что такое система инцидент менеджмент
Вселенная советов
Система «Инцидент менеджмент»: как сообщить о своей проблеме
Решать возникающие проблемы в городах и сельской местности в наши дни надо оперативно. А для этого необходимо, чтобы жители проблему «озвучили», то есть разместили о ней сообщение в социальных сетях. После этого в работу включается система «Инцидент менеджмент», которая и проследит за тем, чтобы проблема была решена местными властями.
«Инцидент Менеджмент» — система мониторинга, разработанная компанией «Медиалогия». Её основная цель — быстрое реагирование на темы, которые поднимают пользователи соцсетей. Система выявляет и собирает значимые сообщения: негативные оценки, жалобы, вопросы, отзывы, благодарности. Программа в основном мониторит пять популярных в России площадок: «ВКонтакте», Instagram, Facebook, Twitter и «Одноклассники».
Система «Инцидент менеджмент»: как сообщить о своей проблеме
Как работает система «Инцидент Менеджмент»
Система анализирует ключевые слова в пяти соцсетях. Результаты отправляются региональному администратору. Он решает, какие проблемы наиболее острые и требуют реакции представителя власти.
Если по одной теме появляются посты в нескольких соцсетях, то их объединяют в один кейс или «инцидент».
А вот кому его передадут (местным депутатам или министрам), определяет масштаб проблемы. Публично ответить на запрос нужно в течение суток. Проигнорировать проблему местным депутатам или министрам не удастся, поскольку у сотрудников Администрации Президента РФ тоже есть доступ к системе.
Эксперты отмечают, что система не фиксирует негатив вообще, а фокусируется на конкретных вещах. Поэтому её нельзя отнести к политическим системам мониторинга. Она больше административная: отмечает «конкретные претензии конкретного гражданина к конкретной проблеме». «Инцидент Менеджмент» — проект многообещающий. В итоге система должна создать условия для прямой коммуникации местной власти и общества, повысить уровень контроля над чиновниками, сделать управление в регионах более эффективным.
Источник — Проект SFERA Live
Как сообщить о своей проблеме
Сейчас мониторинг ведется в Instagram, Вконтакте, Одноклассники, Facebook и Twitter. Запросы в зависимости от тематики распределяются по районам и региональным министерствам.
«Озвучить» свою проблему можно на интернет-страничках глав муниципалитетов, руководителей местных организаций в социальных сетях.
Не обязательно писать первому лицу региона, чтобы добиться результата. Главное, попасть в «Инцидент», а дальше система уже приведет к нужному итогу.
Если вы хотите, чтобы ваше обращение гарантированно попало в систему «Инцидент менеджмент», необходимо указать конкретный адрес, свои контакты и четко обозначить проблему.
В течение суток ответ на комментарий, в котором была обозначена проблема, рассмотренная системой «Инцидент Менеджмент», публикуется в соцсетях.
«Как близнецы»: 3 пары похожих терминов ITIL
Библиотека ITIL — подробный набор методов управления ИТ-услугами, который применяют с восьмидесятых годов. Но путаница в используемых терминах и их значении до сих пор преследует тех, кто только начинает внедряет у себя соответствующие методологии.
В этой статье мы попытаемся разграничить три пары похожих терминов:
Инцидент и проблема
IT-специалист и автор тренингов по ITIL Майкл Скарборо (Michael Scarborough) подчёркивает, что между терминами установлена следующая зависимость: проблема — причина, инцидент — следствие.
Второе отличие, по мнению Майкла, заключается в том, что инцидент можно разрешить только на определённое время. Когда мы говорим «разрешили инцидент», это значит, что временно восстановили какую-то услугу (на 10 лет или всего на 1 минуту). То есть очень вероятно, что подобная ситуация повторится в будущем.
Проблема же, это причина возникновения инцидентов. Эксперт в области ITSM профессор Росс Вайз (P. Ross S. Wise) считает, что первый признак проблемы — вопрос «почему», который вы задаёте себе.
Посмотрим на примеры, которые приводит директор по маркетингу компании Hornbill Питер Саммерс (Peter Summers).
