Что такое провайдер эдо
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:
Плюсы и минусы ЭДО
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.
Операторы ЭДО
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.
Переход на электронный документооборот
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.
Операторы ЭДО: кто они и зачем нужны?
Карина Кассис, аналитик Synerdocs
Сегодня при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у бизнеса есть выбор: воспользоваться услугами операторов, либо выстроить работу по обмену документами с контрагентами самостоятельно, обмениваясь напрямую. Из-за этой двойственности в интернете часто можно встретить много разных мнений, например таких: «операторы электронного документооборота абсолютно не нужны, пятое колесо в телеге», «требование законодательства об обязательном выставлении электронных счетов-фактур через операторов ЭДО не оправдано», «через операторов ФНС получит доступ ко всем документам бизнеса» и т.д. и т.п.
Что это? Незнание или просто непринятие нового, а, может быть, операторы – это надуманная потребность? Давайте разбираться, кто же такие операторы ЭДО, и какие функции они выполняют.
Начнем, пожалуй, с требований законодательства. В первую очередь, обратимся к определению понятия «оператор электронного документооборота». В Приказе ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@ находим: «оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи». Интересен тот факт, что это не единственное определение, содержащееся в нормах законодательства. В Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137 под оператором электронного документооборота понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.
Определения имеют некоторые различия, но абсолютно схожи в том, что операторы призваны обеспечивать электронный документооборот счетами-фактурами. Закрепить такую немаловажную функцию в определении недостаточно, в подтверждение чему, находим пп. 1.3 главы 1 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50н, согласно которому выставление и получение электронных счетов-фактур должно осуществляться через операторов электронного документооборота. Выходит, выставлять электронные счета-фактуры напрямую запрещено требованиями законодательства. И это правильно. В данной ситуации оператор выступает третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа. Это бывает крайне необходимо в спорных ситуациях.
Кто такие операторы и почему законодательство требует производить обмен электронными счетами-фактурами исключительно с помощью их услуг понятно. Давайте теперь поговорим, какие преимущества получают компании, пользующиеся услугами операторов, в отличие от организаций самостоятельно выстраивающих внешний обмен.
1. Любые документы в электронном виде
Ассоциировать операторов только с электронными счетами-фактурами крайне неправильно. Сегодня разрабатываются и другие форматы электронных документов, что позволит со временем окончательно отказаться от бумаги. Так, уже есть рекомендуемые ФНС РФ форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ/услуг (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. N MMB-7-6/172@). В целом, через оператора можно обмениваться любыми электронными документами, главное, чтобы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для отображения документов и электронных подписей (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).
2. Подключение к Регламенту обмена
Существует ошибочное мнение, что оператор выступает исключительно в роли транспорта, и больше ничего не делает. Разумеется, это не так. Операторы ЭДО решают за абонента целый ворох забот, в том числе, организационных.
Например, подключившись к оператору ЭДО, вы один раз присоединяетесь к Регламенту обмена и можете осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений. В то время, как при обмене напрямую, прежде всего, вам придется подписать договор о начале межкорпоративного взаимодействия «каждый с каждым». При наличии более 100 контрагентов такой вариант взаимодействия многократно увеличивает издержки. И это при том, что обмен еще не начат.
3. Работа из разных КИС
Каждый ваш контрагент работает в какой-то своей корпоративной информационной системе, и он бы хотел получать и отправлять документы, не выходя из нее, не меняя ее привычный вид и просто не усложнять себе жизнь. Опять неудобства, разногласия, проблемы, которые надо решать самостоятельно, что, скорее всего, потребует немалых сил и времени. Операторы готовы предоставлять интеграционные решения для разных информационных систем. Если в компании нет информационной системы, то оператор предложит работу с помощью веб-клиента, внешний вид которого очень схож с почтовым сервисом.
4. Хранение
Наладить работу отправки и приема электронных документов – полбеды, спустя некоторое время остро встанет вопрос хранения документов, и не просто, а с сохранением их юридической силы. Сегодня практически все операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения документов, обладающих юридической силой, на своей стороне.
5. Поддержка
При выстраивании любых процессов происходит столкновение с трудностями, возникают вопросы, которые надо решать незамедлительно. Подключаясь к оператору, по всем вопросам в любое время вы сможете обратиться в техподдержку сервиса, сотрудники которой профессионалы своего дела.
6. Взаимодействие с ФНС
Если вас кто-то пытается убедить, что ФНС РФ получит доступ к вашим документам при подключении к оператору, он сильно заблуждается. Операторы электронного документооборота не представляют документы в государственные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.
С появлением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, то есть инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования.
Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@. В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.
7. Качество
Когда говорят, что для получения и отправки электронных документов, подписанных электронной подписью, можно использовать обычную электронную почту – это правда. Но, согласитесь, если в компании понадобилось организовать телефонную связь или, например, наладить электричество, никто не стремиться сделать это самостоятельно. Все приглашают специально обученных людей, способных оказывать необходимые услуги и каждый занимается своим делом. Специалисты организовывают, настраивают, сопровождают – вы работаете.
Аналогично и с операторами ЭДО. Они предлагают вам услуги, оставляя право выбора за вами, вы пользуетесь. И совершенно понятно, что за любые услуги надо платить. Стоимость отправки электронных документов зачастую зависит от их количества. Чем больше отправлений, тем меньше цена за каждый документ. Также операторы предлагают различные тарифные планы, которые можно гибко подстроить под конкретного абонента. Некоторые, например, в рамках пилотного проекта дают возможность обмениваться документами абсолютно бесплатно.
8. Развитие технологий
При обмене напрямую вы никогда не сможете угнаться за стремительным развитием технологий и поддержкой качества связи между организациями. В то время как операторы не могут позволить себе просто стоять на месте. Постоянное развитие и улучшение качества услуг дает преимущества в конкурентной борьбе.
9. Изменения законодательства
Уследить за всеми изменениями законодательства самостоятельно тоже не так-то просто, мало следить – необходимо выполнять все требования, которые предъявляют нормативные правовые акты. Операторы всегда своевременно уведомят обо всех изменениях и в обязательном порядке выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законодательства.
Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов и заблуждений становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний электронный документооборот доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, что операторы электронного документооборота действительно быстро и качественно решают множество организационных вопросов в области межкорпоративного взаимодействия. Это фактически целая отрасль сервисных услуг, пренебрегать которой – по меньшей мере, недальновидно.
Оператор электронного документооборота
С 2012 года в реалии российского бизнеса стало активно проникать понятие «оператор электронного документооборота» (ЭДО).
Дело в том, что именно в этом году в России стал возможен юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами. Это связано с тем, что 23 мая вступил в силу Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138. Документ утвердил форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур.
Таким образом, перед российскими юр. лицами были официально открыты двери в мир легитимного электронного документооборота. Теперь организации могли обмениваться электронными документами с контрагентами, значительно сокращая время на их доставку, а также снижая расходы на почтовые услуги и хранение бумажного архива.
Разумеется, чтобы вести юридически значимый электронный документооборот, нужно выполнять определенные условия:
Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.
Кто является оператором электронного документооборота?
Согласно Приказу ФНС РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@ оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.
Говоря проще, операторы ЭДО — это коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. Они реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно выполнить ряд организационных мер. Самое главное — получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи и др. Еще одно необходимое условие — оператор должен обладать техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.
Именно по этой причине компании, обменивающиеся электронными юридически значимыми документами, не могут выступать в роли оператора ЭДО. Для этого им пришлось бы самостоятельно получать все необходимые лицензии, а также отслеживать изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.
Не может стать оператором ЭДО и государственное ведомство, например ФНС. Чтобы обеспечить технические возможности для электронного документооборота, потребуются существенные материальные траты. И если предположить, что оператором ЭДО будет государственная структура, то речь здесь пойдет о бюджетных средствах.
Еще один немаловажный момент — придется расширять штат и проводить обучение новых специалистов. При этом нельзя забывать, что в России актуальным является вопрос сокращения числа госслужащих. Поэтому такой ход развития событий кажется маловероятным.
Кроме того, оператор ЭДО может выступать независимой стороной в спорных ситуациях. Если же проблема будет связана с представлением документов в ФНС, то само ведомство не сможет дать независимую оценку.
Какие еще функции выполняет оператор ЭДО?
Во-первых, проверяет каждого нового абонента, который регистрируется в его системе. Таким образом оператор обеспечивает достоверность информации обо всех юр. лицах, подключенных к системе ЭДО, и каждый клиент может быть уверен, что передает счета-фактуры и другие документы реальной организации.
Во-вторых, сохраняет историю изменений всех документов, фиксируя как действия покупателя с документом, так и действия продавца. В случае спорных ситуаций, например, когда у налоговых органов возникает вопрос по документу или когда юр. лицо подает на контрагента в суд, решающим является свидетельство оператора.
В-третьих, оператор хранит электронные документы согласно требованиям законодательства. Так, счет-фактура должен храниться 5 лет.
Наконец, оператор поддерживает пользователя на всех этапах перехода его организации на ЭДО, начиная с выбора оптимального решения для интеграции системы ЭДО в учетные системы компании. Диадок предлагает здесь несколько возможностей. Например, интеграционный комплекс для SAP и для Oracle или интеграционный модуль для 1С — такие решения позволяют внедрить ЭДО безболезненно для организации. Юр. лицу не придется менять и перестраивать внутренние процессы.
В дальнейшем оператор осуществляет поддержку клиентов в процессе их работы с системой ЭДО. К примеру, контакт-центр Диадока работает круглосуточно все дни недели, поэтому клиенты могут оперативно решить свои вопросы, связанные с электронным документооборотом.
Доверенные операторы электронного документооборота
Со своей стороны компания СКБ Контур выполнила все прописанные требования и является доверенным оператором ЭДО.
Вы решили перейти на электронный документооборот. Как выбрать оператора ЭДО?
