее:
“Всегда найдется какое-то количество не очень умных людей (прим.- дословный перевод), которые будут считать, что простая организация документов в репозитарии (хранилища), обеспечит больший возврат от инвестиций, чем хороший административный помощник? Однако, большинство организаций ищут продукты, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и возможности по распространению документов и информации в рамках всей организации, средства управления контентом и знаниями на базе Web, поддержку интенсивных документоориентированных бизнес-процессов.”
Еще один вывод, к которому также следует прислушаться, принадлежит аналитикам из GartnerGroup [5].
“Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности в работе организаций”.
Таким образом, вопросы, на которые должны дать руководители многих российских организаций, состоят в следующем: “Какова реальная отдача от автоматизации российского делопроизводства в существующих “советско-партийных” традициях?”, “Можно ли ограничиваться автоматизацией делопроизводства в традиционном отечественном понимании этого слова и ждать отдачи и существенного повышения эффективности, не внедряя систему управления документами как корпоративную технологию? ”
Большинство решений Lotus в области работы с документами в принятой нами классификации относится к более широкой, чем делопроизводство, категории систем документооборота. Связано это с тем, что использование партнерами Lotus для своих решений платформы Lotus Domino/Notes сразу дает ощутимые конкурентные преимущества, такие как:
Сама платформа дает партнерам Lotus все предпосылки для того, чтобы создавать не системы делопроизводства, а системы документооборота, поддерживающие процессы работы, а не простую регистрацию и хранение документов. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.
Определение того, что такое корпоративная система электронного управления документами, такая как Lotus Domino.Doc, мы дали выше. Основное отличие и преимущество корпоративной системы ЭУД по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Работа с Domino.Doc в среде Web-браузера дает всем пользователям доступ к порталу управления документами. При этом платформа предоставляет возможности реализовывать в этой среде произвольные схемы процессов работы с документами.
С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделенийорганизации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.
Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:
Платформа корпоративной системы электронного управления документами, такая как Domino.Doc, позволяет заказчикам концентрироваться на принятом в организации регламенте прохождения документов и информации, и использовать возможности платформы, в том числе для быстрого построения специфических информационных систем делопроизводства и документооборота. При определенной настройке под специфические процессы, на платформе корпоративной системы электронного управления документами могут быть созданы специфические приложения делопроизводства и документооборота. Преимуществом Domino.Doc является также то, что если у Вас нет этого регламента и устоявшихся бизнес-процессов, система позволяет Вам обеспечить их создание на простом и интуитивно понятном языке.
По сути дела, локализовав Lotus Domino.Doc, который, обладая мощным функционалом, примерно в 3 раза дешевле чем PC DOCS и соизмерим по цене с отечественными разработками, Lotus, по сути дела создает в России новый рынок корпоративных систем электронного управления документами, точно также как Lotus Notes определил в свое время появление нового класса “систем коллективной работы”.
Таким образом, Domino.Doc обеспечивает систему электронного управления документами, следующими свойствами:
Все вышеперечисленные свойства открывают также широкие перспективы перед партнерами Lotus по интеграции богатой логики их существующих приложений в области работы с документами с универсальностью и возможностями Domino.Doc.
3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами
Приведенные ниже данные и анализ возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами приведены, в основном, в контексте внедрения таких технологий, как Lotus Domino.Doc, т.е. прежде всего применимы к корпоративным системам ЭУД. Надо иметь в виду, что они могут быть абсолютно неприменимы к другим специфическим решениям в области электронного управления документами, таким как узкая задача электронного делопроизводства.
С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:
Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).
Если провести оценки уменьшения ответа на запросы заказчиков, сокращения цикла производства или предоставления услуги, организация может измерить результат от внедрения в денежном эквиваленте. Например, одна организация сообщила, что внедрение Domino.Doc поверх имеющейся у них инфраструктуры обеспечила легкий доступ сотрудников к документам из любого географически удаленного подразделения. Это был критический фактор для команд сотрудников, занимающихся разработкой продуктов, что позволило им достигнуть нужных показателей в скорости выпуска продуктов на рынок. Для этой организации задержки при выпуске нового продукта на 6 месяцев означают потерю 40% прибыли.
Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):
Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного управления документами
Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Lotus Domino.Doc, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.
Для того, чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии: