что такое расходный документ

Как составить расходную накладную (бланк)?

Расходная накладная активно используется в сфере розничной торговли. Какие формы данного документа существуют сегодня, каковы нюансы их составления и где можно скачать актуальные бланки, расскажем в нашей статье.

Для чего нужна расходная накладная

В российском законодательстве документооборот с применением расходных накладных регулируется весьма поверхностно. Использование соответствующих документов во многом опирается на деловые традиции, сложившиеся в сфере торговли.

Среди тех немногих источников права, которые регулируют применение расходных накладных, можно выделить письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В соответствии с нормами п. 2.1.2 данного НПА движение товара от продавца к покупателю должно заверяться товаросопроводительными бумагами, в частности накладными. В положениях п. 2.1.2 письма № 1-794/32-5 также отмечено, что накладные могут выступать в качестве как расходных, так и приходных документов и должны оформляться материально ответственными лицами в ходе отпуска товаров либо при их принятии организацией.

В п. 2.1.9 письма № 1-794/32-5 указано, что расходная накладная может также потребоваться при возврате товара поставщику (если в ходе реализации в изделии обнаружен брак, товар имеет низкое качество либо ограниченную комплектность).

В соответствии с п. 2.2.4 письма № 1-794/32-5 при отпуске товаров в распоряжение материально ответственных лиц на период их рабочей смены должна оформляться расходно-приходная накладная.

Таким образом, рассматриваемый НПА устанавливает 2 основных типа расходных накладных:

Формы расходных накладных

Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?

Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:

В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.

Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.

Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Посмотреть разъяснения можно, получив к К+ бесплатный пробный доступ.

Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.

Составляем накладную на отпуск товара сторонней организации

Расходная накладная по форме ТОРГ-12 составляется в 2 экземплярах. 1-й остается в фирме, которая сдала товар, и используется в качестве основания для списания соответствующих ТМЦ. 2-й экземпляр передается фирме, получившей товар, и выступает основанием для оприходования соответствующего имущества.

Составляем накладную на отпуск товара продавцу

Расходная накладнаяпо форме ТОРГ-14 также формируется в 2 экземплярах сотрудником, который отпускает товар и одновременно является материально ответственным лицом торговой организации. Ее 1-й экземпляр отдается продавцу, который берет товар под реализацию, а 2-й остается в фирме. По окончании рабочей смены продавец сдает выручку в кассу. В расходной накладной фиксируются сведения о данной выручке, а также об оставшихся нереализованных товарах.

Где можно скачать бланки расходных накладных

Скачать бланки расходных накладных, соответствующие формам ТОРГ-12 и ТОРГ-14, вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Используя данные формы, вы без труда составите расходные накладные нужного назначения.

Источник

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое первичная документация и как с нею работать: расскажем о тонкостях создания, обработки и хранения «первички».

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Контур.Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Вывод: договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки, права и обязанности сторон, НДС, если есть.

Счет на оплату

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Вывод: счет — это фиксация цены и иногда срока оплаты. У него нет строгой формы, можно вводить свою. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Вывод: платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты, их важно сохранять.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре. Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, ставит в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Вывод: товарная накладная оформляется в двух экземплярах, закрепляется подписью ответственного лица и печатью обеих сторон. Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Вывод: акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг, его оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны и заверяют подписями и печатями сторон.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Вывод: счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту. Иногда такая пара заменяется универсальным передаточным документом — УПД.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Источник

РКО и ПКО: порядок составления и оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Из этой статьи вы узнаете:

В статье мы рассмотрим понятия ПКО (приходного кассового ордера) и РКО (расходного кассового ордера) – что это такое в бухгалтерии, как оформляется подобная документация и для каких целей служит. А также взглянем на то, какие штрафы и иные санкции возможны за несвоевременное или недостоверное внесение информации. Разберем, кто из должностных лиц выполняет те или иные процедуры, можно ли сотрудниками делегировать свои полномочия, кто из них может заверить ордер своей личной подписью.

Так как и ПКО и РКО относятся к первичной документации, они выступают в форме отчетности перед компетентными органами, в первую очередь – перед ФНС (Федеральной налоговой службой). Соответственно, стоит внимательно подойти к вопросу заполнения бланков, чтобы не спровоцировать пристальное внимание налоговиков к предприятию.

Составление, оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Как ПКО, так и РКО являются кассовыми документами, которые фиксируют поступление и движение денежных средств в кассе. Под кассой, в свою очередь, понимают целую систему всех бухгалтерских операций внутри предприятия.