Активная позиция налогового регулятора и быстрый рост крупнейших игроков на различных рынках привели к тому, что всё больше компаний — от фармацевтики до телекома, от операторов связи и IT до энергетики и логистики — переходят на электронный документооборот (ЭДО). Как определиться с оператором ЭДО и на какие критерии в этом случае ориентироваться?
Интерес компаний к ЭДО понятен. Он позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Зачем бизнесу нужен электронный документооборот».
Чтобы перейти на ЭДО, для начала нужно правильно выбрать оператора ЭДО в зависимости от потребностей компании.
Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:
Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:
Рассмотрим некоторые критерии подробнее.
Насколько безопасен переход на ЭДО?
Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:
Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?
Безопасность и юридическая сила — главные критерии, на которых базируется работа сервиса ЭДО. Сам по себе он предполагает высокую степень безопасности благодаря использованию защищенных каналов связи. Данные передаются по зашифрованным каналам связи HTTPS и защищены двухфакторной аутентификацией.
В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам. Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина и пароля, которые администратор сервиса передает менеджеру, или с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это сильно ограничивает круг людей, у которых есть доступ к документам, и повышает контроль согласования и подписания документов.
Оператор ЭДО должен обеспечить безопасность передачи и хранения данных. Это можно проверить с помощью независимой экспертизы. К примеру, сервис Диадок дважды прошел независимый аудит безопасности системы в компании «Информзащита».
Компании может быть важно, где и как будут храниться документы и в течение какого времени к ним можно будет получить доступ. Обратите внимание на то, обещает ли оператор хранить все документы в системе и после расторжения договора. Некоторые документы нужно хранить по четыре-пять и даже до 30 лет, чтобы в случае необходимости представить их в контролирующие органы.
Диадок хранит данные клиентов в двух дата-центрах на трех независимых серверах в Москве и обеспечивает трехкратное резервирование всех документов и данных. В договоре клиентов указано, что документы хранятся на серверах бессрочно и без ограничения по объему. Если клиент перестает работать с системой, доступ к документам по логину и паролю у него остается, и он сможет найти документы для налоговой проверки быстрее, чем в папке с бумагами.
Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?
После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.
Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.
Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.
Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.
Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.
Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.
У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.
Как удобно работать в системе?
Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.
В Диадоке каждый документ сопровождается протоколами, технологическими файлами, которые подтверждают, что одна сторона передала контрагенту документ в определенное время. Протокол помогает еще раз структурировать статусы по документам. Документ, его технологические файлы, файлы подписи, печатные формы и протоколы хранятся в архиве, который можно скачать в любой момент.
Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами. Передача электронных документов в суд возможна, и уже есть соответствующая судебная практика — подробнее изучить этот вопрос можно, прослушав вебинар, на котором в частности рассматривается ситуация с представлением документов в суд в качестве доказательств.
Простота поиска документов в системе ЭДО зависит от того, какие фильтры поиска документа предусмотрены системой. Удобный поиск позволяет делать это с учетом различных критериев: ИНН и названия контрагента, суммы сделки, даты передачи документа.
Иерархию работы с документами можно настроить внутри системы, — например, создать подразделения для Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга, добавить к ним сотрудников и дать им право подписывать или просматривать документы.
В числе преимуществ Диадока: комфортный интерфейс, история согласования документа, возможность скачать документооборот целиком, информативная синяя печать, протокол передачи к каждому документу, фиксация даты подписания и подписантов, проверка действительности КЭП, нумерация страниц документа, единый идентификатор документа и технологических файлов.
Как подключать контрагентов и использовать роуминг?
Если компания работает с разными контрагентами через разных операторов, ей пригодится роуминговое соединение — оно позволяет отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора. Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.
Альтернативный вариант — зарегистрировать контрагента в вашей системе. Так как в Диадоке нет абонентской платы, контрагент может использовать КЭП, которая у него уже есть, и отправлять документы в системе без настройки роуминговых соединений.
Чтобы извлечь из ЭДО максимальную эффективность, нужно понимать, со сколькими клиентами вы хотите обмениваться документами в электронном виде и сколько контрагентов нужно подключить.
Лучше всего найти оператора, который обеспечивает наибольший охват контрагентов за счет большого количества клиентов. Диадок работает более чем с 1,5 млн клиентов и наибольшим количеством роуминговых соединений.
Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), вам нужно соглашение об ЭДО, которое составляется в свободной форме. В Диадоке вместо него используется пользовательское соглашение, которое каждая компания подписывает при запуске работы. Оно легитимно с точки зрения суда и предусматривает согласие компании на обмен документами с контрагентами.
Прежде всего нужно определить, зачем вашей компании документооборот, какой бизнес-процесс вы хотите перевести в электронный вид в первую очередь (входящий или исходящий документооборот, документооборот между дочерними предприятиями), обозначить планируемый результат и определить ответственного за проект.
Логистика, энергетика, авиаотрасль и фармацевтика отличаются по формату документов и процессам их передачи, поэтому оператор, у которого уже есть опыт в конкретной отрасли, запустит ЭДО быстрее и эффективнее.
В любом случае ЭДО — это конкурентное преимущество, которое влияет на экономическую эффективность компании и совершенствует ее бизнес-процессы.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.