Что такое платежная дисциплина
Платежная дисциплина контрагента
Платежная дисциплина предприятия с одной стороны параметр очень простой. Он отвечает на конкретный вопрос, как компания исполняет свои финансовые обязательства, и не требует дополнительной интерпретации полученных данных. Но с другой стороны, инструментов для получения этой информации немного.
Платежная дисциплина контрагента
Прежде всего, посмотреть готовое значение, индекс платежной дисциплины можно в информационно-справочной системе Интерфакс. Там уже собрана информация по 300 000 компаний. Поставщиками данных являются крупные торгово-производственные компании, отгружающие продукцию компаниям поменьше и следящих за тем, как платят по счетам их контрагенты. Если контрагент платит плохо, информация уходит в систему. Далее проходит анализ данных, сопоставляя сведения, полученные от этих больших компаний, со сведениями от компаний поменьше, чтобы установить, как оплачивает счета то или иное юридическое лицо. Ведь компания может с одним контрагентом быть аккуратной в платежах, с другой нет. Далее рассчитывается значение индекса. Получить индекс платежной дисциплины можно в составе бизнес-справки о контрагенте.
Единственный недостаток этого источника информации – ограничение по объему данных. 300 000 контрагентов – это хороший показатель, но он охватывает только 15-20% хозяйствующих субъектов.
Кредитная история контрагента
Следующий источник информации по платежно-расчетной дисциплине контрагента находится в бюро кредитных историй. По объему данных, этот источник можно поставить и на первое место. На сегодняшний день кредитная история есть у 1 млн 600 тыс. контрагентов (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). В кредитной истории указана платежная дисциплина контрагента перед банком, с разбивкой по месяцам, на глубину до 2006 года. Документ крайне информативен. По итогам его проверки можно установить:
Как посчитать оценку состояния расчетно-платежной дисциплины у небольшой компании-контрагента, ИП, если у них нет ни кредитной истории, ни индекса платежной дисциплины? Проверить кредитную историю учредителя и директора учредителя юридического лица, ИП, как физического лица. Финансы небольшого предприятия часто равны финансам его первых лиц. Тем более это высказывание применимо к ИП.
Более того, кредитная история также позволяет прогноз по ухудшению платежной дисциплины контрагента. Для этого необходим актуальный баланс (желательно с отметкой налогового органа о его сдаче, чтобы быть уверенным в достоверности данных). Информацию о прибыли нужно сравнить с платежами по кредиту. Если объема прибыли хватает на погашение кредитов, ухудшение платежной дисциплины не ожидается. Если прибыли недостаточно, возможны «кассовые разрывы» и ухудшение платежной дисциплины контрагента.
Контроль платежной дисциплины
Установить, как контрагент платит по счетам – мало. Необходим контроль его платежной дисциплины. Даже если при первой проверке негатива выявлено не было это не значит, что контрагент всегда будет демонстрировать высокий уровень платежеспособности и ответственности. Не исключая и тех контрагентов, с которыми ваша компания установила или имеет уже довольно длительные отношения.
Адекватно оценивать риски поможет постоянный мониторинг контрагента. Если индекс платежной дисциплины вы можете запрашивать в любое время, то для проверки кредитной истории контрагента необходимо его согласие. Оно действует 2 месяца со дня подписания и требует подписания нового соглашения в случае необходимости дополнительной проверки. Запросить информацию (содержит и балансы), и бюро кредитных историй вы можете на UNIRATE24.
Конечно, разным контрагентам одна и та же компания может платить по-разному. Однако русская мудрость гласит, что «горбатого только могила исправит». Не стоит ждать чуда от контрагента, который не справляется или пренебрегает своими платежными обязательствами перед банками или бизнес-партнерами. Лучше риски минимизировать и от сотрудничества с ним отказаться.
Консолидированный отчет. Балансы, прибыли и убытки, арбитраж, лицензии, структура, индексы должной осмотрительности и финансового риска, ЕГРЮЛ, вестник ЕГРЮЛ.
Активы и пассивы. Доходы и расходы. Прибыль и убытки. Капитал. Движение денежных средств на счетах.
Дебиторская и кредиторская задолженность.
ОГРНИП и ИНН. Статус ИП. Фамилия, имя и отчество предпринимателя. Дата регистрации. Регион. Виды экономической деятельности. Сведения о постановке на учет ФНС, ПФ, ФСС и ФОМС России.
ОГРН, ИНН, ОКВЭД. Контакты, реквизиты. Уставной капитал. Дочерние компании. Учет в налоговой, регистрация в ПФ, ФСС, ФОМС. Лицензии, свидетельства.
