Формат нумерации документов и префиксы в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Эта заметка вероятно заинтересует Вас, если вы уже работаете в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 после перехода со второй редакции и столкнулись с новыми форматами нумерации документов. Если вы только планируете переход на редакцию 3.0, то эта информация будет полезна во избежание дальнейших трудностей с корректной нумерацией.

Хотя я и использую слово «трудности», но на самом деле, разработчики позаботились о пользователях и по максимуму упростили восстановление нумерации документов в программе, и никаких сложностей возникнуть у Вас не должно.

Приведу небольшую инструкцию по «перенумерации» и расскажу о префиксах в новом формате номера.

Префикс организации задается в карточке организации и используется, если в базе ведется учет по нескольким юр. лицам, для корректной нумерации документов, относящихся к разным организациям рис.1.

Многих пользователей смущают и префикс, и знак дефиса в номере, сразу скажу, что ни то, ни другое не выводится на печать и имеет строго «внутребазовое» назначение технического или логического уровня.

Возникает вопрос, для чего нужны еще два символа перед знаком дефиса. Как ни странно, но они тоже отведены под префикс – префикс информационной базы. С течением времени и прогрессом во всех областях постепенно преображается и обмен данными между различными программами, так вот в случае, если вы используете синхронизацию (новое современное названия обмена) с другими ПП 1С, например, 1С: Зарплата и управление персоналом 3.0 или 1С: Управление торговлей, то префикс базы просто необходим. Повторюсь, он также состоит из двух символов и задается в «Настройках синхронизации данных» (Администрирование – Настройки синхронизации данных рис.2), тут указано, для чего необходим префикс и где он будет проставляться в программе.

Предположим, изначально в базе был указан только префикс организации из трех символов «ТДК». Укажем еще префикс информационной базы «БП», префикс организации обрезан до двух символов автоматически «ТД».

При любых изменения в коде, будь то формат или новый префикс, для вновь созданного элемента программа автоматически присвоит первый код нового вида, в нашем примере это будет выглядеть как на рис.3.

Чтобы в дальнейшем при создании нового документа этого типа программа знала, какой номер должен быть следующим, задаем вручную номер, следующий за последним, в новом формате, в нашем примере он будет выглядеть так: «ТДБП-000006». И записываем документ

Создаем новый документ, записываем, убеждаемся, что номера теперь идут по порядку. Рис.4.

Эту последовательность действий необходимо будет выполнить для всех объектов, которые должны иметь сквозную нумерацию.

Напомню, что первые два символа – это префикс организации, вторые – префикс информационной базы, в печатную форму попадают только символы, идущие после знака дефиса, они могут так же иметь свой формат, содержать как цифры, так и буквы в зависимости от документа или вида операции и т.д.

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.

Источник

Префиксы и нумерация документов в 1С

В данной статье мы поговорим о том, как в типовых прикладных решениях формируются номера документов и какие параметры и настройки влияют на это.

Префиксы в номере документа

Как правило, стандартная длина номера документа в 1С составляет 11 символов. Номера присваиваются автоматически при вводе новых документов. Каждый следующий документ увеличивает этот показатель на единицу.

Давайте рассмотрим пример типового документа. В общем случае, номер имеет примерно такой вид ТДБП-000001. Первые пять символов номера являются служебными и используются системой в качестве общего префикса. Таким образом, остается только 6 знаков для использования в качестве непосредственно номера документа. И с учетом того, что уникальность документов одного вида контролируется в течение года, у вас есть миллион числовых комбинаций — этого хватит в 99,9% случаев.

Префикс организации

Пять первых символов система занимает не просто так. Первые два из них являются префиксом организации. Он используется для случая, когда в одной базе у вас ведется учет по нескольким организациям. Он позволяет вести независимую и уникальную нумерацию для каждого юридического лица. Кроме того, с помощью него удобно отличать документы различных организаций друг от друга, если вы просматриваете их в общем списке. Данный префикс задается в карточке организации и рекомендуется к заполнению, если в вашей базе в справочнике Организаций у вас присутствует два и более юридических лица.

В противном случае нумерация документов будет вестись без учета организации, но отдельно для каждого вида документа. При этом если префикс не установлен, то по умолчанию в номерах документов первые два символа будут принимать значение «00».

Префикс базы данных

Третий и четвертый символы — это префикс базы данных. В современном реалиях, очень часто несколько различных баз работают совместно и обмениваются документами друг с другом. В качестве примера можно привести обмен между программами 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8. При этом, документы одного типа могут создаваться одновременно в двух базах, и по префиксу базы данных можно понять и однозначно определить, в какой именно базе этот документ был создан. Устанавливается и настраивается этот префикс в разделе Администрирование — Синхронизация данных

Еще один символ из 11 доступных забирает тире или дефис «-«. В записи номера документа он является вспомогательным и служит для того, чтобы отделить служебные символы префиксов от данных выводимых на печать. Таким образом оба префикса и дефис не будут выводиться на печать и в формируемый бланк попадет только та часть номера, которая расположена справа от дефиса.

Что произойдет, если не устанавливать префиксы заранее

Если вы только начали вести учет в программе, то лучше сразу установите префиксы для базы и организации. В дальнейшем, если добавятся новые организации в базу или вы решите синхронизировать вашу учетную систему с другой, вам будет проще. Но если вы точно знаете, что этого никогда не произойдет, то на префиксы можно не обращать внимания и оставить их нулевыми.

В случае, если вы уже вели учет в программе и решили установить префиксы, то проследите за тем, чтобы после указания префиксов автоматическая нумерация продолжилась с нужного вам номера. Если этого по какой-то причине не произошло, то для того, чтобы в дальнейшем при создании нового документа программа знала, какой номер должен быть следующим, задайте ему номер вручную. Далее система продолжит нумерацию правильно. Другими словами, если у вас до ввода префикса номер последней накладной имел вид «ТДБП-000014», то следующий номер должен быть «ТДБП-000015»

Дополнительные префиксы (на примере Бухгалтерии 3.0)

Программой, в некоторых случаях для определенных видов документов, могут устанавливаться дополнительные префиксы. Например, для документа Счет-фактура выданный на аванс, в случае если в настройках системы в Разделе Справочники — Налоги — НДС задана отдельная нумерация авансовых счетов-фактур будет устанавливаться дополнительный префикс А. Так же в при некоторых настройках обмена и переносе данных из других конфигураций, могут также устанавливаться дополнительные префиксы. Обычно это происходит когда два разных вида документа из одной системы, выгружаются в один и тот же тип документа в нашей системе.

На этом все. Приятной и удобной работы!

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.

Поделитесь ссылкой, если Вам понравилась эта статья.

Источник

Префикс в счетах-фактурах в 1С

1. Префиксация документов в 1С

Приветствую, коллеги! В этой статье я бы хотела рассказать о префиксации документов. Все документы в программе 1С:Предприятие нумеруются по следующему шаблону:

Рис. 1 Нумерация документов в программе 1С:Предприятие

Префикс организации используется в случае ведения учета по нескольким организациям. В таком случае целесообразно настроить индивидуальную сквозную нумерацию для каждой из них. Для этого следует задать для каждой из организаций свой уникальный префикс. Сделать это можно в настройках организации, в соответствующем пункте «Префикс» в 1С:Предпритие.

Рис. 2 Заполнение префикса в карточке организации в базе 1С

Если не выполнять данную настройку, то для всех документов в базе будет использована общая сквозная нумерация.

Префикс информационной базы используется в случае синхронизации нескольких информационных баз 1С. Это необходимо для того, чтобы:

a) отличать, в какой программе созданы документы;

b) чтобы избежать дублирования данных.

