Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм
Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.
Что такое платёжный календарь и кому он нужен
Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.
Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.
Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.
Как составить платёжный календарь
Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:
Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.
Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.
Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:
Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.
Сформируйте платёжный календарь за три шага.
Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях
Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:
Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.
Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.
Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.
В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.
Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи
На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.
Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.
После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.
Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.
Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.
Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.
По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.
Шаг 3 — проанализировать расходы
Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.
Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.
Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.
Кассовый разрыв в платёжном календаре
Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.
Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.
Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.
Реестры оплаты в 1С помогут увидеть список поступлений и списаний денежных средств за определенный период. Рассмотрим, как формировать реестры платежей в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Реестр платежей в 1С 8.3 — как сформировать
Реестры оплат доступны в журнале банковских выписок, кассовых документов и операций по платежным картам. В этой статье рассмотрим на примере выписок — в других журналах порядок формирования реестров такой же.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
В отчете выводится информация:
Настройки реестра оплат
При необходимости добавьте в отчет другие поля.
Для перемещения полей вверх или вниз используйте кнопки с синими стрелками.
На вкладке Отбор при желании настройте фильтры.
Например, можно вывести реестр по конкретным банковским счетам, контрагентам, посмотреть операции с крупными суммами и другим параметрам.
Сохранение и печать реестра
Чтобы реестр оплат сохранить в файл или распечатать, используйте кнопки Сохранить и Печать на верхней панели отчета.
Мы рассмотрели, как сформировать реестр платежей в 1С.
См. также:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с регламентом БухЭксперт8.ру >>
Большое спасибо за вебинар по декларации по УСН! Как всегда, всё четко и понятно!
Приложение 12. Требования к составлению платежных поручений на общую сумму с реестром
Приложение 12 к Положению Банка России от 6 июля 2017 года N 595-П «О платежной системе Банка России»
Требования к составлению платежных поручений на общую сумму с реестром
1. Платежные поручения на общую сумму с реестром составляются в электронном виде.
2. Для каждого принятого к исполнению распоряжения, на основании которого составлено платежное поручение на общую сумму с реестром, в реестр включаются реквизиты, предусмотренные таблицей 1 настоящего приложения, если они содержатся в принятом к исполнению распоряжении.
Идентификатор лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется
Фамилия, имя и отчество физического лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется
ИНН лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется
Адрес физического лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется
Наименование лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется
В случае перевода денежных средств на счет получателя средств для осуществления расчетов с использованием платежных карт в реквизите «Уникальный идентификатор платежа (уникальный идентификатор начисления)» указывается номер платежной карты (при необходимости).
Допускается применение реквизитов «Информация, связанная с переводом», «Идентификатор получателя средств», если их применение предусмотрено договором между составителем и кредитной организацией (ее филиалом).
В случае перевода денежных средств на счет получателя средств для осуществления расчетов с использованием платежных карт в реквизите «Идентификатор получателя средств» указывается номер платежной карты (при наличии информации о нем у составителя).
8. В реквизите «Дата перевода» указывается дата приема к исполнению распоряжения от плательщика.
Реквизиты «Идентификатор плательщика» и «Идентификатор лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется» заполняются при их наличии и содержат кодовый идентификатор плательщика (в том числе физического лица) или лица, чья обязанность по уплате денежных средств исполняется, определенно его идентифицирующий для банка плательщика, и (или) получателя средств, и (или) банка получателя.
Реквизит «Идентификатор получателя средств» заполняется при его наличии и содержит кодовый идентификатор получателя средств (в том числе физического лица), определенно идентифицирующий получателя средств для плательщика, и (или) получателя средств, и (или) банка получателя.
Реквизит «Номер банковского счета плательщика» заполняется в соответствии с Положением Банка России N 383-П для реквизита «Сч. N » плательщика.
Реквизит «Номер банковского счета получателя средств» заполняется в соответствии с Положением Банка России N 383-П для реквизита «Сч. N » получателя средств.
Реквизит «Информация, связанная с переводом» содержит информацию, согласованную между банком плательщика и банком получателя.
Реквизиты «Номер распоряжения плательщика» и «Дата распоряжения плательщика» заполняются при их наличии в распоряжении плательщика в соответствии с Положением Банка России N 383-П для заполнения реквизитов «N » и «Дата» распоряжения.
