Что такое портфель проектов в управлении проектами

Управление портфелями проектов

Управление портфелями проектов

Менеджер МСФО в ООО «Эм Эм Эс Коммьюникейшнз» (входит в рекламный холдинг Publicis Russia)

Что такое портфель проектов

Цели и задачи PPM

Управление портфелем проектов ( PPM ) и управление проектами ( PM ) — в чем разница?

И для управления проектами и для управления портфелем проектов нужны одни и те же навыки, но, несмотря на схожие названия, это разные функции. Управление проектами — это применение знаний, навыков, инструментов и методов в проектной деятельности для удовлетворения требований по задачам. Его важность невозможно переоценить.

С другой стороны, ключевое слово в управлении портфелем проектов — портфель. PPM не занимается управлением программами, а фокусируется на выборе того, в каких программах участвовать, как их финансировать, исходя из того, поддерживают ли они цели и задачи компании. Проекты, не входящие в сферу задач компании, исключаются из конкурса. Например, если бы вы управляли портфелем технологической компании, вы, скорее всего, отвергли бы предложенный строительный проект, потому что он не соответствует заявленной стратегии компании сосредоточиться только на предопределенном типе технологических задач.

Управление проектами связано с реализацией, правильным выполнением проектов. В отличие от этого, управление портфелем проектов фокусируется на выполнении правильных проектов в нужное время, выбирая и управляя ими, как портфелем инвестиций. Это требует совершенно других методов и инструментов.

Эффективное управление портфелем повышает ценность бизнеса. Программы, согласованные со стратегическим направлением организации, способствуют наилучшему использованию ограниченных ресурсов, синергии между задачами. К сожалению, часто управление портфелем программ происходит не лучшим образом из-за того, что реализуются неверные программы, или задач к воплощению слишком много, что приводит к распылению ресурсов.

Методы и инструменты PPM

ПО для управления задачами и проектами

Фирма «1С» разработала решение для управления портфелями проектами — «1С:Управление проектным офисом». Решение позволяет объединять проекты в программы и портфели, в одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Подробнее о решении можно почитать здесь >>>

Риски при PPM. Как ими управлять

Рассмотрим общие типы рисков портфельного уровня: внешние бизнес-риски, внутренние бизнес-риски и риски, связанные с исполнением.

4. Ограниченные ресурсные возможности: чрезмерное использование человеческих и финансовых ресурсов компании может существенно повлиять на эффективность портфеля. Команда управления портфелем должна контролировать использование этих ресурсов, обеспечивать, чтобы сотрудники работали в соответствии с установленными приоритетами, а расходы были разумны и обоснованы.

5. Слабое качество управления программами напрямую влияет на их реализацию. Можно напрямую улучшить качество управления путем обучения перспективных сотрудников или найма опытных менеджеров.

3. Уклонение (избегание). Например, если мы видим высокую вероятность того, что поставщик сорвет сроки и/или поднимет цены на свой товар, нужно найти другого поставщика. Если в результате проведенного анализа финансового положения дебитора получено ухудшение показателей, то снижаются лимиты отгрузок с отсрочкой платежа. Либо можно отказаться работать с покупателем на условиях отсрочки.

4. Хеджирование. Предназначено для снижения потерь по причине рыночного, валютного и кредитного рисков. Как и страхование, оно требует дополнительных затрат. Например, хеджирование рыночных рисков происходит путем проведения операций с производными финансовыми инструментами — форвардами, фьючерсами, опционами и свопами. Наиболее простым инструментом является форвард (договор, по которому покупатель и продавец соглашаются на поставку товара оговоренного качества и количества или валюты на определенную дату в будущем), сделки по которому проводят банки.

5. Диверсификация — способ уменьшения совокупного риска путем создания портфеля контрактов, программ, продуктов и решений, цена или доходность которых слабо коррелируют между собой. Важно все указанные контрмеры по рискам встраивать прямо в процессы и действующие программы. Если эти действия требуют вложений, их следует предусмотреть в общем бюджете доходов и затрат.

Управление проектами фокусируется на выполнении отдельных проектов, в то время как управление портфелем проектов держит в уме общую картину для принятия стратегических решений. Использование PPM помогает компании избегать реализации слишком большого количества неважных проектов, постоянной перегрузки, перенапряжения сотрудников, а также остановки проектов из-за низкого качества или просто потому, что они неосуществимы. Подход «снизу вверх», используемый в PPM, дает компании экономию ресурсов, способствует следованию задуманной бизнес-стратегии. Управление портфельными рисками помогает защитить стоимость портфеля и управлять уровнем риска, что дает организации возможность успешно брать на себя больший риск и тем самым увеличивать общую стоимость портфеля.