Инцидент: пользователь звонит в службу поддержки и сообщает, что не может распечатать документ. Специалист, который принимает вызов, обнаруживает, что указанный файл вызвал ошибку в очереди печати. Чтобы можно было продолжить работу, специалист предлагает пользователю временно воспользоваться принтером в соседнем офисе.
Проблема: инцидент с принтером — признак глобальной проблемы. Этот пользователь — первый из многих, кто позвонит сегодня в службу поддержки. Допустим, удалось установить, что причиной инцидентов является обновление офисного ПО прошлой ночью. Если исправить баги апдейта, проблема будет решена и отказов в печати по этой причине больше не будет.
Для наглядности возьмём более приземлённый пример. Вы едете на машине, и у неё лопнуло колесо. Это инцидент, потому что прокол нарушил ваши планы: вам приходится останавливаться, чтобы заменить колесо. В этом случае инцидент считается исчерпанным. Но теперь у вас есть проблема — вы едете на запасном колесе. Чтобы устранить проблему, вам нужно залатать покрышку.
Другой пример: вы едете на лысой резине — это проблема. Если вы продолжите её игнорировать, вероятность возникновения инцидента будет расти, покрышка, вероятно, лопнет.
Чтобы упростить вопрос с разграничением значений этих двух терминов, Филип Юсон (Philip Yuson), генеральный директор Concept Solutions Corporation, рекомендует задавать следующие вопросы:
Incident Management и Problem Management
Мы уже выяснили, чем отличаются инцидент и проблема, поэтому разграничить эти два процесса будет проще. ITIL определяет эти два термина следующим образом:
Управление инцидентами — управляет жизненным циклом всех инцидентов. Цель: скорейшее восстановление ИТ-услуги для пользователей.
Управление проблемами — управляет жизненным циклом всех проблем. Цель: предотвращение инцидентов в будущем.
Посмотрим на примеры от специалистов Microsoft. Представим сценарий: к специалисту техподдержки обратился пользователь, который не может просмотреть электронное письмо из-за ограничений. Саппорт создаёт новый инцидент с помощью шаблона e-mail incident, чтобы быстро разрешить ситуацию и обрабатывать похожие случаи в будущем.
В сценарии управления проблемами специалист техподдержки создаёт запрос на внесение изменений в код. Когда команда найдёт и устранит причину проблемы, это разрешит проблему и автоматически устранит инциденты с ней связанные.
Для большей ясности приведём пару примеров из жизни. Управление инцидентами похоже на работу пожарных. Они приходят на место происшествия и стараются максимально эффективно погасить огонь. То же самое происходит при управлении инцидентами. Возобновить работу инфраструктуры нужно быстро.
Далее начинается управление проблемами и детальное расследование происшествия. Этот процесс похож на работу эксперта или следователя. Он не был на месте, когда тушили пожар, но может определить причину возгорания и дать рекомендации, которые позволят избежать таких ситуаций в будущем.
Service desk и Helpdesk
Для начала вновь заглянем в официальную терминологию ITIL.
Service Desk — единая точка контакта (SPOC) между поставщиком услуг и клиентами. Функции: управляет инцидентами, запросами на обслуживание.
Help desk — точка контакта для пользователей. Функции: регистрирует инциденты.
Термин «служба поддержки» часто употребляется как синоним службы Service Desk, что является главной причиной путаницы в терминах. Крис Коффи (Cris Coffey), менеджер по маркетингу компании BMC Software, который работает на рыке Help Desk уже 20 лет, выделяет следующие различия между двумя этими службами.
Service Desk: полностью интегрируется с другими ITSM-процессами, помогает организации соответствовать соглашениям об управлении уровнем услуг, интегрируется с базой данных управления конфигурациями и процессом управления активами.
Help Desk: отслеживает все входящие инциденты, автоматически отслеживает уведомления по электронной почте, предлагает ограниченную интеграцию с другими ITSM-процессами, предоставляет услуги самообслуживания для конечных пользователей.