Указать префикс можно после включения флага «Синхронизация данных» в разделе «Администрирование → Синхронизация данных» в конфигурациях 1С:Предприятия.

Рис. 3 Синхронизация данных в конфигурации 1С:Предприятие

Дополнительный префикс не является обязательным – такая префиксация проводится по необходимости. Например, установка префикса «П» для документа «Поступление доп. расходов», который загружен в конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия в результате выгрузки документа «Поступление товаров и услуг» из конфигурации 1С:Управление торговлей.

Так же, можно установить префикс счетов-фактур на аванс. Настройку отдельной префиксации для таких счетов-фактур рассмотрим далее на примере вышеупомянутых прикладных решений.

2. Отдельная префиксация счетов-фактур на аванс на примерах конфигураций 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:Управление торговлей

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия настройка отдельной префиксации счетов-фактур на аванс производится в разделе «Банк и касса → Регистрация счетов-фактур → Счета-фактуры на аванс».

Рис. 4 Счета-фактуры на аванс в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия

В открывшемся разделе внизу отражается текущая настройка префиксов в счетах-фактурах в 1С:Бухгалтерия предприятия. При нажатии на ссылку можно ее изменить.

Рис. 5 Нумерация счетов-фактур в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия

Рис. 6 Отдельная нумерация счетов-фактур с префиксацией

После применения настройки во вновь созданном счет-фактуре на аванс появляется дополнительный префикс «А»:

Рис. 7 Дополнительный префикс в счете-фактуре в 1С

Следует обратить внимание, что после применения настройки в программе 1С:Бухгалтерия предприятия нумерация начинается заново. Для продолжения нумерации необходимо вручную изменить автоматически присвоенный номер, в примере: СПБП-А000001 нужно изменить на СПБП-А000060

В конфигурации 1С:Управление торговлей аналогичная настройка осуществляется в разделе «НСИ и Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Учет НДС и ВЭД» установкой соответствующего флага в блоке «Учет НДС».

Рис. 8 Настройка префиксации в конфигурации 1С:Управление торговлей

Источник

Автонумерация

В данном разделе рассматриваются особенности работы механизма автонумерации на примере справочника.

Что такое автонумерация и зачем она нужна?

Автоматическая нумерация элементов справочников позволяет устанавливать во вновь создаваемых элементах уникальные коды. При этом создаваемые коды элементов последовательно увеличиваются.

Формирование нового уникального кода справочника зависит от того, как у справочника настроены серии кодов:

Последовательное увеличение кодов элементов справочника в процессе автонумерации будет происходить таким образом, чтобы создаваемый код справочника соответствовал настройке серии кодов.

Добавим в справочник первый элемент:

На рисунке видно, что автоматическая нумерация элементов справочника началась с 000001.

Добавим в справочник второй элемент:

Добавим в него еще один элемент, который будет дочерним для второго элемента:

На рисунке видно, что в процессе автоматического формирования кода для нового элемента справочника была учтена настройка серии кодов: код для третьего элемента уникален только в пределах элементов, родителем которых является второй элемент.

Одной из особенностей автонумерации является использование лидирующих нулей. Это необходимо для того, чтобы поиск и сортировка по коду (номеру) работали эффективно. Для этого используется индекс базы данных по полю код (или номер). Использование индекса требует упорядоченной последовательности с точки зрения базы данных. Поэтому 1С:Предприятие 8 в процессе автоматического формирования новых кодов (номеров) всегда использует лидирующие нули.

Обеспечить правильную сортировку, например, документов по их номеру без использования лидирующих нулей невозможно. Например, пусть у нас есть документы со строковыми номерами «Док11» и «Док3». В этом случае документ с номером «Док3» будет идти после документа с номером «Док11», что неправильно.

Работа с префиксом кода справочника в процессе автонумерации

Установка префикса при формировании нового номера кода элемента имеет смысл только в том случае, если код элемента является строкой.