Источник

Портфель Проектов: Звено Между Бизнес-Стратегией и ее Реализацией

Растет количество проектов и задач? Не знаете, какие из них запустить в первую очередь, а от каких и вовсе отказаться?

Расставить приоритеты вам поможет портфель проектов.

Что такое портфель проектов?

Портфель проектов — это определенное количество проектов, над которыми работает компания для достижения одной из стратегических задач бизнеса.

Если у организации в приоритете не одна цель, то и портфелей понадобится несколько. Каждый из них будет курироваться специальным подразделением или отделом.

Пример портфеля проектов

Представьте, вы работаете в магазине косметики. Руководство пришло к решению, что главной «фишкой» позиционирования магазина на рынке будут не широкий ассортимент и эксклюзивность брендов, а низкие цены.

Стратегия определена. Теперь из списка запланированных и текущих проектов организации команда выбирает те, что максимально соответствуют заданной цели. Из них и будет состоять портфель, который поможет эффективно контролировать путь от бизнес-идеи до ее реализации.

Для чего нужен портфель проектов?

Чем многочисленнее компания, тем сложнее справляться с большим количеством внутренних процессов. Со временем становится сложнее разобраться в предложенных проектах и выбрать те, которые будут наиболее рентабельны в условиях заданной стратегии. Неправильное распределение задач и сил, вероятнее всего, приведет к перерасходу средств, сорванным дедлайнам и ухудшению качества работы организации.

Как избежать такого сценария?

Создание портфеля поможет:

Source

Однако, чтобы воспользоваться всеми достоинствами ведения портфеля, о которых написано выше, недостаточно лишь выбрать самые важные для компании проекты и запустить их.

Источник

7 методов анализа портфеля проектов

Портфель проектов — это совокупность проектов, программ и подпортфелей, управляемых для достижения стратегических целей. Цели могут быть разными, но сводятся чаще всего к одной — заработать больше. Как же понять, от чего отказаться, или какие проекты нужны? Конечно же, необходим анализ. Под хабракатом несколько аналитических методик, связанных с портфельным управлением. Полтора землекопа делить на три проекта не будем, а вот деньги можно и посчитать.

Stage-gate хорош, но это не всё

В управлении портфелем принято выбирать между двумя подходами: stage-gate или portfolio-review. В первом случае, Go/Kill-decision принимается при переходе проекта с фазы на фазу. Во-втором случае, судьба каждого проекта определяется при рассмотрении всего портфеля (проекты конкурируют с друг другом). Второй случай более типичен для компаний, у которых проектов не 2-3, а 20-30.

Какие задачи стоят перед анализом

Основания анализа

Таким образом имеется следующий подход: инвестиционная экономика = базовая экономика + портфель проектов. Базовая экономика может быть не единственной, а иметь, скажем, три сценария (сужение, сохранение, расширение бизнеса), и в одном из подходов к анализу нам это понадобится. Теперь ближе к делу. Всего будет рассмотрено 7 видов анализа, каждый из которых отвечает на некоторые вопросы.

1. Финансовый профиль

Не секрет, что бизнес, затрачивая инвестиции, и «проворачивая» операции, — генерирует денежные потоки.
Эффективность этого процесса легко продемонстрировать диаграммой «финансовый профиль», которая отображает денежные потоки от инвестиций и от операций.

Операции — это продажи за вычетом себестоимости произведенной продукции. Инвестиции — это (обычно) затраты на оборудование и первоначальную разработку продукта. Cumulative DCF на данном графике — это накопленная сумма дисконтированных денежных потоков от проектов портфеля.

Данный график чем полезен. Он не только показывает NPV, но и показывает (дисконтированный) срок окупаемости портфеля. То есть говорит, с учетом того, сколько стоят наши деньги (а стоимость денег это процент), — когда мы окупим портфель, и какой вклад в стоимость бизнеса он даёт?

Но это всё банальщина для портфеля проектов. Гораздо интереснее взаимоотношения между проектами в портфеле.

2. Карта инвестиций

Сразу начнем с графика:

Такая диаграмма уже неплохо отражает отношения между проектами. В данном случае, для 4-х проектов, крутую аналитику построить сложно, однако на 10 проектах уже видно, как влияет увеличение инвестиций на рентабельность (отношение NPV к инвестициям) проектов, и какое участие принимает в этом дельта выручки по проекту.