Посмотрим, как это выглядит на практике. Пример работы Help Desk: драйвер для принтера Джо сломался, а ему нужно распечатать копии документов до 10 часов. Help Desk поможет Джо восстановить работу принтера или найдёт другой способ получить распечатки вовремя. Задача службы — сделать так, чтобы распечатки были в руках у Джо до 10 часов.
В той же ситуации Service Desk заметит, что за прошедшую неделю несколько человек с этого этажа обратились в службу с той же проблемой. Это значит, что проблема — глубже, чем кажется. Service Desk отправляет специалиста, чтобы установить корень проблемы с принтером. Задача службы — устранить первопричину.
Напоследок кратко обобщим все разобранные моменты:
«Инцидент менеджмент» и суровая реальность
Власть внедряет программу отслеживания реакции региональных властей на жалобы россиян в социальных сетях «Инцидент менеджмент». Теперь регионы должны будут отслеживать негативные сообщения в Facebook, Instagram, Twitter, «ВКонтакте» и «Одноклассниках» и решать проблемы, о которых сообщают пользователи. Но у системы на этапе ее первичного описания уже есть ряд проблем, которые ставят под вопрос ее эффективность. Тем не менее, если ограничения будут преодолены, существует реальная возможность перейти на новый уровень коммуникации между властью и обществом.
Сегодня существует несколько порталов, предназначенных для решения городских проблем. В Санкт-Петербурге функционирует портал «Наш Петербург», в Москве «Наш город», на котором заявляется, что за время работы ресурса удалось решить практически три миллиона проблем. Есть и негосударственные аналоги: «Красивый Петербург», «iGrajdanin» и многие другие. И государственные, и негосударственные порталы работают по одному принципу. Каждая проблема оформляется как запрос и направляется в профильный госорган, который за нее отвечает. Отличие лишь в том, что на государственных порталах работу осуществляют чиновники, а в частных инициативах запрос оформляется юристами и направляется не от имени автора проблемы на сайте, а от сотрудника организации, или же от СМИ, как это делают в проекте РосОтвет.
Работу с запросами граждан регулирует Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» № 59. По нему госорган обязан рассмотреть обращение гражданина в течение 30 дней, обращение СМИ — в течение 7 дней. Госорган не может проигнорировать запрос, что-то чиновники должны ответить. Если в обращении гражданин описывает какую-либо проблему, иногда госорганы стараются ее решить, особенно, если речь идет о каком-то резонансном вопросе.
На государственных порталах все еще проще. Как правило, в регионе создаются внутренние регламенты, которые прописывают порядок работы портала городских проблем, назначаются ответственные за его работу подразделения, а также описываются алгоритм работы с обращениями граждан.
О нормативной основе работы «Инцидент менеджмент» пока ничего не известно. Пост в социальной сети о какой-либо городской проблеме невозможно приравнять к официальному обращению гражданина. Кроме того, часто соцсети не позволяют идентифицировать личность гражданина, зачастую авторы постов могут быть простыми ботами, страницы которых в последнее время становится все сложнее отличить от реальных пользователей.
Возникает вопрос и относительно ответственных за реализацию этого проекта. Какой региональный орган власти будет выступать в качестве оператора системы или же каждое ведомство должно мониторить свою сферу ответственности. Если это так, то ситуация становится еще сложнее, так как зачастую положения РОИВ дублируют часть функций и полномочий друг друга.
Нормативные трудности — не единственные ограничения новой системы, уже сейчас очевидны технические сложности, с которыми в регионах придется как-то работать.
Реализацией проекта, по версии источников РБК, занимается «Медиалогия», у которой есть собственный продукт «Медиалогия СОЦМЕДИА». Из имеющихся описаний того, как будет работать «Инцидент менеджмент», становится понятно, что эти два продукта будут очень похожи, а значит государственная система мониторинга унаследует все болячки своего старшего брата.
— Работа по упоминаниям. Система ориентирована на упоминание бренда или некоего объекта/субъекта. При описании городских проблем пользователь может не упоминать ни город, ни улицу, ни фамилии чиновников, которые отвечают за эту сферу, поэтому большая часть сообщений может проходить мимо.
