Что такое шахматка в строительстве
Шахматная ведомость
Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.
Кто обязан составлять шахматную ведомость
Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:
Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.
Зачем нужна шахматная ведомость
По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
Пример составления ведомости
В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.
Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.
В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.
После составления шахматной ведомости
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
Построение шахматки
О каждой квартире в модуле содержится следующая информация:
Критические ошибки, которые регистрирует система:
Как правило в большинстве домов квартиры в каждом стояке и даже в совпадают по проектной площади и основным показателям, для быстрого внесения в систему квартир и информации о них, достаточно заполнить 1 этаж подъезда(если в доме одинаковая планировка всех подъездов) или 1 этаж дома. Все остальные квартиры можно быстро скопировать с помощью модуля шахматки.
Для этого нажимаем на пустые ячейки в шахматке, после чего в них появляется форма. В нее мы вносим номер квартиры.
После чего Нажать кнопку «Создать по примеру». Квартиры с заполненными техническими данными созданы.
Стоит отдельно отметить, что вне зависимости от статуса копируемой квартиры вновь созданные будут иметь статус свободно.
Шахматка в CRM и на сайте застройщика
Но перед началом все таки уточним что такое строительная шахматка — это в первую очередь реестр квартир в доме, для отдела продаж он необходим для контроля и учета проданных квартир, для клиентов на сайте для подбора.
В первую очередь это тот же учет для менеджеров, но уже интерактивный где можно как найти квартиру по параметрам, например по номеру, по площади, этажу или комнатности, помимо этого также можно непосредственно в CRM установить статус квартиры: свободна, забронирована или продана, фильтровать по любым параметрам.
Нужна ли связка шахматки на сайте и в CRM?
Чтобы ответить на этот вопрос давайте рассмотрим плюсы и минусы данной технологии.
Помимо собственных разработок на рынке предложены готовые решения, но главный их недостаток это необходимость настраивать и подключать его к своим система, а затем еще и платить чаще всего ежемесячно, что в свою очередь за год выльется в немалую сумму. В собственной интеграции есть плюс, вы оплачиваете один раз разработку и пользуетесь ей постоянно, главное не забудьте чтобы разработчик выполнил интерфейс с необходимыми настройками, чтобы менеджеры без программистов могли вносить изменения в шахматку квартир!
Детальное ТЗ для разработчика экономит Ваши силы, нервы, деньги и главное время!
Сегодня застройщики чаще всего в своей работе используют готовые облачные CRM системы, например такие, как amoCRM или Bitrix24, в обе эти системы можно интегрировать шахматку с сайта.
Готовая шахматка для застройщиков — ProfitBase.
Как шахматка помогла решить проблемы жильцов – эксперимент российского предпринимателя
Предприниматель Юрий Ярцев написал для vc.ru колонку о своем опыте создания реестра собственников жилья и тех возможностях, которые шахматка — лист, на котором нарисованы клеточки с номерами квартир — может предоставить пользователям.
Я покупал квартиру на стадии котлована, поэтому в процессе испытал массу страхов и сомнений. Платеж через фирму-«прокладку»? О боже! Сдача в эксплуатацию через полтора года? А что если застройщик обанкротится и не успеет завершить строительство в срок? Или у меня иссякнет источник дохода?
Тогда мне захотелось как-то смягчить боль от этих острых вопросов, подстраховаться. Как? Найти таких же, как я – своих будущих соседей. Вместе будет безопаснее. Это особенно актуально в России или Украине, где не так давно в мейнстриме были десятки тысяч обманутых дольщиков.
В то время в интернете не было единой площадки, где можно было бы обсудить тонкости покупки или типичные проблемы строительства. О возможности хоть как-то проверить отсутствие двойных продаж даже речи не шло. Так возник форум.
Информацию о нем передавал по сарафанному радио: заметил прилично одетого человека на стройке или у офиса продаж, познакомился, поделился последними новостями и пригласил пообщаться в онлайне. Постепенно набралась критическая масса пользователей и поднятых тем. Далее последовали бурные обсуждения покупки, инфраструктуры, сроков сдачи и не гнушающихся обманывать продавцов застройщика.
Число пользователей на форуме так сильно выросло, что становилось непонятно, кто есть кто, где правда, а где ложь. Вдруг это не добропорядочный сосед рьяно защищает стройку, а представитель застройщика. Но опыт чужих граблей с другими застройщиками и обманутыми дольщиками уже тогда указывал, что нужно обязательно вести независимый реестр жителей – шахматку.
Первая версия была составлена в Excel: обычная сетка, обозначающая дом со строками-этажами и ячейками-квартирами. Красным отмечались заселенные. Таблица показывала пользователям только тип квартиры и живет ли там кто. Ещё она таблица отображала то, насколько заселен дом.