Реквизиты ПКО и РКО схожи между собой, но с помощью приходного кассового ордера фиксируется прием средств, а расходный кассовый ордер контролирует выдачу денег. Соответственно, виды деятельности применяются в кардинально противоположных ситуациях:

Корпоративная карта МОРСКОГО БАНКА Visa Business – удобное средство организации и контроля представительских и командировочных расходов сотрудников предприятия.

Журнал регистрации расходной и приходной документации

Подобный документ существовать может как в физической (бумажной), так и в электронной форме. Законом не регламентируется единственная обязательная форма. Но если документ на предприятии имеет бумажную форму, то стоит знать несколько ключевых правил. Во-первых, каждая страница должна быть строго пронумерована и подписана ответственными лицами. А, во-вторых, все страницы должны представлять собой единый формуляр, то есть, быть прошиты.

В данный момент Налоговый кодекс и иные НПА (нормативные правовые акты) не обязывают предпринимателей к ведению подобного журнала. Он служит для комфортной сдачи отчетности, а также быстрого поиска необходимых документов. Прописанный законом порядок заполнения ПКО и РКО также не относится к журналу.

Значит, каждый руководитель сам принимает решение, вести ли такой журнал или нет.

Учетная книга

Книга учета – это совокупность документации, фиксирующая все перемещения денежных средств внутри и за пределами предприятия. Ведение книги – легкий способ объединить всю информацию в условиях одной формы. В отличие от предыдущего журнала – это более общее понятие. Можно сказать, что журнал входит в состав книги, и он не обязателен. А вот учетная книга понадобится в любом случае.

Все денежные операции регистрируются на основе приходных или расходных ведомостей. Причем каждая подписывается ответственным лицом, имеет собственную дату в условиях единого формата заполнения, а затем вносится в книгу путем иерархической сортировки.

Мы уяснили, какие операции оформляются при помощи ПКО, РКО. Но не только они выступают в форме наполнения для этого отчетного документа. Сюда также относятся и кассовые чеки, расходная документация.

Контроль операций, которые осуществляются для внесения новых финансовых средств на счет компании или, напротив, управляют оттоком – это важный момент для любой компании. Без такой формы отчетности невозможно вести нормальную хозяйственную деятельность.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться услугами торгового эквайринга. Принимайте оплату за товары и услуги по банковским картам.

Правила заполнения

Учетная книга представляет собой набор типовых листов, которые формируются из ордеров. Заполненный ПКО И РКО отправляется именно сюда, скрепляется в бумажной форме или копируется в электронной. Также в книге присутствует таблица, в которой прописаны все поступления и расходы на протяжении всего отчетного периода, равного календарному году. На основе таблицы можно не только подводить итоги отчетности, но и проводить своего рода финансовый анализ.

Первой же страницей документации является по традиции титульный лист. Он состоит из:

Мы знаем, что ПКО и РКО оформляют на основании поступления или расхода денежных средств. Соответственно, главным лицом, которое имеет отношение к сбору подобного рода ведомостей, является главный бухгалтер. Именно он по регламенту обязан вести книгу учета. Но на практике почти во всех случаях он делегирует полномочия помощнику или иным сотрудникам на основании юридической доверенности или просто приказа руководителя. Таким образом у специалиста высвобождается рабочее время, которое он способен эффективно использовать для блага компании. А рутинные моменты переводятся на других работников.

Штрафы в случае ненадлежащего хранения или утери журнала

Ответственным лицом является главный бухгалтер. Но вместо него приказом руководителя также может быть назначен и любой другой сотрудник бухгалтерии. Уполномоченный работник несет личную материальную ответственность. Этот аспект фиксируется специальным актом, договором, заключаемым между ним и организацией. Ответственный сотрудник также обязан обеспечить надлежащие условия хранения журнала. Заполнение, ведение приходных и расходных кассовых ордеров – это обязанность других персон: кассиров, руководителя, также сотрудников бухгалтерии. Ответственный за учетную книгу редко лично заполняет РКО и ПКО.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичную документацию нужно минимум пять лет. Плюс, если возникает любая конфликтная ситуация, регулируемая в порядке судопроизводства, то на момент открытого дела документ также должен храниться, даже если срок в 5 лет уже прошел.