Чем больше проектов в левом верхнем углу, тем лучше для портфеля. Тем самым, глядя в «карту инвестиций», можно понять, что в текущем портфеле хороших-то проектов-то и нет… или, наоборот, что все хороши. И почему.

3. Общие нити

Общие нити — это компоненты повторного использования. Это не только технологические компоненты, но и деловой процесс (и впечатления клиентов), и управление проектом, и уж точно люди и организации. Зачем нужен анализ общих нитей? Чтобы повторять успехи одних проектов в других. Как искать проекты, для которых могут быть общие нити? Для этого (есть такая книга) рекомендуется составить следующий график, где по оси Х — относительный размер проектов по затратам, а по Y — количество проектов попадающих в диапазон. В той же книге утверждают, что пронаблюдается чаще всего бимодальное распределение:

Почему это так — это целая отдельная тема для разговора, и я склонен объяснять это скорее психологией менеджмента. Но не суть. Главное — это пики, в которых мы можем искать общие нити. Однако никто не запрещает искать нити и любым другим способом.

4. Анализ чувствительности

Теперь немного о рисках. Вообще говоря, все знают, что факторы, или же входные параметры для оценки портфеля могут изменяться в некоторых пределах. Существует наглядное представление в виде т.н. «диаграммы Торнадо», которое показывает, насколько рискован портфель и каким факторам следует уделять наибольшее внимание.

В данном случае мы можем увидеть, какие факторы завели нас в какой лес могут нас «обезжирить». И от них надо страховаться, ими надо управлять, им надо уделять наибольшее внимание.

5. Тест на сценариях бизнеса

Выше уже упоминалось, что бизнес может расширятся, сохранятся, сужаться… во всех этих случаях проекты могут вести себя по-разному. Те проекты, которые не растут вместе с бизнесом, могут быть поставлены под вопрос — так ли они нужны? Пример такого анализа будет по ссылке ниже, но его суть сводится к тому, чтобы сравнить показатели проектов на каждом из сценариев развития бизнеса. Проекты, дающие положительный вклад при любом из раскладов, однозначно нужны. Такая информация весьма полезна.

6. Сбалансированность портфеля

Вот иногда говорят замыленное слово «сбалансированный». В случае портфеля проектов, это когда он отвечает стратегическим целям. Весь, сам и целиком. Уровень его сбалансированности зависит от поставленных стратегических целей. Пример такого анализа будет по ссылке ниже, но задача тут в чем. Представим, что стратегическая цель — больше продуктов. Тогда портфели будут различаться только по продуктам. Если больше денег — то только по деньгам. Если страт. цели сами «уравновешены» друг с другом, то и портфель будет возможно подобрать.

7. Анализ Риск-Эффективность-Стоимость

Это разработка 90-х годов российских экономистов. Если мы представим, что каждый из проектов может полностью провалиться с некоторой вероятностью, потратив за собой некоторую сумму, принося при успехе другую (сумму), то возможно при заданном уровне риска с одной стороны, и с другой — уровне затрат — найти максимально эффективный портфель проектов. Кажется это, то что и надо, ведь так? Хотя метрика риска конечно спорная…

Excel не найдется?

Excel с примерами тут.
А тут найдется пример отчета, в котором более подробно про сбалансированность, и про сценарный анализ.

А какая взаимосвязь-то?

Взаимосвязи между инструментами на первый взгляд и нет. Однако всё зависит от целей вашего анализа. В конечном итоге, предварительно поставленные цели определят, какой из инструментов для вас наиболее важен, а какой наименее. Если у вас не стоит задача выбора, то вам необходимо эффективно управлять портфелем, и в этом вам помогут общие нити. Если у вас ограниченно с деньгами, то тут вам помогут профиль и анализ Риск-Эффективность-Стоимость. Если вам не хватает проектов — смотрите карту инвестиций, сбалансированность проектов. Если вы сомневаетесь в будущем — смотрите сценарии.

В итоге

Итог — стратегическое решение, — тот портфель, который при заданных ограничениях будет давать вам лучший NPV.

Источник

Ваше руководство для освоения портфельного управления проектами

Если вы управляете целым набором инициатив, в которые вовлечены разные команды и подразделения, то понимаете, как сложно бывает добиться ясности. Инструменты для управления проектами дают возможность организовывать и выполнить работу по одной инициативе, а чтобы эффективно управлять процессами, происходящими одновременно в разных командах, вам понадобится портфельное управление проектами.

Что такое портфельное управление проектами?