Каждый раз, когда пользователи хотели отметиться, они писали об этом мне. Приходилось постоянно создавать новый скриншот и обновлять форум. Если кому-то понадобились контакты соседей, ничего не оставалось, как вручную просматривать исходный файл. А ещё нужно убедиться, что сделавшему запрос можно доверять.
Со временем это переросло в пытку – так много времени уходило на администрирование. Захотелось автоматизировать процесс, разрешив жителям взаимодействовать с таблицей самостоятельно. Так родилась электронная шахматка с привязкой к пользовательской базе форума.
Основное призвание шахматки заключалось в минимизации ущерба от возможных серьезных проблем в доме и рядом. Так, например, управляющая компания почему-то два года подряд включала отопление в квартирах с незавершенным ремонтом, где батареи были отсоединены. Оперативно находить всех пострадавших в таких случаях помогала именно шахматка. В итоге совместные решения бытовых проблем весьма пригодились для знакомства соседей друг с другом. Люди практически не общались на улице, но легко шли на контакт в сети.
Ещё одним интересным эффектом от ее использования была защита от двойных продаж. Попытки зарегистрироваться в одну и туже квартиру разными людьми сразу вызвали бы подозрения о наличии проблем. Уже на этапе строительства у нас был прочный фундамент для отстаивания своих прав.
Спустя годы шахматка обросла дополнительными свойствами. И я расскажу о наиболее интересных из них.
Появилась приватность: данные о конкретной квартире стали видны только определенным группам. Например, соседям по этажу, стояку, подъезду или наоборот, целому дому и всему жилому комплексу.
Каждый из нас владеет определенными знаниями и жизненным опытом, которыми можно было бы делиться с другими соседями. В своем профиле на специальной вкладке предлагалось заполнить несколько полей.
«Готов помочь», чтобы указать, в чем лучше всех разбирается пользователь и на каких условиях он готов помочь. В «Нужна помощь» в двух словах описываем свою текущую потребность, например, «еду в отпуск, нужно присмотреть за домашними питомцами».
Впоследствии это должно было вырасти в биржу услуг, открытую извне и расширенную до уровня города.
Ещё до покупки квартиры с помощью шахматки можно делать мгновенные расчеты коммунальных услуг, стоимости ее ремонта в разных исполнениях и проектах.
Интересным решением проблемы фактически заселенных, но не отмеченных в шахматке квартир была возможность присвоить этот статус силами их соседей. Каждый мог отметить такие квартиры на своём этаже через функцию «добавить соседа». Предполагалось, что точно известно о проживании в квартирах людей, по каким-то причинам на форуме незарегистрированных.
Пользователи часто писали о неудачных попытках отметиться в квартире, хотя она также им принадлежит. Функция позволяла добавить членов семьи в квартиру.
Если площадь квартиры изначально была указана застройщиком неверно или поменялась после сдачи в эксплуатацию, ее владелец мог самостоятельно скорректировать ее. Как и стоимость, количество комнат и планировку.
Что такое дом с точки зрения проектирования софта? Это таблица высотой в N этажей, по Y квартир на этаж. Каждая квартира имеет свои свойства: площадь, тип, проектируемый номер, количество комнат, занята или свободна, включена ли приватность и так далее. Все стартовые параметры дома задаются администратором. Среди них – жилой или нежилой статус помещений, апартаменты/квартира/кладовая, нумерация.
На базе этих данных всем видна открытая статистика по дому. Например, сколько всего однокомнатных, а сколько двухкомнатных, какая средняя или максимальная площадь, насколько дом заселен. Многие пользователи интересовались соседями, которые только заселились. За эти данные отвечал блок «Последние заселившиеся».
Администратору видны дополнительные статистические данные. Это рейтинг популярности жилья в комплексе на основе статистики просмотров домов и квартир другими пользователями. Риэлторы, вероятно, осыпали бы золотом за такую информацию.
Ещё администратор знает, сколько было сделано расчётов стоимости разных услуг. Так можно понять, насколько та или иная услуга могла быть востребована у жителей.
В шахматке пользователь может переключаться между корпусами. А по специальной ссылке «Моя квартира» видно все данные о ней:
моментальную прогнозируемую стоимость ремонта квартиры с отделкой и без;
стоимость коммунальных услуг;
стоимость проектов для водоснабжения и электричества;
Там же планировалось сделать запрос на точные расчеты от третьих лиц и компаний о ремонтных, мебельных и прочих услуг. Сам запрос автоматически передавал подключенным к системе партнерам данные об этаже, площади, плане и других параметрах, а также контактные данные.