За утерю или изменение данных назначается штраф: отдельно для ответственного лица и для всей организации в целом. Если сотрудник будет обязан уплатить всего 5 или 6 тысяч рублей, то компании придется выплатить 40-50 тысяч.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться удобной системой банковского обслуживания. Управляйте бизнесом из любой точки мира. Безопасный доступ к Вашим счетам всегда в кармане.

Журнал по форме КО-3

В нем в обязательном порядке должны быть отражены все ордера, отражающие информацию о поступлении и выдаче денежных средств. Ведь ПКО И РКО – это первичные документы, на их основе формируется налоговая отчетность.

Кроме них различные счета об оплате расходов, трат или возмещения, компенсации также вносятся в книгу. Сопроводительная документация (чеки или квитанции) в журнале не сохраняются.

Сам журнал обычно делится на две части. Первая предназначена для фиксации всех ордеров, направленных на поступление финансов. Вторая, как не трудно догадаться, отражает расход. В обеих из них присутствует таблица, а также отдельно каждый из обозначенных ордеров.

Пример заполненного журнала

Форма КО-3 достаточно простая в заполнении и обычно не вызывает каких-то сложностей даже у лиц, которые ранее не имели с ней дел. Заполнять бумаги следует строго по образцу, ведь любые изменения повлекут за собой полное уничтожение книги и внесение всех данных с нуля. С точки зрения налоговиков, некорректная информация лишает документ юридической силы. Поэтому бумаги с исправлениями приравниваются к отсутствующим.

На каждой странице нужно внести:

Кто заполняет журнал

Заполнять и вести журнал могут:

Конкретный работник должен быть назначен ответственным за учетную книгу только специальным приказом руководителя.

Заверение

Ордера как приходного, так и расходного характера должны быть заверены подписями. Сам журнал не подлежит подписи иными сотрудниками, не считая ответственного лица. Если журнал составлял кассир после смены, то при сдаче выручки обычно подпись ставит кто-то из бухгалтерии. Когда эти полномочия не были заранее делегированы, нужно назначать человека приказом. Без назначения ответственного лица допустимо оставлять ордера, при этом расписываться в книге учета или на самих документах только с письменной передачи полномочий.

Печать на приказах

Она ставится в обязательном порядке. Подходит как печать, так и штамп, в зависимости от того, что используется на предприятии. Главная особенность заключается в том, что печать ставится одновременно на квитанцию, сопутствующую поступлению и выдачи средств, и на сам ордер. И таким образом, чтобы край рисунка заехал на обе бумаги.

Как работать с ПКО и РКО

Проекты МОРСКОГО БАНКА (АО) по зачислению заработной платы могут быть удобны и интересны любым предприятиям и организациям вне зависимости от количества работающих в них сотрудников.

Электронный документооборот

Значительно облегчает жизнь бухгалтерии. Стоит помнить, что для заверения того или иного документа, он должен быть напечатан в физическом формате. Относительно отправки документа в налоговую службу, то подписанный электронным ключом документ уже является заверенным.

Что грозит за отсутствие кассовых документов

За отсутствие первичной документации налоговая служба налагает серьезные штрафы. В некоторых случаях возможна и субсидиарная ответственность сотрудников.

Как исправить ошибку в приходном или расходном ордере

Алгоритм весьма прост. Необходимо утилизировать существующий документ и составить его заново. Да, возможно это выглядит трудоемким действием, однако, альтернативы нет. В первичной документации недопустимы исправления или изменения. При их наличии случае документы теряют свою юридическую силу, а ФНС трактует исправление как полное отсутствие отчетности, накладывая на организацию соответствующие штрафы. Для небольших ИП сумма в 40-50 тысяч рублей станет хоть и не критичной, но очень неприятной.

Заключение

Поскольку оформление ПКО И РКО часто ложится на плечи младших сотрудников, а не только руководителя или главного бухгалтера, знакомиться с формуляром лучше всем, кто теоретически будет его составлять. Особенно это касается кассиров, которые зачастую оформляют подобные бумаги сотнями за день. Также важно корректно выбрать ответственное лицо, которое будет заниматься ведением журнала. Ведь в случае допущения ошибки возникнут серьезные трудности с ФНС. А значит, это должен быть обязательный и внимательный человек, который успел себя зарекомендовать с лучшей стороны.

Чтобы нивелировать риски, а также исключить все проблемы с этой сферой документооборота, Вы можете воспользоваться услугами МОРСКОГО БАНКА.

Ознакомиться с тарифами на расчетно-кассовое обслуживание можно по ссылке.

Источник