Что такое подотчет в бухгалтерии
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Кто вправе получать деньги
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.
Как получить деньги
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму выдавать подотчет
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Сроки отчета
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Что учесть в 2020 году
Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:
1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:
1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
Главные правила
1. Под отчет выдается любая сумма.
2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
Кто такие подотчётные лица?
Понятие «выдача денег под отчет» означает расходы на хозяйственные цели фирмы, за которые необходимо отчитаться. Несмотря на то что порядок учета такого рода расходов в организации хорошо известен и отработан на практике, ошибки возникают достаточно часто. Дальше мы поговорим о том, кто может являться подотчетным лицом, каков порядок расчетов с «подотчетниками» и как отражаются в бухгалтерском учете выданные им суммы.
Кто может брать деньги под отчет
Подотчетные лица – это работники, которым фирма имеет право выдавать денежные средства. Подотчетное лицо имеет право расходовать полученные суммы строго в целях, связанных с работой фирмы или индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания 3210-У от 11/03/14 ЦБ РФ).
Согласно п. 5 Указания, работниками фирмы, ИП могут быть признаны лица, заключившие с работодателем:
Вопрос о выдаче денег сотруднику, работающему по договору ГПХ, рассматривается и в письме ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г. Из документа можно сделать вывод о законности такой выдачи.
Может ли руководитель рассчитывать на получение сумм под отчет? Вопрос требует внимательного рассмотрения. Директор, занимающий главную руководящую должность в фирме, может получать подотчетные суммы, если сотрудничает с фирмой по договору. Чаще всего это трудовой договор, и директор, генеральный директор являются точно такими же сотрудниками, как и остальные принятые в штат. Противоречий с действующим законодательством здесь не возникает.
Индивидуальный предприниматель не может получать деньги под отчет, поскольку у него не заключен один из видов договора (ГПХ или трудовой) с самим собой. Деньги из кассы он, однако, брать может. В расходном документе следует указать, на какие цели будет израсходована данная сумма, с указанием реквизитов документов, подтверждающих цели. Такая ссылка на целевое использование средств необходима по следующей причине. В Указании 3073-У ЦБ РФ от 07/10/13 «Об осуществлении наличных расчетов» в п. 2 говорится: ИП вправе тратить наличную выручку за проданные товары (работы, услуги) только в определенных направлениях, например в качестве оплаты за товары (работы, услуги), на выдачу заработной платы сотрудникам, под отчет им и т.п. Вместе с тем, согласно Указанию 3210-У (п. 4.1, 4.6), кассовые документы у ИП могут вообще отсутствовать. Такой порядок целесообразно соблюдать, если у предпринимателя нет наемных работников.
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Посмотреть ответ
Руководящее лицо — учредитель компании — брать деньги под отчет может только в случае заключения с юрлицом одного из договоров: гражданско-правового либо трудового. В ином случае, даже будучи собственником компании, быть подотчетным лицом он не имеет права.
На заметку! Подотчетное лицо может не входить в перечень материально ответственных лиц, утвержденный Постановлением №85 Минтруда от 31/12/02 г.
Как ведутся расчеты с подотчетными лицами
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет следующий:
Чтобы выдача денег была законной, оформлять два документа необязательно, достаточно распоряжения руководителя. На нем должна быть указана сумма и срок, на который выдаются деньги. Каждая выдача средств подтверждается новым распоряжением (по тексту Письма №29-1-1-0Э/20642 ЦБ от 06/09/17 г.). Распоряжения должны быть пронумерованы.
Подотчетное лицо может получить новую авансовую сумму, даже если имеет задолженность перед работодателем.
После окончания срока, на который выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение 3-х дней. Если работник был в командировке, отсчет ведется со дня возвращения. Такие правила содержатся в Указании 3210-У, касающемся наличных денег, однако во избежание споров при проверках целесообразно выдерживать этот срок и при перечислении авансовых сумм на карту подотчетного лица.
Действующее законодательство не запрещает перечисление «подотчетнику» средств на карту, без выдачи наличных из кассы. Такую возможность целесообразно прописать в ЛНА, колдоговоре. При перечислении необходимо указать, что средства относятся к подотчетным, иначе такой платеж может быть расценен контролирующими органами как доход работника с соответствующими доначислениями налогов и взносов.
Такая же ситуация возникнет, если у подотчетного лица образовалась задолженность перед работодателем, которую решено было не взыскивать. Она фактически является доходом работника.
Бывают ситуации, когда сотруднику другой фирмы приходится выдавать средства на закупку материалов, сырья, например, по договору подряда, заключенному фирмой с организацией, где он работает. Такие средства не являются подотчетными, а оформляются как выдача из кассы согласно договору подряда. В расходном кассовом ордере указываются реквизиты этого договора. Такое правило действует, несмотря на то что договор подряда имеет гражданско-правовую природу.
Как учитываются подотчетные суммы
В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:
Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.
Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.
71 счет бухгалтерского учета
Зачем нужен 71 счет
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Как ведут аналитический учет по счету 71
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
С какими счетами корреспондирует счет 71
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
Основные проводки с 71 счетом
В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 71 | 50 / 51 / 52 / 55 | |
| 60 | 71 | Оплату поставщику произвели через подотчетное лицо |
| 19 | 71 | Выделили НДС из затрат, понесенных работником |
| 70 / 73 | 71 | Удержали из зарплаты или прочих расчетов невозвращенные в срок подотчетные деньги |
| 94 | 71 | Списали как недостачу невозвращенные подотчетные деньги |
Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму и не предоставил авансовый отчет о расходах? Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Порядок работы с подотчетными лицами
Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:
Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.
На какие цели выделяются денежные средства под отчет:
Каким образом происходит выдача средств под отчет:
Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Примерный текст заявления такой:
«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета с 30.11.2020 устанавливается работодателем. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.
Подотчетные лица в бухгалтерском учете
Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.
В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».
После представления авансового отчета появляются такие проводки:
Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами
Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.
Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:
Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.
Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.
НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами
Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.
Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.
В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:
В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.
В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):
Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.
Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.
Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.
Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.
Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.
ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.
Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.
Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.
Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.
Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.
Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.
По возвращении сотрудник представил документы по расходам:
Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.
Отразим данный авансовый отчет в учете:
Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:
Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».
Итоги
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.