Шахматкой пользовались и будущие покупатели. Им была интересна информация о потенциальных платежках за коммуналку, наличие соседей, стоимости ремонта и прочем.
До тех пор, пока будет вестись массовое строительство и будут разнообразные проблемы со сроками сдачи, коррупцией и обманутыми дольщиками, потребность в таком сервисе никуда не исчезнет.
В планах было прикрутить ее к CRM управляющих компаний. Оттуда можно было бы передавать показания счетчиков воды, газа и других энергоресурсов, а также отправлять обращения обо всяких мелких и не очень бытовых неудобствах. Мы даже начали изучать существующие решения и возможности интеграции с ними.
На основе больших данных шахматка также сигнализировала бы и прогнозировала появление проблем в районе, доме и даже участке самого дома.
Существенное количество времени и внимания тратилось на проверку аккуратности кода. Всё время хотел убедиться в его соответствии всем возможным стандартам, что я его логика безупречна, поэтому программисту также приходилось тратить драгоценное время на удовлетворение моих прихотей. Это была огромнейшая ошибка. Вместо того, чтобы удовлетворять потребности пользователей, я удовлетворял свои.
Функциональность шахматки предусматривала будущее расширение в биржу работ и бытовых услуг. Помимо автоматического расчета были реализованы запросы стоимости ремонта квартиры, проектирования воды, электричества, кухонь и прочих вещей. Подключение любых новых категорий был делом пяти минут.
Изначально я заложил возможность монетизации с привлечением если не десятков, то хотя бы нескольких ключевых партнеров. Но почему-то стеснялся, заранее боясь отказа, предлагать сотрудничество разнообразным мебельным и плиточным салонам, а также строительно-ремонтным компаниям в округе.
Я был наивен и ожидал, что рекламодатели и партнеры сами побегут табунами. Так оно и происходило, только приходили они спамить без намека на какое-либо сотрудничество с площадкой. Предложение о партнерстве в их личных сообщениях, на которое я питал надежды, зачастую оставалось без ответа. А ведь со стороны будущих жителей нескольких тысяч квартир спрос на их услуги и товары был огромный. Интегрируясь с шахматкой и самим форумом эффект от вложений был бы куда выше, чем от обычного спама.
Ещё сильнее был страх получить отказ от компании IKEA, с электронным планировщиком шкафов и кухонь которой была запрограммирована привязка шахматки. Ожидалось, что параметры квартиры будут прозрачно отправляться в их ПО. Покупатель, пришедший из шахматки, мог бы сразу же начать планирование выбранной комнаты. Страх отказа так и не позволил этому реализоваться.
Всё делалось в одиночку и за свои кровные. Я никак не пытался найти хотя бы одного идейного человека, который помог бы развивать систему. Мне это даже не приходило в голову.
CRM для строительных компаний: основные отличия
Для эффективной работы строительной CRM нужны специальные модули: шахматки, автоматическая отчетность и интеграции с профильными сервисами. Разберемся, как строительной компании выбрать CRM и чем неотраслевые решения от них отличаются.
Строительная компания, конечно, может использовать непрофильную CRM. В этом случае отраслевые потребности закрываются через сторонние программы. Но мы покажем, какие преимущества несет использование именно CRM для строительной компании. Использовать их или нет — исключительно ваше решение.
Основные отличия профильных CRM
В основе CRM для строительной компании не отличается от аналогичных решений. Она помогает выстроить долгосрочные отношения с клиентами, регулировать бизнес-процессы и продавать эффективнее. Разница заключается в отраслевых модулях. Рассмотрим их подробнее.
Шахматка
Допустим, мы рассматриваем покупку квартиры от застройщика. Для выбора оптимального варианта мы зайдем к нему на сайт и увидим такой блок:
Скриншот сайта застройщика ЛСР
Схема слева и есть шахматка. В ней фиксируют бронь и продажи, ее используют для бухгалтерского учета. Также шахматка может выглядеть следующим образом:
Скриншот из MacroCRM
До появления CRM для строительных компаний использовали папки с распечатанными планировками. Менеджер вместе с потенциальным клиентом рассматривали варианты, зачастую объясняя некоторые вещи на пальцах. Если клиента устраивала квартира, её отмечали или закрашивали. Позже шахматки переводили в Excel, такой метод используется до сих пор.
Шахматка в Excel, предложенная пользователем портала vc.ru
Технически такие таблицы даже интегрируются с CRM. Однако для каждого проекта нужно переписывать алгоритм интеграции заново, это неудобно и для покупателей. Они хотят видеть понятные интерактивные планы, а не таблицы.
Контроль финансового блока
С июля 2019 года в девелоперском секторе произошли заметные изменения: застройщикам закрыли доступ к деньгам дольщиков до завершения строительства и перевели их на проектное финансирование. Как следствие, усилился контроль со стороны банков, а требования к отчетности стали строже.