— Много мусора. Пока система «Медиалогии» не так хорошо справляется с фильтрацией сообщений от ботов. Да, явные аккаунты вычисляются, но с каждым годом боты становятся все больше похожи на обычных пользователей: оригинальные фотографии, посты, социальная активность. Соответственно, все это будет попадать в мониторинг власти и усложнять процесс работы с данными.
— Позитив и негатив — не главное. «Медиалогия» делает ставку на анализ тональности сообщений, когда в индустрии Big Data идет тренд на вычленение и анализ фактов из сообщения. По сути дела, госорганам не так важно, понравилась ли новая дорога горожанам или нет, важно понять, что именно не понравилось, в чем есть проблемы. И пока есть сомнения, что в новой системе анализ фактов будет автоматизирован.
Важно отметить и характер использования городскими администрациями социальных сетей, а также то, какая аудитория со стороны гражданского общества использует подобные порталы.
Смещенная линия коммуникации
Социальные сети пока остаются невостребованными в большинстве администраций крупных городов. Согласно исследованию Проектного центра «Инфометр», из 187 городов России с населением от ста тысяч человек страницы в соцсети «ВКонтакте» есть только у 98, многие из которых не выполняют своей прямой функции взаимодействия с гражданами и являются простой визиткой органа власти в соцсети. Эксперты также продемонстрировали, как чаще всего власти ведут свои страницы, зачастую они не реагируют на сообщения пользователей.
Интересны также результаты исследования того, кто и как пользуется городскими порталами. Питерские политологи выяснили, что миф о «городских сумасшедших» пусть и не подтверждается на сайтах городских проблем, но чаще всего посетителями таких ресурсов являются представители определенной части населения: это безработные мужчины с высшим образованием. Иными словами, может сложиться ситуация, при которой мониторинг городских проблем посредством соцсетей будет давать нечеткий срез реальности, ведь многие просто не пишут о том, что их не устраивает.
В таком случае проблемы города будут обсуждать низкомотивированные и незаинтересованные представители госорганов с одной стороны, а с другой — узкая группа населения, которая не является репрезентативной выборкой жителей города.
Все вышеобозначенные проблемы серьезно усложняют процесс использования системы по заявленному назначению, а это значит, что «Инцидент менеджмент» будет применяться не для решения городских проблем, а для анализа общественных настроений посредством Big Data. И это главное нововведение этого продукта.
При помощи Big Data уже ищут террористов, преступников и занимаются мониторингом стратегических вопросов, теперь покрытие расширяется на публичное пространство. В скором времени лучше своего потребителя будут понимать не только коммерческие структуры, которые давно анализируют данные о пользователях, но и государство, которое также является одним из поставщиков услуг. Развитие этой системы переведет общение «общество — государство» на новый уровень.
Как Кремль будет реагировать на жалобы в соцсетях
Новая система мониторинга «Инцидент менеджмент» позволяет отслеживать информационные поводы в пяти социальных сетях и реакцию сообществ на действия властей.
О тестировании этой программы РБК рассказали собеседники в руководстве двух регионов, где начали ее пробное использование, и подтвердили три собеседника, близких к Кремлю.
Как рассказал региональный чиновник, присутствовавший на презентации программы в одном из регионов, автоматическая информационная система управления реакцией на негативные мнения и информационные поводы в социальных сетях разработана ООО «Медиалогия». «Это браузерная система, то есть на рабочий компьютер ничего не устанавливается, все находится на серверах, доступ возможен через любой браузер», — уточнил он.
В «Медиалогии» подтвердили разработку такой системы и поставку ее в ряд российских регионов.
Контроль соцсетей
«Инцидент» мониторит пять социальных сетей — «ВКонтакте», Facebook, Instagram, Twitter и «Одноклассники», говорит собеседник РБК в правительстве одного из регионов. Мониторинг осуществляется по ключевым словам.