В реквизите «110р» указывается значение, предусмотренное приложением 1 к Положению Банка России N 383-П для заполнения реквизита «110».
Реквизит «Номер записи в реестре» указывается в каждой из записей реестра и содержит порядковый номер записи в реестре.
Номер банковского счета плательщика, ИНН плательщика и наименование плательщика указываются в платежном поручении на общую сумму и не включаются в реестр, если данные реквизиты плательщика являются одинаковыми для всех распоряжений, включенных в реестр.
Номер банковского счета получателя средств (при его наличии), ИНН получателя средств и наименование получателя средств указываются в платежном поручении на общую сумму и не включаются в реестр, если данные реквизиты получателя средств являются одинаковыми для всех распоряжений, включенных в реестр.
11. Сумма реквизитов «Сумма перевода» в реестре должна быть равна значению реквизита «Сумма» в платежном поручении на общую сумму с реестром.
12. Дата в реквизитах «Дата перевода», «Дата распоряжения плательщика» должна включать число, месяц и год. Максимальное количество символов данных реквизитов указано в таблице 1 настоящего приложения без учета разделителей.
Иные условия осуществления возврата денежных средств, не зачисленных получателям средств по причине неверных реквизитов в записях реестра, могут быть определены в договоре между банком плательщика и банком получателя.
14. При необходимости воспроизведения платежного поручения на общую сумму на бумажном носителе используется форма платежного поручения, установленная приложением 2 к Положению Банка России N 383-П. Каждая запись реестра воспроизводится на отдельных листах, являющихся приложением к платежному поручению на общую сумму, в соответствии с таблицей 2 настоящего приложения.
Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить
Представим ситуацию. Ваша компания занимается поставками сезонного оборудования. Недавно вы заключили успешную сделку с большим количеством нюансов по денежным поступлениям (например, вы работаете по индивидуальной программе лояльности, которая включает в себя разные расчеты по скидкам для клиента и т.п.). То есть текущие финансовые процессы требуют большого внимания и постоянного поддержания данных в актуальном виде. Упустив какую-то деталь, можно прийти, увы, к неприятным как для компании, так и для клиента последствиям.
Поэтому, чтобы работать с финансовыми процессами компании детализировано, учитывая все поступления, избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, мы советуем использовать платежный календарь предприятия.
Вопросы, рассмотренные в материале:
Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств (БДДС)
Платежный календарь входит в систему бюджетирования, т.к. используется при планировании поступающих и расходуемых денежных средств.
В более общем виде данные статьи представлены в бюджете движения денежных средств (БДДС). То есть основным отличием платежного календаря является возможность внесения ежедневных правок с учетом актуальных сведений о фактическом наличии денег на счетах предприятия или в кассе.
Отметим, что во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денег во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям и кредитные средства, полученные по кредитным договорам. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.
Если вы хотите эффективно управлять денежными средствами, необходимо, чтобы платежный календарь устанавливал приоритетность выплат предприятия. Поясним: если недостаточно свободных ресурсов, в первую очередь погашают те обязательства, которые являются наиболее существенными для продолжения работы компании.
Преимущества платежного календаря для предприятия
Платежный календарь позволяет:
Работая с платежным календарем, вы:
Основная цель введения данного документа — создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней — месяц.
Содержание платежного календаря бывает разным — все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов.
Основные виды платежных календарей предприятия
Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.
Налоговый платежный календарь
В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.
Календарь инкассации дебиторской задолженности
Все данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет.
Календарь выдачи зарплаты
Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
Бюджет формирования производственных запасов
Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
Бюджет управленческих расходов
В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.
Бюджет реализации товара
Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» (вы получили оплату за проданный товар/услугу), а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции» (например, затраты на транспортировку товара).
Какие данные нужны для составления платежного календаря
При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:
Как составить платежный календарь
Расскажем на конкретном примере о создании платежного календаря предприятия.
Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.
Для этого были сделаны такие шаги:
Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:
Нюансы составления платежного календаря предприятия
Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.
Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.
Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.
Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.
Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.
Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.
Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.
Можно ли автоматизировать процесс работы с платежным календарем
Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:
создавать заявки на оплату или реестры платежей;
формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.
Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.
И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.