Портфельное управление проектами (ПУП) — это централизованное управление несколькими проектами. Благодаря портфельному управлению вы получаете возможность отслеживать все проекты и инициативы, чтобы связывать ежедневную работу команды со стратегией компании. Инструменты для портфельного управления проектами помогают отслеживать приоритеты компании от стратегии до исполнения и видеть цельную картину.

В чём разница между портфельным управлением проектами и управлением отдельными проектами?

Если вы знакомы с управлением проектами, то знаете, что это отличный способ планирования, управления и выполнения работы. Управление проектом помогает команде понять, кто, что и когда делает, а также улучшить командное взаимодействие в рамках отдельной инициативы. Портфельное же управление помогает контролировать несколько проектов или крупных инициатив.

И управление проектами, и портфельное управление проектами являются элементами управления работой, — системного подхода к координации работы всей организации — от проектов и постоянных процессов до рутинных задач — призванного обеспечивать ясность и прозрачность. Портфельное управление пойдёт вам на пользу, если:

вам нужен способ систематизировать и отслеживать многочисленные проекты и приоритеты команды;

руководству необходима возможность наглядно представлять ход работ по различным инициативам;

вам нужен более понятный способ, позволяющий связать ежедневную работу со стратегическими целями.

Роли и обязанности в портфельном управлении проектами

Так же, как и в управлении отдельными проектами, в портфельном управлении проектами есть определённые ключевые роли и зоны ответственности. После распределения этих ролей все будут понимать не только свои обязанности в команде проекта, но и то, за что отвечают другие сотрудники.

Руководитель портфеля проектов

Как можно догадаться, руководитель портфеля проектов — это человек, который создаёт портфель проектов и управляет им. Руководитель портфеля может не быть руководителем каждого из входящих в него проектов. Его задача заключается в том, чтобы статусы всех проектов в его портфеле вовремя обновлялись. В этой роли вам нужно будет постоянно общаться с руководителями отдельных проектов, чтобы выработать периодичность предоставления отчётов по статусам проектов.

Заинтересованные руководители

Заинтересованные руководители — это участники команды или руководители компании, которым нужно общее представление о том, что происходит с инициативами из данного портфеля. Например, если вы управляете командой в маркетинговом подразделении, заинтересованным руководителем для вашего портфеля может быть директор по маркетингу.

Руководитель программы

Роль руководителя программы похожа на роль руководителя портфеля проектов. Разница между этими ролями и методиками управления состоит в том, что руководитель программы отвечает за взаимосвязанные проекты, а проекты, за которыми занимается руководитель портфеля проектов, могут быть не связаны между собой. Например, руководитель программы может управлять несколькими проектами, связанными с запуском определённого продукта, а руководитель портфеля проектов может вести несколько проектов отдела маркетинга, которые не связаны друг с другом напрямую.

Руководитель проекта

Да, в портфельном управлении проектами тоже есть руководители проектов. Руководители проектов занимаются отдельными проектами в рамках портфеля. В зависимости от масштаба портфеля, за некоторые из входящих в него проектов также может отвечать руководитель самого портфеля проектов.

Участники проектной группы

Все сотрудники, работающие над проектами, внесёнными в портфель, являются участниками проектной группы. Проектная группа может состоять из сотрудников разных отделов компании, или более традиционной командой. Основная разница между проектной группой и командой заключается в том, что проектная группа создаётся на ограниченный период времени, то есть на срок реализации проекта.

Преимущества портфельного управления проектами

Портфельное управление проектам поможет вам и всем заинтересованным в проекте получать обобщённое представление о крупномасштабных проектах и инициативах. Если его правильно использовать, портфельное управление поможет вам получать общую картину происходящего в проектах и принимать более обоснованные стратегические решения. Команды, использующие портфельное управление, получают:

возможность разумного планирования на высоком уровне;

полезную аналитическую информацию;

больше времени на творческую и стратегически важную работу;

возможность отслеживать ход работ по проектам в реальном времени;

возможность принимать решения быстрее.

Чтобы воспользоваться всеми этими преимуществами, необходим хороший инструмент для портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами — это компонент более крупной структуры: системы управления работой. Чтобы использовать программное обеспечение для портфельного управления проектами эффективно, необходим инструмент, в котором вы сможете сводить стратегию с ежедневными задачами, получать общее представление обо всей работе, а также актуальную информацию в реальном времени. Вот три абсолютно необходимые функции ПО для портфельного управления проектами:

Обновления статусов проектов в реальном времени

Одно из важнейших преимуществ портфельного управления проектами состоит в возможности иметь общую картину и понимать, что происходит с каждым из проектов в портфеле. Для этого нужно, чтобы в используемом вами инструменте для портфельного управления были функции формирования отчётности на уровне проекта и портфеля. Они позволяют всем заинтересованным лицам видеть и общий статус на уровне портфеля, и обновления статуса по отдельным проектам в случае необходимости.