Кредитный отчет контрагента
Проверка исполнения контрагентом кредитных обязательств. Оценка рисков. Определение лимита дебиторской задолженности.
Как добиться платежной дисциплины от контрагентов
Вопрос о том, чтобы получить оплату от контрагентов вовремя, становится особенно актуальным, когда отсрочка платежа — норма делового оборота. Подобные контракты сегодня — довольно распространенная история. А многие покупатели и вовсе работают только так.
Такой формат сотрудничества зачастую вызывает опасения у поставщиков, поскольку дебиторская задолженность — это риск не получить выручку и, как следствие, необходимость отвлекать ресурсы на ее истребование.
Однако я рекомендую относиться к дебиторской задолженности не как к головной боли компании, а как к активу, который по окончании срока отсрочки платежа конвертируется в реальные денежные средства на счете.
В этом случае необходимо работать со значимостью и актуальностью дебиторской задолженности на всех этапах: от ее формирования до момента поступления денег на расчетный счет компании.
Сейчас, как и в другие кризисные времена, общая негативная экономическая ситуация и падение доходов населения провоцируют снижение спроса со стороны конечных потребителей. Рост операционных расходов бизнеса на этом фоне приводит к сложностям в части ведения платежного календаря и сбоям в платежной дисциплине. Поставщикам и подрядчикам, ведущим хозяйственную деятельность на условиях отсрочки платежа, сейчас как никогда важно внимательно управлять дебиторской задолженностью и при необходимости использовать дополнительные инструменты защиты от неплатежей.
Как не допустить появления просроченной дебиторской задолженности
Чтобы обеспечить своевременное погашение дебиторской задолженности, необходимо еще на этапе принятия решения о товарном кредите тщательно проверить потенциального контрагента на добропорядочность. Это несложно, можно справиться с помощью открытых источников:
Обменивайтесь данными. Улучшайте платежную дисциплину
Платежная дисциплина продолжает оставаться одной из главных проблем российского общества, хотя чаще всего о ней принято вспоминать при обсуждении тем жилищно-коммунального хозяйства и энергетического комплекса страны.
Кредитная история
Для этого есть повод. Можно сказать, что платёжная дисциплина в этих отраслях просто отсутствует. И это не будет большим преувеличением. В связи с огромными долгами государство в 2015 году предоставило возможность предприятиям жилищно-коммунального и энергетического комплексов передавать данные о злостных неплательщиках, в отношении которых имеется вступившее в законную силу решение суда, в Бюро кредитных историй (БКИ). Однако, этим правом пользуются в основном предприятия ЖКХ.
Пени за несвоевременную оплату начисляются только через месяц просрочки, что позволяет собственникам затянуть процесс оплаты. Конечно, большинство граждан исполняют свои платежные обязательства своевременно, но есть множество других, менее законопослушных потребителей.
По данным НБКИ, более 70% злостных неплательщиков за коммунальные услуги являются активными заемщиками. В среднем такие граждане набирают по девять кредитов, три из которых являются активными и в настоящее время. Как показывает практика, платежная дисциплина таких заемщиков крайне низка: 78,83% должников за коммунальные услуги обслуживают кредиты с нарушениями. Соответственно, существует прямая зависимость между кредитной активностью граждан и исполнением обязательств по оплате энергоресурсов.
Есть и другая категория должников – забывчивые, которые рассчитываются только после напоминания или уведомления о возможном введении ограничения энергоснабжения. В этом случае, угроза передачи данным в БКИ служит дополнительным фактором исполнения обязательств в срок.
Одним из выходов по улучшению ситуации с платежной дисциплиной является ужесточение требований к различным финансовым организациям, которые дают населению небольшие деньги под гигантские проценты. На законодательном уровне подобные меры уже прописаны, вопрос встал за реализацией – обработка огромного массива информации требует современных и эффективных инструментов.
Цивилизованные рейтинги
Для решения проблемы, чаще всего идут по пути «закручивания гаек», вводя новые штрафы и пени. Между тем, есть и другие способы укрепления платежной дисциплины, которые незаслуженно отходят на второй план. Например, система обмена данными «СПАРК-Мониторинг платежей».
Развертывая эту систему в секторе электроэнергетики, мы хотим показать, что многие проблемы возможно решить за счет объединения усилий самих участников рынка и даже без отдельных бюджетов, – Алексей Морсин, руководитель направления «Мониторинг платежей» Группы «Интерфакс».