По этим причинам CRM для строителей желательно «дружить» с финансовыми модулями. К примеру, формировать график платежей по договорам и отчеты поступлений по каждому проекту. Если CRM не формирует их самостоятельно, пусть позволит сторонним программам взять эту информацию из системы.
Чем дольше работает компания, тем больше обязательств, подрядчиков и проектов будет у нее. Чтобы не увязнуть в отчетности, необходима CRM-система.
Прозрачность процессов для клиента
Покупатель потратил миллионы рублей на квартиру, которую получит не сразу. По этой причине важно поддерживать отношения с клиентом после заключения договора. Например, через информирование о ходе строительства в личном кабинете покупателя или оперативное рассмотрение претензий по приемке квартиры. Такие меры влияют на репутацию конкретных ЖК и застройщика.
Решить эту задачу помогают рассылки о ходе строительства и быстрый прием заявок от покупателей.
Интеграции с отраслевыми сервисами
К таким сервисам относятся ЦИАН, ДомКлик, Авито и другие сайты по продаже недвижимости. Сюда же можно отнести модуль по управлению агентскими продажами.
Зачем CRM в строительной отрасли
CRM для девелоперов или проектных организаций — объективно сложный продукт. Строительная отрасль считается одной из самых консервативных, однако самоизоляция и замедление экономики ускорили ее цифровизацию. По данным, опубликованным в РБК недвижимость, на пике ограничительных мер те игроки, которые не сумели встроиться в диджитал-процессы, просели в продажах на 40 %.
Мы поговорили с руководителем отдела маркетинга MACRO Анной Кухтовой. Компания разрабатывает программное обеспечение для строительных компаний и знает актуальные запросы рынка.
В чем главное отличие отраслевой CRM? Она пронизывает воронку продаж от первого касания до выдачи ключей. Все взаимодействия с клиентом фиксируются. В идеале застройщик получает максимально возможный массив данных, вплоть до жалоб при приеме квартиры, и может оттачивать любые бизнес-процессы.
Отраслевые CRM обладают особенностями. Для застройщика важна оцифровка каталога квартир и интеграция актуальной информации об ассортименте из CRM на сторонние ресурсы. Покупатель в режиме реального времени знакомится с планировками, получает информацию о наличии свободных объектов и их стоимости, бронирует понравившиеся варианты. Клиент выбирает квартиру на удобном ему ресурсе, в привычном формате. Менеджер по продажам на стороне застройщика получает уже «теплого» клиента.
От использования CRM в конечном счете выигрывает и клиент, и застройщик.
Анна Кухтова
Руководитель отдела маркетинга MACRO
Цифровизация помогает строителям оперативно анализировать собственные бизнес-процессы. Компании контролируют количественные (число лидов, показов, сделок, оплат) и качественные показатели (конверсии, эффективность менеджеров, время взаимодействия с клиентом).
По словам Анны Кухтовой, застройщики, внедрившие CRM, отмечают следующие результаты:
Перечисленные результаты возможны, если компания верно выбрала CRM и корректно ее внедрила. В перспективе достижения могут быть более значительными.
Как выбрать CRM для строительной компании
Анна Кухтова отмечает, что правильно выбранная CRM-система — залог успеха. Однако стоит помнить и о работе команды-интегратора и самого застройщика в данной системе.
Решение для малого и среднего бизнеса
Не все строительные компании работают с ЖК и целыми кварталами. Таким компаниям не нужна профильная CRM, достаточно стабильно работающей системы общего профиля.
Хотите увеличить прибыль компании? Начните пользоваться Контур.CRM
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес.
Например, малоэтажное строительство работает в секторе B2C с долгим циклом принятия решений. Согласование проекта проходит индивидуально, бизнесу достаточно опубликовать каталог с проектами на сайте. Такому бизнесу не нужно отчитываться по специальным формам перед банками, поэтому отпадает необходимость в продвинутых финансовых модулях.
Выбрать узкоспециализированное решение или стандартную CRM — решение бизнеса. На практике для небольших застройщиков, например, строительства загородного жилья с отделом продаж из 10 человек, отлично подходят и классические CRM-системы. Контур.CRM специально разработана для отделов продаж малого и среднего бизнеса.
Это продвинутая система, которая работает бесперебойно и быстро, экономя время менеджеров продаж для общения с клиентами. Внедрением системы занимаются разработчики Контура. Это гарантирует качество работы системы и позволяет сделать доработки под заказчика после анализа его бизнес-процессов.
Светлана Аристархова
Продуктовый маркетолог Контур.CRM
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.