Рассмотрим следующий пример. Пусть есть конфигурация для распределенной информационной базы, в которой с помощью префиксов обеспечивается формирование уникальных кодов справочников в каждом из узлов. Формирование такого уникального кода можно сделать так:

// Процедура обработчик события ПриУстановкеНовогоКода
// Подменяет префикс кода на предопределенный для данной ИБ
//
Процедура ПриУстановкеНовогоКода(СтандартнаяОбработка, Префикс)

КонецПроцедуры // ПриУстановкеНовогоКода(СтандартнаяОбработка, Префикс)

// Выдает префикс нового номера
//
// Возвращаемое значение:
// Строка – Префикс нового номера
//
Функция ПолучитьПрефиксНомера() Экспорт

Поддержка автонумерации другими объектами метаданных

Кроме справочника, автонумерацию поддерживают следующие объекты метаданных:

Источник

Префикс в счетах-фактурах в 1С

1. Префиксация документов в 1С

Приветствую, коллеги! В этой статье я бы хотела рассказать о префиксации документов. Все документы в программе 1С:Предприятие нумеруются по следующему шаблону:

Рис. 1 Нумерация документов в программе 1С:Предприятие

Префикс организации используется в случае ведения учета по нескольким организациям. В таком случае целесообразно настроить индивидуальную сквозную нумерацию для каждой из них. Для этого следует задать для каждой из организаций свой уникальный префикс. Сделать это можно в настройках организации, в соответствующем пункте «Префикс» в 1С:Предпритие.

Рис. 2 Заполнение префикса в карточке организации в базе 1С

Если не выполнять данную настройку, то для всех документов в базе будет использована общая сквозная нумерация.

Префикс информационной базы используется в случае синхронизации нескольких информационных баз 1С. Это необходимо для того, чтобы:

a) отличать, в какой программе созданы документы;

b) чтобы избежать дублирования данных.

Указать префикс можно после включения флага «Синхронизация данных» в разделе «Администрирование → Синхронизация данных» в конфигурациях 1С:Предприятия.

Рис. 3 Синхронизация данных в конфигурации 1С:Предприятие

Дополнительный префикс не является обязательным – такая префиксация проводится по необходимости. Например, установка префикса «П» для документа «Поступление доп. расходов», который загружен в конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия в результате выгрузки документа «Поступление товаров и услуг» из конфигурации 1С:Управление торговлей.

Так же, можно установить префикс счетов-фактур на аванс. Настройку отдельной префиксации для таких счетов-фактур рассмотрим далее на примере вышеупомянутых прикладных решений.

2. Отдельная префиксация счетов-фактур на аванс на примерах конфигураций 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:Управление торговлей

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия настройка отдельной префиксации счетов-фактур на аванс производится в разделе «Банк и касса → Регистрация счетов-фактур → Счета-фактуры на аванс».

Рис. 4 Счета-фактуры на аванс в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия

В открывшемся разделе внизу отражается текущая настройка префиксов в счетах-фактурах в 1С:Бухгалтерия предприятия. При нажатии на ссылку можно ее изменить.

Рис. 5 Нумерация счетов-фактур в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия

Рис. 6 Отдельная нумерация счетов-фактур с префиксацией

После применения настройки во вновь созданном счет-фактуре на аванс появляется дополнительный префикс «А»:

Рис. 7 Дополнительный префикс в счете-фактуре в 1С

Следует обратить внимание, что после применения настройки в программе 1С:Бухгалтерия предприятия нумерация начинается заново. Для продолжения нумерации необходимо вручную изменить автоматически присвоенный номер, в примере: СПБП-А000001 нужно изменить на СПБП-А000060

В конфигурации 1С:Управление торговлей аналогичная настройка осуществляется в разделе «НСИ и Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Учет НДС и ВЭД» установкой соответствующего флага в блоке «Учет НДС».

Рис. 8 Настройка префиксации в конфигурации 1С:Управление торговлей

Источник