Существует несколько аспектов, в которых реализация системы мониторинга будет интересна для предприятий электроэнергетики. Например, «оцифровывание» платежной дисциплины различных участников рынка и систематизация этих данных позволят увидеть «слабые звенья» в цепочке платежей в ТЭК. Можно проводить факторный анализ, оценивать влияние тех или иных мероприятий или событий на изменение уровня платежной дисциплины.
Немаловажен и профилактический нюанс. Он уже используется, но «публикация поставщиками ресурсов списков недобросовестных потребителей-должников на корпоративных сайтах как инструмент морального воздействия не очень эффективна, поскольку труднодоступна, а зачастую и малоинформативна из-за невозможности однозначно идентифицировать должника».
Переход от разрозненных «черных списков» к цивилизованным рейтингам платежной дисциплины, собранным в одном месте и доступным «целевой аудитории» в лице банков, страховых компаний, СМИ, органов государственной власти и служб безопасности предприятий и организаций, усиливает давление на должника. А добросовестному потребителю позволяет укрепить репутацию, – Алексей Морсин.
Еще одним важным параметром «Мониторинга платежей» являются инструменты для организации контроля. Работой с дебиторской задолженностью зачастую занимаются сразу несколько подразделений. От того, насколько тесно они взаимодействуют, как организованы информационные потоки и правильно ли спланированы ресурсы на работу с задолженностью, может зависеть исход дела. Ведение обширной базы потребителей и контроль за их взаимодействием, требуют автоматизации процесса, создания эффективной площадки для совместной работы подразделений. Эти возможности уже предусмотрены для участников в рамках системы.
Мониторинг платежей
Председатель правления Ассоциации «Надежный партнёр», советник по внешним коммуникациям ОАО «ТГК-2» Андрей Романчук отметил существенную разницу между Бюро кредитных историй и системой «Мониторинг платежей».
«Мониторинг платежей» является по сути независимым арбитром платежной репутации организаций, которая в сложных экономических условиях должна стать безусловным фактором при определении исполнителя по договорам поставок товаров и оказания услуг для энергетиков. Андрей Романчук добавил, что при этом работает и обратная ситуация:
С точки зрения компаний, оказывающих услуги и поставляющих товары для энергетики, на мой взгляд, риски несвоевременных расчетов заказчика тоже крайне важны при определении стоимости товара или услуги, да и самой целесообразности участия в торгах. Проект «Надежный партнер» предлагает всем энергетикам включить требование к отсутствию у потенциального исполнителя задолженности по энергоресурсам в конкурсную документацию. Такой фактор станет дополнительным стимулом к своевременным расчётам, а данные о наличии задолженности можно подчерпнуть из «СПАРК- Мониторинг платежей» – конечно, при условии их своевременной загрузки коллегами-энергетиками из других регионов и отраслей ТЭК.
Эксперт уверен, что для благонадежных контрагентов передача данных в систему будет приятным бонусом в виде положительной, независимой оценки платежной репутации, на которую обратят внимание банки, страховщики и деловые партнеры.
Ценность «Мониторинга платежей» в его независимости. Система оценивает не потенциалы и мнения, а конкретные факты, раскрывает широкие возможности для анализа состояния контрагента с целью принятия решений о дальнейших действиях по взысканию задолженности, потенциалу дефолта или банкротства, – Андрей Романчук.
Важно отметить, что система будет работать только при активном взаимодействии с потребителями. Крайне важно отработать систему размещения информации о передаче данных в центрах обслуживания клиентов, на платежных документах, на корпоративных сайтах и в публикациях в региональных СМИ.
Верификация данных о платежной дисциплине потребителей энергоресурсов и построение платежных цепочек, может стать эффективным инструментом мониторинга эффективности принимаемых законодательных мер, направленных на сокращение уровня дебиторской задолженности и определения уровня дебиторской нагрузки на предприятия ТЭК. На основании фактических данных, можно принимать управленческие решения, строить прогнозы и формировать планы по собираемости денежных средств и привлечению кредитных ресурсов для погашения кассовых разрывов.
Дополнительно стоит отметить, что Проект «Надежный партнер» выступил инициатором обсуждения внесения изменений в Закон «О кредитных историях», допускающих передачу данных в бюро кредитных историй не только данных о лицах, в отношении которых есть вступившее в силу решений суда, но и всех потребителей жилищно-коммунальных услуг, в том числе исполняющих свои обязательства в срок. Заметим, что таких большинство, а значит платежная история граждан, вовремя оплачивающих коммунальные счета, будет улучшаться, а кредитные организации получат дополнительный инструмент для оценки потенциальных заемщиков.