Его результаты попадают к региональному администратору. Как правило, это сотрудник информационного управления правительства региона, и он решает, какие сообщения нуждаются в ответе властей. Их сортируют по профилям на уровне региональных министерств или муниципалитетов — в зависимости от масштаба проблемы. Те должны ответить на сообщение в соцсети. Ответ автоматически приходит региональному администратору в рамках «Инцидента».
Несколько постов по одной теме в разных соцсетях можно объединять в один кейс — он будет называться «инцидент», и тогда ответ официальных структур на него автоматически будет отправляться ко всем сообщениям по этой теме вне зависимости от соцсети.
По всем отработанным и необработанным «инцидентам» ведется статистика, которую в режиме реального времени при помощи программы могут наблюдать сотрудники муниципальных и региональных администраций, а также администрации президента, говорит источник РБК.
Отрабатывать каждый «инцидент» местные власти должны в течение суток с момента его регистрации в системе, пересказал услышанное на семинаре региональный чиновник. По его словам, со стороны администрации президента этим направлением занимается управление по общественным проектам (его курирует первый заместитель руководителя кремлевской администрации Сергей Кириенко). Это подтвердил РБК федеральный чиновник, знакомый с внедрением системы в регионах.
«Акцент на соцсети — инициатива Кириенко, он с момента своего прихода в администрацию президента говорит об этом», — рассказал собеседник РБК, близкий к Кремлю.
PR-директор «Медиалогии» Надежда Жуковская подтвердила РБК, что «Инцидент» создан для оперативного реагирования на темы, поднимаемые пользователями соцсетей. Программа отбирает в соцмедиа значимые сообщения: негативные сообщения, жалобы, вопросы, отзывы, благодарности. Она настраивается под задачи заказчика, и ее стоимость формируется индивидуально.
По словам Жуковской, изначально «Инцидент» планировался для компаний, которым необходимо управлять репутацией бренда в социальных сетях. «Помимо этого есть успешный опыт использования продукта рядом регионов. Благодаря системе повышаются адресность и оперативность решения проблем, о которых сообщают жители в соцсетях. Мы верим в потенциал использования продукта «Инцидент» в регионах и сейчас активно работаем в этом направлении», — отметила Жуковская.
«Инцидент» ранее уже использовался государственными компаниями. По информации на сайте госзакупок, в декабре прошлого года «Ростелеком» заключил годовой контракт с «Медиалогией» по этой программе за 8,5 млн руб.
PR-директор «Медиалогии» уточнила, что Кремль не является клиентом компании. По ее словам, регионы заказывают систему напрямую у производителя.
Подмосковное правительство заказывало систему у разработчика, подтвердила РБК представитель правительства области. Контракты заключают конкретные ведомства и региональные министерства, а не Кремль, подтвердил РБК источник на рынке информационных систем.
Мониторинг без офшоров
На сегодня офшоров в структуре компании нет: совладельцами «Медиалогии», согласно данным СПАРК, являются Александр Волков (8%) и ООО «ИБС холдинг» (92%). «ИБС холдинг» на 75% принадлежит Анатолию Карачинскому, на 25% — Сергею Мацоцкому. «Хотели бы обратить внимание, что многие наши продукты, в том числе «Инцидент», входят в реестр российского ПО. Владельцы «Медиалогии» — российские физические лица, офшоров в нашей структуре сейчас нет», — сказала РБК Надежда Жуковская, PR-директор «Медиалогии».
Опыт «Зимней вишни»
Необходимость уделять больше внимания реакции на негативные для власти сообщения в соцсетях стала очевидна после всплеска комментариев в связи с трагедией в кемеровской «Зимней вишне» и ситуации вокруг мусорного полигона в Волоколамске, пояснил собеседник РБК, близкий к Кремлю.
Власти регионов продемонстрировали неспособность адекватно реагировать на всплески недовольства в интернете, а администрации президента надоело бороться с последствиями некомпетентности местных чиновников, добавил он. Регионам рекомендовали больше внимания уделять работе в соцсетях, заключил источник.