Отслеживание хронологии и зависимых элементов

Так как портфель состоит из нескольких сложных проектов, очень полезно, если программное обеспечение для портфельного управления позволяет просматривать хронологию всех имеющихся в портфеле проектов, а также зависимые элементы в проектах. Используя представление, похожее на диаграмму Ганта, вы сможете определять ключевые вехи и даты для каждого проекта и следить за тем, чтобы работы шли без осложнений.

Управление загрузкой

Используя управление загрузкой, можно разработать и вести план управления ресурсами. Инструменты управления загрузкой позволяют получить чёткое представление о зонах ответственности и задачах вашей проектной группы во всех проектах портфеля. А если вам понадобится внести изменения в план управления ресурсами, вы сможете посмотреть, у кого в команде есть свободное время, а кто близок к выгоранию.

Процессы и передовые методы портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами будет наиболее эффективным, если ваш портфель регулярно обновляется. Ваша работа в роли руководителя портфеля проектов состоит в том, чтобы регулярно контактировать с руководителями отдельных проектов и проверять, всё ли верно описано в их проектах. Так вы и заинтересованные руководители компании сможете видеть проекты под угрозой или проекты, в которых срываются сроки, а также корректировать общий курс, обеспечивая при этом согласованность проектов, идущих по плану, со стратегическими целями компании.

Чтобы перейти к портфельному управлению проектами, воспользуйтесь следующими пятью шагами.

Шаг 1. Согласование портфеля с бизнес-целями

Портфельное управление проектами позволяет связать ежедневную работу со стратегическими целями — но, чтобы сделать это максимально эффективно, нужно знать, какие стратегические цели использовать. Если в вашей компании есть цели на год или на квартал, у вас может быть множество вариантов, от увеличения выручки до снижения оттока клиентов. Определитесь с тем, с какими стратегическими задачами или целями или ключевыми показателями соотносится ваш портфель и как они связаны друг с другом.

Шаг 2. Добавление проектов

В портфель должны входить все соответствующие ему проекты. Добавьте все нужные проекты, а затем расставьте их в порядке важности, если это необходимо. Руководителю портфеля проектов понадобится некоторое время на общение с руководителями отдельных проектов, чтобы вместе определить, как каждый проект в портфеле связан со стратегическими целями. И наконец, убедитесь, что не осталось связанных проектов, которые вы не включили в портфель.

Шаг 3. Предоставление портфеля заинтересованными руководителями

Портфель — это инструмент, позволяющий согласовывать работу с руководителями проектов и правильно расставить приоритеты. При этом он также позволяет предоставлять обзорные сведения об инициативах, которыми занимается ваше подразделение, заинтересованным руководителям. У них должен быть доступ к программному обеспечению для портфельного управления. Когда руководители получают информацию о ходе выполнения проектов в режиме реального времени, они могут принимать более обоснованные решения.

Шаг 4. Получение обновлений статусов в реальном времени

Проконтролируйте, чтобы руководители проектов регулярно обновляли свои проекты. Это позволит сделать ваш портфель центром контроля по всем инициативам команды. Вы сможете отслеживать их в одном месте, визуально представлять зависимости, находить возможности для новых проектов и решать проблемы проектов в статусе «под угрозой».

Шаг 5. Использование портфеля для планирования ресурсов

Помимо того, что портфель является удобным инструментом получения актуальной информации о ходе проектов, это также мощное средство для управления ресурсами. При планировании каждого проекта вы, скорее всего, создаёте план управления ресурсами. Но когда на общей картине видно, что какой-то проект отстаёт от графика, можно перераспределить имеющиеся ресурсы по всем проектам, чтобы решить эту проблему. В инструменте для портфельного управления обязательно должна быть функция управления загрузкой, чтобы можно было точно контролировать распределение ресурсов.

Получайте общее представление с помощью портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами — это оптимальный способ наладить совместную работу команды. Получайте общее представление обо всех своих инициативах в одном месте и отслеживайте необходимые показатели.

Готовы попробовать портфельное управление проектами? Узнайте больше о том, как портфели в Asana помогут вам с лёгкостью собрать все инициативы в одном месте.

Источник