Конечно, это изменение может негативным образом повлиять на кредитную историю «забывчивых» граждан, оплачивающих счета с задержкой на месяц и более, однако не перешагивающих грань уклонения от исполнения обязательств. Возникнет дополнительный стимул рассчитываться в установленные законом сроки, а граждане ранее допустившие незначительное нарушения платежной дисциплины в отношении расчетов по кредитам, смогут просто вовремя расплачиваясь с энергетиками поправить свою кредитную историю.Работа системы «Мониторинг платежей» соответствует российскому законодательству, использование информации в недобросовестных целях исключено, клиентская база участников не раскрывается. В рамках системы собирается и анализируется как негативная, так и позитивная платежная информация.
Первый опыт
Несмотря на то, что система обмена данными существует уже более пяти лет, первый опыт её использования энергетической компанией появился совсем недавно. Одним из пионеров в этой сфере стало ОАО «ТГК-2». Предприятие около полугода является участником системы «СПАРК-Мониторинг платежей».
В октябре к системе подключилась «Рязанская энергетическая сбытовая компания», которая входит в группу компаний «РусГидро». Работа энергосбытовых компаний с дебиторской задолженностью имеет свои особенности, ведь окончательный расчет за потребленную электроэнергию осуществляется, в большинстве случаев, на условиях постоплаты, а статус гарантирующего поставщика не позволяет отказать в обслуживании потребителям, платежеспособность которых вызывает сомнения.
Данная система позволит нам выстраивать более гибкую политику в отношении наших клиентов, иметь по ним расширенную и что самое важное, консолидированную информацию, в том числе по ситуациям, связанным с банкротством, реорганизацией или прекращением хозяйственной деятельности, – Сергей Кузьмин, генеральный директор ПАО «РЭСК».
ОАО «ТГК-2» и ПАО «РЭСК» стали первыми энергокомпаниями, принявшими публичный статус в системе «Мониторинг платежей». Всего же в систему передают данные десятки энергокомпаний и сотни предприятий других отраслей экономики, но потребители об этом не узнают, до тех пор, пока сами компании не раскроют этот факт.
Сохранить экономическую безопасность
«Интерфакс» развивает систему «СПАРК-Мониторинг платежей» с 2011 года. Главные её задачи: укрепление платежной дисциплины, снижение просроченной дебиторской задолженности и рисков работы на условиях отсрочки платежа. Система функционирует за счет взаимного обмена данными между участниками системы – поставщиками товаров и услуг, которые ежемесячно сообщают о своевременности исполнения финансовых обязательств их клиентами. Такой обмен информацией мотивирует партнеров внимательнее относиться к выполнению договорных обязательств, поскольку формируемая «платежная история» становится доступна другим участникам рынка, в том числе страховым и кредитным организациям, а также органам власти.
Для энергетических компаний особенно важно обеспечить работу по профилактике возникновения дебиторской задолженности и сокращения сроков оплаты, прогнозировать развитие ситуации для своевременного принятия необходимых мер, направленных на сохранение экономической стабильности, выявлять слабые места в системе управления дебиторской задолженностью. Функционал системы «Мониторинг платежей» обеспечивает такие возможности, – Владимир Герасимов, первый заместитель генерального директора Группы «Интерфакс».
В заключение добавим, что за основу при запуске системы был взят многолетний опыт развития подобных программ в более чем 40 странах мира. Её техническая реализация осуществлена на базе «СПАРК» – крупнейшей информационно-аналитической системы по компаниям России и ряда стран СНГ, которая используется тысячами компаний различных отраслей, в том числе большинством банков и страховых организаций. Участие в системе «Мониторинг платежей» не требует дополнительных затрат от компаний.
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.
Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.
Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.
Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.
Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.
ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.
Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.
Как победить выгорание
Какие документы нужны для работы с наличными
Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:
Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.
Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.
Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.
Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.
В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.
Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.
11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.
Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.
В расчетно-платежной ведомости указывают:
В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.
Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.
Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ
Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.
Какие правила нужно знать при работе с документами
Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.
Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.
Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.
При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.
В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.
Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.
В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.
Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
Как выдавать деньги
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка кассы
Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС
Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк
Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.
Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:
Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.
Как рассчитываться наличными
Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.
Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.
Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.
Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.
максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП
Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.
Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.
Что делать компаниям с несколькими кассами
У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.
Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.
После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.
Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.
На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.
Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.
Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.
Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.
Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.
Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.
После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.
Как быть с обособленными подразделениями
Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину
Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:
Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.