«В Кремле хотят локализовать негатив и контролировать повестку именно в соцсетях, потому что считают, что нужно быть ближе к потребителю информации, а соцсети становятся все более популярны. Если не по уровню влияния, то по аудитории крупнейшие группы «ВКонтакте» превосходят многие региональные СМИ», — пояснил РБК чиновник, присутствовавший на обучающем семинаре по использованию «Инцидент менеджмента» в одном из регионов. На семинаре, по его словам, присутствовал и представитель «Медиалогии».
Пилот в Подмосковье
Первым регионом, в котором запустили пилотную версию «Инцидента», стало Подмосковье, а в марте начали подключать и другие регионы — прежде всего те, в которых в сентябре пройдут выборы губернаторов, говорит собеседник РБК, близкий к Кремлю.
В единый день голосования, 9 сентября, пройдут дополнительные выборы семи депутатов в Госдуму и прямые выборы глав в 22 регионах, в том числе в Москве и Подмосковье. Еще в четырех субъектах глав регионов выберут члены парламентов. В 17 субъектах предстоят выборы региональных законодательных органов.
На данный момент программа в тестовом режиме действует в десяти регионах, добавил источник РБК.
«Пока все работает в тестовом режиме. До конца года все должно быть отстроено во всех регионах», — подтверждает региональный чиновник слова организаторов семинара.
«Добродел» и другие
В Подмосковье первым инструментом автоматического мониторинга социальных сетей и обратной связи с жителями региона был портал «Добродел», созданный в 2015 году, но скоро стало понятно, что работу с соцсетями необходимо выводить в самостоятельное направление, сказала РБК министр областного правительства по информационной политике Анастасия Звягина.
По поручению губернатора области системный мониторинг социальных сетей ведется с марта 2017 года. Полгода он проводился в ручном режиме по 120 крупнейшим публичным группам во «ВКонтакте», но объем информации зашкаливал, и власти решили автоматизировать работу.
Нагрузка на чиновников
В Московской области система «Инцидент менеджмент» в пилотном режиме заработала в октябре 2017 года, подтвердила РБК министр областного правительства по информационной политике Анастасия Звягина. «Мы в некоторой мере стали первопроходцами. На тот момент на территории России еще никто не вел работу в соцсетях в таком масштабе. Это более 3 тыс. эффективных публичных групп по шести популярным соцмедиа: Facebook, «ВКонтакте», Ok, Instagram, Twitter, YouTube». «Мониторинг ведется семь дней в неделю. К процессу отработки негатива в социальных сетях на сегодняшний день привлечены все министерства, ведомства и муниципальные образования региона. От каждого муниципалитета и ведомства закреплены ответственные по работе с социальными сетями и конкретно в системе «Инцидент», — отметила министр.
Анастасия Звягина подтвердила, что каждую неделю анализируется статистика запросов и ответов участников системы, формируется карта горячих точек. Как выяснилось, жителей области больше всего интересуют вопросы по благоустройству территорий, ЖКХ и ремонту дорог, затем идут проблемы строительства и экологии. По ее словам, главный принцип работы чиновников в соцсетях — «никаких отписок и отфутболиваний». «У нас есть и свои правила — мы не отвечаем на хамство, троллинг и неконструктивную критику. Ответы в социальных сетях проходят с объединяющим хештегом #намневсеравно». Властям области важно обратить негатив в «добрые дела» и решить проблемы людей, заключила министр.
Внедрение такой системы несет риски возрастания нагрузки на рядовых региональных чиновников и конвейера однотипных ответов, полагает директор Центра экономических и политических реформ Николай Миронов.
Причина недостаточной реакции властей на жалобы — не в незнании этих проблем, а в сложности их решения, считает эксперт. «Многие из них не могут быть решены на региональном уровне из-за нехватки средств или из-за отсутствия компетенции. Это почти весь блок, связанный с бедностью, недостатками социальной инфраструктуры, тарифами. К тому же неясно, как региональные власти ответят на жалобы в связи с федеральными инициативами повышения НДС и пенсионного возраста», — резюмирует политолог.